供应商信息登记及资质审核表模板

供应商信息登记及资质审核表模板一、模板适用范围与核心价值二、供应商信息登记及资质审核全流程操作指南（一）供应商信息收集与表格填写发起登记通知：采购部门根据项目需求，向潜在供应商发送《供应商信息登记及资质审核表》（可通过邮件、企业采购平台或线下纸质版送达），明确填写要求、需提交的资质文件清单及截止时间。供应商填写信息：供应商按要求逐项填写表格内容，保证信息真实、准确、完整（如公司名称、统一社会信用代码、联系方式等需与营业执照一致，不得漏填或错填）。同时按清单准备资质文件复印件（需加盖公司公章），并扫描或拍照后与表格一并提交。（二）资质文件初步审核文件完整性核验：采购专员收到供应商提交的材料后，首先核对表格与资质文件是否齐全，重点检查：基础信息栏：公司全称、统一社会信用代码、法定代表人等关键信息是否完整；资质文件清单：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或“三证合一”营业执照）、行业相关许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、体系认证证书（ISO9001等）是否按要求提交。若材料不齐，需在2个工作日内通知供应商补充，逾期未补充的视为自动放弃。文件有效性核验：检查资质文件是否在有效期内（如营业执照、许可证等），是否存在过期、被吊销、注销等情况；复印件是否清晰可辨，关键信息（如公章、日期、编号）是否完整。（三）信息与资质匹配性审核基本信息交叉验证：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道，核对供应商提交的统一社会信用代码、公司名称、法定代表人等信息与公示信息是否一致，避免虚假登记。经营范围匹配度审核：对照采购项目需求，审核供应商的经营范围是否涵盖本次采购标的类别（如采购电子产品需确认供应商经营范围包括“电子产品销售”或相关制造资质），保证供应商具备合法履约资格。资质等级与项目适配性审核：若采购项目对供应商资质等级有要求（如工程类项目需具备相应施工资质），需审核其资质证书等级是否满足项目需求，证书是否在有效期内且年检合格。（四）多部门联合复审（如需）对于重要项目或高风险品类（如特种设备、食品原料等），需组织采购、法务、质量、技术等部门进行联合复审：法务部门：审核供应商合同条款、法律责任承担能力及历史诉讼情况；质量/技术部门：评估供应商质量管理体系认证、技术参数、生产能力是否满足项目要求；财务部门：核查供应商财务状况（如资产负债率、纳税信用等级），评估履约资金保障能力。（五）审核结果反馈与归档结果反馈：审核完成后，3个工作日内向供应商反馈结果：审核通过：发送《供应商审核通过通知书》，告知后续合作流程；审核不通过：书面说明不通过原因（如“资质文件过期”“经营范围不匹配”），并允许供应商在5个工作日内补充材料后重新提交；需补充材料：列明需补充的具体内容（如“missingISO9001认证证书”），要求供应商限期提交。材料归档：审核通过的供应商材料（含表格、资质文件、审核记录等）需统一归档，建立供应商信息库，定期更新（建议每年复核一次资质有效性）。三、供应商信息登记及资质审核表（模板）（一）供应商基本信息登记表序号项目名称填写内容备注（填写说明）1供应商全称需与营业执照一致2统一社会信用代码18位代码，不得错填3公司类型□有限责任公司□股份有限公司□个体工商户□其他（请注明）4注册地址需提供详细地址（省、市、区、街道门牌号）5经营地址若与注册地址不同，需填写6法定代表人姓名：先生/女士；身份证号：（后4位）身份证号仅用于核实，保密存储7联系人姓名：先生/女士；职位：需填写主要负责采购对接的人员8联系电话固话：；手机：保证畅通，用于后续沟通9电子邮箱**用于发送审核结果及相关文件10开户银行如“中国工商银行支行”11银行账号*用于后续货款结算12成立日期年月日需与营业执照一致13注册资本*万元币种：□人民币□美元□其他14经营范围可附营业执照复印件页（加盖公章）15主要产品/服务1.2.3.列出核心产品或服务，与采购需求匹配（二）资质文件提交清单序号资质文件名称是否提交（是/否）证书编号有效期至发证机关备注（如附件页码）1营业执照年月日*市场监督管理局需提供“三证合一”版本2税务登记证（若三证合一可省）年月日*税务局3组织机构代码证（若三证合一可省）年月日*质量技术监督局4行业生产/经营许可证年月日*（如药监局、文旅局）如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等5体系认证证书（如ISO9001）年月日*认证机构需在有效期内6法定代表人授权委托书（如非法定代表人办理）年月日需附被授权人身份证复印件7其他相关资质年月日*如获奖证书、专利证书等（三）审核意见栏审核环节审核意见审核人审核日期初审（采购专员）□通过□不通过（原因：）□需补充材料（清单：）*工年月日复审（部门负责人）□通过□不通过（原因：）□需补充材料（清单：）*经理年月日联合复审（如需）□通过□不通过（原因：）□需补充材料（清单：）*（部门）年月日最终审核结果□审核通过，纳入合格供应商名单□审核不通过，终止合作□待补充材料后重新审核年月日四、使用过程中的关键注意事项（一）信息填写规范性供应商需使用中文填写表格，所有信息需真实、准确，不得涂改（如需修改需加盖公章说明）；统一社会信用代码、法定代表人、银行账号等关键信息不得漏填，否则影响审核进度；经营范围需与营业执照完全一致，不得简化或扩大范围。（二）资质文件真实性供应商提交的资质文件需为原件或加盖公章的清晰复印件，模糊不清或关键信息缺失的文件无效；需通过官方渠道核验资质真伪（如“国家市场监督管理总局”官网查询营业执照），避免伪造文件风险；行业许可证、体系认证等需在有效期内，临近到期（如剩余3个月）需提前要求供应商更新。（三）审核流程严谨性初审、复审需明确责任人，审核意见需具体明确（如“不通过”需注明“食品经营许可证过期”），避免模糊表述；对于高风险项目，必须组织多部门联合复审，保证资质、技术、财务等维度全面评估；审核过程中需做好记录，保留沟通痕迹（如邮件、补充材料提交时间），便于追溯。（四）信息更新与保密供应商信息库需动态管理，每年至少复核一次资质有效性，变更信息（如地址、银行账号、法定代表人等）需要求供应商重新提交材料；审核过程中获取的供应商信息（如身份证号、银行账号）需严格保密，仅限审核人员知悉，不得用于非工作用途。（五）特殊情况处理对于新成立企业（成立不足1年），可适当放宽部分资质要求（如暂无体系认证），但需提供书面说明及未来3