安全生产 档案管理制度

安全生产档案管理制度一、总则

第一节制定目的与依据

为规范企业安全生产档案管理，确保安全生产档案的真实性、完整性、可用性和安全性，充分发挥档案在安全生产决策、管理、监督和应急处置中的作用，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《生产安全事故报告和调查处理条例》《企业安全生产标准化基本规范》（GB/T33000）等法律法规及行业标准，结合企业生产经营实际，制定本制度。

第二节适用范围

本制度适用于企业各部门、各项目部、各生产环节（含生产经营场所、作业现场）的安全生产档案管理活动。涵盖安全生产责任、制度建设、教育培训、隐患排查治理、危险源管控、应急管理、事故调查处理、设备设施管理、职业健康、劳动防护用品等相关档案的管理工作。安全生产档案包括纸质载体档案、电子档案、声像档案及其他具有保存价值的不同形式记录。

第三节基本原则

安全生产档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须客观反映安全生产实际情况，不得篡改、伪造或遗漏关键信息。

（二）完整性原则：档案应涵盖安全生产全过程各环节，确保文件材料齐全、要素完整。

（三）规范性原则：档案的分类、整理、归档、保管、利用和销毁应符合国家及企业相关标准要求。

（四）安全性原则：采取有效措施，防止档案损毁、丢失、泄密，确保档案实体和信息安全。

（五）动态性原则：安全生产档案应随安全生产活动的开展及时更新，确保与实际管理状况同步。

（六）追溯性原则：档案管理应实现全过程可追溯，为安全生产责任认定、问题整改、经验总结提供依据。

第四节术语定义

（一）安全生产档案：指企业在安全生产活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，是安全生产过程的真实反映和重要依据。

（二）归档：指各部门在安全生产活动中形成的具有保存价值的文件材料，按照规定时间、流程和要求向档案管理部门移交的过程。

（三）电子档案：指存储于电子设备中，可通过计算机等设备读取、处理的安全生产档案，包括文本、图像、音频、视频等格式。

（四）档案保管期限：指档案从归档之日起至销毁之日止的时间跨度，分为永久、长期（30年以上）、短期（10年以下）三类。

二、组织架构与职责分工

第一节决策机构

企业安全生产档案管理决策机构由安全生产委员会（以下简称“安委会”）担任，安委会主任由企业主要负责人担任，成员包括分管安全、生产、技术、人力资源等工作的副总经理及各部门负责人。安委会每季度至少召开一次档案管理专题会议，审议档案管理制度修订、年度工作计划、重大档案安全事件处理等事项。安委会下设档案管理工作组，由安全管理部门牵头，抽调档案、生产、设备等部门骨干组成，负责具体落实决策事项。

第二节管理部门

档案管理部门（通常为综合档案室或指定部门）是安全生产档案管理的执行主体，配备专职档案管理员2-3名，要求具备档案管理专业背景或3年以上相关工作经验。该部门直接向安委会汇报工作，主要职责包括：制定档案分类标准及操作流程；监督各部门档案归档质量；组织档案安全检查；建立电子档案管理系统；开展档案利用服务。档案管理部门需配备专用档案库房，配备密集架、防磁柜、温湿度控制系统等设施，库房面积不少于50平方米，实行双人双锁管理。

第三节执行部门

各业务部门（如生产车间、设备部、安全部等）为档案管理的直接责任单位，需指定1名兼职档案员。兼职档案员应具备基础档案管理知识，负责本部门档案的日常收集、初步整理和按时移交。部门负责人对档案的真实性、完整性负领导责任。例如，生产车间需每日记录设备运行日志，每周整理隐患排查表，月末统一移交档案管理部门；设备部需建立特种设备全生命周期档案，包含采购合同、检验报告、维修记录等文件。

第四节职责分工

档案管理部门具体职责包括：接收各部门移交的档案材料，进行分类、编目、著录；对破损档案进行修复；定期开展档案数字化扫描；建立档案借阅登记制度，严格执行审批流程；制定档案销毁清册并监督执行。业务部门职责包括：在安全生产活动中同步形成档案材料；确保文件签字、盖章等手续完备；对过期档案提出鉴定申请；配合档案管理部门开展业务培训。

第五节协作机制

建立“档案管理部门-业务部门-安委会”三级联动机制。档案管理部门每月向业务部门发放档案收集清单，明确需提交的文件类型及截止日期；每季度组织档案交叉互查，由各部门档案员组成检查组，抽查归档质量；遇重大事故或应急事件时，启动档案应急调取流程，档案管理部门需在2小时内提供所需档案。此外，每年开展档案管理优秀部门评选，对归档及时、质量高的部门给予奖励。

第六节人员培训

档案管理部门每年组织不少于2次全员培训，内容涵盖档案法规、分类标准、电子系统操作等。新员工入职时，由人力资源部门安排档案管理基础培训，考核合格后方可上岗。对兼职档案员实施“导师制”，由专职档案员一对一指导档案整理技巧。培训档案显示，2023年某制造企业通过该机制，档案归档及时率从75%提升至92%。

第七节考核评价

将档案管理纳入企业安全生产责任制考核，考核指标包括：归档及时性（占20%）、档案完整性（占30%）、保管安全性（占25%）、利用效率（占15%）、制度执行（占10%）。考核结果与部门绩效挂钩，连续两年不合格的部门负责人需向安委会述职。档案管理部门每半年发布档案管理质量报告，分析问题并提出改进措施，如2024年一季度发现设备维修档案缺失率超标，随即在设备部推行“一机一档”即时归档制度。

三、档案分类与归档管理

第一节分类标准

安全生产档案采用"年度-问题类型-业务领域"三级分类法。一级分类按自然年度划分，如"2024年度"；二级分类按管理模块分为责任体系、制度建设、教育培训等10大类；三级分类细化至具体业务，如"教育培训"类下设三级目录"新员工培训""特种作业培训""复训考核"等。分类标准每年由档案管理部门修订，新增业务领域如"智慧安全系统"档案时，需经安委会审批后纳入体系。某化工企业2023年增设"危化品全流程监控"三级目录后，事故追溯效率提升40%。

第二节归档范围

归档文件涵盖安全生产全生命周期材料。责任体系类包括各级安全责任书、履职记录；教育培训类含培训计划、签到表、考核试卷；隐患治理类需包含排查表、整改通知单、验收报告；应急管理类含预案文本、演练记录、物资清单；设备管理类包含采购合同、检验报告、维修记录。特别文件如重大事故调查报告需永久保存，一般隐患整改保存3年，日常操作日志保存1年。某汽车制造厂将"焊接车间烟尘检测报告"纳入职业健康类归档后，有效预防了群体性职业病事件。

第三节归档流程

实行"即时收集-月度整理-季度移交"三级流程。业务部门在安全活动结束后24小时内完成文件收集，每月5日前完成分类整理并填写《档案移交清单》，季度末向档案管理部门移交。电子档案通过企业OA系统自动归档，系统设置双重备份机制。新入职员工需在安全培训后签署《档案管理承诺书》，某物流公司通过该流程使档案缺失率从15%降至3%。

第四节整理规范

纸质档案采用"三孔一线"装订法，A4文件需去除金属夹具，破损文件需裱糊修复。电子档案命名规则为"日期-部门-文件名"，如"20240515-生产部-设备点检表"。档案盒标签统一使用蓝底白字，标注"年度-类别-盒号"信息。某电力企业推行"档案颜色管理"：红色标识紧急文件，绿色标识已办结，黄色标识待处理，使调阅效率提高60%。

第五节交接管理

档案交接实行"双人核对"制度。移交方需填写《档案交接清单》，详细记录文件名称、页数、密级等信息，接收方与移交方共同签字确认。涉密档案需在保密室交接，全程监控录像。调阅重要档案时，需经部门负责人审批并在《档案利用登记表》记录用途。某建筑公司通过设置"档案交接看板"，实时显示各部门待移交档案数量，使归档及时率提升至98%。

第六节电子档案管理

电子档案存储采用"本地服务器+云端备份"双轨制。本地服务器配置RAID5磁盘阵列，每日增量备份；云端采用加密存储，异地容灾。系统设置操作留痕功能，任何修改均生成操作日志。电子档案查阅需通过数字证书认证，某制药企业通过设置"查阅权限矩阵"，限制非相关人员访问研发数据，有效保护了商业秘密。

第七节档案鉴定与销毁

成立由安全、技术、档案专家组成的鉴定小组，每两年开展一次档案鉴定。对超期档案进行价值评估，确定销毁清单后需经安委会主任审批。销毁过程需在监销人监督下进行，销毁记录保存10年。某食品企业2023年销毁2018-2020年度常规检查记录时，采用"粉碎+焚烧"双重销毁方式，确保信息无法复原。

四、档案保管与安全防护

第一节保管设施与环境

库房选址需遵循“远离危险、独立可控”原则，应设在企业内部安全区域，避开易燃易爆场所、强电磁干扰源及地下管网密集区。某化工企业将档案库房从旧厂房迁至新建行政楼三楼，远离生产装置区，有效降低了环境风险。库房结构采用防火墙体，耐火等级不低于二级，门窗为甲级防火门，配备闭门器，确保火灾时能有效阻隔火势。地面需做防潮处理，采用环氧树脂地坪，避免地面返潮导致档案受潮。

温湿度控制是档案保存的核心要素。库房内安装恒温恒湿系统，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%。每日上午9时和下午3时由档案管理员记录温湿度数据，超出范围立即启动调节设备。某机械制造企业曾在梅雨季节发现湿度超标，及时启用除湿机并调整空调运行模式，使湿度稳定在52%，避免了档案霉变。

消防与安防设施需符合国家标准。库房内配备感烟探测器和自动喷水灭火系统，灭火器选用二氧化碳或七氟丙烷等不损伤档案的灭火剂。安装红外入侵报警系统，与保安室监控终端联动，库房门外设置“双人双锁”管理，钥匙由档案管理员和安保负责人分别保管。某电子企业档案库房还配备了气体灭火装置，针对精密电子档案的特殊需求，确保灭火时不会造成二次损害。

第二节日常保管措施

档案存放需遵循“分类有序、方便取用”原则。纸质档案采用专用档案盒存放，竖立排列，避免平放导致变形。档案盒标注清晰，使用统一标签，标注“年度-类别-盒号”信息。某建筑企业将项目档案按“项目名称-时间节点”排序，使查找效率提升50%。档案柜采用密集架，通道宽度不小于80厘米，确保人员通行和档案取用安全。

定期检查是预防档案损坏的关键。档案管理员每月进行一次全面检查，重点查看档案有无虫蛀、霉变、字迹褪色等问题。对特殊载体档案，如胶片、磁带等，每季度进行一次抽样检测。某食品企业通过定期检查发现一批早期产品检验报告出现字迹模糊，及时联系专业机构进行了数字化复制，保留了原始信息。

虫霉防治需采取“预防为主、综合治理”策略。库房内放置防虫药物，如樟脑丸或专用防虫片，每季度更换一次。定期对库房进行消毒，使用紫外线灯照射或臭氧消毒，每次消毒时间不少于30分钟。某纺织企业档案库房曾发现虫害，立即采取隔离措施，对受影响档案进行冷冻处理，并对库房进行全面消毒，未造成档案损失。

第三节安全防护机制

保密管理是档案安全的重要环节。涉密档案需单独存放，设置专用保密柜，密码由专人管理。查阅涉密档案需经部门负责人审批，填写《涉密档案查阅申请表》，查阅过程由档案管理员全程监督。某军工企业对涉密档案实行“双人领取”制度，查阅时需两名管理人员同时在场，确保档案不外泄。

应急处理机制需覆盖各类突发情况。制定《档案安全应急预案》，明确火灾、水灾、地震等灾害发生时的处置流程。定期组织应急演练，每年至少开展一次，模拟档案转移、抢救等场景。某物流企业曾因暴雨导致地下室档案库房进水，应急预案启动后，员工迅速将档案转移至高处，并用防水布覆盖，避免了档案浸泡损坏。

责任追究机制确保安全措施落实到位。明确档案安全责任人，档案管理员为直接责任人，部门负责人为第一责任人。发生档案安全事故时，立即启动调查程序，分析原因并追究责任。某能源企业曾因员工违规操作导致档案柜损坏，经调查后对相关人员进行批评教育，并修订了档案操作规程，强化了安全意识。

五、档案利用与价值开发

第一节利用权限与流程

安全生产档案的利用实行“分级授权、按需申请”原则。企业内部员工因工作需要查阅档案时，需填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的、范围及用途，经所在部门负责人审批后，由档案管理员提供查阅服务。查阅一般档案可在档案阅览室进行，特殊载体档案如胶片、磁带等需在专业人员指导下操作。某制造企业为提高效率，开发了线上审批系统，员工提交申请后，部门负责人实时审批，平均审批时间从2天缩短至4小时。

外部单位如政府监管部门、审计机构或合作企业需查阅档案时，需持单位介绍信及有效证件，经企业分管安全负责人批准后，由档案管理员全程陪同查阅。涉密档案的查阅需额外经企业主要负责人签字，并签署《保密承诺书》。某化工企业在接受应急管理局检查时，提前准备档案清单，安排专人对接，确保了检查工作顺利进行，获得了监管部门的肯定。

紧急情况下的档案调阅启动“绿色通道”。发生生产安全事故或突发事件时，现场负责人可直接电话通知档案管理部门，说明所需档案类型，档案管理员需在30分钟内将档案送至现场或提供电子版查阅。某建筑工地曾因脚手架坍塌事故需要调取近期安全检查记录，通过绿色通道快速获取档案，为事故调查提供了关键依据。

第二节服务形式与渠道

档案管理部门提供多种服务形式满足不同需求。纸质档案可提供查阅、复印、摘抄服务，复印需加盖档案证明章；电子档案可通过企业内部平台在线查阅、下载，部分敏感文件需申请解密后才能下载。某汽车企业建立了档案共享平台，各部门可在线查看历史培训记录和设备维护档案，减少了重复提交材料的麻烦。

定期开展档案推送服务。档案管理员每月整理安全生产热点档案，如新出台的安全法规、典型事故案例、优秀安全管理经验等，通过企业OA系统、公告栏推送至各部门。针对季节性安全工作，如夏季防暑、冬季防火，提前推送相关档案资料，帮助各部门做好预防措施。某食品企业在夏季高温前推送了《防暑降温措施档案集》，有效减少了中暑事件的发生。

主动提供定制化档案服务。当部门开展专项安全工作时，如安全月活动、应急演练等，档案管理员可主动提供相关档案支持，协助整理活动方案、历史数据、参考案例等。某物流公司筹备年度应急演练时，档案管理员提供了近三年的演练记录和改进建议，使演练方案更加完善，演练效果显著提升。

第三节价值挖掘与分析

通过档案分析发现安全管理规律。档案管理部门每季度对隐患排查治理档案进行统计分析，找出高频隐患类型、易发环节及整改效果，形成《隐患分析报告》，为安全管理决策提供数据支持。某机械企业通过分析发现，设备检修环节的违规操作隐患占比达35%，随即加强了对检修人员的安全培训，该类隐患下降了60%。

利用档案总结经验教训。对发生的事故档案进行深入分析，找出事故原因、责任缺失及管理漏洞，形成《事故案例汇编》，作为安全培训的教材。某电子企业将近年来发生的触电事故整理成案例集，组织员工学习讨论，增强了员工的安全意识，当年未再发生类似事故。

挖掘档案中的隐性知识。对老员工的操作经验、安全管理心得等非结构化信息进行整理，形成《安全管理经验库》，供新员工学习参考。某纺织企业邀请退休安全工程师口述历史，整理成《老安全员工作笔记》，其中关于设备润滑的“五步法”被推广后，设备故障率降低了20%。

第四节成果转化与应用

将档案转化为管理工具。档案管理部门将各类安全规程、操作标准、应急预案等汇编成《安全生产管理手册》，发放至各部门作为日常工作的指导文件。某建筑企业将档案中的“三违”行为案例制作成警示教育视频，在员工入职培训时播放，使新员工的“三违”发生率降低了40%。

推动档案与信息化系统融合。将档案数据接入企业安全生产信息化平台，实现档案信息与实时监控数据的联动分析。例如，将设备维护档案与运行监测系统关联，当设备运行参数异常时，系统自动提示查看该设备的维修记录，辅助故障判断。某化工企业通过这种融合，设备故障诊断时间缩短了50%。

开展档案创新应用。鼓励员工基于档案开展安全管理创新，如利用历史事故档案开发风险预警模型，或通过培训档案优化课程设计。某能源公司员工根据历年事故档案，研发了“隐患智能识别系统”，通过图像识别技术自动识别现场违规行为，已在试点车间推广应用。

第五节反馈与持续改进

建立档案利用反馈机制。档案管理部门每半年发放《档案服务满意度调查表》，收集员工对档案内容、服务形式、查询效率等方面的意见和建议。对反馈的问题及时整改，如针对“查询流程繁琐”的意见，简化了审批环节，实现了线上线下一体化服务。

定期评估档案利用效果。通过分析档案查阅频率、利用成果转化率等指标，评估档案的价值贡献。某制药企业通过评估发现，职业健康档案的利用率较低，随即增加了职业健康知识普及内容，使档案查阅量增长了80%。

持续优化档案资源结构。根据企业发展新需求，及时补充档案内容。如企业引入新设备时，提前收集设备操作、维护等资料；开展新业务时，同步建立相关档案类别。某新能源企业在布局储能业务时，档案管理部门主动收集行业标准和安全规范，为新业务的安全管理提供了有力支持。

六、监督考核与责任追究

第一节日常监督检查

档案管理部门建立常态化检查机制，每月至少组织两次现场巡查，重点核查档案库房温湿度记录、消防设施状态、安防系统运行情况。检查采用“四不两直”方式（不发通知、不打招呼、不听汇报、不用陪同接待、直奔基层、直插现场），确保发现真实问题。某食品企业通过夜间突击检查，发现档案库房空调故障隐患，及时维修避免了档案霉变。

业务部门实行自查自纠制度，每周对本部门档案保管状况进行内部检查，填写《档案自查表》，重点检查归档完整性、存放规范性及借阅记录。档案管理部门每季度抽取30%的部门进行交叉互查，形成《互查报告》通报问题。某机械制造公司通过部门互查，发现设备维修档案缺失问题，随即补全了三年内的维修记录。

档案安全纳入企业综合检查范畴，由安委会牵头每半年开展一次专项督查。督查内容包括：档案制度执行情况、安全防护措施落实、应急演练效果等。督查结果纳入部门年度安全考核，与评优评先直接挂钩。某化工企业在2023年综合检查中，因档案库房未安装气体灭火系统被扣分，随后完成了设施升级。

第二节考核评价体系

建立量化考核指标体系，设置五项核心指标：归档及时率（权重25%）、档案完整率（30%）、保管合格率（20%）、利用响应速度（15%）、制度执行度（10%）。考核采用百分制，80分以上为优秀，60-79分为合格，60分以下为不合格。某物流企业通过季度考核，发现档案借阅响应速度指标持续低于标准，随即增设了档案管理员岗位。

实行“三级考核”机制：档案管理部门对业务部门进行月度考核，安委会对档案管理部门进行季度考核，企业主要负责人对安委会进行年度考核。考核结果通过内部OA系统公示，接受全员监督。某建筑公司2023年二季度考核中，生产车间因归档延迟被扣分，车间主任在月度例会上作检讨并制定整改计划。

考核结果与多重激励措施挂钩。对连续三个季度考核优秀的部门，给予5000-10000元奖励；对考核不合格的部门，取消年度评优资格，部门负责人需参加专题培训。档案管理员个人考核与绩效工资直接关联，优秀者可申请晋升。某电子企业通过实施考核激励，档案归档及时率从70%提升至95%。

第三节问题整改机制

建立问题台账制度，对检查中发现的问题实行“一问题一编号”，明确整改责任人、整改时限和验收标准。档案管理部门每周更新《问题整改清单》，跟踪整改进度。某能源企业在检查中发现消防器材过期问题，建立台账后48小时内完成更换。

实行整改“回头看”机制，对已完成整改的问题，档案管理部门在15个工作日内组织复查，确保整改到位。对整改不力的部门，启