【《某汽车公司企业档案信息化建设的现状及问题调研分析报告》12000字】

某汽车公司企业档案信息化建设的现状及问题调研分析报告目录TOC\o"1-3"\h\u30644某汽车公司企业档案信息化建设的现状及问题调研分析报告 1273511.1SVW公司企业档案工作情况介绍 149921.1.1制度体系 246661.1.2组织建设 3284401.1.3业务流程 4173581.1.4基础设施 6246861.2SVW公司企业档案信息化建设取得的成绩 6256571.2.1企业档案数字化积极开展 635911.2.2企业档案管理系统得到普遍应用 8272601.2.3企业档案信息化服务初见成效 969541.2.4企业档案信息化建设投入日益增多 10317221.3SVW公司企业档案信息化建设存在的主要问题 12293071.1.1信息化观念薄弱 12124881.1.2档案管理缺乏信息化规划与指导 1327091.1.3档案信息化制度不健全 1438441.1.4档案管理专业人员资质不均衡 151.1SVW公司企业档案工作情况介绍SVW公司是一家中德合资企业，由上汽集团和大众汽车集团合资经营。公司于1984年10月签约奠基，是国内历史悠久的汽车合资企业之一，不仅拥有造型设计、产品研发、生产制造、质量保证等工艺生产部门，并拥有行政、财务、内部控制、法务等后方支持部门，以及终端销售等各类部门。部门业务覆盖面广泛，产生的档案包含了企业档案类型的绝大部分，如管理类档案、基建设备档案、产品研发档案、质量保证档案、财务档案、人事档案等多种档案类型，是很大一批这样汽车制造企业的典型代表。截止2020年底，SVW公司有7个档案中心，有专职档案员10人，档案联络员30余人，案卷总数超3万余卷，各类图纸10万余张。公司不仅将“坚持以创新驱动发展，以市场为导向，提升用户满意度”的企业价值观充分融入到档案管理理念中，并将ISO9001:2015质量管理体系应用于档案实际工作中，围绕以下几方面全面开展档案信息化建设工作（如图1.1所示）：图1.1档案管理模块支持1.1.1制度体系1.应用ISO9001:2015质量管理体系ISO9001:2015质量管理体系作为国际通用的管理体系标准，其先进的质量管理理念被广泛地运用在汽车制造类企业中，为汽车制造类企业提供了一种科学的质量管理方法，帮助企业可持续发展。ISO9001:2015质量管理体系标准的基本思路可以理解为：组织制定质量目标，其所建立和实施的质量体系不仅可以实现质量目标，并且保证人员、技术、管理等这些可以影响质量的关键因素处于可控状态。通过过程控制、体系化管理和持续改善来达到使顾客满意的目的。在汽车制造类企业中，档案作为其生产经营中的重要组成部分，档案管理工作体系同质量管理体系是相通的。汽车制造类企业档案种类繁多，档案管理部门作为提供产品和服务的部门，利用全面质量管理这一方法，使档案管理工作体系化、制度化、标准化。对汽车制造类企业发展中产生的文件从形成、积累、整理、归档到后期档案利用等一系列过程进行有效的质量控制，对档案的整个生命周期进行全方位的科学把控，进而提高档案在汽车制造类企业发展过程中的社会效益和经济效益，并为档案信息化建设提供体系管理基础支持。制定工作规章和管理制度ISO9001：2015标准以过程为基础，重视过程和过程控制。汽车制造类企业档案管理过程中，一方面需要具备科学性、有效性；另一方面，为了保障档案管理的规范性，可以在在档案管理部门和对应机构之间建立联动机制。传统档案管理工作由不同类别档案的归档、整理、保管、检索和利用等业务组成，这些业务活动在汽车制造类企业中通过与“人”（档案管理人员）、“机”（设施设备）、“料”（各类档案）、“法”（管理方法和标准）、“环”（与其他部门和人员的联系）等管理要素的融合构建了档案工作的各个过程。档案管理过程中，从收集、分类、归档到借阅利用等不同环节，都需要设立落地的可操作的标准流程并对相关人员予以定期培训与考核，从而逐步实现档案管理工作的规范化、体系化。因此，以制定的公司级程序文件为基准，形成跨部门的业务流程的过程和责任的约定、机制；并根据不同档案类别制定档案管理规定，如管理类档案管理规定、基建设备档案管理规定、人事档案管理规定等；各部门基于内部管理自行制定，主要指导本部门内工作的规定，如财务部门支付合同档案管理规定、销售公司档案管理规定等，层层相扣，形成一套相对完善的管理联动机制（如图1.2所示）。图1.2管理联动机制图1.1.2组织建设ISO9001:2015标准强调企业的最高管理者需要发挥积极带头作用，建立有效的管理体系，调动全员实现组织的目标。为此，SVW公司考虑将档案工作纳入企业质量目标绩效管理体系，结合贯彻质量体系标准，明确各类别、各部门档案工作的负责人，确定最高管理者以及收集、整理、归档工作的责任人，从确定档案分管领导、设置档案机构、配备档案人员、建设工作网络等多维度开展档案工作组织建设，将档案管理工作依照组织机构设置的思路进行安排，建立了自上而下完善的人员体系、工作网络（如图1.3所示），形成各部门密切配合、上下齐抓共管、一级抓一级、一级对一级负责的档案管理网络体系，助力企业档案工作有序开展。图1.3档案管理组织架构图1.1.3业务流程除了行程管理联动机制外，制定清晰的档案文件归档流程也尤为重要。SVW公司在制定各项业务流程前，首先梳理了国家档案工作法规体系（如图1.4所示），并根据ISO9001:2015标准建立和完善质量体系文件，结合企业实际工作范畴，形成能够匹配公司运行的质量管理体系文件，并根据这个体系开展质量管理和质量控制活动，从多方面建立全员、全过程和全方位的质量控制体系。档案管理部门通过质量管理体系要求，识别存在归档业务的环节，建立全面的档案工作管理制度，对这些活动形成的文件记录材料进行收集、编目、归档、贮存，扩大了档案收集、整理的范围，规避因业务不同而出现的档案存档不完整等风险，有效开展档案全方位质量控制。在此基础上，编制符合汽车制造类企业档案工作的业务流程。图1.4档案工作法规梳理图在ISO9001:2015标准中，档案部门承担着质量管理体系中文件控制这一质量职能，它是确保体系能否正常有效运行的一项重要环节。但由于汽车制造类企业产品质量、顾客要求和公司职能机构的变动及其他一切不适宜质量标准体系运行的地方需对质量管理体系文件进行修改，从而产生大量的发放、更改、作废记录和新、旧版本文件的归档保管工作。按照ISO9001:2015新标准的规定，文件的标识、贮存、保护、检索、保存和处置必须建立程序予以控制。档案部门通过质量手册和程序等管理文件，明确对文件记录的管理职责，对文件记录的格式、填写、传递、贮存、保护、检索和处置等问题作明确规定，并且按照档案管理的规定，对文件记录进行编目、归档、贮存，有效地控制质量文件记录，可以有效控制文件记录基础管理工作，有利于进一步加强档案管理工作，提高档案的管理质量。以SVW公司发布的公司管理类文件材料归档流程为例，首先，制定了管理类档案归档范围，让档案产生部门与档案接收存档部门清楚什么类型的档案需要归档。其次，编写管理类档案归档操作流程，该操作流程中明确规定了档案产生部门的归档要求：1.纸质文件（除荣誉/资质档案）对于所有归档纸质文件，请扫描成电子文件后随纸质一同移交归档。扫描要求为PDF格式、分辨率为200dpi（或以上），黑白页面采用“黑白”模式、彩色页面采用“彩色”模式，将电子文件放入各部门对应的共享文件夹中。2.电子文件归档文字类电子件采用PDF格式、照片类电子文件采用JPEG格式、音频类电子文件采用MP3格式，将电子文件放入各部门对应的共享文件夹中。1.荣誉/资质档案将原件及数码照片（JPEG格式）一同归档。4.移交目录填写流程（1）请确认归档电子文件已放入各部门对应的共享文件夹中。（2）运行文件夹根目录下的自动工具获取档案移交目录（如图1.5所示），自动获取上黑框信息图1.5档案移交目录（3）填写黄框内数据，形成完整移交目录。（4）移交目录形成后交管理类档案工作人员初步确认（5）管理类档案工作人员确认无误后，将移交目录交部门经理审核确认，完成后连同相应归档文件移交档案室。由此可见，该操作流程还包含了移交目录填写流程，利用PC端共享文件夹，运行自动工具获取档案移交目录，填写框内数据，形成完整移交目录。拥有清晰统一的标准规范，可以大大提高工作效率于企业档案信息化进程。1.1.4基础设施SVW公司已有30余年历史，在上海、宁波、南京、乌鲁木齐、长沙等地除办公室外，还有很多工厂。各工厂由于建立时间以及所在地办公条件不同，档案库房在初期规划时，并未完全考虑到当今档案信息化程度的迅速发展，缺乏整体规划，各类档案库房地理位置分散，各地现有档案库房配有档案密集架等设施，只能基本满足“八防”要求。且由于工厂布局等原因，库房变迁较为频繁，极易造成档案丢失。针对此情况，在目前建设的全新办公楼中规划了3000多平米的综合档案中心（如图1.6所示）。其中，管理类档案、人事档案、财务档案、基建设备档案、销售公司档案中心计划入驻，预计满足未来30年档案存储需求。与此同时，参照国家标准配备各类档案用房、档案保护设备，满足汽车制造类企业在档案信息化发展过程中的必要要求。图1.6综合档案中心规划图1.2SVW公司企业档案信息化建设取得的成绩1.2.1企业档案数字化积极开展汽车制造类企业档案指的是一个大型企业的日常经营业务活动中所有人员所需要做的历史信息记载，它们既是一个企业的主要无形资产，也可以是一个大型企业最为核心的信息管理资源。当前很多汽车制造类企业都开始了档案数字化的进程，SVW公司也紧跟行业企业档案信息化发展脚步，以本企业相关档案资料的管理整合和进行全方位管理使用等作为主要服务目的，以企业档案信息数字化管理系统化作为主要档案管理技术，以纸质和电子化的档案文件影像为主要的管理对象，以硬磁盘编码阵列为用户提供存储档案媒介。SVW公司现有档案管理系统具备产品研发、基建设备、管理类档案模块，但还未能满足因大数据时代发展带来的档案管理信息化需求。例如，SVW档案管理工作人员在管理科技档案时，科技档案资料由于在传统目录查询方式下带来的诸多不便与隐患，现已经开始将重要的档案资料全部输入至EXCEL中，再统一导入档案在线管理系统。公司现有档案主要收录了1989年至今的所有档案超十万余册，因系统存储方式、容量等问题，大多只录入整理了常用部分，相当不全面。基于国家档案局关于信息化建设的新要求，并基于档案保管和利用的需要，SVW公司按照重要程度、载体特殊性和利用频率，逐步推进传统载体档案数字化工作，选择紫光软件进行全新档案管理系统开发，启动档案管理系统升级项目，拟在全公司7个档案中心部署上汽大众档案管理系统，满足监管要求，实现档案采集、编目、归档、利用等工作的系统管控，并可与SVW公司现有部分系统对接，实现业务数据的自动归档，实现档案管理和服务的数字化和智能化。该项目并于2021年初立项，目前处于前期需求梳理调研阶段。更新升级后的档案管理系统，会对现有已经建设成功的档案信息系统进行性能优化，通过对档案业务基础需求、功能需求、接口需求、安全需求等维度进行升级。如在升级后的系统中，档案收集模块分为在线著录、数据导入、数据接口归档三种方式，所有录入的数据都会被收入整编库中，统一进行整编管理。在线著录支持单个条目的著录、查录和追加，支持在线批量著录。还能支持多种档案编号规则整理模式：自动（根据设定的整理规则由系统自动分配编号、自动生成档号、自动组卷，支持调件（卷）、同分类调件（卷）操作）及手整理模式（主要用于兼容历史档案数据，支持手动编号、设置组卷（盒）等管理操作，使系统之得到最大限度的利用（如图1.6所示）。这不仅使一些不易保存的信息留存了下来，同时，也为提高服务效率提供了可能，逐步实现对企业档案的信息化管理，使得各类档案处于统一的管理标准之下，能够充分借助先进的系统和庞大的数据库，来实现档案管理业务流程的集成和信息资源的共享，最终真正实现档案信息的传输网络化、管理自动化、利用数字化，促进企业档案信息化的不断发展。图1.6同分类调件图这种方式将对于有长期保存管理需求的各种形式的档案资料，借助硬磁盘编码阵列或电磁激光盘，全部自动保存到相应的系统中，并在企业档案管理数据库内进行档案同步有效存储，从而实现由传统文书档案处理切换到电脑全过程的信息一体化企业计算机档案管理。这种档案管理模式充分利用了高度发达的信息技术，高效便捷，是提高企业档案管理水平的必要手段。作为最早一批进入数字档案业务的厂商之一，紫光软件将加大云计算、大数据和人工智能技术与数字档案应用的深度融合，提供档案的智慧管理和智慧服务。紫光软件将为SVW公司打造管理便捷、易于扩展的档案管理平台，进一步提升了公司档案信息化管理水平，实现了档案管理的信息化、数字化和智能化，为SVW公司的智能制造提供了数据支撑。1.2.2企业档案管理系统得到普遍应用上海市作为拥有中国汽车制造企业较多的城市之一，上汽集团借助IBM公司开发的LotusNotes技术平台和OA信息管理系统。该系统一经面世便开始在整个上汽集团以及其所有的下属企业内部广泛使用，同时还在上汽集团内建立广域网，打造档案管理一体化的专业平台，从而实现各企业之间信息的共享共用吴常娥.上汽集团档案信息化建设现状与对策分析[J].上海汽车,2013(05):54-56.。其对于档案电子信息化管理的优势，也引起了上海市政府的高度关注，并出台了相关文件推动档案信息化管理的进程，这一政策也得到了广大企业的积极响应。吴常娥.上汽集团档案信息化建设现状与对策分析[J].上海汽车,2013(05):54-56.对于企业而言，档案是企业的重要资源，甚至可以直接关系到企业的发展，因此，选择一个适用的管理软件，不但能够使得企业档案管理更加高效便捷，同时还能将有限的档案资源进行充分开发和利用，使得档案对于企业的效用能够得到真正的体现。档案管理软件是实现档案管理信息化不可或缺的媒介，选择合适的软件，能够在科学的模式之下进行档案管理，对于档案管理质量与效率的改善是至关重要的环节之一。立足于安全的角度，先进合格的档案管理软件，应该具备安全屏障能力，能够充分保障储存在其中的所有档案的高度安全性。由上海市档案局开发的“电子文件归档管理软件通用软件”能够满足保障档案信息安全的基本条件，同时还能较好地适应各类企业的实际需求，对于汽车制造业也不例外。早在2011年，SVW公司便意识到企业档案信息化工作的重要性，联合专业软件公司，开发了文档一体化的Webtop档案管理系统。Webtop是一个基于WDK的应用程序。基于WDK的应用程序是建立在WDK(WebDevelopmentKit)功能之上的应用程序，允许用户通过Web访问EMCDocumentum存储库即档案管理系统。WDK功能的好处在于，允许用户访问、编辑和管理多个档案管理系统中的内容，还允许用户通过自动化的业务流程分发内容，根据权限限制内容访问，以及为内容指派版本号以帮助跟踪修订。整个档案管理系统可以看作是一个虚拟的仓库，用于存放要处理的档案电子信息以及可以与其他员工共享的内容。为保证档案电子资料的安全性，档案管理系统提供了在许多用户之间进行内容共享的安全性保证、系统操作工具和简单易操作的流程。档案管理系统可以设置为电子档案的自动传送，并为传入系统中的档案指派文档生命周期。无论使用者技术水平如何，都可通过档案管理系统进行电子档案的上传与利用。档案管理系统可存储档案文件的两种信息：•内容，指构成档案的文本、图片、声音、视频或其他内容。•属性，指关于文件的描述性特性，例如创建日期、作者、版本号及其他信息。此内容只有文件的创建者或安全设置足够高的用户才可以编辑属性值。在此阶段，SVW公司档案管理工作已经初步具备档案信息化的雏形。除使用档案在线管理系统外，大多数部门都已经配备了各种先进的硬件设备，如电子扫描仪，3D打印机等，可以基本满足支持企业档案的信息化发展需求。1.2.3企业档案信息化服务初见成效企业的档案管理信息化的主要宗旨之一是将严格的保障信息安全作为基本准则，将建立健全信息安全制度作为第一要务。为了使企业档案更加安全，建立起科学、统一的档案管理方式方法、系统体系和技术标准尤为重要，这会使SVW公司企业档案的整合更加方便。这不仅为其企业档案信息化工作的发展扩大提供了多种多样的服务信息，也为其企业档案数字信息化的发展奠定了牢固的地基，防止SVW公司在档案管理方面浪费过多的资源。另外，还要立足于不断加强对企业档案整合保存的统一管理，不断开拓档案的共享范围，提高档案的利用率，使得档案能够在企业管理人员进行决策的过程中提供有效的参考，提升企业领导的决策效率。通过档案信息化管理，可提高档案办事效率。SVW公司将对档案的管理分为共享、内部、机密三大部分，根据不同查询者的需求，提供不同等级的档案和相应的服务。比如，不同的档案要在不同的地方阅读，具体不同的表现形式等等。对于汽车制造企业而言，通过对档案进行信息化处理，能够有效提高档案的实用性，也能够使档案的使用者能从中获取到更多有价值的信息。通过改变档案管理模式、方式来满足企业发展要求，在SVW企业档案管理系统基础上选择不同的档案具有不同的服务，同时也具有不同的服务平台，结合自身对不同的档案和信息需求，不断建立健全数字化档案管理加强研究档案信息资源开发利用，为了解决需求多样化的问题，要不断完善服务制度，提升服务效率张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学,2011.。张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学,2011.档案管理人员在熟练掌握相应的检索工具和先进设备的同时，在企业管理制度的规定之下保证档案借阅工作的高质、高效的完成。例如，2017年长沙分公司需要对厂区动力管道进行升级改造，由于工厂建成已有几年，过了设备质保期，且地下管道线路复杂，如直接在改造区域进行施工，难度大、工程量多、并有破坏管道的风险，不具有经济性和实用性。业务部门通过在档案管理系统对工厂基建设备档案资料的查询，找到了建厂时的功力管道施工图纸，为管道改造提供了准确的参考依据，进而节省了大量人力和时间成本，对此还引起了有关部门的高度关注，并得到了好评。档案信息化建设最大的优势和贡献就是能够为SVW公司提供更加高效的档案服务，换句话说，就是SVW公司的档案信息化服务能够有效反映企业信息化建设的进程。实现档案的信息化管理，就能够彻底改变传统的档案管理的模式，打破空间和形式的限制，将静态的档案实现动态化管理，能够对档案进行实时管控和利用。1.2.4企业档案信息化建设投入日益增多ISO9001:2015标准强调持续改进，这种改进是通过改进过程来实现的，是一种以追求更高的过程效益和效率为目标的持续活动。随着一系列先进互联网信息技术的飞速进步与更新迭代，传统纸质档案已经慢慢退出人们的视野范围中，而是逐渐向档案数字化方面过渡转变。其中，图片、声音以及影像等数字化信息技术应用发展势头猛烈，档案管理系统在档案归档、设计排版等各方面都表现出绝对的优越性。汽车制造类企业开展档案管理工作时也要求判断现有的档案管理水平尤其是软件水平是否支撑企业档案管理需要。SVW公司实现企业档案的信息化管理是对传统档案管理模式的重大突破，完全颠覆了传统的档案管理模式，因此需要一个漫长的过渡过程，在这个过程中需要相关技术人员孜孜不倦的付出，最终才能真正使得档案变为数据财富，并为企业所用。对此，需要企业的领导者高度重视，充分把握住档案信息开发的实际状况和特点，以科学的规划来推进和落实。目前，SVW公司的电子档案已经几乎渗透到工作的各个环节之中，档案信息数字化势不可挡。为应对全新挑战的到来，SVW公司作为率先使用档案管理系统的汽车制造类企业之一，自2011年使用现有档案管理系统以来，系统一直处在日常维护状态，并无系统升级与更新。档案管理系统在技术上并没有完全实现对所有档案资料的覆盖性查询，档案信息管理系统架构与内容有待进一步完善，当前的档案管理系统显然与企业档案信息化管理现实需求之间表现出诸多的不匹配性，不能够充分满足今后很长一段时间内对于数字档案信息化的处理需求。SVW各个部门的各类档案归档都会产生大量的电子文件，文件中的大量数据信息全部储存于档案管理系统中，这就要求档案管理系统需要具备强大的资料存储与处理能力，但显然目前的系统还不能满足使用需求，导致系统工作效率低下，甚至可能有因为数据量太大而导致整个系统全面崩溃的风险。现有档案管理系统在基础业务设置上，其保管期限、密级、归档范围、系统角色、分类号、档号设置规则方面都需要修改，在系统利用审批流程上，也并无完整流程设置。档案管理系统中储存的档案数据资料还无法实现精准地组织与归类，7个档案中心尚且无法对其予以全面梳理与归纳，以至于在各业务之间出现信息孤岛的现象。SVW公司档案管理工作要与时俱进，就必须提高自身档案管理信息化系统升级速度，不断优化档案管理系统，举例可以从以下几方面对系统设置进行升级优化:1.利用菜单：利用目的改成“声像档案利用目的”；实体利用分复印件借出/原件借出/现场查阅；利用说明为手动填写，设置为必填字段；电子利用分浏览/浏览及打印/浏览打印及下载。2.通知消息及待办消息需要同时发邮件。1.加入移交单时，提醒窗口，“确认”即通过，“取消”即回到整编界面。4.系统中的虚拟库房，可在密集架外添加备注字段，颜色加深。5.选择分类号（编号）及分类名称（编号名称）时，与归档范围相关信息不一致时，如保管期限、密级等，会有弹窗提醒。此功能去掉。6.所有年度未装盒电子归档文件始终保持散文件状态。7.应归档未归档统计方案：在系统“收编整理”-“宗内移交”-“接收移交”流程中新增加一个功能，管理类可以点击功能按钮，弹出应归为归档的功能界面，在此界面中通过设置时间范围，归档范围版本及部门，筛选出归档范围中未移交的归档范围，可导出筛选内容（excel模式），档案管理员可以在这一模块对未移交的部门发出邮件提醒。同时档案员可以在“宗内移交”模块中找到该部门的移交清单，若该清单已说明原因，则批准通过。若没有说明没有提交档案原因，则将该部门提交的清单退回并说明原因。8.声像档案权限：条目向全员开放，电子文件借阅在系统中进行审批。9.到期提醒：借阅利用时间快到期时，发出的到期提醒邮件抄送档案借阅登记人10.点击续借后，弹出的界面可以添加附件，并且附件可以下载及浏览。以上为在SVW公司档案系统实操中发现的一些可改进项举例，要实现各类归档电子文件的统一存储和管理，持续发展，才能适应SVW公司档案信息化发展需要，全面开展信息化、数字化和智能化的档案管理工作。因此，要做好持续改善，需要从源头出发，首先建立可落地实操具有科学性的档案工作质量评价体系，由最高管理者牵头成立持续改善工作小组，并加入档案管理部门、业务部门、IT等部门一起作为小组成员，制定年度检查计划，确定检查的对象、范围，组织检查工作，掌握档案管理工作的基本状况。其次，每年对档案管理系统运行情况进行定期复盘和检查，基于系统情况的评估工作结果，总结经验，针对问题提出整改要求，并督促落实。同时需要加强企业内部沟通，对员工提出的各项意见和建议都仔细记录和分析，寻找问题出现的原因并制定及时有效的改进措施。只有这样，才能不断推动档案系统升级更新，从而实现档案信息化，促进公司经营发展的高效化。1.3SVW公司企业档案信息化建设存在的主要问题1.1.1信息化观念薄弱在企业档案信息化不断发展进步的过程中，虽然近年来以SVW公司为代表的汽车制造类企业一直在不断完善更新档案管理系统及更新与系统相适应的管理文件，但此工作仅涉及档案管理部门及业务部门小部分相关人员，在企业中仍然还是有很多人对企业档案信息化管理的认知有一些误解。大部分传统汽车制造类企业人员认为企业档案管理不能给企业创造经济价值，不是企业的主要工作，处于边缘地带。传统的企业档案管理，做到了档案不泄密，不丢失，能保证档案外借、查档，其他的很少考虑。随着时代的发展，汽车制造类企业的档案管理水平跟不上企业的前进步伐，就会出现企业文件的归档不完善，很多重要资料会因管理不当而遗失。与此同时，很多企业也并没有真正意识到档案信息化的重要性，对这项工作并没有给予真正的关心和落实，主要表现为：第一种，SVW公司对于档案信息化有一定的认识，并且也引入来相应的管理系统来对档案实行可行的整合。但是由于自身认识的有限，对利用信息化对档案实行建设认识过于片面和浅显，误以为引入一个信息管理系统就能实现档案信息化，认识过于片面。信息管理系统固然是实现档案信息化的一个必要工具，但是借助先进工具的同时还需要辅以同样先进的管理办法，二者相互结合，才能共同推进档案的信息化建设。第二种，受信息化观念薄弱的限制，可使用与档案信息化建设的资金不多，企业更愿意将极其有限的资金花在其他地方，就忽视了档案信息化建设。但这并不代表SVW公司所有的档案管理都是纸质版，也有一定的电子化，但是总体看来离档案信息化建设的目标还有一段遥远的距离。最后，档案信息化的理念在SVW公司建设档案整合制度期间很少被提及，这种观点在信息化的今天虽说比较少，但是却是依然存在的。1.1.2档案管理缺乏信息化规划与指导长久以来，SVW公司的档案管理工作都是围绕纸质档案展开的，因此对于档案的利用率低，没有长期的建设计划，导致对档案信息的利用长期处于被动状态。企业档案事务管理经历了几十年的发展，就现在而言，尽管国家档案管理部门已开始逐步注重对企业档案的管理，同时，也在这几十年之中发布了关于这一方面的很多规划意见等，但这些内容的发布仅仅只是产生了表象影响，并没有对本质产生巨大作用，没有使我们真正认识到开展档案管理的重要性。同时，对档案信息化建设的指导工作的具体做法却少之又少，致使SVW公司缺乏对宏观规划和标准的指导。正是因为我国档案管理企业普遍缺乏明确的宏观规划与政策指导汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学,2017.，在SVW公司中，常常对自己的发现现状了解的不够清楚，可能是对竞争合作的需要，可能是为了与时俱进，在这种档案信息化不断被推进的基础上，它又结合了公司的实际经营发展状态不完全相符的档案管理模式，导致了其在生产、运营等各项活动中的脱节，对于保证企业正常健康发展具有反向作用。汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学,2017.例如一部分发展规模较好的企业将信息化系统加入到自己固有的结构的过程中没有将两者成功融入到一起，这导致他们一般会使自己的档案工作独立于其他工作之外，这让他们档案工作的效率变低，无法顺利完成档案服务工作。事物不是一成不变的，同样市场环境也是在随时变化的，由于企业不能及时的顺应变化的市场，导致其很容易陷入困难之中，降低企业档案信息化的发展速度。另一部分规模发展较小的企业，为了给自己的面子添砖加瓦，在自己的档案和信息化体系中加入了不实际的内容，或者自己搭建了一个徒有其表的档案服务网站，也并没有什么实际价值，没有给企业的发展壮大带来正向影响。另外，由于SVW公司自身在信息化档案方面的局限性，所以它的档案多为纸质版。并且，由于政府部门对信息化档案没有一个统一的标准规定，我国企业档案的信息化出现了多种多样的形式，也使得企业与企业档案之间的合作交流并不能顺利进行。1.1.3档案信息化制度不健全档案信息化是一项需要长期坚持和维护的工作，一定要做管理的把控工作。在信息化时代，信息化程度是检验一个企业发展程度的标准，同时也是现代化企业必备的标志，实现信息化生产和管理的企业，能够大大提升效率，在市场竞争中才能保持自身的优势。对于汽车类企业的档案信息化建设的现状进行研究可以发现，整体的信息化程度并不高，很多企业甚至还没有一个完备的管理体系。当今时代，人们对于衣食住行都在追求智能化，汽车作为人们日常出行必备的交通工具，人们对于汽车的要就更高，而汽车企业迟迟难以实现全面的档案信息化管理。SVW公司有着较完善的档案管理工作机制，在企业档案信息化建设的发展过程中，现有的档案管理已经引进了大量的信息化手段，但尚未建立健全科学合理的信息化文件管理机制，多为传统档案管理模式的各项管理文件。在实际的档案管理过程中，任何先进的手段都只能起到辅助作用。在企业不断发展的过程中，需要管理的档案和信息数量会不断增多，此时就需要不断对档案管理方式进行规范和完善，才能满足SVW公司发展的需求。如果SVW公司各职能部门没有建立一套完善的信息化文件管理机制，将无法日常档案信息化管理形成约束，将会极大阻碍企业档案信息化发展进程，形成信息孤岛是必然现象，甚至对于整个企业的数据整合都会造成严重影响。例如SVW公司中的声像档案的信息化进程缓慢，就会严重制约了其档案信息化的发展。在汽车的声像档案中，包含了很多关键的技术参数，对于汽车的生产和销售而言都有极大的价值。对于这些关键资料一旦缺乏有效统一的管理，可能会导致这些关键信息分散，难以体现真正的价值，更不可能将这些声像档案都融入到企业的生产、设计、研发管理系统中。对此，提升汽车企业声像档案信息化管理工作对于汽车企业而言是重中之重。声像档案也是档案的一种，因此对其进行的管理同样要按照档案管理