不良货款台账管理办法

不良货款台账管理办法一、总则（一）目的为加强公司不良货款的管理，规范不良货款台账的建立、维护和使用，及时、准确地反映不良货款的状况，有效防范和化解经营风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及不良货款管理的部门和业务环节，包括但不限于销售部门、财务部门、法务部门等。（三）定义1.不良货款：指公司已确认无法按照合同约定收回的货款，包括逾期未收回的货款、客户破产或无力偿还导致的坏账等。2.台账：是记录不良货款详细信息的账目，包括客户基本信息、货款明细、催收记录、处理进展等。（四）管理原则1.依法合规原则：不良货款台账管理应严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.及时准确原则：及时记录和更新不良货款信息，保证台账数据的准确性和完整性。3.责任明确原则：明确各部门在不良货款管理中的职责，做到责任到人。4.动态管理原则：根据不良货款的处理进展，实时调整台账信息，保持台账的动态性。二、职责分工（一）销售部门1.负责及时收集客户信息，建立客户档案，并在业务发生过程中持续更新。2.对销售合同的执行情况进行跟踪，及时发现潜在的不良货款风险，并向相关部门预警。3.负责不良货款的催收工作，制定催收计划，组织实施催收行动，并及时向财务部门反馈催收进展。4.配合财务部门、法务部门等开展不良货款的调查、诉讼等工作。（二）财务部门1.负责建立和维护不良货款台账，确保台账数据的准确性和完整性。2.定期对不良货款进行分析，评估其对公司财务状况的影响，并向管理层提供相关财务报告。3.根据销售部门的催收进展，及时调整不良货款的账面价值，计提坏账准备。4.协助销售部门、法务部门等开展不良货款的处理工作，提供必要的财务支持。（三）法务部门1.参与不良货款相关合同的审核，提供法律意见，确保合同的合法性和有效性。2.对不良货款进行法律风险评估，制定法律应对策略。3.负责起草、审核相关法律文件，如催款函、律师函、诉讼文书等。4.代表公司参与不良货款的诉讼、仲裁等法律程序，维护公司的合法权益。（四）其他部门其他部门应根据各自职责，配合销售部门、财务部门、法务部门做好不良货款的管理工作，提供必要的信息和支持。三、不良货款台账的建立（一）台账内容1.客户基本信息：包括客户名称、联系人、联系方式、地址、经营范围、信用等级等。2.货款明细：记录每笔不良货款的合同编号、签订日期、金额、发货日期、到期日期、逾期天数等。3.催收记录：详细记录每次催收的时间、方式、催收人员、催收结果等。4.处理进展：跟踪不良货款的处理进度，如是否进入诉讼程序、诉讼结果、执行情况等。5.其他信息：与不良货款相关的其他重要信息，如客户破产公告、抵押物情况等。（二）台账建立流程1.销售部门在发现客户出现逾期未付款情况后，应及时填写《不良货款信息登记表》，提交给财务部门。2.财务部门收到《不良货款信息登记表》后，应在一个工作日内将相关信息录入不良货款台账，并建立相应的档案。3.台账建立过程中，应确保各项信息的准确性和完整性，如有错误或遗漏，应及时更正和补充。四、不良货款的催收（一）催收方式1.电话催收：通过电话与客户沟通，了解逾期原因，催促客户尽快还款。2.函件催收：向客户发送催款函、律师函等书面文件，明确告知客户逾期还款的后果，要求客户限期还款。3.上门催收：对于一些重要客户或逾期金额较大的客户，可安排专人上门催收，与客户面对面沟通，了解实际情况，协商解决方案。4.法律催收：当其他催收方式无效时，可通过法律途径追讨货款，如提起诉讼、申请仲裁等。（二）催收计划1.销售部门应根据不良货款的逾期情况和客户特点，制定详细的催收计划。催收计划应明确催收目标、催收方式、催收时间安排、责任人等。2.催收计划应根据实际情况进行动态调整，如客户还款意愿发生变化、出现新的情况等，应及时调整催收策略和计划。（三）催收记录1.催收人员在每次催收后，应及时填写《催收记录单》，详细记录催收情况，包括催收时间、方式、客户反馈、催收结果等。2.《催收记录单》应一式两份，一份由催收人员留存，一份交财务部门存档。财务部门应将催收记录及时录入不良货款台账，更新催收进展。五、不良货款的处置（一）协商还款1.对于一些有还款意愿但暂时存在困难的客户，销售部门可与客户协商制定还款计划，帮助客户解决还款问题。2.协商还款计划应明确还款金额、还款时间、还款方式等，并经双方签字确认。销售部门应将协商还款计划及时告知财务部门和法务部门。（二）债务重组1.在客户确实无法按照原合同约定还款的情况下，公司可考虑与客户进行债务重组。债务重组方式包括但不限于延长还款期限、减免部分利息或本金、以物抵债等。2.债务重组应在法律框架内进行，确保公司的合法权益得到保障。财务部门应根据债务重组方案，及时调整不良货款台账和财务报表。（三）诉讼或仲裁1.当协商还款和债务重组无法解决问题时，公司应及时启动法律程序，通过诉讼或仲裁追讨货款。2.法务部门应负责组织相关证据材料，起草诉讼文书或仲裁申请书，代表公司参与诉讼或仲裁活动。3.在诉讼或仲裁过程中，公司应积极配合法务部门，提供必要的支持和协助。财务部门应根据诉讼或仲裁结果，及时调整不良货款台账和财务报表。（四）执行1.如果公司在诉讼或仲裁中胜诉，应及时向法院或仲裁机构申请强制执行，确保货款能够及时收回。2.执行过程中，公司应配合法院或仲裁机构的工作，提供被执行人的财产线索等信息，协助执行人员开展工作。3.财务部门应根据执行结果，及时核销不良货款，调整相关账目。六、不良货款的监控与分析（一）监控指标1.逾期率：逾期未收回货款金额占总货款金额的比例，反映公司货款回收的及时性。2.坏账率：已确认无法收回的坏账金额占总货款金额的比例，反映公司货款回收的风险程度。3.账龄结构：分析不良货款的账龄分布情况，了解逾期时间较长的货款占比，评估货款回收的难度。（二）定期分析1.财务部门应每月对不良货款台账进行分析，生成《不良货款分析报告》，提交给管理层和相关部门。2.《不良货款分析报告》应包括不良货款的总体情况、逾期率、坏账率、账龄结构等指标的分析，以及催收进展、处置情况等内容。3.通过对不良货款的分析，发现存在的问题和潜在风险，提出改进措施和建议，为公司决策提供依据。（三）动态监控1.各部门应密切关注不良货款的动态变化，及时发现新出现的不良货款风险，并采取相应的措施进行处理。2.对于逾期时间较长、金额较大的不良货款，应建立专项跟踪机制，加强监控和管理。七、信息披露与保密（一）信息披露1.公司应按照相关法律法规和监管要求，及时、准确地披露不良货款的相关信息。2.在对外披露不良货款信息时，应确保信息的真实性、准确性和完整性，避免误导投资者和其他利益相关者。（二）保密措施1.涉及不良货款管理的相关信息属于公司商业秘密，各部门和工作人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.