企业办公室行政制度范文

湖南家辉基因技术有限公司

行政管理管控制度

家辉基因

JIAHUIGENETECH

新华信管理管控咨询

家辉公司人力资源行政部

2001年12月31日

a录

一办公室管理管控制度......................................1

二员工礼仪规范............................................2

三保密制度................................................5

四内部印章使用管理管控制度..............................10

五办公物品管理管控制度...................................13

六文书管理管控制度.......................................17

七档案管理管控制度.......................................23

八公司例会管理管控制度..................................27

九出差管理管控制度.......................................28

十图书管理管控规定.......................................28

十一电话管理管控制度....................................30

十二公司用车管理管控制度................................31

十三卫生管理管控制度....................................35

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共39页

一办公室管理管控制度

为树立和保持公司的良好形象，给全体员工提供一个良好的办公环境，特对

办公室管理管控作如下规定：

1.早上8：30以后公司内严禁吃早餐。

2.管理管控、营销类员工在工作时间内一律外着正装，不得着运动衣、毛

衣、T恤等。正装包括西装、职业装、衬衫；正装不做色彩要求。

技术类员工着装不做严格要求。

3.每一个员工要维持好自己的桌面卫生及地面卫生，下班后个人桌面须保

持整洁，不许摆放任何杂物。

4.不得在办公区域内就餐或吃零食。

5.公司内不许大声喧哗，不得影响他人工作，上班时间不得放音乐。

6.员工间交谈提倡使用普通话。

7.爱护公司配置的电脑、打印机、复印机、办公桌椅。

8.为了维护整体环境的整洁，公司内的墙面不可乱写、乱贴。

9.办公区域内禁止吸烟，在办公区域吸烟一支罚款50元。吸烟区为阳台

有显著标志处。

维持良好的办公环境是每位员工的责任，望全体员工共同遵守以上制度。

第1页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共39页

道“再见”、“明天见”等用语。

6.每个员工都要树立服务意识，尊重他人的工作、生活。进他人办公室要

先敲门，未经人许可，任何人不得随意翻阅或取走他人文件、资料。

7.注意握手礼节，两人以上场合中，应由年长者或上级先伸手，等对方

伸手后再握，并应稍欠身表示尊敬。男士应先等女士伸手后方可与女士握手。

握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。

8.商务活动中时刻注意自己的言谈、举止，保持良好的坐姿站势。在公

共场所不应双臂交叉、翘腿抖脚等不雅之举与人交谈，应做到语调温和，用词

准确礼貌，不可粗声大噪、手舞足蹈。

9.外出乘车，下级应坐在司机右侧，后上先下。行走时应落后领导半步至

一步，遇领导迎面而来时应主动让路。

10.在允许吸烟场合而有女士时，应先征求女士意见，同意后方可吸烟。

11.不得酗酒，特殊情况应先征得领导同意后方可喝酒。

12.随时保持本岗位所辖范围的清洁卫生。

13.妥善保管办公用品，桌面物品摆放整齐有序，下班前必须将所有文稿

放置妥当防止遗失、泄密。

14.注意防火、防盗，发现事故隐患或异常情况立即报行政部处理，消除隐

患。

15.不得随便动用消防器材，主动学习使用消防器材，了解一般灭火知识。

16.不得将亲友或无关人员带入工作场所。

17.发现形迹可疑或不明身份的人及时报行政部。

18.保持办公室内整洁。每天清理一次办公桌面，每周五下午4：30至5：

第3页共39页

编号：

时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共39页

00彻底清扫一次卫生。

第4页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第5页共39页

三保密制度

一.总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，使公司能够长期、稳定、高效地发

展，特制定本制度。

第二条公司秘密是指一切关系公司安全和利益，在一定时间内只限一定范

围内的人员知悉的事项。

第三条公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任。

第四条公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。

第五条对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门

或员工实行奖励。

二.保密范围和密级确定

第六条公司秘密的范围包括：

（一）公司经营、发展战略中的秘密事项。

（二）公司就经营发展作出的重大决策中的秘密义务的事项。

（三）公司内部掌握的合问合约、协议、意向书及可行性报告、主要会议记

录

（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。

（六）公司员工人事档案、工资收入及资料。

第5页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第6页共39页

(七)公司其他应当保密的事项。

第七条公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

1.绝密是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的

损害；

2.机密是公司重要的秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；

3.秘密是公司一般的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。

第八条公司秘密的合适的内容：

1.绝密：与本公司生存、发展、经营、人事有重大利益关系的事项，

包括：

(1)公司股份构成、策划合适的方案、成本、利润率、投资情况等直

接影响公司权益的重要文件资料。

(2)总体发展战略、营销策略、商务谈判的相关材料、正式商务合同合

约和协议书。

(3)公司其他重大决策等。

2.机密：与本公司生存、发展、经营、人事有重要利益关系的事项，

包括：

(1)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

(2)公司重要会议记录。

(3)尚未确定的公司重要人事调整及安排情况。

(4)公司的经营情况等。

3.秘密：与本公司生存、发展、经营、人事有较大利益关系的事项，

包括:

第6页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第7页共39页

（1）公司人事档案、合同合约、协议。

（2）员工工资收入。

（3）尚未进入市场或尚未公开的各类信息等。

第九条各密级合适的内容知晓范围

1.绝密级董事会成员、监事会成员及与绝密合适的内容有直接关系

的工作人员。

2.机密级公司主管（经理）以上管理管控人员，与机密合适的内容

有直接关系的工作人员。

3.秘密级公司部门负责人以上管理管控人员，与秘密合适的内容有

直接关系的工作人员。

第十条属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度第七条、第八条的规定标

明密级，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。

三.保密措施

第十一条保密工作在董事会直接领导下，由总裁实施，制定相应制度、规

定、对保密工作进行检查、督导、具体核实。

第十二条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、

复制、摘抄、保存和销毁,由总裁办公室或主管总监委托专人执行。

第十三条对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：

（一）未经总裁或主管总监批准，不得复制和摘抄；

（二）收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施；

（三）在设备完善的保险装置中保存。

第十四条属于公司秘密的设备或者产品的研制、生产、运输、使用、保存、维

第7页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第8页共39页

修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采用相应的保密措施。

第十五条在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总裁批准。

第十六条具有属于公司秘密合适的内容的会议和其他活动，主办部门应采取

下列保

密措施：

（一）选择具备保密条件的会议场所；

（二）根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议

的人员予以指定；

（三）依照保密规定使用会议设备和管理管控会议文件；

（四）确定会议合适的内容是否传达及传达范围。

第十七条不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司

秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十八条公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采

取补救措施并及时报告总裁；总裁接到报告，应立即作出处理。

四.责任与处罚

第十九条公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报。

第二十条出现下列情况之一者，给予警告，并扣发工资（）元以上（）

元以下；

（一）违反本制度第十二条、第十四条、第十五条、第十六条、第十七条规定

的秘密合适的内容的；

（二）已泄露公司秘密但采取补救措施的。

第二十一条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失:

第8页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第9页共39页

（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

（二）违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的;

（三）利用职权强制他人违反保密规定的。

第9页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第10页共39页

四内部印章使用管理管控制度

第一章总则

第一条目的

为加强对公司印章的制发、改正与废止、使用及管理管控，特制订本制度。

第二条公司印章的定义

本制度中的印章是指在公司或管理管控的文件、凭证文书等与公司权利义

务相关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印

章。在盖公司印章时使用含公司名称、部门名称及签名人的橡皮图章，不得在

本制度所指印章之内。

第二章亥!!制、改制与废止

第三条提起议案者

公司印章的刻制、改制与废止议案由行政部负责人提出。

第四条手续

行政部负责人必须在提出的议案中将新旧公司的印章种类、名称、形式、

使用范围及管理管控权限加以说明。

第五条刻印与改刻

公司印章的刻制由行政部负责人负责，同时，需要更换或废止的印章应由

第八条的各管理管控人迅速将旧印章交还行政部。

第六条废止印章的保管年限

除特别需要，由行政部将废止印章保存三年，然后在征求原使用者的意见

第10页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第11页共39页

后再行处理。

第七条失散、损毁、被盗

公司印章在遇到失散、损毁、被盗的情况时，各管理管控者应迅速向行政

部负责人递交说明情况的报告书，行政部负责人根据情况依照本章各条规定的

手续处理。

第三章用印手续

第八条盖章审批

公章的使用依据以下手续进行：

（一）公司及高级职员名章

使用公司或高级职员名章时应填写“公司印章申请单”，写明申请事项，征

得部门经理后连同需盖章文件一并交印章管理管控人。

（二）部门章

使用部门印章时应填写“公司印章申请单”，填写用印理由，然后送交部门

经理获认可后，连同用印文件一并交印章管理管控人。

第九条公司印章使用人

公司印章原则上由印章管理管控人（行政部经理）或文件处理人掌握，印

章使用人必须严格控制用印范围，仔细检杳用印申请单上是否有批准人的印章。

第十条用印手续的简化

常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系后，有文

字证明者可省去填写申请单的手续。

最后，印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表，以备查考。

第四章用印要领

第11页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第12页共39页

第十一条用印原则

公司印章的用印按照以下原则进行。

（一）公司、部门名章，分别用于以各自名义行文时工

（二）职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。

第十二条用印方法

公司印章的用印方法有以下几条：

（一）公司印章应盖在文件下面。

（二）盖印文件必要时应盖骑缝印。

（三）公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外，一

般参照以下规定进行。

1.公司名称章

名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，但公司名章与职务名章并用

时应盖在名称中间或竖写名称的下方。

2.职务名章

盖在职务名称的右下方。如竖式书写应盖于下方。

（四）盖公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

（五）张数较多，须盖章的材料，在得到总裁的批准后，可采取印刷方

式。

第12页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第13页共39页

五办公物品管理管控制度

第一条为使公司办公物品管理管控工作规范化，结合公司实际情况，特制

订本制度。

第二条办公物资的采购及发放原则：保证供应、方便工作、节省开支。

第三条采购需从实际需要出发，严格按照预算执行。员工使用办公用品和

设备时要珍惜爱护，杜绝破坏和浪费。

第四条本制度所指办公物资包括：

1.文具、纸张等文案用品；

2.办公桌椅、档案柜等家俱器具；

3.话机、传真成、计算机、打印机等办公机具设备；

4.电扇、空调等家电设备等。

第五条各部门所需的办公物资要统筹相关计戈IJ,纳入年度预算相关计划当

中，经批准后，按月制订具体相关计划。

第六条办公物资的采购及发放实行集中管理管控，由行政部负责，具体细

则如下：

（一）办公物资的月度采购。

各部门负责人根据批准的月度费用预算，结合本部门的实际需要，填写“月

度采购申请单”，将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚，并于每月28日

第13页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第14页共39页

前报至行政部，行政部审查是否在预算之内。如在预算外，行政部要求各部门

重新填单，如在预算内，行政部签署意见后，报公司总监批准。

（二）办公物资的临时采购。

各部门因临时或预算外需要而申请采购时，应填写“采购申请单”，经本部

门负责人签准，报行政部预审，然后报公司总监审批。

第七条行政部预留1000元作为采购备用金，用于行政采购。备用金由行

政部负责人保管，行政购物由公司行政总监审批。

第七条物资管理管控员（可兼职）负责办理采购物资的验收入库手续，并

搞好库房管理管控。

（一）采购员在办理入库手续时，物资管理管控员应根据“采购申请单”

进行认真核对，仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求，

如不符合要求，有权拒绝入库并督办办理退货。如果符合要求，应

填写“入库单”（本单一式三联，一联物资管理管控员留存，一联

交财务部，一联留存于行政部），办理入库手续，并登记库存数量

帐。

（二）物资管理管控员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁，要

做到

“八防四检”：

1.八防：防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。

2.四检：

上班必须检查门锁有无异常，物品有无丢失。

下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。

第14页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第15页共39页

检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

（一）物资管理管控员应合理有效地使用储藏室（柜），分门别类码放物品，

保证出入方便、整齐有序。

（二）物资管理管控员应严格遵守物资保管工作纪律。物资保管工作纪律

合适的内容如下：

1.严禁在储藏室内（或储藏柜附近）吸烟、动用明火。

2.严禁无关人员进入储藏室。

3.严禁在储藏室堆放杂物。

4.严禁在储藏室内存放私人物品。

5.严禁私领、私分储藏室物品。

6.严禁随意挪动储藏室的消防器材。

7.严禁在储藏室内私拉乱接电源电线。

（三）物资管理管控员对库存物资要经常盘点，做到日清月结。发现盈余、

短少、残损必须查明原因，分清责任，写出书面报告，呈报行政部。

第八条各部门要指定专人负责办公物资的领用、内部发放及统计工作，需

要时负责同行政部核对。

领用时由指定专人填写“物品领用单”（本的一式三联，一联领用部门存根，

一联物资管理管控员留存，一联报行政部）。

物资管理管控员要认真核对“物品领用单”所列相关项目和审批手续，准

确无误办理发放，并登记库存数量帐。

每月最末一日填写“月度库存报表”（本表一式两份，一份自存，一份报行

政部），同时按部门别汇总统计各部门本月办公物资的领用情况，编制“月度办

第15页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第16页共39页

公物资领用汇总表”（本表一式两份，一份自存，一份报行政部）。

行政部根据物资管理管控员上报的“月度办公物资领用汇总表”审核各部门

的办公物资领用是否超出了预算，视情况采取相应的措施。

第九条凡纯属人为原因致使办公用具、设备损坏的，如责任人清楚，视情

况由责任人赔偿修理费的70%-100%,造成报废或丢失的视情况由责任人赔偿原

值的70%-100%o如责任人不清，由该部门负责人承担赔偿额的50%,保管人承

担另50%o

对有意破坏者，除全额赔偿外，并依据情况予以处罚。

第十条本规定由行政部制订、解释和监督执行，报公司总监批准后自公布

之日起施行。

第16页共39页

编号：

时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第17页共39页

六文书管理管控制度

第一章总则

第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理管控工作的

效率，特制定本制度。

第二条文书包括：业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同合

约书、专利许可证书、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书与公文。

第三条全部文书归公司所有并收藏、任何个人不得私自占有。

第四条必须严格保守文书的秘密。

第五条文书按下列要点处置或办理：

1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文

书”的形式进行。所有文书的处置都必须以准确与迅速为原则，必须明确责任。

2.即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书

形式记录下来。

第六条文书的收发、领取与寄送，原则上由行政部负责。

第二章文书的发放

第17页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第18页共39页

第七条到达文书全部由行政部接收，并按下列要点处置：

1.一般文书予以启封，分送各部门。

2.私人文书不必开启，直接送收信人。

3.分送各部门的文书若有差错，必须立即退回行政部。

第三章文书的处理

第八条文书按机密程度可分为以下几类：

1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄露合适的内容的文书。

2.机密。指次重要并且所涉及合适的内容不能向公司内外无关人员透露的

文书。

3.秘密。指不宜向公司以外人员透露合适的内容的文书。

4.普通。指非秘密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当

别论。

5.传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。

第九条普通文书的处理原则：

1.由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及

其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。

2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级

指使办理。

3.各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。

第十条带密级文书的处理原则：

1.带密级文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2.指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人未竟授权,

第18页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第19页共39页

不得擅自启封。如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不接受本条规定

的约束。

第十一条文书的阅览原则：

1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如果有必要,

可在文书的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。

2.有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿。按“传阅登记

簿”规定栏目填写，并最终交还行政部相关负责人。

第十二条与各部门有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书

的主管部门出面进行协商，如果不能协商一致，上报或请示上级领导，由上级

裁决。

第四章请示审批

第十三条请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，

都必须经请示，获得总裁审查、裁决和公文批复之后，方能执行。特殊情况下

需董事长审批通过后方可执行。

第十四条须请示审批事项如下：

1.职务及重要人事安排；

2.各种制度性规定的变更；

3.重要契约的缔结、解除与变更；

4.诉讼行为；

5.与政府机构有关的各种重要的请求回执、申请等等；

6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让；

7.大额馈送、谢礼、以及宣传广告费用的开支；

第19页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第20页共39页

8.分支机构的增减与升降；

9.预算与决算事宜；

10.借款与贷款，以及借贷银行的开设和变更；

11.重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让或廉价出售；

12.定期或不定期刊物发刊、修改与废除，以及费用开支的修订；

13.有关公司经营的重要相关计划与企划；

14.其他上述未涉及的重要事项。

第十五条对请示审批的提案文书必须进行仔细斟酌，以便能顺利实施。

第十六条请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。

如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快书写请示提案文

书上报。

第十七条请示提案文书的合适的内容包括标题、正文、理由、说明和附

录。提案文书应一式多份，分送有关部门如业务部门、总务部门和财务部门等。

第十八条请示提案文书必须编号，注明起草者或请示者，所属分支机构

及部门，并签名盖章。

第十九条请示审批合适的内容一旦被上级认可并作出决定，则以请示提

案书（副本）替代批复返回，并请示部门予以执行。

第二十条请示提案原本由行政部保管。

第五章文书的整理与保存

第二十一条文书按合适的内容进行整理后，分为两类保管，一类是尚未

完结的文书，一类是可以归档的文书。

第二十二条全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编

第20页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第21页共39页

号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

第二十三条制度规定、不动产权利书、合同合约书、往来公文与特许专

利等特别重要的文书，由行政部填写“重要文书目录”后，予以保存。

第二十四条文书的保存年限如下：

1.永久保存文书，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度

性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股票关系书类；重要的诉讼

关系文本；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的

文书。

2.保存十年文书，包括请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津

贴有关文书，财务会计帐簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要

文书。

3,保存五年文书，指不需要保存十年的次重要文书。

4.保存一年文书，指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则

由所在部门主管负责确定保存年限。

第二十五条所有重要的带密级文书，一律存放在保险柜或带锁的文件柜

中。

第二十六条保存期满以及没必要继续保存的，经主管决定，填写废除理

由和日期后，予以销毁。机要文书以焚烧或碎纸机销毁。

第二十七条如果职务或部门划分发生变更，或者作出调整，则必须在有

关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更调整后的结果。

第二十八条必须做好重要文件的借阅登记工作，并注明归还日期。

第二十九条本制度难以执行时，须与行政部联系，由行政部相关负责人

第21页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第22页共39页

作出裁定。

第三十条本制度自颁布之日起实施。

第22页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第23页共39页

七档案管理管控制度

为加强公司文书档案、声像档案资料的管理管控工作，保证文书档案、声

像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定：

（一）立卷归档

1.立卷归档的职责

（1）公司各部门均为立卷归档部门。公司行政部负责公司的立卷归档工

作，各部门、各员工均要严格执行立卷归档制度，应归档的文件材料要妥善保

存、及时归档编号、任何人不得以任何理由拒绝归档。

（2）行政部经理和各部门应指定专人负责办理立卷归档工作。

2.立卷归档的范围

（1）重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲

话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等；

（2）公司的各种规章制度、实施细则；

（3）上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规

定、相关计划等文件资料；

（4）公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；

（5）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、

录像等；

（6）公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总

第23页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第24页共39页

结;

（7）公司内部的各种工作相关计划、总结、报告、请示、批复、统计报

表、重要工作记录（表单）及工作简报;

（8）公司与有关单位签订的合同合约、协议书等文件资料；

（9）公司管理管控人员任免的文件资料；

（10）关于员工奖励、处分的文件资料；

（11）本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料；

（12）公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料；

（13）反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、

图纸、信息、市场营销资料等。

3.平时归卷

（1）各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材

料，由专（兼）职档案员集中统一保管。

（2）各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件

材料归卷使用的“案卷类目:“案卷类目”的条约条款必须简明确切，并编上

条约条款号。

（3）公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，

收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案员归卷。

（4）专（兼）职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”

条约条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记薄上注明。

4.立卷归档的基本要求

（1）各立卷单位应使用本单位统一格式的档案袋装订档案。

第"页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第25页共39页

（2）文件应按不同年份进行立卷。

（3）立卷时应根据文件形式的客观规律和经营活动特点，依照同类合并

的原则进行归档，将一组具有有关联系的文件材料组成一个卷。

（4）有密切关联的文件不可分散。

（二）档案的调用

1.公司员工应严格执行借阅管理管控制度，履行借阅手续。

2.员工调用本部门的档案，应征得本部门经理同意。

3.调用公司档案，应提出申请，并经得公司行政部经理同意，方可

调用。

4.调用的档案，一般不得带离公司，公司档案被借出办公室时，借

用人须在档案登记本上登记，借阅档案三日内归还，如需继续借阅，必须在登

记本上签字后，方可继续借阅。

5.凡属绝密、矶密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作

需要必须经主管领导批准方可查阅。

6.严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。

7.丢失资料者，应及时书面通知行政部负责人，以便采取相应的补

救措施。

8.销毁过期档案，应由部门经理审批后方可销毁。

9.凡借出的图纸、资料，不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。

10.凡调离本公司职工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。

（三）档案管理管控

1.凡需永久和长期保存的档案，应使用专柜集中存放，妥善保管。

第25页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第26页共39页

2.存放永久和长期档案的专柜，由行政部指定专人管理管控。

3.各部门如需永久和长期保存的档案移交给档案管理管控部门或放于

档案库内，应办理档案移交手续，并由经办人员在移交单上签名。

4.档案管理管控人员对集中保管的档案要进行登记编号和编制目录以

便查阅，查阅重要带密级档案需经有关领导批准。

第26页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第27页共39页

八公司例会管理管控制度

第一条公司管理管控人员例会每周举行一次，由总裁主持，总监及各部

门经理级人员参加。

第二条会议主要合适的内容为：

1.总裁传达董事会、总裁办公室精神。

2.各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总裁或其他部门协调解决

的问题。

3.由总裁对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置

和安排。

4.其他需要解决的问题。

第三条与会者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留

意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

第四条严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不

得私自泄露会议合适的内容，影响决议实施。

第五条各部门经理主持召开本部门例会。每月不得少于2次。

第六条部门例会主要合适的内容为：

1.听取部门内部各岗位工作情况汇报，协调解决工作中出现的问题。

2.研究制定本部门工作相关计划及考核措施。

3.传达公司整体工作相关计划、各级会议精神及工作要求，反应员工工作

建议。

4.其他需要在部门列会上解决的问题。

第27页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第28页共39页

九出差管理管控制度

（详见公司财务制度）

十图书管理管控规定

公司购置图书的目的，是为了使公司逐渐形成一种围绕管理管控、经营业

务等方面开展学习和研究的风气，进而提高员工的业务素质，同时为员工查阅

资料提供方便。为了使图书管理管控有序化，特制定此规定。

I.公司图书由行政部指定专人负责保管、整理。

2.各部门如需要购买图书或杂志，须填写《图书订购单》，注明申请所购

图书的书名，册数，金额，经总裁批准后方可进行购买，行政部负责人对购买

图书的各个环节进行控制和检查。

3.公司采购的图书，统一由图书管理管控员按图书管理管控卡要求进行登

记，注明购入时间、购书部门、图书名称、作者姓名、出版社名称、出版年月、

价格等必要的相关项目。

4.每册图书都必须附上借阅卡及装卡纸袋，并将装卡纸袋贴在封底的内侧。

5.公司采购的图书，应在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两、

三处，加盖公司印章，然后入库保存。

6.行政部必须每半年整理出一份图书总目录，提供给各部门，并且按月把

新进图书情况通知各部门。

第28页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第29页共39页

7.公司图书原则上只借给本公司员工。部门或员工借阅图书，需到图书保

管员处登记。

8.各部门与员工对所借阅的书籍，应给予珍惜爱护。借出的书刊若有损坏

或丢失，应按原价的双倍进行赔偿，市场上已买不到的书刊应按原价的三倍进

行赔偿。

第29页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第30页共39页

十一电话管理管控制度

为使本公司电话管理管控有序化，特制订本制度：

一.电话管理管控原则：使电话发挥最大效力并节省话费。

二.电话由行政部统一管理管控，各部门主管负责监督与控制使用。

三.电话使用规范：

1.非业务电话每次通话时间以三分钟为限。通话时应简明扼要，以免耗

时占线、费资金。

2.使用前应对通话合适的内容稍加构思或拟出提纲。

3.通话时使用礼貌用语，体现公司员工良好的文化素质和精神风貌。

四.长途电话使用规范：

1.长途电话限部门主管以上人员使用。

2.其他人员使用长途电话需先经部门主管批准。

3.禁止因私拨打长途电话。

五.违反电话管理管控制度，将视情况轻重给予批评或处分。

第30页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第31页共39页

十二公司用车管理管控制度

一、车辆管理管控制度

第一条为加强本公司车辆的保管及有效运用，特制定本规定。

第二条本制度所指车辆系指公司的行政办公用车。

第三条本公司的办公用车由行政部管理管控。

第四条车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保

养，确保行车安全。

第五条车辆的有关证件及保险资料统一由行政部保管，按车建立资料、

费用档案。

第六条车辆发生故障，应立即停止使用，并立即进行修理。

第七条用车部门在用车前须填写“派车单”，经部门经理签字后交行政

部负责人审批调派。行政部负责人依重要性顺序派车，不按规定办理申请者，

不得派车。

第八条车辆行前须进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守

交通规则，若有违规罚款，由驾驶员负担。

第九条公司用车应设置车辆行驶记录表，并在使用前应核对车辆里程表

与记录表上前一次用车的记载是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、

用途等。

第31页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第32页共39页

第十条公司用车应设置车辆使用表，由公司会计于每次加油及修养时记

录，以了解车辆受控状况。每月初连同行驶记录表一并转行政部稽核。

第十一条节假日或业余时间车辆的使用应呈请行政部负责人核准后方可

调派。

第十二条车辆日作任务结束后和节假日应停放在公司指定场所，并将车

门锁妥。

二、司机管理管控规定

第一条公司司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理管控条例》及

有关交通安全管理管控的规章规则，安全驾车。并应遵守本公司其他相关的规

章制度。

第二条司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的

主要机件。每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修，确保车辆正常行驶。

第三条司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆的清洁

（包括车内和车外的清洁）。

第四条出车前，要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正

常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油

不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。

第五条司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报

告行政部负责人，并提出具体的维修意见（包括维修相关项目和大致需要的经费

等）。未经批准，不许私自将车辆送厂维修。

第六条出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位

置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁,

第32页共39页

编号：

时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第33页共39页

防止车辆被盗。

第七条司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一

定保证证件齐全。

第八条晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。

第九条司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车（包括

高速、紧跟、争道、赛车等）。

第十条司机因故意违章或证件不全被罚款的，费用不予报销。违章造成

后果由当事人负责。

第十一条公司员工乘车时在车内不准吸烟。公司外的客人在车内吸烟时,

可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。

第十二条司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，

除非客人主动搭话，不准随便插嘴。

第十三条上班时间内司机未被派出车的，应随时在公司等候出车。有要

事确需离开公司时，要告知行政部负责人去向和所需时间，经批准后方可离开;