采购流程合规性审查标准模板

采购流程合规性审查标准模板引言采购流程合规性审查是企业内部控制的核心环节，旨在保证采购活动符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度，防范合规风险，保障采购资金使用效益。本模板为通用工具，适用于各类企业采购部门、内部审计部门或第三方审计机构开展采购合规性审查工作，可结合企业实际情况调整细化。一、适用范围与应用场景（一）适用主体企业采购管理部、内部审计部、纪检监察部门，以及受委托开展采购审计的第三方机构。（二）应用场景日常采购审查：对常规采购项目（如办公用品、原材料采购）的流程合规性进行定期抽查或全面审查；专项审计：针对重大采购项目（如设备采购、工程招标）、高风险采购环节（如单一来源采购）开展深度合规性检查；供应商准入审查：对新供应商的资质、信用及合规性背景进行审核；年度合规检查：对企业全年采购活动进行系统性合规评估，形成年度合规报告；整改复查：对前期审查中发觉问题的整改落实情况进行跟踪验证。二、合规性审查操作流程详解（一）审查准备阶段明确审查依据收集并整理审查依据，包括：国家法律法规：《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等；企业内部制度：《采购管理办法》《合同管理规定》《供应商准入标准》等；行业规范：如《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》等。确认审查依据的最新版本，避免使用已废止条款。组建审查小组根据审查项目复杂程度，配备具备采购、法律、财务等专业背景的审查人员，明确组长及成员职责；如涉及跨部门审查（如需财务部配合核查资金支付情况），提前协调相关部门人员参与。制定审查计划明确审查范围（如特定采购项目、某时间段内所有采购活动）、审查时间、审查方法（如文件审阅、实地访谈、数据比对）；编制《采购合规性审查工作计划》，报请企业分管领导审批。（二）资料收集与初审收集采购全流程资料按采购流程阶段分类整理资料，保证覆盖“需求提出-预算审批-供应商选择-合同签订-履约验收-资金支付”全链条：需求阶段：采购申请单、需求论证报告（如涉及大型设备或服务）、部门负责人审批记录；预算阶段：预算批复文件、资金来源证明（如专项经费审批单）；供应商选择阶段：供应商资质文件（营业执照、相关资质证书）、招标/询价/竞争性谈判文件、中标通知书、比价记录、供应商考察报告（如需）；合同阶段：采购合同文本、合同评审记录（法务、财务、业务部门评审意见）；履约阶段：验收报告、验收记录（如第三方检测报告）、履约过程中的变更协议（如有）；支付阶段：发票、付款申请单、资金支付审批单、银行转账凭证。资料初审检查资料完整性：关键环节（如审批、验收）是否有缺失，缺失资料要求采购部门补充说明；检查资料真实性：核对复印件与原件是否一致（如供应商营业执照），对电子资料进行备份存档；检查资料逻辑性：如采购金额与预算金额是否匹配，合同条款与招标文件是否一致。（三）核心合规性审查要点1.采购需求合规性审查需求合理性：采购需求是否与生产经营实际匹配，是否存在“超需求采购”“虚假采购”情况；需求审批：采购申请是否经需求部门负责人、采购部门、财务部门逐级审批，重大采购需求是否经总经理办公会审议；需求变更：如采购需求发生变更，是否有书面变更申请及审批记录，变更理由是否充分。2.供应商资质合规性审查基本资质：供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购项目内容；专项资质：根据采购项目要求，核查供应商相关行业资质（如安全生产许可证、医疗器械经营许可证等），资质等级是否符合项目要求；信用记录：通过“信用中国”“中国采购网”等官方渠道查询供应商是否有失信记录、行政处罚记录（禁止与列入失信名单的供应商合作）；业绩与能力：供应商过往业绩是否真实（可要求提供合同复印件），履约能力（如生产规模、技术团队）是否满足项目需求。3.采购方式合规性审查方式选择依据：采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购）是否符合企业制度及国家规定，如：达到公开招标数额标准的，是否采用公开招标方式；符合“只能从唯一供应商处采购”“发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购”等情形的，是否履行单一来源采购审批程序；采购过程规范性：招标项目：招标公告是否在指定媒体发布，招标文件是否经法务部门审核，投标文件是否密封完好，开标过程是否公开透明；询价/谈判项目：是否邀请3家及以上供应商参与，询价/谈判记录是否完整（包括报价、谈判要点、最终价格确定依据）；单一来源采购：是否组织专家进行论证，论证意见是否明确“只能从唯一供应商处采购”，审批流程是否合规。4.合同条款合规性审查主体信息：合同双方名称、地址、联系方式是否与供应商资质文件一致，避免与“皮包公司”签约；核心条款：采购标的（名称、规格、数量、质量标准）是否与招标文件、采购需求一致；合同金额是否与中标通知书、最终审批金额一致，是否包含增值税等附加费用；履约期限、交货地点、验收标准是否明确；违约责任（如逾期交货、质量不达标的责任承担）是否具体，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定；审批流程：合同是否经采购部门、法务部门、财务部门及分管领导逐级评审，评审意见是否在合同中体现。5.履约验收与资金支付合规性审查验收流程：是否成立验收小组（含使用部门、采购部门、财务部门人员），验收标准是否与合同约定一致，大型设备是否邀请第三方机构参与检测；验收记录：验收报告是否有验收小组全体成员签字，验收结论（合格/不合格）是否明确，不合格项目是否有整改及复验记录；资金支付：付款申请是否附发票、验收报告、合同复印件等资料，审批流程是否合规；预付款支付是否符合约定（如是否提供履约保证金），质保金是否按合同约定留存；资金支付对象是否与合同主体一致，是否存在“支付给第三方”等异常情况。（四）问题整改与跟踪问题分类与记录将审查发觉的问题按“严重合规风险”（如应招标未招标、与不合格供应商签约）、“一般合规风险”（如资料不完整、审批流程不规范）分类；填写《采购合规性问题清单》，详细记录问题描述、涉及项目、违反条款、责任部门及责任人。整改要求向采购部门下达《采购合规性整改通知书》，明确整改内容、整改时限及整改要求；严重合规风险问题需暂停相关采购活动，直至整改完成并复核通过。整改复核整改期限届满后，审查小组对整改结果进行复核，检查问题是否彻底解决，整改措施是否有效；复核通过后，在《整改通知书》上签字确认，形成闭环管理；对未按期整改或整改不到位的问题，上报企业分管领导，按相关规定追究责任。（五）审查报告编制报告内容审查概况：审查项目名称、审查范围、审查时间、审查依据、审查方法；合规性评价：总体评价采购活动的合规性（如“整体合规”“存在部分风险”“存在重大违规”）；问题分析：分类描述审查发觉的问题，分析问题产生原因（如制度执行不到位、人员意识不足）；整改建议：针对问题提出具体整改建议（如完善审批流程、加强供应商资质审核）；附件：《采购合规性问题清单》《整改通知书》及复核记录等。报告分发与归档审查报告经审查小组组长审核、企业分管领导审批后，分发至采购部门、财务部门、法务部门等相关部门；审查资料（含审查计划、工作底稿、问题清单、报告等）整理归档，保存期限不少于5年。三、采购合规性审查工具表单（一）采购基本信息审查表项目名称采购编号采购方式（公开招标/邀请招标/询价等）预算金额资金来源（自有资金/专项资金等）申请人*立项依据计划完成时间实际完成时间核心审查内容审查结果（合规/不合规/需整改）问题描述需求合理性□合规□不合规□需整改需求审批流程□合规□不合规□需整改预算匹配度□合规□不合规□需整改审查人员*审查日期复核人员*（二）供应商资质审查表供应商名称统一社会信用代码法定代表人*联系电话（虚拟）营业执照编号有效期至注册资本经营范围专项资质名称资质编号发证机关有效期至业绩证明材料□合同□验收报告□用户评价（需提供复印件）信用记录查询结果□无失信记录□有失信记录（说明：_________）审查结论□通过□不通过□有条件通过（说明：_________）审查人员*审查日期复核人员*（三）合同条款合规性检查表合同编号供应商名称采购金额（元）签订日期合同条款类型合规性要求检查结果（合规/不合规）问题描述合同主体与供应商资质一致□合规□不合规采购标的与招标文件一致□合规□不合规质量标准明确且可验收□合规□不合规履约期限符合生产经营需求□合规□不合规违约责任具体且可执行□合规□不合规争议解决约定诉讼/仲裁□合规□不合规审查人员*审查日期法务复核意见*（四）审批流程合规性表审批环节应审批人*实际审批人*审批时间审批意见需求审批需求部门负责人预算审批财务部门负责人采购方式审批采购部门负责人合同审批分管领导资金支付审批总经理合规性评价□全流程合规□存在漏审□越权审批审查人员*审查日期四、审查执行关键注意事项（一）保证资料完整性审查前务必收集采购全流程资料，重点关注“需求-预算-供应商-合同-验收-支付”各环节的书面记录，避免因资料缺失导致审查结论偏差。如遇资料不全，要求采购部门限期补充，并书面说明原因。（二）把握审查时效性日常采购审查应在采购活动完成后10个工作日内完成；专项审计应在项目启动后15个工作日内制定计划，30个工作日内完成审查（复杂项目可延长，但不超过60个工作日）；单一来源采购、紧急采购等高风险项目，需在采购前完成合规性预审查。（三）特殊采购类型处理单一来源采购：重点审查“唯一性”论证是否充分（如专利、专有技术），是否经3名以上专家论证，审批流程是否符合企业“三重一大”规定；紧急采购：核查“紧急情况”的证明材料（如突发、生产经营急需），是否履行应急审批程序，事后是否补充完善手续；框架协议采购：审查框架协议的签订程序是否合规，协议期内具体订单的执行是否与协议一致。（四）明确审查责任审查人员需客观公正，独立发表意见，不得与采购部门、供应商存在利益关联；对审查中发觉的重大合规风险，需第一时间上报企业分管领导，不得隐瞒；采购部门对整改结果负责，审查小组对审查结论的准确性负责。（五）加强动态更新定期跟踪国家法律法规、行业规范及企业内部制度的变化，及时更新审查依据；每年对审查模板进行修订，结