档案管理合同

档案管理合同一、合同主体与档案范围甲方（寄存方）与乙方（保管方）本着平等自愿、诚实信用的原则，就档案寄存与管理服务达成如下协议。甲方应确保自身为所寄存档案的合法所有权人或授权管理人，乙方需具备国家认可的档案管理资质，包括但不限于《档案服务机构备案证书》及相关行业许可证明。双方应在合同签订前互相核验主体资格文件，包括营业执照、组织机构代码证及授权委托书等，并留存复印件备案。档案范围及内容需以附件清单形式详细列明，包括但不限于企业经营类档案（如公司章程、股东会决议、财务报表）、项目类档案（如立项文件、合同文本、验收报告）、人事类档案（如员工履历、劳动合同、保密协议）等。每份档案应标注唯一编号、形成时间、载体类型（纸质、电子或实物）及密级等级。乙方有权对档案完整性进行核验，如发现缺页、破损等情况应立即书面通知甲方，由双方签字确认后存入《档案状况登记表》。甲方承诺所提供档案内容真实合法，不含国家秘密、商业诋毁信息或侵犯第三方权益的内容，因档案合法性产生的纠纷由甲方承担全部责任。二、服务内容与质量标准乙方需提供全流程档案管理服务，具体包括：档案接收环节应配备专用运输箱，由双方共同清点数量并签署交接单；整理环节需按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2021）进行分类、排序、编号、编目，电子档案需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；保管环节应实施“九防”措施（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁），配备恒温恒湿系统（温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%）、气体灭火装置及红外安防系统；查询借阅需执行双人审批制度，甲方需提供加盖公章的借阅申请，明确使用范围及归还时限，电子档案查阅应采用水印追踪技术；销毁环节需严格遵循《档案销毁清册》程序，由甲方出具书面授权，乙方采用碎纸（保密级）或焚烧（绝密级）方式处理，并提供销毁过程视频及残值处理证明。质量保障体系应包含三级审核机制：初级审核由档案管理员逐件检查整理规范性，中级审核由部门主管抽查编目准确性（抽样比例不低于5%），高级审核由技术总监每季度进行全项合规性审查。每月5日前乙方需提交《档案管理质量月报》，内容包括温湿度记录、安防日志、借阅统计及异常处理情况。对于电子档案，需实施异地容灾备份（距离不小于100公里），每日增量备份与每周全量备份相结合，备份介质每半年进行一次有效性检测。三、合同期限与费用结算保管期限自档案全部交接完成之日起计算，最长不超过20年。合同期满前60日内，如甲方需延长保管期，应书面通知乙方并协商续签事宜；如需提前终止，应提前30日提交终止申请，并支付剩余保管期费用的20%作为补偿金。对于永久保存类档案（如不动产产权证明、知识产权证书），双方应在附件中特别标注，并约定每5年进行一次介质转换（如纸质转微缩胶片）。费用标准采用分级计费模式：纸质档案按件计费，A4规格档案每件每年2.5元，特殊规格（如工程图纸）按面积折算；电子档案按存储容量计费，每GB每年1.2元，含备份及迁移费用；增值服务（如加急整理、异地调阅、档案修复）另行收费，具体标准以《服务价格表》为准。费用支付采取“预付+季度结算”方式，甲方需在合同签订后15日内支付首年费用的30%作为预付款，剩余款项按季度支付，乙方应于每季度首月10日前开具等额增值税专用发票。逾期付款违约金按日利率0.05%计算，但累计不超过当期应付金额的5%。四、双方权利与义务甲方权利包括：定期（每月不超过2次）到乙方保管场所进行现场检查，乙方应提供必要协助；要求乙方每月提交档案状态报告，对异常情况（如霉变、虫蛀）提出整改要求；在紧急情况下（如诉讼保全、审计核查）申请24小时内的加急调阅服务。甲方义务涵盖：提供准确的档案交接清单及权属证明；配合乙方进行档案价值评估及密级划分；按时足额支付各项费用，逾期超过30日且经催告仍未支付的，乙方有权暂停服务并书面通知甲方。乙方权利主要有：对甲方提供的不合格档案（如装订散乱、标识不清）拒绝接收，直至符合整理标准；按合同约定收取服务费用，对逾期款项行使留置权（但不得影响甲方对核心档案的紧急使用权）；在发生不可抗力（如地震、火灾）时，有权先行采取档案转移措施，并在48小时内通知甲方。乙方义务包括：建立专职档案管理团队（不少于3人），其中至少1人持有中级档案专业技术职称；每半年组织一次档案安全演练，包括火灾疏散、数据恢复等科目；对甲方提出的档案查询请求，普通件应在8小时内响应，加急件4小时内完成。五、保密与违约责任保密条款要求双方对履行合同过程中获悉的对方商业秘密（如客户名单、技术参数）、经营信息（如财务数据、战略规划）及档案内容承担保密义务。乙方应与接触档案的员工签订《保密承诺书》，严禁私自复制、传播档案信息，保密期限自合同签订之日起至档案销毁或返还后5年。未经甲方书面许可，乙方不得将档案用于自身业务宣传或第三方合作项目。违约责任认定标准如下：若乙方发生档案丢失，按每件档案重置价值的10倍赔偿（但单份赔偿上限不超过5万元）；出现信息泄露的，需赔偿甲方因此遭受的直接经济损失，并承担由此引发的诉讼费用；保管条件不达标导致档案损坏的，乙方负责免费修复，无法修复的按评估价值赔偿。甲方逾期提供档案导致保管期延误的，仍需按原约定时间支付费用；擅自将档案再委托第三方保管的，应向乙方支付年度费用的30%作为违约金。双方就违约赔偿达成协议后，应在15日内支付赔偿金，逾期按日0.1%计收罚息。六、档案处置与争议解决档案取回需履行严格手续：甲方需提交加盖公章的取回申请，列明档案编号及用途，授权代表需出示身份证原件及单位介绍信。批量取回（超过50件）应提前7日预约，乙方负责装箱并提供运输建议。取回时双方共同核对档案数量及完好状态，签署《档案取回确认单》。对于电子档案，乙方应提供加密U盘或光盘介质，密钥通过单独渠道交付甲方。档案销毁程序适用于保管期满且甲方确认无需留存的档案：甲方需出具《档案销毁授权书》，明确销毁范围及方式，乙方在收到授权后15个工作日内完成销毁，全程录像存档（保存期不少于3年），并提供包含档案编号、销毁时间、经办人签字的《销毁证明》。涉及个人信息的档案，应采用不可逆销毁方式（如磁介质消磁、纸质粉碎至3×3mm以下）。争议解决方式优先采用协商，协商不成的提交合同签订地有管辖权的人民法院诉讼解决。诉讼期间，除争议事项外，