会计电算化操作规范手册

会计电算化操作规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范本单位会计电算化工作，保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、完整，提高会计工作效率和质量，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化工作规范》及其他相关财经法规，结合本单位实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于本单位所有涉及会计电算化工作的人员，包括系统管理员、会计主管、制单会计、审核会计、出纳及其他授权使用会计电算化系统的相关人员。凡使用本单位会计电算化系统进行会计核算、财务管理及相关业务操作的，均须遵守本手册的规定。1.3基本原则会计电算化操作应遵循合法性、规范性、安全性、保密性、及时性和准确性原则。确保会计数据真实可靠，符合会计制度要求，保护会计数据免受不当修改、泄露和破坏。第二章岗位与职责2.1岗位设置根据会计电算化工作的特点和内部控制要求，设置以下主要岗位：系统管理员、账套主管、制单会计、审核会计、出纳会计、报表管理会计等。各岗位人员应具备相应的会计专业知识和电算化操作技能，并经过培训合格后方可上岗。2.2职责分工系统管理员：负责电算化系统的日常维护、用户权限管理、数据备份与恢复、软硬件故障协调处理等。账套主管：负责所管辖账套的初始化设置、年度账管理、操作员权限细分（在系统管理员授权范围内）、结账与报表审核等。制单会计：根据原始凭证，准确填制记账凭证，确保凭证要素完整、内容真实、数据准确。审核会计：对制单会计填制的记账凭证进行严格审核，确保其合规性、准确性和完整性，审核无误后签章确认。出纳会计：负责现金、银行存款业务的核算与管理，及时登记日记账，进行银行对账，并对相关凭证进行操作。报表管理会计：负责会计报表的编制、审核、分析和报送工作，确保报表数据的真实性和及时性。2.3权限管理严格执行会计电算化岗位权限分离制度。各岗位人员应使用自己的用户名登录系统，并对自己的操作行为负责。严禁越权操作或泄露用户名及密码。系统管理员和账套主管应定期检查用户权限设置，确保其合理性。第三章操作流程规范3.1系统初始化系统初始化工作由账套主管牵头，相关岗位配合完成。主要包括：建立账套：设置账套信息、单位信息、核算类型、基础信息、编码方案、数据精度等。基础档案设置：如部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、会计科目、凭证类别、外币种类、结算方式等。期初余额录入：确保录入的期初余额准确无误，并进行试算平衡。初始化工作完成后，应进行备份，并经财务负责人审核确认。3.2日常凭证处理3.2.1凭证填制制单会计应根据审核无误的原始凭证，在系统中逐笔填制记账凭证。凭证日期：应与经济业务发生日期一致，不得提前或延后。凭证类别：按预设类别选择（如收、付、转凭证）。附件张数：如实填写。摘要：简明扼要，能准确反映经济业务内容。会计科目：必须使用已设置的末级会计科目，科目运用应符合会计准则和单位会计制度。借贷方金额：准确无误，借贷平衡。辅助核算信息：如涉及部门、个人、客户、供应商、项目等辅助核算项，应完整录入。填制完成后，制单会计应仔细核对，确认无误后保存。3.2.2凭证审核审核会计应对制单会计填制的记账凭证进行逐笔审核。审核内容包括：原始凭证是否齐全、合规。凭证内容是否真实、合法，摘要是否清晰。会计科目运用是否正确，借贷方向是否准确，金额是否无误。辅助核算信息是否完整。审核无误的凭证，审核会计应进行签章确认；审核发现有误的凭证，应退回制单会计进行修改，并注明退回原因。已审核的凭证不得直接修改。3.2.3凭证记账所有已审核通过的凭证，由制单会计或指定人员在系统中执行记账操作。记账操作一旦完成，系统将自动登记相关明细账、总账。记账后，发现凭证错误，应按规定的错账更正方法进行处理，不得随意反记账。3.3出纳业务处理出纳会计应根据相关原始凭证和记账凭证，及时登记现金和银行存款日记账。每日终了，应核对现金日记账余额与库存现金实有数，做到日清月结。定期（如每月）进行银行对账，编制《银行存款余额调节表》，确保账实相符。涉及现金、银行存款的收付款凭证，出纳应在系统中进行相应的签字或确认操作。3.4期末处理3.4.1对账期末结账前，必须进行对账工作，确保账证相符、账账相符、账实相符。对账内容包括：总账与明细账核对。明细账与日记账核对。会计账与实物资产核对（如存货、固定资产等）。银行存款日记账与银行对账单核对。3.4.2结账当月所有经济业务处理完毕并对账无误后，由账套主管或指定人员进行结账操作。结账前应检查所有凭证是否已审核、记账，损益类科目是否已结转。结账后，系统将自动生成下月会计期间，当月数据将不能再进行修改。年度结账前，应进行全面的财产清查和账务清理，并将年度结账数据备份存档。3.5会计报表编制与报送报表管理会计应在期末结账后，根据系统预设的报表模板或自定义报表格式，生成会计报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。报表生成后，应认真核对报表数据与账簿数据的一致性，确保报表勾稽关系正确。经财务负责人审核无误后，按规定格式和时间报送相关部门和人员。重要报表应进行打印存档，并由相关负责人签字确认。第四章数据安全与保密4.1数据备份与恢复每日工作结束后，系统管理员或指定人员应进行数据备份，可采用本地硬盘与移动存储介质双备份方式。每月结账后、年度结账后必须进行完整的数据备份，并对备份介质进行妥善保管，注明备份日期、账套信息。建立备份台账，记录备份时间、备份人、备份介质存放位置等信息。定期（如每季度）对备份数据进行恢复测试，确保备份数据的有效性。如遇系统故障导致数据丢失或损坏，应立即使用最近的备份数据进行恢复。4.2密码管理用户密码应设置复杂度（如包含大小写字母、数字和特殊符号），长度不少于规定位数。严禁使用简单密码或与用户名相同的密码。密码应定期更换（如每三个月），并妥善保管，不得告知他人或写在明显位置。如遗忘密码，应通过正规渠道申请重置。4.3数据保密会计数据属于单位核心机密，任何人员未经授权不得擅自查询、复制、修改、删除或对外提供。严禁将会计数据用于与工作无关的用途。不得将含有会计数据的存储介质带出单位，确因工作需要带出的，须经财务负责人批准，并采取严格的保密措施。禁止在非工作计算机上处理、存储会计数据。4.4病毒防护计算机应安装杀毒软件和防火墙，并及时更新病毒库。定期进行全盘病毒扫描。第五章系统维护与管理5.1硬件维护保持计算机及相关设备（打印机、UPS等）的清洁和良好工作环境，避免潮湿、高温、灰尘、强磁场等影响。定期检查硬件设备运行状况，发现故障及时报修。5.2软件维护未经许可，不得擅自安装、卸载或修改电算化系统软件及相关组件。系统管理员负责软件的日常维护，如补丁更新、参数调整等，重大更新应事先经过测试并报财务负责人批准。操作人员发现软件运行异常，应及时向系统管理员报告。5.3操作日志管理系统应自动记录用户的登录、操作等日志信息。系统管理员应定期查看操作日志，监督用户操作行为，发现异常情况及时处理。操作日志应妥善保存，保存期限不少于规定年限。第六章差错更正与故障处理6.1差错更正凭证未审核或未记账前发现错误，由制单会计直接修改。凭证已审核未记账，需由审核人取消审核后，再由制单会计修改。凭证已记账但未结账，应采用红字冲销法或补充登记法进行更正，不得直接修改原凭证。已结账月份发现的错账，应在次月通过蓝字反方向凭证或调整凭证进行更正，并在摘要中注明原错账凭证号及原因。6.2故障处理操作过程中如遇系统故障（如死机、数据异常、无法登录等），操作人员应立即停止操作，保护好现场，并及时向系统管理员或技术支持人员报告。系统管理员应尽快查明原因，进行故障排除，并做好故障处理记录。第七章监督与考核财务部门负责人及相关管理人员应对本规范的执行情况进行定期或不定期检查与监督。将会计电算化操作