2025年办公会议电子白板使用合同协议

2025年办公会议电子白板使用合同协议合同编号：[填写合同编号]甲方（委托方/使用方）：[填写公司全称]法定代表人：[填写法定代表人姓名]注册地址：[填写公司注册地址]联系地址：[填写公司联系地址]联系电话：[填写公司联系电话]乙方（提供方/维护方）：[填写电子白板供应商或负责维护的部门/公司全称]法定代表人/授权代表：[填写法定代表人或授权代表姓名]注册地址/联系地址：[填写公司注册地址或联系地址]联系电话：[填写公司联系电话]鉴于甲方需要使用电子白板设备进行办公会议及内部协作，乙方拥有或能够提供符合甲方需求的电子白板设备及相关服务，双方本着平等互利、协商一致的原则，达成如下协议：第一条合同标的本合同项下的标的物为乙方提供并安装于甲方指定地点（具体位置：[填写电子白板安装地点，如XX会议室、XX办公区等]）的电子白板设备一套，包括主白板显示单元、书写笔（及相关耗材）、配套软件系统、安装支架、电源线等所有构成该设备系统的硬件及软件。第二条合同期限1.本合同有效期为自2025年1月1日起至2025年12月31日止，共计一年。2.合同期满前一个月，若甲乙双方均未书面提出异议，本合同自动续延一年，续约次数不限，直至一方提前书面通知终止。第三条使用范围与规则1.本合同项下的电子白板设备仅限于甲方指定地点的办公会议、内部培训、项目讨论等公司内部活动使用。2.甲方应确保设备使用人员了解并遵守以下规则：*爱护电子白板设备，避免粗暴操作或撞击。*书写笔应妥善保管，不得丢失或转借他人进行破坏性使用。如因个人保管不善导致笔损坏或丢失，使用人需按设备原价或双方约定的价格进行赔偿。*会议结束后，使用者负责清洁白板表面，使用专用清洁液和板擦擦除书写痕迹，确保设备整洁，不得使用硬物刮擦白板表面。*严禁在白板表面或设备上刻划、涂鸦或进行任何破坏性操作。*不得擅自更改、删除或安装电子白板配套的软件系统，不得擅自将设备与无关的外部设备连接。*如遇设备故障或无法正常显示、书写、联网或软件系统异常，应立即停止使用并及时通知乙方进行维修处理。第四条维护与保养1.甲方应指定专人（[填写负责人姓名及部门]）负责电子白板的日常管理和与乙方的沟通协调，并负责监督使用人员按本合同第三条规则使用设备。2.乙方应在本合同有效期内，根据设备情况提供至少每季度一次的定期专业保养服务，包括清洁光学面板、检查书写笔感应、软件系统优化等，具体服务时间提前三天通知甲方。3.乙方承诺在接到甲方维修通知后，应在4个工作小时（非工作时间按标准工作日计算）内响应。对于一般性故障（如书写笔不灵敏、白板部分区域不显示等），乙方应在24个工作小时内修复；对于复杂故障（如硬件损坏、系统崩溃等），应尽快安排维修，并告知预计修复时间。4.维修费用：保修期内（通常指设备本身而非整个合同期，具体范围需明确）非因甲方人为损坏或不可抗力造成的硬件故障，由乙方承担维修费用（仅限更换零配件费用，上门费根据实际情况协商，若包含在服务费中则无需另述）；保修期外或因甲方使用不当、人为损坏或不可抗力造成的损坏，维修费用由甲方承担，具体收费标准按照乙方公示的收费标准执行或在本合同中明确具体费用。5.电子白板书写笔及相关耗材（如清洁液、板擦等）的管理方式：*甲方负责采购和管理所有耗材，费用由甲方承担，并确保提供充足的清洁用品。*（或）乙方提供基础配置的书写笔[数量]支，超出配置数量或因使用、保管不当损坏需要更换的书写笔，由甲方按每支[填写价格]元的价格向乙方支付费用购买或租赁。第五条费用与支付1.[如合同中包含设备租赁费、初装费等一次性费用，在此明确：例如，本合同包含设备初装费人民币[填写金额]元，一次性支付。]2.[如包含月度/年度服务费、维修费、耗材费等，在此明确：例如，甲方需向乙方支付年度服务费人民币[填写金额]元/年，包含[说明包含的服务内容，如：定期保养X次/年，标准维修服务等]。]3.上述费用（除一次性费用外）按[月/季/年]支付。首次支付时间为本合同签订后[填写天数]日内，后续支付时间分别为[说明支付节点，如：每季度前5个工作日/每年12月31日前]。4.支付方式为银行转账，乙方账户信息如下：*账户名称：[乙方账户名称]*账号：[乙方账号]*开户行：[乙方开户行]5.乙方应在收到甲方款项后10个工作日内开具等额合规增值税[普通/专用]发票给甲方。第六条甲方责任1.确保所有使用人员了解并遵守本合同约定的使用规则。2.指定专人负责电子白板的日常管理和与乙方的沟通协调，及时传达本合同内容。3.提供必要的清洁工具供使用人员使用，并监督使用情况。4.积极配合乙方进行设备的定期保养和故障维修工作，提供必要的便利条件（如指定维修区域、提供电源接口等）。5.按时足额支付本合同约定的各项费用。6.对因甲方原因（如超负荷使用、不当操作、人为损坏、违反保密规定等）造成的设备损失、软件系统损坏或第三方索赔，承担全部赔偿责任。第七条乙方责任1.按时提供符合约定的、性能完好的电子白板设备及相关软件，并负责设备的安装调试。2.按照合同约定提供定期的专业保养服务，确保设备保持良好工作状态。3.及时响应并有效处理设备的故障维修请求，保证维修质量，努力减少设备故障对甲方使用的影响。4.提供必要的设备使用指导和操作培训（可在合同生效后一周内提供一次基础培训）。5.对因乙方提供的产品质量、安装问题或保养维修不当造成的设备损坏或功能故障，承担相应责任。第八条违约责任1.甲方未按时支付费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之五向乙方支付违约金。逾期超过30天，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方支付全部应付费用及违约金。2.乙方未能按时提供约定的保养服务或未能及时有效维修故障的，应向甲方支付违约金，每延迟一天按当期应付服务费（或合同总服务费）的万分之五支付，但违约金总额不超过合同总服务费（或当期应付服务费）的10%。因延迟服务或维修给甲方造成直接损失的，乙方还应赔偿实际损失。3.任何一方违反本合同约定的使用规则或管理要求，造成设备损坏的，由责任方承担修复费用或按设备原值[百分比，如：50%]的金额赔偿乙方。第九条不可抗力因地震、火灾、战争、政府行为等不可抗力因素导致本合同无法履行或延迟履行的，双方互不承担违约责任，但应在不可抗力发生后5个工作日内通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力影响程度，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。第十条保密条款双方对本合同履行过程中知悉的对方商业秘密（包括但不限于设备型号、配置、价格、甲方使用数据、乙方技术信息、客户信息等）负有保密义务。未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。此保密义务不因合同的终止而失效。第十一条争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。第十二条合同的生效、变更与终止1.本合同自甲乙双方法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章（或合同专用章）之日起生效。2.对本合同的任何修改或补充，均需经双方书面同意并签署补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。3.合同期满，如双方未续约，本合同自动终止。任何一方提前30天书面通知对方并经对方确认，本合同可提前终止。提前终止后，费用结算、设备返还等事宜