采购流程审计规定

采购流程审计规定一、总则

采购流程审计是确保采购活动合规性、有效性和经济性的重要手段。通过系统性的审计，可以识别和纠正采购过程中的风险，提高采购效率，保障组织利益。

（一）审计目的

1.确认采购流程符合内部管理制度和外部相关标准。

2.评估采购决策的合理性及执行的有效性。

3.发现采购过程中的潜在风险，提出改进建议。

4.保障采购资源的合理配置和使用。

（二）适用范围

本规定适用于组织内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、技术采购等。所有参与采购流程的部门和人员均需遵守本规定。

二、审计职责

（一）审计部门职责

1.制定年度审计计划，明确审计重点和范围。

2.组织实施采购流程审计，收集并分析相关数据。

3.编制审计报告，提出改进措施。

4.跟踪审计建议的落实情况。

（二）采购部门职责

1.提供真实的采购流程资料，配合审计工作。

2.对审计发现的问题进行整改，并反馈整改结果。

3.完善采购管理制度，防范类似问题再次发生。

三、审计流程

（一）审计准备阶段

1.确定审计对象和范围，制定详细的审计方案。

2.收集采购合同、审批记录、供应商信息等关键资料。

3.评估采购流程的关键控制点，设计审计程序。

（二）审计实施阶段

1.检查采购申请的合规性，核对需求与预算的一致性。

2.审查供应商选择过程的公平性和透明度，包括招标文件、评标记录等。

3.核对采购合同条款，确保价格、质量、交货期等要素符合要求。

4.抽查采购订单执行情况，验证实际交付与合同约定的匹配度。

（三）审计报告阶段

1.整理审计发现，区分一般问题与重大问题。

2.编制审计报告，明确问题性质、风险等级及整改建议。

3.与采购部门沟通审计结果，确认整改计划。

四、审计要点

（一）采购申请与审批

1.检查采购申请是否经过必要的审批流程。

2.核对申请内容与实际需求的一致性。

3.评估审批权限的合理性，是否存在越权审批情况。

（二）供应商管理

1.审查供应商准入标准的完整性，包括资质审核、业绩评估等。

2.检查供应商信息的更新频率，确保持续有效性。

3.评估供应商绩效评估体系的科学性，例如采用评分卡方法。

（三）采购执行与验收

1.核对采购订单与实际交付的匹配性，是否存在数量差异。

2.审查验收流程的规范性，包括抽样检验、质量确认等。

3.评估验收记录的完整性，确保问题能够及时反馈。

五、持续改进

（一）整改落实

1.采购部门需在规定期限内完成整改，并提交整改报告。

2.审计部门跟踪整改效果，必要时进行二次验证。

（二）制度优化

1.根据审计发现，修订采购管理制度，完善控制措施。

2.定期开展内部培训，提升采购人员的合规意识。

（三）绩效评估

1.将审计结果纳入部门绩效考核，强化责任落实。

2.建立审计结果数据库，分析趋势，预防风险。

一、总则

采购流程审计是确保采购活动合规性、有效性和经济性的重要手段。通过系统性的审计，可以识别和纠正采购过程中的风险，提高采购效率，保障组织利益。本规定旨在明确采购流程审计的目标、职责、流程和要点，为组织内各项采购活动的审计提供依据。

（一）审计目的

1.确认合规性：评估采购流程是否符合组织内部管理制度以及相关行业标准和最佳实践。审计人员将检查采购活动是否遵循了既定的政策、程序和授权规定，例如采购申请的提交、审批流程、供应商的选择标准、合同签订、验收流程等是否符合内部文件要求。

操作要点：对比采购活动与《采购管理办法》、《供应商管理手册》等内部制度的符合性，检查审批记录的完整性和审批权限的适当性。

2.评估有效性：评价采购流程的实际运行效果，包括采购效率、成本控制、质量保证等方面。审计旨在确认采购流程是否能够有效支持业务需求，是否能够以合理的成本获得满足质量要求的商品或服务。

操作要点：分析采购周期、采购成本、商品质量合格率等关键绩效指标（KPI），与预算或行业标准进行比较，评估是否存在不必要的延误或成本超支。

3.发现潜在风险：识别采购过程中存在的各种风险，包括操作风险、财务风险、合规风险等。审计人员将关注可能导致资源浪费、资产损失、声誉损害或违反相关要求的风险点，并提出改进建议。

操作要点：采用风险矩阵等方法，对采购流程中的关键环节进行风险识别和评估，例如供应商违约风险、价格波动风险、质量不达标风险、舞弊风险等。

4.提升资源效益：确保采购资源的合理配置和使用，最大化组织利益。审计将关注采购决策的科学性、采购过程的透明度以及采购结果的经济性，推动采购活动更加高效、透明和有价值。

操作要点：分析采购决策的数据支持情况，评估采购过程的竞争性，检查采购结果与预期目标的达成程度。

（二）适用范围

本规定适用于组织内所有类型的采购活动，包括但不限于：

(1)物资采购：如原材料、办公用品、固定资产等有形资产的采购。

(2)服务采购：如咨询、维修、培训、物流、IT服务等无形资产的采购。

(3)技术采购：如软件开发、系统集成、设备租赁等技术解决方案的采购。

(4)外包采购：如将部分业务流程或生产活动委托给外部供应商。

所有参与采购流程的部门和人员，包括采购部门、需求部门、财务部门、质量部门、法务部门以及最终用户等，均需遵守本规定中与其职责相关的要求。审计范围可根据年度审计计划进行调整，重点关注高风险领域或新出现的采购模式。

二、审计职责

（一）审计部门职责

1.计划与组织：

(1)每年第一季度，根据组织战略目标和资源状况，以及上一年度审计结果，编制年度审计计划，明确审计对象、范围、方法、时间安排和人员分工。

(2)成立审计小组，根据审计任务进行人员调配，并对审计小组成员进行必要的培训，确保其具备执行审计任务所需的技能和知识。

(3)在执行审计前，与被审计部门沟通审计计划，说明审计目的和范围，获取必要的支持和配合。

2.实施与取证：

(1)按照审计计划，收集与采购流程相关的证据，包括但不限于采购申请单、审批记录、招标文件、投标文件、评标记录、采购合同、采购订单、发票、验收单、付款记录、供应商信息卡等。

(2)运用观察、询问、访谈、检查、重新执行等多种审计方法，对采购流程的各个环节进行测试和验证。

(3)记录审计过程，包括审计步骤、发现的问题、获取的证据、与相关人员沟通的情况等，形成审计工作底稿，并妥善保管。

3.报告与沟通：

(1)审计结束后，根据审计发现，编制审计报告。审计报告应包括审计背景、审计目标、审计范围、审计程序、主要发现、风险评估、整改建议等内容。

(2)审计报告初稿完成后，应与被审计部门进行沟通，听取其意见，并对报告内容进行必要的调整和完善。

(3)向组织管理层提交审计报告，抄送相关职能部门负责人。

4.跟踪与评估：

(1)建立审计问题跟踪机制，对审计报告中提出的整改建议进行跟踪，督促被审计部门制定整改计划，并按时完成整改。

(2)对被审计部门的整改效果进行评估，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

(3)定期评估审计工作的有效性，总结经验教训，不断改进审计方法和流程。

（二）采购部门职责

1.信息提供：

(1)及时、准确、完整地向审计部门提供与采购流程相关的资料和信息，包括采购计划、采购文件、采购合同、采购订单、验收记录、付款记录等。

(2)指定专人负责与审计部门的沟通，协调审计工作，解答审计人员的疑问。

2.问题整改：

(1)认真研究审计报告中提出的问题和建议，制定具体的整改措施，明确整改责任人、整改时限和整改目标。

(2)按时报送整改计划，并在整改完成后报送整改报告，附上整改前后对比的资料，例如改进的制度文件、流程图、培训记录等。

3.制度完善：

(1)根据审计发现的问题，评估现有采购管理制度的有效性，必要时进行修订和完善。

(2)加强采购人员的培训，提高其合规意识和专业技能，例如组织学习《采购管理办法》、供应商管理技巧、合同管理知识等。

4.协作配合：

(1)积极配合审计部门的审计工作，为审计人员提供必要的支持和便利。

(2)对审计人员提出的合理化建议，应认真研究并积极采纳。

（三）其他相关部门职责

1.需求部门：负责提供真实的物资或服务需求，参与采购过程中的技术交流和验收工作，并对采购结果负责。

2.财务部门：负责采购相关的付款审核和支付工作，确保付款流程的合规性和准确性。

3.质量部门：负责制定采购物资或服务的质量标准，参与供应商的质量评估和采购产品的验收工作。

4.法务部门：负责提供采购合同的法律审核支持，协助处理采购过程中的法律事务。

各部门应积极配合审计部门的审计工作，提供必要的资料和信息，并对审计发现的问题进行整改。各部门负责人应对本部门在采购流程中的合规性负责。

三、审计流程

（一）审计准备阶段

1.确定审计对象和范围：

(1)审计部门根据年度审计计划，确定本年度的审计对象，例如某个具体的采购项目、某个采购流程的环节、某个供应商等。

(2)明确审计范围，即审计工作涉及的具体内容、时间跨度和业务领域。例如，审计范围可以是2023年1月至2023年12月期间所有办公用品的采购流程。

(3)编制审计方案，详细说明审计目标、审计范围、审计方法、审计步骤、时间安排、人员分工等。

2.收集资料和了解流程：

(1)收集与审计对象相关的资料，包括采购管理制度、采购计划、采购文件、采购合同、采购订单、验收单、付款记录等。

(2)通过访谈、观察、查阅资料等方式，了解被审计部门的采购流程，包括采购申请、审批、供应商选择、合同签订、采购执行、验收、付款等各个环节的操作方法和控制措施。

(3)评估现有采购流程的文档化程度，检查相关制度的完整性和有效性。

3.设计审计程序：

(1)根据审计目标和审计范围，设计具体的审计程序，例如抽样测试、穿行测试、访谈、观察等。

(2)明确每个审计程序的目的、步骤、测试样本量、测试方法等。

(3)确保审计程序能够有效识别和评估采购流程中的风险，并获取充分、适当的审计证据。

4.编制审计计划：

(1)将审计方案中的内容进一步细化，形成详细的审计计划，包括审计时间表、审计人员安排、审计资源需求、沟通计划等。

(2)审计计划应提交审计部门负责人审核批准。

(3)将审计计划告知被审计部门，并与被审计部门确认计划的可行性。

（二）审计实施阶段

1.采购申请与审批环节审计：

(1)检查采购申请的合规性：核对采购申请单是否填写完整、准确，是否符合组织内部管理制度的要求。例如，检查采购申请单是否注明了物资或服务的名称、规格、数量、用途、预算代码等信息，是否经过正确的审批流程。

(2)核对需求与预算的一致性：检查采购申请中的需求是否与实际业务需求相符，是否在预算范围内。例如，检查采购申请单是否与需求部门的申请报告一致，是否与财务部门的预算安排相符。

(3)评估审批权限的合理性：检查采购申请是否经过适当的审批人员审批，审批权限是否符合组织内部管理制度的规定。例如，检查小额采购是否由指定人员审批，大额采购是否经过多人审批或管理层审批。

2.供应商管理环节审计：

(1)审查供应商准入标准的完整性：检查供应商准入标准是否全面、合理，是否涵盖了供应商的资质、能力、信誉、价格等方面的要求。例如，检查供应商准入标准是否包括供应商的营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等资质要求，是否包括供应商的业绩、财务状况、信誉评价等能力要求。

(2)检查供应商信息的更新频率：检查供应商信息库是否定期更新，是否及时淘汰不合格的供应商。例如，检查供应商信息库中供应商的资质、业绩、信誉等信息是否每年更新一次，是否及时删除了被列入黑名单的供应商。

(3)评估供应商绩效评估体系的科学性：检查供应商绩效评估指标是否合理，评估方法是否科学，评估结果是否得到有效利用。例如，可以采用评分卡的方法，对供应商的交货及时率、产品合格率、价格竞争力、服务态度等进行量化评估，并根据评估结果对供应商进行分级管理。

3.采购执行与验收环节审计：

(1)核对采购订单与实际交付的匹配性：检查采购订单与供应商的实际交付是否一致，是否存在数量差异、质量差异等问题。例如，检查采购订单上的数量、规格、型号等是否与供应商发货单、送货单上的信息一致。

(2)审查验收流程的规范性：检查验收流程是否按照组织内部管理制度执行，验收标准是否明确，验收记录是否完整。例如，检查验收流程是否包括抽样检验、外观检查、性能测试等环节，验收记录是否详细记录了验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等信息。

(3)评估验收记录的完整性：检查验收记录是否完整、准确，是否存在漏验、错验等问题。例如，检查验收记录是否对所有到货物资都进行了记录，是否对验收过程中发现的问题都进行了记录，并采取了相应的措施。

4.采购记录与付款环节审计：

(1)检查采购记录的完整性：检查采购订单、发票、验收单、付款记录等是否齐全，是否能够相互印证。例如，检查采购订单是否与发票、验收单、付款记录上的信息一致。

(2)核对发票与采购订单的匹配性：检查发票上的商品或服务信息是否与采购订单一致，是否存在虚假发票、重复报销等问题。例如，检查发票上的商品名称、规格、数量、单价、金额等是否与采购订单上的信息一致。

(3)评估付款流程的合规性：检查付款流程是否按照组织内部管理制度执行，是否存在违规付款、逾期付款等问题。例如，检查付款申请是否经过正确的审批流程，付款时间是否在合同约定的付款期限内。

（三）审计报告阶段

1.整理审计发现：

(1)审计小组在审计实施阶段结束后，应召开内部会议，讨论审计发现的问题，分析问题的原因，评估问题的风险等级。

(2)将审计发现的问题进行分类，例如一般问题、重要问题、重大问题等。

(3)对每个问题，都应描述问题的性质、发生的时间、发生的频率、涉及的范围、产生的影响等。

2.编制审计报告：

(1)根据审计发现，编制审计报告。审计报告应包括以下内容：

审计背景：说明审计的目的、范围、时间安排等。

审计目标：列出本次审计的目标，例如评估采购流程的合规性、有效性、经济性等。

审计范围：明确本次审计涉及的具体内容、时间跨度和业务领域。

审计程序：简要介绍本次审计采用的主要方法，例如抽样测试、穿行测试、访谈等。

主要发现：列出本次审计发现的主要问题，并对每个问题进行详细描述，包括问题的性质、发生的时间、发生的频率、涉及的范围、产生的影响等。

风险评估：对每个问题的风险等级进行评估，例如操作风险、财务风险、合规风险等。

整改建议：针对每个问题，提出具体的整改建议，包括整改措施、整改责任人、整改时限等。

审计结论：总结本次审计的主要发现和结论，并对组织的采购管理提出总体评价和建议。

(2)审计报告应使用清晰、简洁、准确的语言，避免使用专业术语或模糊不清的表述。

(3)审计报告应附上审计工作底稿，作为审计证据的支撑。

3.沟通审计结果：

(1)审计报告初稿完成后，审计部门应与被审计部门进行沟通，听取其意见，并对报告内容进行必要的调整和完善。

(2)沟通方式可以采用会议、访谈、邮件等多种形式。

(3)在沟通过程中，应向被审计部门解释审计发现的问题，说明问题的原因和影响，并听取被审计部门的解释和说明。

4.提交审计报告：

(1)审计报告定稿后，审计部门应向组织管理层提交审计报告，抄送相关职能部门负责人。

(2)组织管理层应认真阅读审计报告，并对报告中提出的问题和建议进行重视。

(3)审计部门应建立审计报告的归档制度，将审计报告和相关资料妥善保管。

5.跟踪整改情况：

(1)审计部门应建立审计问题跟踪机制，对审计报告中提出的整改建议进行跟踪，督促被审计部门制定整改计划，并按时完成整改。

(2)跟踪方式可以采用定期检查、不定期抽查、召开会议等多种形式。

(3)在跟踪过程中，应向被审计部门了解整改计划的执行情况，了解整改过程中遇到的问题，并及时提供帮助和支持。

(4)对被审计部门的整改效果进行评估，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

(5)对整改效果不明显的，应再次进行审计，并要求被审计部门进一步整改。

四、审计要点

（一）采购申请与审批

1.采购申请的合规性：

(1)检查采购申请单是否经过适当的审批流程，审批人员是否具有相应的审批权限。

(2)检查采购申请单是否与组织内部管理制度的要求相符，例如是否填写了必要的审批意见、是否注明了采购理由等。

(3)检查是否存在越权审批、虚假审批、重复审批等问题。

2.需求与预算的一致性：

(1)检查采购申请中的需求是否与实际业务需求相符，是否存在不必要的采购或超预算采购。

(2)检查采购申请单是否与需求部门的申请报告一致，是否与财务部门的预算安排相符。

(3)检查是否存在虚假需求、虚假预算等问题。

3.审批权限的合理性：

(1)检查采购申请是否经过适当的审批人员审批，审批权限是否符合组织内部管理制度的规定。

(2)检查小额采购是否由指定人员审批，大额采购是否经过多人审批或管理层审批。

(3)检查是否存在审批流程不规范、审批效率低下等问题。

（二）供应商管理

1.供应商准入标准的完整性：

(1)检查供应商准入标准是否全面、合理，是否涵盖了供应商的资质、能力、信誉、价格等方面的要求。

(2)检查供应商准入标准是否与组织的采购需求相符，是否能够满足组织对商品或服务的质量、价格、交货期等方面的要求。

(3)检查供应商准入标准是否定期更新，是否及时淘汰不合格的供应商。

2.供应商信息的更新频率：

(1)检查供应商信息库是否定期更新，是否及时淘汰不合格的供应商。

(2)检查供应商信息库中供应商的资质、业绩、信誉等信息是否每年更新一次，是否及时删除了被列入黑名单的供应商。

(3)检查供应商信息的更新是否有人负责，更新流程是否规范。

3.供应商绩效评估体系的科学性：

(1)检查供应商绩效评估指标是否合理，评估方法是否科学，评估结果是否得到有效利用。

(2)可以采用评分卡的方法，对供应商的交货及时率、产品合格率、价格竞争力、服务态度等进行量化评估，并根据评估结果对供应商进行分级管理。

(3)检查供应商绩效评估结果是否与供应商的选择、使用、淘汰等决策相关联。

（三）采购执行与验收

1.采购订单与实际交付的匹配性：

(1)检查采购订单与供应商的实际交付是否一致，是否存在数量差异、质量差异等问题。

(2)检查采购订单上的数量、规格、型号等是否与供应商发货单、送货单上的信息一致。

(3)检查是否存在虚假交付、延迟交付等问题。

2.验收流程的规范性：

(1)检查验收流程是否按照组织内部管理制度执行，验收标准是否明确，验收记录是否完整。

(2)检查验收流程是否包括抽样检验、外观检查、性能测试等环节。

(3)检查验收标准是否合理，是否能够满足组织对商品或服务的质量要求。

(4)检查验收记录是否详细记录了验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等信息。

3.验收记录的完整性：

(1)检查验收记录是否完整、准确，是否存在漏验、错验等问题。

(2)检查验收记录是否对所有到货物资都进行了记录，是否对验收过程中发现的问题都进行了记录，并采取了相应的措施。

(3)检查验收记录是否及时归档，是否能够作为后续付款、索赔等依据。

五、持续改进

（一）整改落实

1.制定整改计划：

(1)被审计部门应在收到审计报告后，认真研究审计发现的问题，制定具体的整改计划。

(2)整改计划应包括以下内容：整改目标、整改措施、整改责任人、整改时限、预期效果等。

(3)整改计划应提交部门负责人审核批准。

2.实施整改措施：

(1)被审计部门应按照整改计划，认真落实整改措施，确保整改工作按时完成。

(2)整改过程中，应加强沟通，及时向审计部门汇报整改进度，并及时解决整改过程中遇到的问题。

3.提交整改报告：

(1)整改完成后，被审计部门应提交整改报告，附上整改前后对比的资料，例如改进的制度文件、流程图、培训记录等。

(2)整改报告应提交部门负责人审核批准。

(3)审计部门应审核整改报告，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

4.跟踪整改效果：

(1)审计部门应建立审计问题跟踪机制，对整改情况进行跟踪，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

(2)对整改效果不明显的，应再次进行审计，并要求被审计部门进一步整改。

（二）制度完善

1.评估现有制度：

(1)根据审计发现的问题，评估现有采购管理制度的有效性，必要时进行修订和完善。

(2)评估现有制度是否能够适应组织的业务发展需要，是否能够有效控制采购风险。

2.修订完善制度：

(1)对现有制度进行修订和完善，补充必要的制度条款，删除不必要的制度条款。

(2)修订后的制度应经过组织管理层审批。

(3)修订后的制度应及时发布，并组织相关人员学习。

3.加强制度执行：

(1)加强采购人员的培训，提高其合规意识和专业技能，例如组织学习《采购管理办法》、供应商管理技巧、合同管理知识等。

(2)加强对制度执行情况的监督，确保制度得到有效执行。

（三）绩效评估

1.纳入绩效考核：

(1)将审计结果纳入部门绩效考核，强化责任落实。

(2)绩效考核指标可以包括审计发现问题数量、整改完成率、制度执行情况等。

2.建立数据库：

(1)建立审计结果数据库，记录每次审计的时间、对象、范围、主要发现、整改情况等信息。

(2)定期分析审计结果，总结经验教训，识别持续存在的风险，改进审计工作。

3.持续改进：

(1)定期评估审计工作的有效性，总结经验教训，不断改进审计方法和流程。

(2)关注行业最佳实践，学习其他组织的先进经验，不断提升审计水平。

(3)根据组织的发展变化，及时调整审计计划，确保审计工作能够适应组织的需求。

一、总则

采购流程审计是确保采购活动合规性、有效性和经济性的重要手段。通过系统性的审计，可以识别和纠正采购过程中的风险，提高采购效率，保障组织利益。

（一）审计目的

1.确认采购流程符合内部管理制度和外部相关标准。

2.评估采购决策的合理性及执行的有效性。

3.发现采购过程中的潜在风险，提出改进建议。

4.保障采购资源的合理配置和使用。

（二）适用范围

本规定适用于组织内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、技术采购等。所有参与采购流程的部门和人员均需遵守本规定。

二、审计职责

（一）审计部门职责

1.制定年度审计计划，明确审计重点和范围。

2.组织实施采购流程审计，收集并分析相关数据。

3.编制审计报告，提出改进措施。

4.跟踪审计建议的落实情况。

（二）采购部门职责

1.提供真实的采购流程资料，配合审计工作。

2.对审计发现的问题进行整改，并反馈整改结果。

3.完善采购管理制度，防范类似问题再次发生。

三、审计流程

（一）审计准备阶段

1.确定审计对象和范围，制定详细的审计方案。

2.收集采购合同、审批记录、供应商信息等关键资料。

3.评估采购流程的关键控制点，设计审计程序。

（二）审计实施阶段

1.检查采购申请的合规性，核对需求与预算的一致性。

2.审查供应商选择过程的公平性和透明度，包括招标文件、评标记录等。

3.核对采购合同条款，确保价格、质量、交货期等要素符合要求。

4.抽查采购订单执行情况，验证实际交付与合同约定的匹配度。

（三）审计报告阶段

1.整理审计发现，区分一般问题与重大问题。

2.编制审计报告，明确问题性质、风险等级及整改建议。

3.与采购部门沟通审计结果，确认整改计划。

四、审计要点

（一）采购申请与审批

1.检查采购申请是否经过必要的审批流程。

2.核对申请内容与实际需求的一致性。

3.评估审批权限的合理性，是否存在越权审批情况。

（二）供应商管理

1.审查供应商准入标准的完整性，包括资质审核、业绩评估等。

2.检查供应商信息的更新频率，确保持续有效性。

3.评估供应商绩效评估体系的科学性，例如采用评分卡方法。

（三）采购执行与验收

1.核对采购订单与实际交付的匹配性，是否存在数量差异。

2.审查验收流程的规范性，包括抽样检验、质量确认等。

3.评估验收记录的完整性，确保问题能够及时反馈。

五、持续改进

（一）整改落实

1.采购部门需在规定期限内完成整改，并提交整改报告。

2.审计部门跟踪整改效果，必要时进行二次验证。

（二）制度优化

1.根据审计发现，修订采购管理制度，完善控制措施。

2.定期开展内部培训，提升采购人员的合规意识。

（三）绩效评估

1.将审计结果纳入部门绩效考核，强化责任落实。

2.建立审计结果数据库，分析趋势，预防风险。

一、总则

采购流程审计是确保采购活动合规性、有效性和经济性的重要手段。通过系统性的审计，可以识别和纠正采购过程中的风险，提高采购效率，保障组织利益。本规定旨在明确采购流程审计的目标、职责、流程和要点，为组织内各项采购活动的审计提供依据。

（一）审计目的

1.确认合规性：评估采购流程是否符合组织内部管理制度以及相关行业标准和最佳实践。审计人员将检查采购活动是否遵循了既定的政策、程序和授权规定，例如采购申请的提交、审批流程、供应商的选择标准、合同签订、验收流程等是否符合内部文件要求。

操作要点：对比采购活动与《采购管理办法》、《供应商管理手册》等内部制度的符合性，检查审批记录的完整性和审批权限的适当性。

2.评估有效性：评价采购流程的实际运行效果，包括采购效率、成本控制、质量保证等方面。审计旨在确认采购流程是否能够有效支持业务需求，是否能够以合理的成本获得满足质量要求的商品或服务。

操作要点：分析采购周期、采购成本、商品质量合格率等关键绩效指标（KPI），与预算或行业标准进行比较，评估是否存在不必要的延误或成本超支。

3.发现潜在风险：识别采购过程中存在的各种风险，包括操作风险、财务风险、合规风险等。审计人员将关注可能导致资源浪费、资产损失、声誉损害或违反相关要求的风险点，并提出改进建议。

操作要点：采用风险矩阵等方法，对采购流程中的关键环节进行风险识别和评估，例如供应商违约风险、价格波动风险、质量不达标风险、舞弊风险等。

4.提升资源效益：确保采购资源的合理配置和使用，最大化组织利益。审计将关注采购决策的科学性、采购过程的透明度以及采购结果的经济性，推动采购活动更加高效、透明和有价值。

操作要点：分析采购决策的数据支持情况，评估采购过程的竞争性，检查采购结果与预期目标的达成程度。

（二）适用范围

本规定适用于组织内所有类型的采购活动，包括但不限于：

(1)物资采购：如原材料、办公用品、固定资产等有形资产的采购。

(2)服务采购：如咨询、维修、培训、物流、IT服务等无形资产的采购。

(3)技术采购：如软件开发、系统集成、设备租赁等技术解决方案的采购。

(4)外包采购：如将部分业务流程或生产活动委托给外部供应商。

所有参与采购流程的部门和人员，包括采购部门、需求部门、财务部门、质量部门、法务部门以及最终用户等，均需遵守本规定中与其职责相关的要求。审计范围可根据年度审计计划进行调整，重点关注高风险领域或新出现的采购模式。

二、审计职责

（一）审计部门职责

1.计划与组织：

(1)每年第一季度，根据组织战略目标和资源状况，以及上一年度审计结果，编制年度审计计划，明确审计对象、范围、方法、时间安排和人员分工。

(2)成立审计小组，根据审计任务进行人员调配，并对审计小组成员进行必要的培训，确保其具备执行审计任务所需的技能和知识。

(3)在执行审计前，与被审计部门沟通审计计划，说明审计目的和范围，获取必要的支持和配合。

2.实施与取证：

(1)按照审计计划，收集与采购流程相关的证据，包括但不限于采购申请单、审批记录、招标文件、投标文件、评标记录、采购合同、采购订单、发票、验收单、付款记录、供应商信息卡等。

(2)运用观察、询问、访谈、检查、重新执行等多种审计方法，对采购流程的各个环节进行测试和验证。

(3)记录审计过程，包括审计步骤、发现的问题、获取的证据、与相关人员沟通的情况等，形成审计工作底稿，并妥善保管。

3.报告与沟通：

(1)审计结束后，根据审计发现，编制审计报告。审计报告应包括审计背景、审计目标、审计范围、审计程序、主要发现、风险评估、整改建议等内容。

(2)审计报告初稿完成后，应与被审计部门进行沟通，听取其意见，并对报告内容进行必要的调整和完善。

(3)向组织管理层提交审计报告，抄送相关职能部门负责人。

4.跟踪与评估：

(1)建立审计问题跟踪机制，对审计报告中提出的整改建议进行跟踪，督促被审计部门制定整改计划，并按时完成整改。

(2)对被审计部门的整改效果进行评估，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

(3)定期评估审计工作的有效性，总结经验教训，不断改进审计方法和流程。

（二）采购部门职责

1.信息提供：

(1)及时、准确、完整地向审计部门提供与采购流程相关的资料和信息，包括采购计划、采购文件、采购合同、采购订单、验收记录、付款记录等。

(2)指定专人负责与审计部门的沟通，协调审计工作，解答审计人员的疑问。

2.问题整改：

(1)认真研究审计报告中提出的问题和建议，制定具体的整改措施，明确整改责任人、整改时限和整改目标。

(2)按时报送整改计划，并在整改完成后报送整改报告，附上整改前后对比的资料，例如改进的制度文件、流程图、培训记录等。

3.制度完善：

(1)根据审计发现的问题，评估现有采购管理制度的有效性，必要时进行修订和完善。

(2)加强采购人员的培训，提高其合规意识和专业技能，例如组织学习《采购管理办法》、供应商管理技巧、合同管理知识等。

4.协作配合：

(1)积极配合审计部门的审计工作，为审计人员提供必要的支持和便利。

(2)对审计人员提出的合理化建议，应认真研究并积极采纳。

（三）其他相关部门职责

1.需求部门：负责提供真实的物资或服务需求，参与采购过程中的技术交流和验收工作，并对采购结果负责。

2.财务部门：负责采购相关的付款审核和支付工作，确保付款流程的合规性和准确性。

3.质量部门：负责制定采购物资或服务的质量标准，参与供应商的质量评估和采购产品的验收工作。

4.法务部门：负责提供采购合同的法律审核支持，协助处理采购过程中的法律事务。

各部门应积极配合审计部门的审计工作，提供必要的资料和信息，并对审计发现的问题进行整改。各部门负责人应对本部门在采购流程中的合规性负责。

三、审计流程

（一）审计准备阶段

1.确定审计对象和范围：

(1)审计部门根据年度审计计划，确定本年度的审计对象，例如某个具体的采购项目、某个采购流程的环节、某个供应商等。

(2)明确审计范围，即审计工作涉及的具体内容、时间跨度和业务领域。例如，审计范围可以是2023年1月至2023年12月期间所有办公用品的采购流程。

(3)编制审计方案，详细说明审计目标、审计范围、审计方法、审计步骤、时间安排、人员分工等。

2.收集资料和了解流程：

(1)收集与审计对象相关的资料，包括采购管理制度、采购计划、采购文件、采购合同、采购订单、验收单、付款记录等。

(2)通过访谈、观察、查阅资料等方式，了解被审计部门的采购流程，包括采购申请、审批、供应商选择、合同签订、采购执行、验收、付款等各个环节的操作方法和控制措施。

(3)评估现有采购流程的文档化程度，检查相关制度的完整性和有效性。

3.设计审计程序：

(1)根据审计目标和审计范围，设计具体的审计程序，例如抽样测试、穿行测试、访谈、观察等。

(2)明确每个审计程序的目的、步骤、测试样本量、测试方法等。

(3)确保审计程序能够有效识别和评估采购流程中的风险，并获取充分、适当的审计证据。

4.编制审计计划：

(1)将审计方案中的内容进一步细化，形成详细的审计计划，包括审计时间表、审计人员安排、审计资源需求、沟通计划等。

(2)审计计划应提交审计部门负责人审核批准。

(3)将审计计划告知被审计部门，并与被审计部门确认计划的可行性。

（二）审计实施阶段

1.采购申请与审批环节审计：

(1)检查采购申请的合规性：核对采购申请单是否填写完整、准确，是否符合组织内部管理制度的要求。例如，检查采购申请单是否注明了物资或服务的名称、规格、数量、用途、预算代码等信息，是否经过正确的审批流程。

(2)核对需求与预算的一致性：检查采购申请中的需求是否与实际业务需求相符，是否在预算范围内。例如，检查采购申请单是否与需求部门的申请报告一致，是否与财务部门的预算安排相符。

(3)评估审批权限的合理性：检查采购申请是否经过适当的审批人员审批，审批权限是否符合组织内部管理制度的规定。例如，检查小额采购是否由指定人员审批，大额采购是否经过多人审批或管理层审批。

2.供应商管理环节审计：

(1)审查供应商准入标准的完整性：检查供应商准入标准是否全面、合理，是否涵盖了供应商的资质、能力、信誉、价格等方面的要求。例如，检查供应商准入标准是否包括供应商的营业执照、生产许可证、质量管理体系认证等资质要求，是否包括供应商的业绩、财务状况、信誉评价等能力要求。

(2)检查供应商信息的更新频率：检查供应商信息库是否定期更新，是否及时淘汰不合格的供应商。例如，检查供应商信息库中供应商的资质、业绩、信誉等信息是否每年更新一次，是否及时删除了被列入黑名单的供应商。

(3)评估供应商绩效评估体系的科学性：检查供应商绩效评估指标是否合理，评估方法是否科学，评估结果是否得到有效利用。例如，可以采用评分卡的方法，对供应商的交货及时率、产品合格率、价格竞争力、服务态度等进行量化评估，并根据评估结果对供应商进行分级管理。

3.采购执行与验收环节审计：

(1)核对采购订单与实际交付的匹配性：检查采购订单与供应商的实际交付是否一致，是否存在数量差异、质量差异等问题。例如，检查采购订单上的数量、规格、型号等是否与供应商发货单、送货单上的信息一致。

(2)审查验收流程的规范性：检查验收流程是否按照组织内部管理制度执行，验收标准是否明确，验收记录是否完整。例如，检查验收流程是否包括抽样检验、外观检查、性能测试等环节，验收记录是否详细记录了验收时间、验收人员、验收标准、验收结果等信息。

(3)评估验收记录的完整性：检查验收记录是否完整、准确，是否存在漏验、错验等问题。例如，检查验收记录是否对所有到货物资都进行了记录，是否对验收过程中发现的问题都进行了记录，并采取了相应的措施。

4.采购记录与付款环节审计：

(1)检查采购记录的完整性：检查采购订单、发票、验收单、付款记录等是否齐全，是否能够相互印证。例如，检查采购订单是否与发票、验收单、付款记录上的信息一致。

(2)核对发票与采购订单的匹配性：检查发票上的商品或服务信息是否与采购订单一致，是否存在虚假发票、重复报销等问题。例如，检查发票上的商品名称、规格、数量、单价、金额等是否与采购订单上的信息一致。

(3)评估付款流程的合规性：检查付款流程是否按照组织内部管理制度执行，是否存在违规付款、逾期付款等问题。例如，检查付款申请是否经过正确的审批流程，付款时间是否在合同约定的付款期限内。

（三）审计报告阶段

1.整理审计发现：

(1)审计小组在审计实施阶段结束后，应召开内部会议，讨论审计发现的问题，分析问题的原因，评估问题的风险等级。

(2)将审计发现的问题进行分类，例如一般问题、重要问题、重大问题等。

(3)对每个问题，都应描述问题的性质、发生的时间、发生的频率、涉及的范围、产生的影响等。

2.编制审计报告：

(1)根据审计发现，编制审计报告。审计报告应包括以下内容：

审计背景：说明审计的目的、范围、时间安排等。

审计目标：列出本次审计的目标，例如评估采购流程的合规性、有效性、经济性等。

审计范围：明确本次审计涉及的具体内容、时间跨度和业务领域。

审计程序：简要介绍本次审计采用的主要方法，例如抽样测试、穿行测试、访谈等。

主要发现：列出本次审计发现的主要问题，并对每个问题进行详细描述，包括问题的性质、发生的时间、发生的频率、涉及的范围、产生的影响等。

风险评估：对每个问题的风险等级进行评估，例如操作风险、财务风险、合规风险等。

整改建议：针对每个问题，提出具体的整改建议，包括整改措施、整改责任人、整改时限等。

审计结论：总结本次审计的主要发现和结论，并对组织的采购管理提出总体评价和建议。

(2)审计报告应使用清晰、简洁、准确的语言，避免使用专业术语或模糊不清的表述。

(3)审计报告应附上审计工作底稿，作为审计证据的支撑。

3.沟通审计结果：

(1)审计报告初稿完成后，审计部门应与被审计部门进行沟通，听取其意见，并对报告内容进行必要的调整和完善。

(2)沟通方式可以采用会议、访谈、邮件等多种形式。

(3)在沟通过程中，应向被审计部门解释审计发现的问题，说明问题的原因和影响，并听取被审计部门的解释和说明。

4.提交审计报告：

(1)审计报告定稿后，审计部门应向组织管理层提交审计报告，抄送相关职能部门负责人。

(2)组织管理层应认真阅读审计报告，并对报告中提出的问题和建议进行重视。

(3)审计部门应建立审计报告的归档制度，将审计报告和相关资料妥善保管。

5.跟踪整改情况：

(1)审计部门应建立审计问题跟踪机制，对审计报告中提出的整改建议进行跟踪，督促被审计部门制定整改计划，并按时完成整改。

(2)跟踪方式可以采用定期检查、不定期抽查、召开会议等多种形式。

(3)在跟踪过程中，应向被审计部门了解整改计划的执行情况，了解整改过程中遇到的问题，并及时提供帮助和支持。

(4)对被审计部门的整改效果进行评估，确认问题是否得到有效解决，风险是否得到有效控制。

(5)对整改效果不明显的，应再次进行审计，并要求被审计部门进一步整改。

四、审计要点

（一）采购申请与审批

1.采购申请的合规性：

(1)检查采购申请单是否经过适当的审批流程，审批人员是否具有相应的审批权限。

(2)检查采购申请单是否与组织内部管理制度的要求相符，例如是否填写了必要的审批意见、是否注明了采购理由等。

(3)检查是否存在越权审批、虚假审批、重复审批等问题。

2.需求与预算的一致性：

(1)检查采购申请中的需求是否与实际业务需求相符，是否存在不必要的采购或超预算采购。

(2)检查采购申请单是否与需求部门的申请报告一致，是否与财务部门的预算安排相符。

(3)检查是否存在虚假需求、虚假预算等问题。

3.审批权限的合理性：

(1)检查采购申请是否经过适当的审批人员审批，审批权限是否符合组织内部管理制度的规定。

(2)检查小额采购是否由指定人员审批，大额采购是否经过多人审批或管理层审批。

(3)检查是否存在审批流程不规范、审批效率低下等问题。

（二）供应商管理

1.供应商准入标准的完整性：

(1)检查供应商准入标准是否全面、合理，是否涵盖了供应商的资质、能力、信誉、价格等方面的要求。

(2)检查供应商准入标准是否与组织的采购需求相符，是否能够满足组织对商品或服务的质量、价格、交货期等方面的要求。

(3)检查供应商准入标准是否定期更新，是否及时淘汰不合格的供应