书法家协会创作工具采购办法

书法家协会创作工具采购办法

一、总则（一）目的为规范本书法家协会创作工具的采购行为，确保采购工作的公正、公平、公开，提高采购资金的使用效益，保证创作工具的质量和及时供应，更好地服务于协会会员的创作需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本书法家协会为满足会员创作活动、培训、展览等工作需要而进行的创作工具采购活动。创作工具包括但不限于毛笔、宣纸、墨汁、砚台、印章材料、印泥等各类与书法创作直接相关的物品。（三）采购原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息、采购过程和采购结果应保持公开透明，接受协会会员和社会的监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商平等参与竞争，通过公平竞争选择优质供应商和合适的创作工具。4.效益原则：在保证创作工具质量的前提下，追求采购资金的最佳使用效益，降低采购成本。5.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合书法创作要求的创作工具，以保障会员创作的质量和效果。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立书法家协会采购领导小组，负责统筹协调协会的采购工作。领导小组由协会主席担任组长，副主席和秘书长担任副组长，成员包括各部门负责人。其主要职责如下：1.审议和制定协会采购工作的政策、制度和规划。2.对重大采购项目进行决策和指导，协调解决采购过程中的重大问题。3.监督采购工作的执行情况，确保采购活动符合相关规定和要求。（二）采购工作小组采购工作小组在采购领导小组的领导下开展具体工作，由协会行政主管担任组长，成员包括财务人员、会员代表等。其主要职责如下：1.负责拟定采购计划，根据协会的工作需求和预算安排，确定采购项目和采购数量。2.组织实施采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织评审、签订采购合同等。3.对采购的创作工具进行验收，确保采购物品的质量、规格和数量符合要求。4.整理和保存采购档案，包括采购申请、采购文件、评审记录、合同文本等资料。（三）其他部门职责协会其他部门应积极配合采购工作，提供相关需求信息和技术支持，协助采购工作小组做好采购项目的论证、验收等工作。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.每年年底，各部门根据协会下一年度的工作安排和会员创作需求，提出创作工具的采购需求，填写采购需求申请表，详细说明采购项目、规格、数量、预算金额等信息。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求进行汇总和审核，结合协会的财务预算情况，编制年度采购预算草案。3.年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，提交协会理事会审定，最终纳入协会年度财务预算。（二）采购计划制定1.根据审定的年度采购预算，采购工作小组制定具体的采购计划。采购计划应明确采购项目、采购方式、采购时间、预计金额等内容。2.采购计划应具有前瞻性和合理性，充分考虑协会的工作进度和会员的实际需求，避免出现采购滞后或过度采购的情况。3.对于临时性的采购需求，相关部门应填写临时采购申请表，说明采购原因、采购项目、预算金额等信息，经部门负责人和采购领导小组审批后，纳入采购计划。四、采购方式本协会根据采购项目的金额、性质和特点，选择合适的采购方式，主要包括以下几种：（一）公开招标1.对于单项采购金额较大、技术复杂或具有广泛社会影响的创作工具采购项目，应采用公开招标方式。2.采购工作小组通过协会官方网站、行业媒体等渠道发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。招标公告应明确招标项目的基本信息、投标要求、评标标准、投标截止时间等内容。3.组织开标、评标和定标工作。开标应在规定的时间和地点公开进行，由采购工作小组和监督人员共同参与。评标委员会由协会相关专家、会员代表和采购工作人员组成，按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标由采购领导小组根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商。4.与中标供应商签订书面采购合同，明确双方的权利和义务。（二）邀请招标1.对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的采购项目，可以采用邀请招标方式。2.采购工作小组从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。3.后续的开标、评标、定标和签订合同等程序与公开招标方式相同。（三）竞争性谈判1.对于采购项目技术规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，或者时间紧迫需要尽快完成采购的项目，可以采用竞争性谈判方式。2.采购工作小组成立谈判小组，由协会相关专家、会员代表和采购工作人员组成。谈判小组从符合资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。3.谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。谈判小组根据供应商的最后报价和谈判情况，确定成交供应商。4.与成交供应商签订采购合同。（四）询价采购1.对于采购项目规格、标准单一，现货货源充足且价格比较稳定的采购项目，可以采用询价采购方式。2.采购工作小组向三家以上符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内一次性报出不得更改的价格。3.采购工作小组对供应商的报价进行比较，在质量和服务均能满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商作为成交供应商。4.与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购工作小组应向协会采购领导小组提交书面报告，说明采购理由、拟采购供应商等情况，经采购领导小组批准后实施采购。3.与单一来源供应商进行协商，确定采购价格、技术、服务等条款，签订采购合同。五、供应商管理（一）供应商资格审查1.参与协会创作工具采购的供应商应具备以下基本资格条件：（1）具有独立承担民事责任的能力；（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；（4）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；（5）参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；（6）法律、行政法规规定的其他条件。2.采购工作小组在采购活动前，应对供应商的资格进行审查，要求供应商提供相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、业绩证明材料等。经审查合格的供应商方可参与采购活动。（二）供应商评价与选择1.建立供应商评价体系，从产品质量、价格、交货期、售后服务等方面对供应商进行综合评价。2.在采购过程中，采购工作小组应根据供应商的投标文件、报价、谈判情况等，对供应商进行初步评价。在采购项目完成后，采购工作小组应根据验收情况、会员反馈等，对供应商进行最终评价。3.根据供应商评价结果，选择优质供应商作为协会的长期合作伙伴。对于评价不合格的供应商，应及时终止合作关系。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息库，对供应商的基本信息、采购记录、评价结果等进行记录和管理。2.定期对供应商信息库进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。3.加强与供应商的沟通与交流，及时了解供应商的经营状况、产品质量等情况，为采购工作提供参考。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应在规定时间内与供应商签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用协会统一制定的合同文本，合同条款应符合法律法规和相关政策的要求。合同签订前，应经协会法律顾问审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。（二）合同执行与变更1.采购工作小组负责跟踪采购合同的执行情况，督促供应商按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物。供应商在履行合同过程中如有问题，应及时与采购工作小组沟通解决。2.如因特殊原因需要变更采购合同条款，采购工作小组应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应经协会采购领导小组批准，并报协会财务部门备案。（三）合同验收与付款1.采购项目完成后，采购工作小组应组织相关人员对采购的创作工具进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量等是否符合合同要求。验收人员应填写验收报告，对验收情况进行详细记录。2.验收合格后，供应商应按照合同约定提交付款申请和相关发票等资料。采购工作小组审核无误后，报协会财务部门办理付款手续。财务部门应按照财务管理制度和合同约定，及时支付采购款项。七、采购监督与审计（一）内部监督1.协会成立采购监督小组，由协会监事、会员代表等组成，负责对采购活动进行全程监督。监督小组应定期检查采购工作的执行情况，对采购过程中的违规行为及时提出整改意见。2.采购工作应接受协会会员的监督，会员有权对采购活动提出质疑和建议。采购工作小组应及时回复会员的质疑，对合理的建议应予以采纳。（二）审计监督1.协会财务部门应定期对采购资金的使用情况进行审计，检查采购资金是否专款专用、是否存在浪费和挪用等情况。2.协会可根据需要，委托外部审计机构对重大采购项目进行专项审计，审计结果应向协会理事会报告。（三）违规处理1.对在采购活动中存在违规行为的供应商，采购工作小组应视情节轻重，采取警告、暂停合作、取消供应商资格等措施，并依法追究其法律责任。2.对在采购活动中存在违规行为的协会工作人员，协会应按照相关规定给予纪律处分，构成犯罪的，依法移送司法机关处理。八、采购档案管理（一）档案范围采购档案是指在采购活动中形成的各种文件、资料和记录，包括采购申请、采购计划、采购文件、投标文件、评审记录、合同文本、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与保管1.采购工作完成后，采购工作小组应及时对采购档案进行整理和归档，按照采购项目的类别、时间等进行分类存放，确保档案的完整性和系统性。2.采购档案应指定专人负责保管，保管期限按照国家有关档案管理的规定执行。保管人员应定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失。（三）档案查阅与利用1.协会内部人员因工作需