机关单位办公自动化操作规范

机关单位办公自动化操作规范第一章总则第一条目的与依据为规范我单位办公自动化（以下简称“OA”）系统的操作与管理，提高办公效率，保障信息安全，确保各项工作有序开展，依据国家相关法律法规及我单位工作实际，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于单位全体工作人员在使用各类办公自动化设备、软件系统（包括但不限于公文处理系统、邮件系统、即时通讯工具、电子文档管理系统等）及处理电子信息过程中的各项操作行为。第三条基本原则办公自动化操作应遵循以下原则：（一）保密优先原则：严格遵守国家保密法律法规及单位保密规定，确保涉密信息和内部敏感信息的安全。（二）安全可靠原则：规范操作流程，防范病毒、黑客等安全威胁，保障系统稳定运行和数据完整。（三）高效便捷原则：优化操作方法，充分利用OA系统功能，提升工作效率和协同能力。（四）规范有序原则：统一操作标准，明确职责分工，确保办公活动规范、有序进行。第四条责任主体各部门负责人为本部门办公自动化操作规范执行的第一责任人，负责组织本部门人员学习、落实本规范。全体工作人员应自觉遵守本规范，对个人操作行为负责。第二章信息安全与保密管理第五条账户与密码管理（一）用户应妥善保管个人OA系统及计算机账户密码，严禁转借、泄露给他人使用。（二）密码设置应具有一定复杂度，避免使用简单序列或个人信息相关字符，并定期更换。（三）登录系统后，若暂时离开工作岗位，应及时锁定计算机或退出系统，防止他人冒用。第六条涉密信息处理（一）严格执行“涉密不上网，上网不涉密”规定。涉密信息不得在非涉密OA系统或连接互联网的计算机上处理、存储、传输。（二）严禁使用非涉密移动存储介质存储、处理涉密信息。涉密移动存储介质应严格按照保密规定管理。（三）通过OA系统流转的内部敏感信息，应根据信息密级和工作需要，严格控制知悉范围。第七条外部存储介质使用（一）使用U盘、移动硬盘等外部存储介质前，必须进行病毒查杀。（二）非工作必需，禁止使用个人外部存储介质连接单位办公计算机。确需使用的，应经部门负责人批准，并进行登记和安全检查。（三）外部存储介质不得在涉密计算机与非涉密计算机之间交叉使用。第八条邮件与即时通讯工具使用（一）使用单位电子邮箱发送邮件时，应准确填写收件人、抄送人和主题，内容表述清晰、规范。涉密信息严禁通过普通邮件系统传输。（二）通过即时通讯工具（如工作群等）传递工作信息时，应注意信息的准确性和严肃性，不得传播与工作无关的内容，严禁泄露敏感信息。第三章办公设备与软件管理第九条计算机及终端设备管理（一）办公计算机及相关设备应指定专人使用和保管，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）严禁私自拆卸、改装、更换办公计算机硬件设备。设备出现故障，应及时向信息技术部门报修。（三）不得在办公计算机上安装与工作无关的软件、游戏等。确因工作需要安装软件的，应向信息技术部门提出申请，经批准后由专业人员安装。第十条网络行为规范（一）遵守网络安全管理规定，不得利用单位网络从事危害国家安全、违反法律法规及单位规章制度的活动。（三）工作时间不得利用单位网络进行与工作无关的活动，如浏览无关网页、观看视频、进行网络聊天等。第十一条软件使用管理（一）严格遵守软件知识产权保护相关法律法规，使用正版软件。（二）OA系统及相关办公软件的设置参数，用户不得擅自修改。如确需调整，应联系信息技术部门处理。（三）及时安装系统补丁和安全更新，保持软件处于最新安全状态。第四章办公自动化系统应用规范第十二条公文处理规范（一）通过OA系统处理公文时，应严格按照公文处理流程操作，确保公文流转及时、准确。（二）拟稿时应遵守公文格式要求，内容真实、准确、完整、规范。审核、会签、签发等环节应认真履行职责，签署明确意见。（三）收文应及时登记、拟办、分办、传阅和督办，确保公文事项得到及时处理。涉密公文处理应符合保密规定。第十三条电子文档管理（一）电子文档的命名应规范统一，清晰反映文档内容、日期、版本等信息，便于识别和检索。（二）重要电子文档应定期备份，可根据需要存储在单位指定的服务器或安全存储介质中。（三）工作中产生的电子文档，应按照单位档案管理规定，及时进行整理、归档。第十四条数据备份与恢复（一）用户应养成定期备份个人重要工作数据的习惯。（二）信息技术部门应建立健全OA系统数据备份机制，定期对系统数据进行备份，确保数据安全和可恢复性。第五章操作行为规范第十五条开机与关机（一）开机顺序：先开显示器等外设，再开主机。关机时，应先关闭所有应用程序，再通过操作系统正常关机，最后关闭外设电源。（二）计算机运行过程中，严禁非正常关机，以免造成数据丢失或硬件损坏。第十六条设备使用环境（一）保持计算机及周边设备清洁、干燥，避免灰尘、水、潮湿等对设备造成损害。（二）办公区域应注意用电安全，不乱拉乱接电线，不超负荷用电。第十七条个人信息保护（一）不在办公计算机、OA系统及互联网平台上随意泄露、发布个人及他人敏感信息。（二）妥善保管含有个人信息的纸质文件和电子文档，废弃时应按规定销毁。第十八条病毒防范（一）自觉遵守单位病毒防范规定，及时更新杀毒软件病毒库，定期进行全盘病毒查杀。（二）发现计算机感染病毒或出现异常情况，应立即断开网络，及时报告信息技术部门处理，不得擅自处理。第六章责任与监督第十九条监督检查单位信息技术部门及相关管理部门应定期或不定期对办公自动化操作规范的执行情况进行监督检查。第二十条责任追究对于违反本规范，造成不良后果或损失的，将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报