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文档简介

2025【行政管理】合同档案管理制度第一章总则第一条为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、劳务合同、技术服务合同等。第三条合同档案管理应遵循以下原则：1.完整性原则：确保合同档案的完整性，防止遗漏或损毁。2.准确性原则：确保合同档案内容的准确性，防止误读或误解。3.安全性原则：确保合同档案的安全，防止失密、泄密或丢失。4.有效性原则：确保合同档案的利用效率，为公司的经营决策提供有效支持。第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集1.合同签订部门应在合同签订后三日内，将合同原件及相关附件报送至公司档案管理部门。2.档案管理部门在收到合同后，应进行初步审查，确认合同的真实性、合法性及完整性。第五条合同档案的整理1.档案管理部门应根据合同类型、签订时间等因素，对合同档案进行分类整理。2.每份合同档案应包括以下内容：合同文本、合同附件、合同签订双方的营业执照、法人代表身份证等证明材料。3.合同档案的整理应遵循以下顺序：合同签订日期、合同类型、合同编号、合同双方名称、合同标的等。第三章合同档案的保管与利用第六条合同档案的保管1.档案管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全。2.合同档案应存放在通风、干燥、防潮、防尘、防盗的专用档案柜中。3.档案管理人员应定期检查合同档案的保管状况，发现问题时及时处理。第七条合同档案的利用1.合同档案的利用应遵循以下原则：合法、合规、合理、高效。2.合同档案的利用应经档案管理部门负责人批准。3.利用合同档案的单位或个人应遵守以下规定：-不得擅自复制、摘抄、翻印合同档案；-不得泄露合同档案中的商业秘密；-不得损坏、丢失或擅自销毁合同档案。第四章合同档案的销毁第八条合同档案的销毁应遵循以下程序：1.档案管理部门应制定合同档案销毁计划，经公司领导批准后实施。2.销毁合同档案前，应进行清点、核对，确保档案的完整性。3.销毁合同档案时，应采用符合国家规定的销毁方式，如焚烧、粉碎等。4.销毁合同档案后，应做好销毁记录，并报公司领导备案。第五章责任与奖惩第九条档案管理人员应认真履行职责，确保合同档案的安全、完整和准确。1.对违反本制度，造成合同档案丢失、损坏、泄密等后果的，应追究相关人员的责任。2.对在合同档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。第六章附则第十条本制度由公司档案管理部门负责解释。第十一条本制度自发布之日起施行。附件：1.合同档案收集清单2.合同档案整理规范3.合同

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