什么是需求建议书(RFP)

需求建议书

(RequestForProposalRFP)

什么是需求建议书

需瘫议书是指从客户角度出发，全面、详细地向服务商陈述、表达为了满

足其已识别需求所应做的准备工作。也就是说，需求建议书是客户向服务商发出

的用来说明如何满足其已识别需求的建议书,是客户与服务商建立正式联系的第

T分书面文件，又臃标书。需求建议书普通由客户起草，主要描述客户的需求、

条件及对项目任务的具体要求。一份完整的需求建议书主要包括满足其需求的项

目的工作自述、对项目的要求、期望的项目目标、客户供应条款、付款方式、契

约形式、项目时间、项目申请书的要求等。

好的需求建议书能让服务商准确把握客户所期待的产品或者服务。固然，并

非在所有情况下都需要准备一份正式的需求建议书，当某一企业的需求由内部

开辟项目予以满足时，这一过程似乎变得简单多了，此时更多需要的是口头上

的交流和信息传递，而不是把珍贵的时间担搁在仅仅起到信息传递作用的需求

建议书上。例如，某T欠件开辟公司感到公司原来的财务分析系统已经远远不

能适应日益增加的业务需要时，便可直接B求软件开辟小组进行开辟，这时只

需口汨引目

关的要求传达给软件开辟小组即可。

需求建议书的书写要求

书写RFP要认真负责、严肃对待，内容要具体,语言要精练。

1.在第一行正中写"建议书"三个字。

2.写接受建议对方的名称。

3.IK：

Q)建议的原因或者出发点，便于对方考虑，

(2)建议的具体事项。

4.表达建议者的愿望。

5.结尾写表示敬意的话，如"此致敬礼”等语。

6.写上建议者的名称?口写建议书的日期。

需求建议书的结构和格式

1、felS

2、称谓

3、正文(开头部份，主体部份，结尾部份)

4、署名及时间

需求建议书的书写指导方针

需求建议书必须说明项目目标(projectobjective)或者目的，包括任何可能

对承约商实用的合理信息或者背景信息、，以便承约商可以准备相应的建议书。

对外起草一份正式的需求建议书，有如下的指导方针：

⑴需求建议书必须提供工作陈述(statementofwork,SOW)

(2)需求建议书中必须包含客户要求(customerrequirements)定义好规

格和属性。

(3)需求建议书中应当说明客户期望承约商或者项目团队提供什么样的交

付物。

(4)需求建议书中应当列明任何应由客户提供的物品。

(5)需求建议书中可能要说明需要客户审批的内容。

(6)某些需求建议书中会提到顾客想用的合同类型。

(7)需求建议书可能会表明顾客想用的付款方式。

(8)需求建议书应当表明项目完成所要求的进度计划。

(9)需求建议书应当指导并说明承约商申请书的格式和内容。

(10)需求建议书应当指出客户希翼潜在承约商提交申请书的最后期限。

(11)需求建议书可能会包含评价标准。

需求建议书的主要内容

需求建议书普通包含以下主要内容：

客户必须搜集人量相关资料准备需求建议书，因为IT项目实施者需要按照

RFP来准备他们的项目技术方案，并以此参预竞标。RFP中包括项目的目标,也

就是用户的期望，也包括客户要求项目的进度计划；对实施商申请书的表格和内

容的规定；客户希翼潜在的实施商提交投标申请书的最后期限；评价申请书的标

准等。一份好的RFP应该包括以下一些内容。

1

工作表述就是说明项目的工作范围，概括客户要求开辟商或者项目团队执行

的彳珍或者工作单元，说明项目所涉及的各种事情，明陛必须由开辟商或者项

目团队去完成，哪些由客户自己去做。例如，一个办公自动化软件系统的具体

目标。又如建设个网站，所需设备的采购任务，是由客户自己完成，还是由开

辟商去完成;企业网站上的页面文字,是客户自己撰写,还是由开辟商撰写等。

2.喀球

需求建议书必须要具体规定开辟商需要完成任务的规格和特征，如要求涉及

大小、数量、颜色、分量、速度和其他开辟商提出的解决方案中，所必须满足的

物理参数和操作参数。例如，建立一个企业网站，可能要求在1000人同时访问

的情况下不会产生阻塞的感觉，网站的浏览页面不彳氐于多少；建立一个自动结账

和收款系统,可能要求每天能办理12000次交易的功育济口其他特定的功能，如

在开出了发票的30天内没有收到账款，就会自动产生催款通知。具体的任务要

求，可能会成为将来的验收标准。

3.交付物

交付物就是开辟商所提供的实体内容，这在需求建议书中应该说明。例如，

对于自动结账和收款率充来说，客户可能要求开辟商提供硬件（计算机）、软件（磁

盘和一些印刷品）、操作手册和培训课程。交付物也可能包括客户要求开辟商提

供定期进度报告或者终期报告。

4供应条款

需求建议书还应该列出客户的供应条款。例如，客户需要建立一个网J站,

可能需要向开辟商提供企业内部的组织结构及各部门之间业务关系的详细说明，

包括信息流程的类型、信息流量和发生频率等。

需求建议书不是对客户需求的最后确认。最后的确认应该在对开辟商提出的

方案进行评估之后。例如印刷宣传手册，可能在开印之前要经过客户审定；局域

网的建设，在购买材料不暇备之前，客户必须审定开辟商的技术方案。这一点在

需求建议书中必须向开辟商说明。

6.期望的合同理

Q)合同可以按固定价格订立。这样，开辟商实际上就是费用包干。客户只

给固定的价钱，不管开辟商实际工作花费多少。开辟商必须保证功能的实现和质

量要求，超支的风险由开辟商负担。

(2)合同也可以规定开辟商不承担风险，即在时间、原材料限制的条件下,

不论实际成本多少，都会给开辟商特定的报酬，也就是所谓包工不包料。在我国

现阶E驿条件下，由于质量检螂口资信度水平不高，这种合同胞交普遍。在需求

建议书中，最好说明客户是希冀采用那种类型的合同。

7.期望的儒B式

付款方式可以分为一次性付款和分阶段付款；在开始前付款和结束后付款。

普通依项目的性质来定付款方式。如网页制作，往往在项目末期付款；而架设局

飒，普通在方案确认后J端30%以幽F辟商采购，工程结束验收后付满90%,

留10%等到使用一段时间以后确认无问题时付清。具体付款方式需要合同双方

商议，但在需求建议书中，客户应该先提出自己的期望付款方式。

8.要求的进酬划

进度计划的要求可能很粗，如要求在6个月内完成；也可以详细一些，如多

长期内完成方案设H和审定，多长期内完成硬件选购与安装，多长期内完成软

件研M测试与安装，最后开辟商在系统安装调试后，在多长期内提交所有的

系统文件和操作培训。

9.申请书的的和内级示

为了便于在几个开辟商之间进行比较和两介，申请书应该在形式上采取同一

个格式，内容的结构也应该T。这样对不同的申请者来说比较公平，也能咸轻

客户在评审时的工作量。客户在需求建议书中可以限定申请书的每一部份采用的

文字数量或者页数。

10.螃申请书的最后期限

申请书受理的截止日期是必须要交待清晰的。例如，要求开辟商田妾到需求

建议书后多少个工作口之内（如I周之内、1个月之内等）提交申请书，或者大家一

律在某月某日之前提交申请书。这样做的目的是便于同时对众多的申请者进行

比较、评估，也是为了保持公正，不给某些开辟商以额外的时间和机会。

11.对申请书的评价标准

要告诉开辟商客户将根据哪些准则来评价他提交的申请书。这样做的目的,

是指导开辟商写好申请书。普通评价标准包括4个方面的内容：

(1)开辟商在类似项目中的经验。如他们近期是否在预算内按期完成为了类

似的项目，客户对他们是否满意？

(2)开辟商提出的技术方案是否合适。如采用哪种类型的计算机软件?数据库

的设计、方法是什么?用来建立管理信息系统的是哪种语言?采用哪些供应商的设

备?等等。

(3)进度计划。开辟商是否能按照所要求的进度完成项目计划？

(4)成本。如开辟商的报价是否合理?成本预算中有无漏算的条款?将来在执行

时有没有可能浮现超支,或者有无可能因过于节约而导致质量不能保证?有的申

请人为了争取合同，在报(介上压(减本，至I」了执行阶段，或者偷工;成或者增

力喊本,结果导致所建系统的缺陷不少，或者使最终成本大大超出原始的估算。

又寸此需要弓I超主意。

12

开辟商总是希翼了解客户有多少资金可以用于发展拟议中的真T项目，但客

户在需求建议书中，往往不愿意透露这个信息。其实，客户暗示大约的数字,