单位礼品申请流程与审批管理规范

单位礼品申请流程与审批管理规范第一章总则第一条目的与依据为规范我单位礼品的申请、审批、采购、发放及管理工作，明确各环节职责，确保礼品使用的合规性、合理性与经济性，杜绝浪费和不当行为，提升单位形象，依据国家相关规定及本单位财务管理制度，特制定本规范。第二条适用范围本规范适用于本单位所有部门及员工因公务需要进行的礼品申请、审批、采购、领用及相关管理活动。凡以单位名义对外赠送、发放的各类礼品，均须遵守本规定。第三条基本原则（一）必要性原则：礼品赠送应确属公务需要，符合单位对外交流、合作、宣传或感谢等合理事由，杜绝不必要的礼品往来。（二）合规性原则：礼品的采购、使用和管理必须符合国家法律法规、财经纪律及单位内部规章制度，严禁违规赠送礼品。（三）公开透明原则：礼品申请、审批流程应公开透明，相关记录应清晰可查，接受监督。（四）廉洁自律原则：严禁利用礼品赠送谋取私利，或进行任何形式的利益输送。（五）预算控制原则：礼品费用应纳入单位年度预算管理，严格控制支出，力求经济实用。（六）分级审批原则：根据礼品金额、用途等因素，实行分级审批，明确审批权限。第二章管理机构与职责第四条管理部门单位行政部（或办公室，下同）为本单位礼品管理的归口部门，负责礼品管理的组织、协调、监督和日常工作。第五条职责分工（一）行政部：1.负责本规范的拟定、修订、解释和组织实施；2.负责礼品需求的汇总、审核，组织礼品的统一采购（或指导采购）；3.负责礼品的入库、保管、登记和发放管理；4.建立和维护礼品管理台账，定期进行盘点和统计分析；5.监督各部门礼品使用情况，确保合规。（二）需求部门：1.根据实际公务需要，提出礼品申请，对申请事由的真实性、必要性负责；2.准确填写礼品申请单，提供必要的背景信息；3.按照审批意见和规定程序领用、使用礼品，并对礼品的合规使用负责。（三）财务部：1.负责礼品采购预算的审核与控制；2.负责礼品采购款项的支付与结算；3.负责礼品费用的报销审核，确保票据合规。（四）采购部（如设有）：1.协助行政部进行大宗或标准化礼品的采购，执行采购流程，确保采购过程公开、公平、公正。（五）审批领导：1.按照审批权限对礼品申请进行审批，对审批结果负责。第三章礼品申请与审批流程第六条申请各部门因公务需要使用礼品时，应由经办人填写《礼品申请单》（见附件），详细注明以下内容：1.申请部门及申请人；2.礼品用途及事由（如：客户拜访、会议纪念、合作答谢、对外交流等）；3.礼品赠送对象（单位或个人，人数或大致范围）；4.礼品名称、规格、建议数量；5.预计单价及总金额；6.期望礼品到位时间；7.其他需要说明的事项。《礼品申请单》需经部门负责人签字确认。第七条审批《礼品申请单》应按照以下程序进行审批：1.部门负责人审核：对本部门礼品申请的必要性、合理性及申请内容的真实性进行初步审核。2.行政部审核：行政部收到申请单后，对申请事由的合规性、礼品的适宜性、预算的可行性进行审核，并根据库存情况提出采购或调配意见。3.财务部门预算审核（如金额较大或需专项预算）：对申请金额是否在预算范围内进行审核。4.分级审批：*（一）礼品总金额在一定标准以下的，由行政部负责人审批；*（二）礼品总金额在一定标准及以上、一定标准以下的，由分管行政工作的领导审批；*（三）礼品总金额在一定标准及以上的，或涉及重要外事、重大活动的礼品，须报请单位主要领导审批。（具体审批权限标准由单位根据实际情况另行制定并嵌入审批流程）审批人应对礼品申请的必要性、合规性及金额合理性进行审慎判断并签署明确意见。第八条采购（一）审批通过后，由行政部根据审批意见组织采购。（二）采购应遵循货比三家、质优价廉的原则，选择合规的供应商。对于金额较大或长期合作的礼品采购，应考虑通过招标或竞争性谈判等方式确定供应商。（三）采购人员应索取正规发票及相关采购凭证。第九条入库与领用（一）礼品采购完成后，行政部应办理入库手续，登记《礼品入库登记表》，详细记录礼品名称、数量、单价、总价、采购日期、供应商等信息。（二）领用礼品时，领用人需在《礼品领用登记表》上签字，注明领用部门、领用人、领用日期、礼品名称、数量、用途等。第十条使用与核销（一）领用部门及人员应按照申请事由和审批范围使用礼品，不得挪作他用或私分。（二）礼品使用后，相关凭证（如赠送记录、签收单等，视情况）应及时交行政部备案，作为核销依据。（三）财务部根据审批完整的《礼品申请单》、采购发票、入库单、领用记录等凭证办理报销或付款手续。第四章礼品范围、标准与禁忌第十一条适用范围礼品主要用于以下公务场合：1.重要客户、合作伙伴的拜访与答谢；2.大型会议、活动的参会人员纪念；3.对外交流、考察、慰问等；4.经单位批准的其他特殊公务需要。第十二条礼品标准（一）礼品选择应注重体现单位文化特色或地方特色，优先选择实用、大方、有纪念意义且不奢华的物品。（二）根据不同的赠送对象和场合，设定合理的礼品价值标准。一般情况下，人均礼品价值应控制在单位规定的上限以内。（三）严禁赠送现金、有价证券、支付凭证、商业预付卡、高档烟酒茶、珠宝首饰、奢侈品等不符合规定的物品。第十三条禁止情形（一）严禁向党政机关及其工作人员赠送礼品（符合规定的除外）。（二）严禁以任何名义向与行使职权有关的单位或个人赠送礼品。（三）严禁在公务活动中超标准赠送礼品。（四）严禁借节日、庆典等名义变相赠送礼品。（五）严禁将礼品作为福利发放给单位内部员工（符合规定的工会福利除外）。第五章登记与管理第十四条台账管理行政部应建立健全礼品管理台账，详细记录礼品的申请、审批、采购、入库、领用、发放、结存等信息，做到账物相符，有据可查。第十五条库存管理对于批量采购或常备礼品，行政部应设立专门存放地点，妥善保管，防止损坏、遗失或过期。定期进行库存盘点，确保账实一致。第十六条档案管理《礼品申请单》、审批记录、采购合同（协议）、发票、入库单、领用登记表等相关原始凭证和资料，行政部应妥善保管，保存期限不少于规定年限。第六章监督与责任追究第十七条监督检查行政部会同财务部、纪检监察部门（如设有）定期或不定期对单位礼品管理和使用情况进行监督检查，对发现的问题及时通报并督促整改。第十八条责任追究对于违反本规范规定，有下列行为之一的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、通报批评、经济处罚，直至追究相应纪律责任：1.未经批准擅自采购、赠送礼品的；2.虚报、冒领、挪用、私分礼品的；3.超标准、超范围赠送礼品的；4.在礼品采购中存在徇私舞弊、收受回扣等行为的；5.未按规定登记、保管礼品，造成礼品损坏、遗失或账实不符的；6.其他违反本规范的行为。第七章附则第十九条解释权本规范由单位行政部负责解释。第二十条施行日期本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。附件：《礼品申请单》（样本）（此处应有《礼品申请单》的具体格式，包含上述第六条要求的各项内容及审批栏。）---撰写说明：1.专业性与严谨性：本文结构参照了一般管理制度的常见体例，条款清晰，逻辑递进，对关键环节（申请、审批、采购、管理、责任）均有涉及。2.层级清晰：通过章节、条款的编号，使内容层级分明，易于阅读和查找。3.实用价值：明确了各部门职责、具体流程和操作要求，对实际工作具有直接的指导意义。引入了《礼品申