书法家协会毛毡采购验收制度

书法家协会毛毡采购验收制度

一、总则（一）目的为加强本书法家协会毛毡采购管理，规范采购流程，确保所采购毛毡的质量符合协会使用要求，特制定本制度。通过严格的采购验收制度，保障协会各项书法活动、创作及教学工作的顺利开展，提高协会资源的利用效率，维护协会及会员的利益。（二）适用范围本制度适用于本书法家协会因工作需要进行的所有毛毡采购及验收活动。包括但不限于协会日常书法练习、展览布展、书法培训教学等场景下所需毛毡的采购与验收。（三）职责分工1.采购部门负责毛毡采购计划的制定与执行，寻找合格的供应商，进行采购谈判，签订采购合同，跟踪采购进度等工作。采购人员应具备良好的市场调研能力、商务谈判能力和供应商管理能力，确保以合理的价格采购到符合质量要求的毛毡。2.验收部门负责对采购回来的毛毡进行验收工作，依据相关标准和合同要求，检验毛毡的数量、质量、规格等是否达标。验收人员应具备专业的知识和技能，熟悉书法用品的质量标准，严谨认真地履行验收职责。3.使用部门使用部门提出毛毡采购需求，参与验收过程，对毛毡的适用性提供意见和建议。使用部门应根据实际工作需求，准确提出毛毡的规格、数量等要求，协助采购和验收部门做好相关工作。二、采购流程（一）采购需求提出1.各使用部门根据协会工作安排和实际需求，填写《毛毡采购需求申请表》，详细注明所需毛毡的规格、数量、用途、预计使用时间等信息。2.将填写好的申请表提交给部门负责人审核，部门负责人根据部门工作安排和预算情况进行审核，确认无误后签字提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到各使用部门提交的《毛毡采购需求申请表》后，进行汇总和分析。结合协会的库存情况、资金预算等因素，制定《毛毡采购计划》。2.《毛毡采购计划》应包括采购毛毡的总数量、各规格数量、预计采购金额、采购时间安排、供应商选择意向等内容。采购计划需经采购部门负责人审核，并报协会分管领导审批后实施。（三）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道收集毛毡供应商信息，包括供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.对潜在供应商进行初步筛选，选择具有良好信誉、生产能力和质量保证的供应商作为候选对象。采购部门可以通过实地考察、查阅供应商过往业绩、向其他客户咨询等方式对候选供应商进行评估。3.建立供应商评估档案，记录供应商的基本信息、评估情况、合作历史等内容，为后续选择供应商提供参考依据。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就毛毡的价格、规格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。2.谈判达成一致后，采购部门起草《毛毡采购合同》，合同应明确双方的权利和义务，确保条款清晰、准确、完整。合同文本需经协会法务人员审核，审核通过后由采购部门负责人签字，并加盖协会公章。3.将签订好的采购合同副本分发给验收部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同的约定，及时向供应商支付预付款（如有要求），并跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量完成生产和发货任务。2.供应商发货后，采购部门应及时获取物流信息，掌握货物运输进度，如发现异常情况，应及时与供应商沟通协调解决。三、验收标准（一）外观检查1.检查毛毡表面是否平整，有无明显的褶皱、孔洞、破损等缺陷。2.观察毛毡颜色是否均匀一致，有无色斑、色差等现象。3.查看毛毡边缘是否整齐，有无毛边、脱线等问题。（二）尺寸规格验收1.依据采购合同要求，使用量具对毛毡的长度、宽度、厚度等尺寸进行测量。测量结果应在合同规定的公差范围内，误差超出规定范围的视为不合格。2.检查毛毡的形状是否符合要求，对于特殊形状的毛毡，应严格按照设计图纸或样品进行比对验收。（三）质量性能检验1.材质成分要求供应商提供毛毡材质成分的说明文件，必要时可委托专业机构进行检测，确保毛毡的材质符合协会对环保、耐用等方面的要求。2.吸水性通过简单的测试方法，检验毛毡的吸水性是否良好。将水滴在毛毡表面，观察水被吸收的速度和程度，吸水性能应满足书法创作过程中的实际需求。3.耐磨性采用模拟书法书写或其他合适的方法，对毛毡的耐磨性能进行测试。经过一定次数的摩擦后，毛毡表面不应出现明显的磨损、起毛等现象。4.柔韧性轻轻弯曲、折叠毛毡，检查其柔韧性，毛毡应具有一定的弹性，不易折断或破裂，以保证在使用过程中能够适应不同的操作需求。（四）数量核对1.验收人员根据采购合同和送货清单，对到货毛毡的数量进行仔细核对。确保实际到货数量与合同约定数量一致，如有数量短缺或溢余情况，应及时与供应商沟通核实。2.对于按卷、捆等包装形式供应的毛毡，应检查包装的完整性，并随机抽取部分包装进行详细数量清点，以确保整体数量的准确性。四、验收流程（一）到货通知1.采购部门在收到供应商的到货通知后，应及时将到货信息传达给验收部门，包括到货时间、地点、货物数量、规格等详细信息。2.采购部门同时通知使用部门，安排相关人员参与验收工作。（二）验收准备1.验收部门在接到到货通知后，做好验收前的准备工作。包括准备验收所需的工具和设备，如量具、检测仪器等；查阅采购合同、技术文件等资料，明确验收标准和要求。2.安排验收人员，确保验收工作能够顺利进行。验收人员应熟悉验收标准和流程，具备相应的专业知识和技能。（三）现场验收1.验收人员在货物到达指定地点后，首先检查货物的外包装是否完好，有无破损、变形等情况。如发现外包装异常，应及时记录并与供应商沟通。2.按照验收标准，对毛毡的外观、尺寸规格、质量性能等方面进行逐一检查。验收过程中，应详细记录验收结果，包括发现的问题、不合格项等。3.使用部门人员对毛毡的适用性进行检查，从实际使用的角度评估毛毡是否满足协会工作的需求。（四）验收报告编制1.验收工作完成后，验收人员根据验收结果编制《毛毡验收报告》。报告应包括验收日期、验收地点、供应商名称、货物名称及规格、实际到货数量、验收标准、验收结果、不合格项描述等内容。2.验收报告由验收人员签字确认，并加盖验收部门公章。验收报告一式多份，分发给采购部门、使用部门、财务部门等相关部门存档。（五）验收结果处理1.合格处理如果验收结果全部符合采购合同要求，验收部门出具合格验收报告，采购部门按照合同约定办理付款手续，财务部门进行相应的账务处理。货物办理入库手续，交付使用部门使用。2.不合格处理如果验收过程中发现毛毡存在不合格情况，验收部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商沟通协商解决。根据不合格情况的严重程度，采取以下处理措施：-对于一般不合格项，要求供应商在规定时间内进行整改或更换不合格产品，重新进行验收。-对于严重不合格项，影响协会正常使用的，采购部门可根据合同约定，要求供应商退货退款，或采取其他违约责任追究措施。同时，采购部门应及时调整采购计划，确保协会工作不受影响。五、供应商管理（一）供应商评价1.每次采购验收完成后，采购部门、验收部门和使用部门应根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面的表现，对供应商进行评价。评价指标包括但不限于产品合格率、按时交货率、售后服务响应速度等。2.建立供应商评价档案，记录供应商每次的评价结果，作为后续合作的重要参考依据。（二）供应商奖惩1.对于表现优秀的供应商，协会将给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作机会、颁发优秀供应商证书等，激励供应商持续提高产品质量和服务水平。2.对于多次出现产品质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况的供应商，协会将采取相应的惩罚措施，如减少采购份额、暂停合作、终止合作等。（三）供应商沟通与合作1.采购部门应定期与供应商进行沟通，了解供应商的生产经营状况、产品改进情况等信息，及时反馈协会对产品的使用意见和建议，促进双方的合作关系不断优化。2.鼓励供应商积极参与协会的相关活动，加强与协会的互动与合作，共同推动书法事业的发展。同时，协会也可以为供应商提供一定的宣传推广机会，实现互利共赢。六、监督与审计（一）内部监督1.协会内部审计部门对毛毡采购验收制度的执行情况进行定期监督检查，重点检查采购流程是否合规、验收标准是否执行、供应商管理是否规范等方面。2.对于监督检查过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保制度的有效执行。（二）审计与评估1.定期对毛毡采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性和效益性。审计内容包括采购计划的制定与执行、采购合同的签订与履行、验收工作的开展、资金使用情况等方面。2.根据审计结果，对毛毡采购验收制度进行评估，提出完善制度和改进工作的建议，不断提高协会采购管理水平。七、培训与宣贯（一）培训计划1.为确保协会相关人员熟悉毛毡采购验收制度和流程，掌握验收标准和方法，采购部门和验收部门应联合制定培训计划。培训计划应明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间安排等内容。2.培训内容包括毛毡的基本知识、质量标准、采购流程、验收方法与技巧、供应商管理等方面的知识。培训方式可采用内部培训、外部专家讲座、实地操作演示等多种形式相结合。（二）宣贯活动1.通过协会内部会议、宣传栏、网站等渠道，对毛毡采购验收制度进行宣传贯彻，提高协会全体人员对制度的知晓度和重视程度。2.组织相关人员进行制度学习和讨论活动，解答疑问，确保制度的各项要求