公司文件档案归档及管理办法模版

公司文件档案归档及管理办法模板一、总则1.1目的与依据为规范公司文件档案的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证档案的完整性、安全性、系统性和可追溯性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司内部管理要求，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于公司总部及各分支机构、各部门在经营管理活动中形成的各类文件档案的管理，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案等。1.3基本原则完整原则：保证应归档文件齐全、完整，不得遗漏重要内容。规范原则：按照统一标准进行分类、整理、编目和保管，保证管理流程标准化。安全原则：采取有效措施保护档案实体和信息安全，防止丢失、损坏、泄密。高效原则：优化档案管理流程，便于档案的快速检索、利用和流转。二、文件档案归档范围公司文件档案归档范围包括但不限于以下类别，各部门需根据业务特点细化本部门归档清单：2.1管理类档案公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等治理文件；年度工作计划、总结、会议纪要、内部管理制度、流程文件；对外合同、协议、招投标文件、项目立项及验收文件；审计报告、合规检查文件、法律纠纷相关材料。2.2业务类档案产品研发文件（设计图纸、技术方案、测试报告等）；生产管理文件（工艺流程、生产计划、质量检测记录等）；销售管理文件（客户资料、销售合同、市场调研报告等）；供应链管理文件（采购订单、供应商资质文件、物流单据等）。2.3人事类档案员工入职登记表、劳动合同、离职申请及审批材料；培训记录、绩效考核文件、薪资调整审批表；社保公积金缴纳记录、职称证书、奖惩文件。2.4财务类档案会计凭证、账簿、财务报表（月度、季度、年度）；税务申报表、审计报告、银行对账单；成本核算资料、固定资产台账、费用报销凭证。2.5其他应归档文件公司获得的荣誉证书、资质证明、媒体报道材料；重要活动照片、录音、录像等声像档案；外部单位发来的重要函件、通知。三、文件档案归档管理全流程操作指引3.1文件形成与收集责任主体：文件形成部门为归档责任主体，部门负责人为第一责任人，指定专人（如*明）负责本部门文件收集工作。收集要求：文件办理完毕后3个工作日内，经办人需将纸质文件原件（含电子文件备份）交至部门档案管理员；收集的文件需内容完整、字迹清晰、手续齐全（如签字、盖章），不得使用铅笔、圆珠笔书写（除特殊规定外）；电子文件需符合格式规范（如PDF、Word、Excel等），保证可读性，重要电子文件需加密存储。3.2整理与分类分类标准：采用“年度-机构-问题”三级分类法，结合公司业务特点设置一级类目（如管理类、业务类、人事类等），二级类目按部门划分，三级类目按文件内容划分。整理步骤：排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，同一文件正本在前、副本在后，批复在前、请示在后；组卷：按问题或事由将相关文件组成案卷，厚度一般不超过2cm，过薄的案卷可合并组卷；编页：纸质档案用阿拉伯数字逐页编号（正面右下角、背面左下角），电子档案可嵌入页码信息；填写卷内目录：每卷档案需附《卷内文件目录》，注明文件标题、责任者、文号、日期、页号等信息（模板详见第四章）。3.3归档移交移交时间：次年1月31日前，各部门完成上一年度档案的整理并移交至公司档案室（如无专职档案室，由行政部统一管理）。移交流程：部门档案管理员填写《档案移交清单》（一式两份），注明档案名称、卷数、件数、日期、密级等信息；档案室接收人员核对档案数量、质量，确认无误后在《移交清单》上签字，部门与档案室各执一份；电子档案需通过公司内部管理系统或加密U盘移交，同时提交《电子档案移交登记表》，注明存储路径、文件格式、密码等信息。3.4入库保管存放要求：纸质档案存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，柜外标注类目标签；电子档案存储于公司专用服务器或云端，定期进行备份（每日增量备份、每周全量备份），备份介质需异地存放；档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防磁等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。保管期限：根据档案价值分为永久、30年、10年三类（具体期限参照《档案保管期限表》），到期需鉴定销毁的，按程序办理。3.5利用与借阅利用权限：普通档案：员工因工作需要可查阅本部门档案，跨部门需经部门负责人签字；涉密档案：需经公司分管领导（如*总）审批，查阅时需在档案室指定区域进行，严禁带出；外部单位查阅：需持单位介绍信及有效身份证件，经公司总经理批准。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、借阅事由、借阅期限（一般不超过7个工作日）；审批人签字后，档案室核对档案信息，办理借阅手续；借阅档案需妥善保管，不得涂改、勾画、抽取、拆散，归还时档案室检查档案完整性。3.6鉴定与销毁鉴定组织：每3年由档案室牵头，组织行政部、法务部、业务部门负责人组成档案鉴定小组，对到期档案进行鉴定。销毁流程：鉴定小组对到期档案进行审查，确认无保存价值后，形成《档案销毁清单》；《销毁清单》需经总经理审批，由档案室和监销部门（如审计部）共同监督销毁；纸质档案采用粉碎方式销毁，电子档案进行彻底删除或格式化，销毁过程需记录《档案销毁监销记录》，监销人签字确认。四、常用管理表格模板4.1文件档案归档目录表归档号文件标题形成部门形成日期密级页数保管期限备注GL-2024-0012024年度工作计划总经办2024-01-05普通1510年含部门分解计划YW-2024-015项目合同销售部2024-03-20秘密2530年合同编号：-2024-0034.2档案借阅登记表借阅人部门借阅档案名称归档号借阅日期归还日期借阅事由审批人*小红市场部2023年度市场调研报告YW-2023-0082024-05-102024-05-15制定年度营销方案*经理*强研发部产品设计图纸YW-2024-0222024-05-122024-05-14产品优化参考*总工4.3档案销毁审批表档案名称销毁卷数销毁原因保管期限鉴定小组意见审批人销毁日期监销人2020年费用报销凭证15卷保管期限已满，无保存价值10年同意销毁*总经理2024-06-01审计、档案五、执行过程中的关键管控要点5.1保密管理要求涉密档案需单独存放，设置“涉密档案”标识，查阅需履行严格审批手续；档案管理人员需签订《保密协议》，严禁擅自复制、摘抄、传播涉密内容；电子档案传输需通过加密渠道，禁止使用普通邮箱、等工具传输涉密文件。5.2归档及时性管控各部门需在文件形成后30日内完成初步整理，次年1月31日前完成移交；档案室每季度对各部门归档情况进行检查，未按时归档的纳入部门绩效考核。5.3分类准确性保障档案室每年组织一次档案分类培训，统一分类标准；新入职员工需接受档案管理基础培训，熟悉本部门归档范围和流程。5.4电子档案管理规范电子文件需同步形成纸质档案，保证“双套制”归档；定期对电子档案进行病毒查杀和格式兼容性检查，每半年进行一次备份有效性测试。5.5人员责任与监督档案管理员需具备档案管理专业知识，定期参