广告采购销售合同管理办法

广告采购销售合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司广告采购与销售合同的管理流程，明确各部门职责，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司实际经营情况，特制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司与外部单位或个人之间签订的各类广告资源采购合同、广告发布销售合同（以下统称“广告合同”）的订立、履行、变更、终止、归档等全过程管理。第三条基本原则广告合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同内容及签订流程必须符合国家法律法规及行业规范要求。（二）平等自愿原则：合同双方在平等互利、协商一致的基础上订立合同。（三）风险控制原则：对合同签订前的调研、合同条款的审查、合同履行的跟踪进行全流程风险把控。（四）效益优先原则：在确保合规与风险可控的前提下，追求合同效益最大化。第二章合同订立前管理第四条合作方评估与选择（一）业务部门在寻求广告合作前，应对潜在合作方（包括供应商与客户）的资质、信誉、经营状况、履约能力等进行初步评估。（二）对于重要或长期合作的广告供应商/客户，应要求其提供相关资质证明文件，并进行必要的背景调查。（三）合作方选择应遵循公平、公正、竞争的原则，避免单一来源采购或销售，特殊情况需提供充分理由并经审批。第五条合同需求与目标确认业务部门在启动合同洽谈前，应明确广告合作的具体需求、预期目标、核心条款（如标的、数量、质量、价款、履行期限、支付方式等）及预算范围，并形成书面需求说明，作为合同洽谈的基础。第六条知识产权与合规审查前置（一）对于涉及广告创意、素材、技术等知识产权的采购或销售，应在合同洽谈初期明确知识产权的归属、使用范围、授权期限及违约责任。（二）广告内容需符合国家广告法律法规及相关主管部门的规定，业务部门应对广告内容的合规性进行初步审核。第二章合同条款管理第七条合同形式与基本条款（一）广告合同应采用书面形式。特殊情况下，可先签订框架协议，再根据实际业务需求签订具体执行订单。（二）合同应包含以下基本条款：1.当事人的名称或者姓名和住所；2.广告服务或产品的具体内容、范围、形式、标准及要求；3.履行期限、地点和方式；4.合同价款及支付方式、期限；5.广告内容的提供、审核与确认流程；6.知识产权的归属与使用；7.双方的权利与义务；8.违约责任；9.不可抗力；10.争议解决方式；11.合同的生效、变更、解除及终止条件；12.其他需要约定的事项。第八条核心条款的特别约定（一）价款与支付：应明确合同总金额、各阶段付款比例或金额、付款条件、支付账户信息及发票要求。对于销售合同，可约定收款账户信息；对于采购合同，应明确付款审批流程。（二）广告发布与交付：应明确广告发布的具体媒体、位置、时段、频次、时长或版面规格，以及广告效果数据的提供方式和标准。交付成果应清晰可量化。（三）验收标准与方式：约定广告服务或产品的验收标准、验收时间、验收流程及异议处理方式。（四）违约责任：针对不同违约情形（如逾期付款、逾期交付、质量不达标、内容违规等）约定明确、合理的违约责任，包括违约金计算方式、赔偿范围等。（五）知识产权：明确合同涉及的所有广告素材、创意方案、技术成果等的知识产权归属。如涉及第三方知识产权，应明确提供方的授权责任及侵权赔偿责任。第三章合同订立管理第九条合同洽谈与起草（一）业务部门为合同洽谈的主要负责部门，负责与合作方就合同条款进行协商。（二）合同文本原则上应使用公司标准合同范本。如无标准范本或合作方坚持使用其文本，业务部门应在法务部门指导下进行修改和审核。第十条合同审批流程（一）合同正式签订前，必须履行内部审批程序。审批流程应根据合同金额、重要性及风险等级设定不同级别。（二）审批内容包括但不限于：合作方资质、合同条款的完整性与合规性、价格合理性、付款方式、违约责任、知识产权等。（三）相关部门应在各自职责范围内对合同进行审核并签署意见。法务部门负责对合同的法律风险进行专业审核。第十一条合同签署（一）合同经所有审批环节通过后，由公司法定代表人或其授权委托人签署，并加盖公司合同专用章。（二）合作方签署的合同应确保其签字人具有合法授权，并加盖其有效印章。必要时，可要求对方提供授权委托书。（三）合同签署应确保文本清晰、无涂改，如有修改需双方在修改处签字盖章确认。第四章合同履行管理第十二条合同交底合同签订后，业务部门应及时将合同主要内容（特别是履行节点、责任分工、付款条件等）向相关履行部门进行交底。第十三条履约跟踪与监控（一）业务部门为合同履行的第一责任部门，负责跟踪合同的全面履行情况，确保双方严格按照合同约定执行。（二）对于广告发布排期、内容审核、款项支付/收取、成果交付等关键节点，应建立台账进行管理，及时发现并协调解决履约过程中出现的问题。（三）财务部门负责按照合同约定及审批流程办理款项支付或收取，并对发票的合规性进行审核。第十四条合同变更与解除（一）在合同履行过程中，如确需变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面变更或解除协议，履行相应的内部审批流程。（二）因不可抗力或一方违约导致合同无法继续履行的，应及时通知对方，并采取适当措施减少损失，同时保存相关证据。第十五条履约争议处理合同履行过程中发生争议的，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决。协商不成的，应及时上报，并根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼）寻求法律途径解决，同时通知法务部门介入。第十六条合同档案管理（一）合同签订后，业务部门应将合同原件及相关附件（如审批单、对方资质文件、补充协议等）及时移交档案管理部门归档。（二）合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、存储，确保安全、完整、易查。电子合同及扫描件也应妥善保存。第五章合同终止与后评估第十七条合同终止合同履行完毕、期限届满或因其他原因终止后，业务部门应确认合同最终履行状态，并办理相关结算手续。第十八条合同后评估对于重要合同或批量性合同，在履行完毕后，业务部门可组织进行合同后评估，总结经验教训，评估合同管理效果，为后续合同管理优化提供依据。第六章监督与责任第十九条监督检查公司将定期或不定期对合同管理办法的执行情况进行监督检查，确保各项规定落到实处。第二十条责任追究对于在合同管理过程中因故意或重大过失导致公司利益受损的，将视情节轻重对相关责任人