展览租赁合同

展览租赁合同展览租赁合同是展览活动中连接场地提供方与参展方权利义务的核心法律文件，其条款设计直接关系到展览项目的顺利实施与双方权益的保障。一份规范的展览租赁合同通常涵盖租赁主体信息、场地使用细节、费用结算方式、双方权利义务、违约责任及争议解决等关键内容，需结合展览行业的特殊性进行细致约定。以下从合同构成要素、核心条款解析、风险防范要点三个维度展开说明。一、合同主体与基本信息条款展览租赁合同的主体资格审查是合同有效性的前提。出租方通常为展览中心、会议场馆或专业展览公司，需具备合法的场地所有权或经营权，应在合同中明确标注营业执照注册号、法定代表人信息及联系方式。承租方多为参展企业、行业协会或展会组织方，需提供有效的参展资质证明，如企业法人营业执照、展会批文等文件复印件作为合同附件。若承租方为联合体或委托第三方执行，需额外签署授权委托书，明确实际履约方及责任承担主体。合同首部需清晰列明租赁标的基本信息，包括展览场地的具体位置（如XX展馆X层X号展厅）、实际使用面积（以建筑面积或净展览面积计算，两者差异需在合同中注明）、场地类型（室内展厅、室外广场、临时搭建区域等）。对于多层展馆或复杂场地布局，建议附场地平面图作为合同附件，标注出入口位置、消防通道、承重限制、电力接口等关键设施参数，避免因场地描述模糊引发后期争议。二、场地使用条款（一）租赁期限与时间管理展览场地的租赁时间通常包含布展期、展览期与撤展期三个阶段，需分别约定具体起止时间（精确至小时）。例如：“布展期为2024年X月X日8:00至X月X日18:00，展览期为X月X日9:00至X月X日17:00，撤展期为X月X日18:00至X月X日24:00”。对于超时使用场地的情况，合同应明确超时费用标准，如“每逾期1小时按日租金的5%计算，不足1小时按1小时计”，同时约定承租方申请延时的书面审批流程，需提前24小时向出租方提交申请并获得书面确认。（二）场地用途与限制合同需严格限定场地用途，例如“仅限用于举办‘2024XX行业博览会’，展示XX类产品及相关技术交流活动”。禁止承租方擅自改变用途，如将展览场地用于仓储、生产或未经批准的商业活动。针对特殊展览类型（如涉及易燃易爆展品、大型机械、活体动物等），需单独列明附加条款，要求承租方提供公安、消防、环保等部门的审批文件，并承担额外的安全管理责任。场地使用限制条款还应包括对展位搭建的要求，如“展台高度不得超过4.5米，跨度超过6米需提供结构安全计算书；禁止使用易燃材料，所有装修材料需符合GB50222《建筑内部装修设计防火规范》标准”。对于室外场地，需约定气象灾害应对措施，如遇暴雨、台风等不可抗力导致无法正常使用，双方可协商顺延租赁期限或减免相应租金。三、费用与支付条款展览租赁费用的构成需分项列明，避免模糊表述。基础费用通常包括场地租金（按面积或展位数量计算）、物业管理费（含空调、公共区域清洁、安保服务等）、水电费（可按实际用量或固定套餐收取，需注明计量方式）。附加服务费如特装管理费、加班布展费、场地押金等需单独列项，其中场地押金一般为租金总额的20%-30%，用于抵扣承租方可能产生的场地损坏、逾期费用等，合同终止后无违约情形的，出租方应在撤展后15个工作日内无息退还。支付方式需明确各阶段费用的支付比例与期限，例如“合同签订后5个工作日内支付总租金的30%作为定金，布展前15日支付50%，展览结束后3日内支付剩余20%”。对于大额支付，建议约定银行转账方式，并注明双方收款账户信息。同时需约定发票开具要求，出租方应在收到款项后7个工作日内提供等额增值税专用发票，发票类目需与实际服务内容一致。四、双方权利义务与责任划分（一）出租方核心义务场地交付义务：出租方需在布展期开始前24小时完成场地清理，确保水、电、空调等基础设施正常运行，并向承租方提供《场地交付确认单》，经双方签字确认后方可启用。若因出租方原因导致场地交付延迟，需按日租金的10%支付违约金，并承担承租方因此产生的展位搭建延误、展品运输滞留等实际损失。设施保障责任：负责公共区域的安保、清洁及消防设施维护，提供24小时现场管理人员联系方式，对承租方提出的基础设施故障报修需在2小时内响应，4小时内解决。协助义务：配合承租方办理展会相关审批手续，提供展馆的消防验收合格证、场地使用证明等文件，协助对接公安、消防等部门的现场检查工作。（二）承租方核心义务合规使用义务：严格遵守展馆管理规定，禁止在非指定区域堆放展品或搭建构筑物，不得损坏场地原有设施（如地面、墙面、吊顶等），如需对场地进行特殊改造（如地面开孔、悬挂重物），需提前获得出租方书面同意并签订《场地改造协议》。安全管理责任：承担展位内部的消防安全责任，配备必要的灭火器材，确保展位通道宽度不小于1.5米，禁止堵塞消防通道或遮挡消防标识。对于涉及危险化学品、放射性物质的展品，需单独申报并采取隔离措施。知识产权保护义务：保证所展示产品及宣传资料不侵犯第三方知识产权，如因展品侵权引发纠纷，由承租方承担全部法律责任，并赔偿出租方因此遭受的连带损失。五、违约责任条款违约责任的设定需具有可操作性，避免笼统表述。出租方常见违约情形包括：未按时交付场地、基础设施故障导致展会中断、擅自提高收费标准等，违约方需按合同总金额的5%-10%支付违约金，若造成展会取消，需全额退还已收款项并赔偿承租方的直接损失（如展位搭建费、宣传推广费等）。承租方违约情形主要有：逾期支付租金（每逾期1日按未付金额的0.5%支付滞纳金）、擅自提前终止合同（需支付总租金30%的违约金）、场地损坏未修复（按实际维修费用的1.5倍赔偿）等。对于严重违约行为（如未经许可转租场地、展示违禁物品），出租方有权单方解除合同，没收押金并要求承租方立即撤离场地。六、不可抗力与争议解决合同需明确不可抗力的范围，包括地震、台风、战争、政府禁令等不可预见、不能避免的客观情况。若因不可抗力导致展会无法按期举办，双方应在事件发生后3日内协商处理方案，可选择延期举办（租金按实际租赁时间调整）或解除合同（已付款项无息退还，互不承担违约责任）。争议解决方式优先选择协商，协商不成的，可约定仲裁或诉讼。仲裁条款需明确仲裁机构名称（如“提交XX市仲裁委员会按其现行规则进行仲裁”），诉讼条款则需约定管辖法院（通常为出租方所在地或合同签订地法院）。对于涉外展览合同，建议选择中国法律作为准据法，以降低法律适用风险。七、风险防范与合同完善建议细化附件内容：除场地平面图外，建议将《展馆管理规定》《展位搭建标准》《消防安全责任书》等作为合同附件，明确行业惯例与特殊要求。例如，部分展馆对噪音、灯光亮度、展品运输车辆行驶路线有特殊限制，需在附件中详细列明。动态条款预留：针对展览行业的不确定性，可设置“情势变更条款”，如因政府重大活动导致场地临时调整，双方应在7日内协商变更租赁时间或更换场地，协商不成可解除合同。保险条款补充：建议承租方投保展会责任险，涵盖公众责任、财产损失等风险，保险单需将出租方列为共同被保险人，保险期限覆盖整个租赁周期。合同审查流程：大型展会租赁合同签订前，建议由法务部门或专业律师进行审查，重点关注权利义务对等性、违约责任合理性及争议解决条款的可执行性，避免因条款漏洞导致后期维权困难。展览租