规范外委费用管理办法

规范外委费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司外委费用管理，规范外委业务流程，确保外委工作质量，控制外委成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及外委业务的部门和项目，包括但不限于工程建设、设备维修、技术服务、劳务外包等各类外委活动。（三）基本原则1.合法性原则：外委业务及费用管理必须符合国家法律法规和行业标准要求。2.效益性原则：在保证外委工作质量的前提下，合理控制外委费用，提高公司整体效益。3.公开透明原则：外委业务的确定、费用结算等过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。4.归口管理原则：外委业务由相关职能部门归口管理，明确职责分工，确保管理工作的有效开展。二、外委业务管理（一）外委业务需求提出1.各部门根据工作需要，在开展外委业务前，应填写《外委业务申请表》，详细说明外委业务的内容、要求、预计工作量、完成时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至归口管理部门。（二）外委业务审批1.归口管理部门收到《外委业务申请表》后，应组织相关人员进行审核。审核内容包括业务必要性、技术可行性、费用合理性等。2.对于重大外委业务或涉及金额较大的项目，归口管理部门应组织专题会议进行论证，并报公司领导审批。3.经审批通过的外委业务申请表，由归口管理部门留存一份，并返还申请部门一份作为开展外委业务的依据。（三）外委供应商选择1.归口管理部门应根据外委业务需求，通过多种渠道选择合格的外委供应商。选择方式可包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等。2.在选择供应商时，应重点考察供应商的资质、信誉、业绩、技术能力、服务水平等因素，并要求供应商提供相关证明材料。3.归口管理部门应建立外委供应商名录，对合格供应商进行动态管理，定期评估供应商的表现，淘汰不合格供应商。（四）外委合同签订1.外委业务确定供应商后，由公司与供应商签订外委合同。合同应明确双方的权利和义务，包括业务内容、质量标准、费用结算方式、付款期限、违约责任等条款。2.合同签订前，归口管理部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同的合法性、完整性和严谨性。3.合同签订后，由归口管理部门负责合同的归档管理，并跟踪合同执行情况。三、外委费用预算管理（一）费用预算编制1.外委业务申请部门应根据外委业务申请表中的预计工作量和市场价格，编制外委费用预算。预算应详细列出各项费用的明细，包括劳务费用、材料费用、设备租赁费用、运输费用等。2.费用预算编制完成后，经部门负责人审核签字后，提交至归口管理部门。3.归口管理部门应结合公司年度预算安排和外委业务实际情况，对费用预算进行汇总审核，并报公司财务部门。（二）费用预算审批1.公司财务部门收到归口管理部门提交的外委费用预算后，应进行综合平衡和审核。审核内容包括预算的合理性、与公司财务状况的匹配性等。2.对于超出公司预算范围或不合理的外委费用预算，财务部门应提出调整意见，并反馈至归口管理部门和申请部门。3.外委费用预算经公司领导审批通过后，作为外委业务费用控制的依据。四、外委费用结算管理（一）费用结算依据1.外委费用结算应依据外委合同约定的结算方式和结算周期进行。结算时，供应商应提供合法有效的发票及相关结算凭证。2.外委业务完成后，申请部门应会同归口管理部门对业务成果进行验收。验收合格后，填写《外委业务验收单》，作为费用结算的重要依据。（二）费用结算流程1.供应商按照合同约定，向公司提交费用结算申请及相关资料。申请资料应包括发票、验收单、结算清单等。2.申请部门收到供应商的结算申请后，应进行初审，核实业务完成情况和费用结算金额的准确性。初审通过后，提交至归口管理部门。3.归口管理部门对申请资料进行复审，重点审核合同执行情况、费用结算依据的合理性等。复审通过后，提交至公司财务部门。4.公司财务部门对结算申请进行终审，审核发票的真实性、合法性以及费用结算的合规性。终审通过后，办理费用支付手续。（三）费用支付管理1.公司财务部门应按照合同约定的付款期限和审批流程，及时支付外委费用。对于不符合支付条件的结算申请，应及时通知供应商并说明原因。2.外委费用支付应通过公司银行账户进行，严禁以现金方式支付。支付凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。五、外委费用监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对外委业务及费用管理情况进行审计监督，检查外委业务流程的合规性、费用支出的合理性、合同执行情况等。2.各部门应配合内部审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。对于审计发现的问题，应及时整改落实。（二）外部审计1.公司应按照国家法律法规和相关监管要求，定期聘请外部审计机构对公司财务报表和外委费用管理情况进行审计。2.外部审计机构出具的审计报告应作为公司改进外委