企业会议室使用协议书

企业会议室使用协议书为规范企业会议室的使用管理，提高会议室使用效率，明确使用方与管理方的权利义务，经甲、乙双方友好协商，就会议室使用相关事宜达成如下协议：一、协议双方甲方：________（企业全称，以下简称“管理方”）乙方：________（申请使用会议室的部门/个人，以下简称“使用方”）二、会议室基本信息本协议所涉会议室为甲方所有/管理的位于________（地址）的________（会议室名称/编号），室内配备________（设备清单，如投影仪、音响、会议桌椅、白板等），由甲方行政部（或指定部门）负责日常管理与维护。三、使用申请与审批1.申请流程：乙方需提前2个工作日通过甲方内部OA系统提交使用申请，或填写《会议室使用申请表》（见附件）并提交至行政部。申请需注明使用部门、使用人、使用时间（含开始及结束时间）、使用目的、预计参与人数及所需设备等信息。2.审批规则：甲方行政部将根据会议室使用排期、设备可用性等情况进行审批，于申请提交后1个工作日内反馈审批结果（通过/驳回）。若因特殊情况需临时使用（提前不足1个工作日），乙方需向行政部负责人说明情况，经书面同意后方可使用。四、使用规范1.时间管理：乙方应严格按照审批通过的时间使用会议室，使用结束后需及时清理并离开，不得无故超时占用。如需延长使用时间，需提前30分钟向行政部申请，经同意后方可延续，且延续时间原则上不超过1小时。2.设备使用：乙方应正确操作会议室设备（操作指南见会议室公告栏），不得擅自拆卸、改装或移动设备。使用过程中如遇设备故障，应立即联系行政部维修，不得自行处置。使用后需关闭所有设备电源、光源，整理好会议用品（如桌椅归位、白板擦净等）。3.卫生与安全：会议室使用期间，乙方需保持室内整洁，禁止在室内吸烟、进食（除会议安排的茶歇外）、乱扔杂物。使用易燃易爆、腐蚀性物品或从事违法违规活动的，甲方有权立即终止使用并追究责任。4.人员管理：乙方应确保参与会议人员遵守企业规章制度，爱护会议室设施，因乙方人员行为导致设施损坏或安全事故的，乙方承担全部责任。五、责任与义务1.甲方责任：甲方应定期对会议室设备进行维护、检修，确保设备正常运行；在工作时间内提供必要的技术支持，协助乙方解决设备使用问题；根据使用申请合理安排会议室资源，保障乙方正常使用权益。2.乙方责任：乙方应妥善使用会议室及设备，因使用不当或故意造成设备损坏、设施污染的，需在3个工作日内完成维修或赔偿（赔偿标准按甲方《固定资产管理办法》执行）；乙方需对使用期间的人员安全、信息保密负责，因乙方原因导致的安全事故、信息泄露，由乙方承担全部法律责任。六、费用约定（可选）若甲方对会议室使用收取费用，双方约定如下：1.基础使用（符合审批时间、未超员、未损坏设备）：免费/按50元/小时计费；2.超时使用：按50元/小时的2倍计费；3.设备损坏赔偿：按设备采购价的80%（或实际维修费用）赔偿。七、违约责任1.乙方违反本协议使用规范或责任条款的，甲方有权暂停或终止乙方的会议室使用权限，要求乙方赔偿损失，并视情节轻重按照企业规章制度进行处罚；2.甲方未按约定提供会议室或设备故障未及时维修，影响乙方正常使用的，应协助乙方协调其他会议室或适当减免后续使用费用。八、争议解决本协议履行过程中如发生争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，可向甲方所在地人民法院提起诉讼（或约定仲裁机构）。九、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至____年____月____日。协议到期前1个月，双方如无异议则自动延续1年；2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力；3.本协议未尽事宜，双方可签订补充协议，补充协议与本协议不一致的，以补充协议为准。甲方（盖章）：__________________法定代表人/授权代表签字：________日期：____年____月____日乙方（签字/盖章）：__________________日期：____年____月____日附件：会议室使用申请表（示例）申请部门使用人联系电话----------------------使用时间开始：____年____月____日____时结束：____年____月____日_