行政采购与费用申请双层审批流程模板

行政采购与费用申请双层审批流程模板一、适用范围与场景说明本模板适用于公司内部行政类采购与费用申请场景，涵盖日常办公用品采购、固定资产添置、服务类外包（如保洁、维修）、差旅费、业务招待费等行政相关支出。根据金额大小、事项性质及风险等级，实行“部门初审+职能复审”的双层审批机制，保证支出合理、合规、可控。具体场景包括但不限于：单次采购金额≤5000元的小额行政物品（如文具、耗材）采购；单次采购金额5000-20000元的固定资产（如电脑、打印机）或服务类采购；员工因公产生的差旅费、交通费、招待费等日常费用报销；需跨部门协调或涉及公司统一采购标准的行政支出事项。二、详细操作流程步骤（一）申请发起：提交申请材料责任人：申请人（部门员工）动作：明确申请事项（采购/费用类型、明细、用途），填写《行政采购/费用申请表》（见模板表格）；根据事项性质准备附件材料：采购类：需提供至少2家供应商的报价单（固定资产需附规格参数说明）、需求部门签字的《采购需求确认单》；费用类：需附费用发生原始凭证（如发票、行程单）、《费用明细清单》（注明事由、时间、参与人员等）；将申请表及附件电子版提交至部门负责人，纸质版（需签字）同步存档备查。输出物：《行政采购/费用申请表》+附件材料（报价单、凭证等）。（二）部门初审：审核必要性与合理性责任人：部门负责人（*经理/主管）动作：核对申请表信息完整性（申请人、部门、事项、金额、附件等）；审核申请事项的必要性：是否符合部门工作计划、是否为急需支出（避免重复采购或闲置浪费）；审核预算合理性：对照部门年度预算，判断支出是否超预算、是否可调剂；审核附件真实性：报价单是否符合公司比价要求（小额采购可线上比价），费用凭证是否真实、合规（如发票抬头、税号是否正确）。结果处理：审核通过：在申请表“部门初审意见”栏签字确认，24小时内转交至行政部（采购类）或财务部（费用类）；审核不通过：注明驳回原因（如“超预算”“非必要支出”），退回申请人补充材料或撤销申请。（三）职能复审：合规性与流程核查根据申请类型，由行政部（采购类）或财务部（费用类）进行复审：【采购类复审】责任人：行政部采购专员（*专员）动作：核对部门初审意见及申请材料完整性；审核采购合规性：是否符合公司《行政采购管理制度》（如是否纳入集中采购目录、是否需招标）；审核价格合理性：对比历史采购价、市场均价，判断报价是否公允（大额采购需组织二次比价或谈判）；审核采购方式：根据金额确定采购渠道（≤5000元可线上采购，5000-20000元需2家比价，≥20000元需3家比价并提交招标申请）。【费用类复审】责任人：财务部费用会计（*会计）动作：核对部门初审意见及费用凭证合规性（发票是否有效、是否与申请事由一致、是否符合费用标准（如差旅住宿上限、招待费占比））；审核预算执行情况：判断费用是否在年度预算内，超预算费用需审核《预算调整申请表》；审核分摊规则：涉及多部门分摊的费用，需确认分摊比例是否合理。结果处理：复审通过：在申请表“职能复审意见”栏签字确认，1个工作日内转交至最终审批人；复审不通过：注明驳回原因（如“发票不合规”“超预算未审批”），退回申请人整改。（四）最终审批：决策与授权责任人：最终审批人（根据金额确定：≤20000元由行政总监/财务总监总审批，＞20000元由总经理总审批）动作：综合审核部门初审与职能复审意见，重点关注支出的必要性、合规性及成本效益；对大额或特殊事项（如固定资产采购、重大招待费），可要求申请人补充说明或现场汇报；做出审批决策：批准、驳回或有条件批准（如“降低采购金额”“调整费用标准”）。结果处理：审批通过：在申请表“最终审批意见”栏签字确认，审批结果同步反馈至申请人及执行部门；审批不通过：注明原因，流程终止，申请人可根据反馈调整后重新发起。（五）执行与归档责任人：申请人、行政部/财务部、执行部门动作：采购执行：审批通过后，行政部根据申请类型组织采购（线上下单、签订合同、下单采购），申请人配合验收（核对物品规格、数量、质量），验收合格后签署《采购验收单》；费用报销：审批通过后，申请人将《申请表》+原始凭证+《验收单》（采购类）提交至财务部，财务部审核无误后安排付款；归档管理：行政部/财务部每月将审批通过的《申请表》、附件、验收单、报销凭证等整理归档，保存期限≥3年（固定资产采购档案保存≥5年）。三、流程配套模板表格行政采购/费用申请表基本信息申请编号（由行政部/财务部按年度统一编制，如“CG-2024-001”“FY-2024-051”）申请人所属部门申请日期年月日联系方式申请事项事项类型□行政采购□费用报销（请注明：差旅/招待/交通/其他______）具体内容/明细（可另附页，如采购物品名称、规格型号、费用发生事由等）单位数量单价（元）预算金额（元）申请总金额（元）大写：事由说明（简述申请原因、用途、紧急程度等）附件清单□报价单（≥2家）□采购需求确认单□费用原始凭证□其他_________审批流程审批环节审批人部门初审（部门负责人签字）职能复审（行政/财务）（行政部/财务部签字）最终审批（最终审批人签字）备注（如特殊需求、分摊说明等）申请人签字日期年月日四、执行关键注意事项（一）材料规范要求申请表需填写完整，不得涂改；附件材料需清晰、真实，复印件需注明“与原件一致”并签字；采购类报价单需包含供应商联系方式、报价有效期（≥30天）、产品规格参数；费用类发票需为增值税普通/专用发票，抬头为公司全称，税号准确无误。（二）审批时限管理部门初审：需在收到申请后1个工作日内完成；职能复审：需在收到申请后2个工作日内完成（大额采购可延长至3个工作日）；最终审批：需在收到申请后1-3个工作日内完成（＞20000元事项可延长至5个工作日）；紧急事项（如突发维修、紧急差旅）：申请人需在申请表上标注“紧急”，各审批环节需优先处理，时限可缩短50%。（三）特殊情况处理超预算支出：需提前提交《预算调整申请表》，经财务部审核、总经理审批后，方可发起原申请流程；临时采购（如计划外急需物品）：申请人可通过OA系统提交“紧急采购申请”，经部门负责人口头沟通确认后，先行采购，事后1个工作日内补齐纸质手续；分摊费用：涉及多部门共同承担的费用，需由主责部门发起申请，附各部门确认的分摊比例说明。（四）风险规避要点严禁化整为零拆分申请（如将6000元采购拆分为2笔3000元）规避审批；严禁虚