中南大学公章管理办法

中南大学公章管理办法总则目的与宗旨为加强中南大学公章的管理，维护学校的合法权益，确保公章使用的规范性、严肃性和安全性，特制定本办法。适用范围本办法适用于中南大学各二级单位及附属机构使用学校公章的管理活动。公章定义本办法所指公章包括学校行政公章、党委公章、各职能部门公章以及具有独立法人资格的二级单位公章等。公章的刻制与启用刻制程序1.因工作需要刻制公章的单位，应填写《中南大学公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、规格、数量、用途等，并提交相关证明材料。2.申请表经所在单位负责人审核签字后，报学校办公室审核。3.学校办公室审核通过后，统一到公安机关指定的具有资质的刻章单位进行刻制。启用手续1.新刻制的公章启用前，应在学校办公室备案。备案内容包括公章印模、启用时间、使用范围等。2.学校办公室留存新公章印模一份，并将启用信息通知相关单位和部门。3.各单位在收到公章启用通知后，方可正式启用新公章。公章的保管保管原则1.公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的政治素质和职业道德，熟悉公章管理规定。2.公章保管应做到安全可靠，存放于专门的保险柜或安全设施内，确保公章不丢失、不被盗用。保管职责1.保管人员应严格遵守公章使用规定，认真履行审批手续，对公章使用情况进行详细登记。2.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告学校办公室，并采取相应措施。3.未经学校办公室批准，保管人员不得擅自将公章转借他人使用。公章的使用使用范围1.学校行政公章主要用于以学校名义发布的公文、函件、证明、协议、合同等；党委公章主要用于以学校党委名义发布的文件、决议、通知等；各职能部门公章主要用于本部门职责范围内的业务文件、报表、证明等；二级单位公章主要用于本单位职责范围内的工作文件、协议、合同等。2.公章使用必须符合法律法规和学校的相关规定，不得用于违法违规或损害学校利益的活动。使用流程1.用章单位填写《中南大学公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间等，并经所在单位负责人审核签字。2.根据用章事项的性质和审批权限，分别报学校领导、学校办公室或相关职能部门审批。3.审批通过后，用章单位持申请表到公章保管部门办理用章手续。保管人员应认真核对申请表内容与用章事项是否一致，审批手续是否齐全。4.经核对无误后，保管人员在用章登记本上进行登记，注明用章时间、用章事项、用章人等信息，并用章。用章完毕后，应及时将公章归还原位。特殊情况用章1.因紧急情况或特殊原因无法提前办理用章审批手续的，用章单位应电话请示相关领导同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或重要文件的用章，学校办公室应进行备案，并跟踪用章后的执行情况。公章的停用与销毁停用情形1.因单位撤销、合并、更名等原因，原公章不再使用的。2.公章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.根据法律法规和学校规定，需要停用公章的其他情形。停用手续1.公章停用前，保管单位应填写《中南大学公章停用申请表》，报学校办公室审核。2.学校办公室审核通过后，发布公章停用通知，告知相关单位和部门。3.保管单位应在接到停用通知后，及时将公章交回学校办公室。销毁程序1.对于需要销毁的公章，学校办公室应组织专人进行清点核对，确保销毁的公章与停用申请表上的信息一致。2.销毁公章应采用适当的方式，如粉碎、熔毁等，确保公章无法恢复使用。3.销毁过程应进行记录，注明销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁记录应存档保存，以备查阅。监督与检查监督机制1.学校办公室负责对全校公章的管理情况进行监督检查，定期或不定期对各单位公章使用情况进行抽查。2.各单位应建立健全本单位公章管理制度，加强对本单位公章使用的内部监督，确保公章使用规范、安全。违规处理1.对于违反本办法规定使用公章的单位和个人，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处理；造成严重后果的，将依法追究相关人员的责任。2.因保管不善导致公章丢失、被盗用的，保管人员应承担