部门发文审批流程及标准模板

部门发文审批流程及标准模板一、发文基本原则部门发文应遵循以下基本原则，作为所有公文拟制与流转的指导思想：1.合法合规原则：公文内容必须符合国家法律法规、行业规范及公司各项规章制度，不得存在任何违法违规或与公司整体利益相冲突的表述。2.真实准确原则：公文所涉及的事实、数据、依据等必须真实可靠，准确无误，避免猜测与模糊不清的表述。3.精简高效原则：行文力求简明扼要，突出重点，避免冗长空洞。倡导“一事一议”，减少不必要的发文，提高公文处理效率。4.规范统一原则：公文格式、语言风格、编号规则等应遵循本标准模板及公司相关规定，保持统一规范，提升部门形象。5.安全保密原则：涉及公司商业秘密、敏感信息的公文，须严格遵守保密规定，控制分发范围和传阅级别。二、发文审批流程为确保公文质量，明确责任，部门发文需严格按照以下流程进行审批：1.拟稿*责任人：承办人（根据工作需要指定的具体撰稿人）。*要求：承办人根据工作需求，按照本标准模板的格式要求起草公文初稿。拟稿时应充分调研，确保内容真实、观点明确、条理清晰、语言规范。重要或复杂文件，可先进行内部讨论或征求相关人员意见。2.核稿*责任人：部门负责人或其指定的核稿人（通常为科室负责人或资深同事）。*要求：核稿人对公文初稿的内容、格式、文字、政策依据、可行性等进行全面细致的审核。重点关注：是否符合发文原则、内容是否完整准确、结构是否合理、有无错别字或语病、格式是否规范。核稿人应提出明确的修改意见，返回承办人修改。3.会签（如需）*责任人：承办人协调，相关部门负责人或授权代表。*要求：若公文内容涉及其他部门职责范围，或需要其他部门配合执行、知晓的，承办人应主动将核稿后的文稿送相关部门会签。会签部门应认真审阅，明确表示意见并签字。如有不同意见，应与承办部门协商解决。4.审核*责任人：部门分管领导（或指定的高级审核人）。*要求：部门分管领导对公文的政策性、全局性、准确性及是否符合部门整体工作部署进行审核。对核稿和会签环节已处理的问题可重点抽查，主要关注更高层面的战略符合性和决策方向。5.签发*责任人：部门主要负责人（或其授权的最终审批人）。*要求：签发人为公文的最终责任人。对经审核符合要求的公文，签发人应签署明确意见（如“同意印发”、“同意”等），并署上姓名和日期。若不同意，应退回并说明理由。6.排版校对*责任人：承办人（或部门指定的文印员）。*要求：公文经签发后，由承办人按照标准格式进行排版。排版完成后，承办人必须进行认真校对，确保与签发稿内容完全一致，格式规范，无任何文字、标点、排版错误。重要文件建议进行交叉校对。7.印发归档*责任人：承办人（或部门指定的文印员）。*要求：校对无误后，按照规定份数印制。正式印发的公文应加盖部门公章（如需）。发文后，承办人应及时将公文定稿（电子版及签字版）、印发件等按照部门档案管理规定进行整理、编号、归档保存。三、标准模板及撰写规范为统一公文格式，提升专业性，以下提供常用公文类型的标准模板框架及撰写要点，部门可根据实际情况进行微调，但核心要素应保持一致。（一）标准模板框架（以“通知”为例）[部门Logo/公司Logo，可选][文件标题]（宋体，二号/小二号，加粗，居中，可分一行或多行，回行时注意词意完整，排列对称）[主送机关]：（顶格，写明主送单位或受众范围，如：各科室、全体员工、相关单位等。宋体，三号，不加粗）[正文]：（首行空两格。宋体，三号。正文是公文的主体，应包含发文事由、具体事项、执行要求等内容。）一、[一级标题]（黑体，三号，不加粗，段首空两格，标题后用“、”）（一）[二级标题]（楷体_GB2312，三号，加粗，段首空两格，标题后用“、”）1.[三级标题]（宋体，三号，加粗，段首空两格，标题后用“、”）（1）[四级标题]（宋体，三号，不加粗，段首空两格，标题后用“、”）（内容）……[附件：]（如有附件，在正文下空一行左空两格编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）。附件名称后不加标点符号。）[发文机关署名]（正文下空一行，右空四字编排，如：XX部。宋体，三号，加粗）[成文日期]（发文机关署名下一行，右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。如：XXXX年X月X日。宋体，三号）（印章）（加盖发文机关印章，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。）[主题词/关键词：]（可选，根据需要设置，如：XXXX通知）[抄送：]（可选，如需抄送其他相关单位或领导，写明抄送对象。）（二）撰写规范要点1.文件标题：应准确概括公文的主要内容，一般由“发文机关（可省略）+事由+文种”组成。标题应简洁明了，避免使用模糊或容易引起歧义的词语。2.主送机关：明确公文的送达对象，确保信息传递到正确的受众。3.正文：*开头：通常简明扼要地说明发文的依据、目的或原因。*主体：是公文的核心，应条理清晰、层次分明地阐述具体事项、政策规定、工作要求等。内容较多时，应分点列项，使用规范的序号层级（一、（一）、1.、（1））。*结尾：根据文种和内容需要，可使用“特此通知”、“以上报告，请审阅”、“妥否，请批示”等规范结束语。4.附件：公文如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和顺序。附件是公文正文的组成部分，与正文具有同等效力。5.发文机关署名：署发文部门的全称或规范化简称。6.成文日期：署公文签发的日期。7.印章：正式印发的公文，除纪要和有特定规定的公文外，均需加盖发文机关印章。印章应清晰、端正。8.主题词/关键词：为便于检索，可根据公文内容标注主题词或关键词。9.抄送机关：需要知晓公文内容的其他部门或单位。（三）常用文种及撰写注意事项*通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。撰写时应明确告知“做什么”、“怎么做”、“何时做”。*报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告是阅件，一般不要求上级批复。撰写时应客观真实，重点突出，不夹带请示事项。*请示：适用于向上级机关请求指示、批准。请示是办件，必须一事一请，且只主送一个上级机关，不得多头主送。结尾常用“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”等。*函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的语气应平和、礼貌，内容应简明扼要。*纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。应准确记录会议达成的共识、决定的事项和行动方案，参会人员、时间、地点等要素要齐全。四、注意事项1.责任明确：各环节责任人应认真履行职责，对经手的公文质量负责。拟稿人是公文内容和初步格式的第一责任人。2.版本控制：在公文流转过程中，应注意版本管理，确保各审批环节看到的是最新修改稿。建议使用电子文档流转，并在文件名中体现版本号。3.紧急文件处理：对于紧急公文，可适当简化流转环节或并行处理（如提前沟通），但核心审批环节（如签发）不得省略，并应在文件中标注“急件”或“特急件”字样。4.电子流程与纸质流程：鼓励采用电子化办公系统进行公文流转审批，以提高效率。电子流程应与纸质流程具有同等效力，并做好电子档案的备份与管理。若需纸质存档，应确保电子稿与纸质稿一致。5.培训宣贯：本流程及标准模板应