档案管理标准化流程

档案管理标准化流程工具模板一、适用范围与典型场景本标准化流程适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织对内部档案的管理工作，涵盖人事档案、业务档案、财务档案、项目档案、文书档案等类型。典型场景包括：新员工入职档案建立、年度业务文件归档、历史档案整理与移交、档案查询与借阅、到期档案鉴定与销毁等。通过规范流程，保证档案的完整性、安全性、可用性和合规性，为组织决策、审计追溯、历史研究等提供可靠依据。二、标准化操作流程详解（一）档案收集与登记明确收集范围根据组织档案管理制度，确定需收集的档案类型及具体内容。例如：人事档案需包含员工入职登记表、劳动合同、考核记录、奖惩材料等；业务档案需包含项目立项文件、合同、进度报告、验收材料等。定期收集与主动收集相结合定期收集：按月度/季度/年度，由各业务部门指定专人（如部门助理）整理本阶段形成的应归档文件，向档案管理部门移交。主动收集：针对重大项目、重要活动或突发事件，由档案管理部门提前介入，指导相关部门同步收集相关档案材料。档案登记与初步审核收集到的档案需填写《档案交接登记表》（见模板1），注明档案名称、数量、形成部门、交接人、交接日期等信息。档案管理员对档案的完整性、规范性进行初步审核，对缺失或不符合要求的档案，及时退回补充完善。（二）档案整理与分类档案分类按照《中国档案分类法》及组织内部档案分类标准，采用“年度-类别-问题”三级分类法。例如：“2023年-人事档案-员工入职材料”“2023年-业务档案-项目合同”。档案排序与编页排序：每份档案内的材料按时间顺序、逻辑关系排列，如人事档案按“入职登记表→劳动合同→考核记录→奖惩材料”顺序排列。编页：对档案内所有材料编写页码，采用铅笔在右上角标注，双面材料需正反面连续编号。档案装订与封装装订：采用三孔一线装订法，保证材料牢固不松散；对不便装订的（如照片、电子文件），使用档案袋或文件夹封装，并标注档案信息。封装：每份档案装入统一规格的档案盒，盒面填写档案名称、分类号、年度、保管期限、盒号等信息，粘贴档案标签。编制档案目录根据整理后的档案，填写《档案目录表》（见模板2），详细记录档案编号、题名、责任者、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，保证档案与目录一一对应。（三）档案归档与移交归档时间要求文书档案：应在次年6月30日前完成上一年度档案的归档工作。项目档案：应在项目验收通过后1个月内完成归档。人事档案：应在员工入职手续办理完成后1周内完成建档。归档交接流程移交部门填写《档案移交清单》（见模板3），注明移交档案的详细信息，经部门负责人签字确认后，与档案管理部门办理交接。档案管理部门核对档案数量、内容与移交清单一致后，双方签字确认，档案留存档案管理部门。电子档案归档电子档案需同步进行归档，存储于指定的服务器或云平台，定期进行备份（至少3份），并保证存储环境安全（如防火、防病毒、防篡改）。电子档案的目录与纸质档案目录保持一致，标注电子档案的存储路径及访问权限。（四）档案保管与维护库房管理档案库房应符合“八防”要求：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘。配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%）、消防器材（如二氧化碳灭火器）、防盗门窗及监控系统。档案柜排列整齐，间距不小于0.8米，便于通风和查阅。定期检查与维护每季度对档案进行一次全面检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况，发觉问题及时处理（如除湿、修复）。对电子档案每半年进行一次备份有效性检测，保证数据可读。档案安全与保密涉密档案需单独存放，设置专用保险柜，实行“双人双锁”管理，查阅需经分管领导审批。档案管理员需签订保密协议，严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。（五）档案利用与借阅借阅申请与审批内部人员借阅档案需填写《档案借阅申请表》（见模板4），注明借阅人信息、档案名称、借阅用途、借阅期限，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。涉密档案需经分管领导审批。外部单位借阅档案需持单位介绍信、有效证件号码件，经档案管理部门负责人及分管领导审批后方可办理。借阅与归还档案管理员核对审批手续后，提供档案复印件（原则上不提供原件，确需原件的需在档案查阅室现场查阅），并登记借阅记录。借阅期限一般不超过7天，到期需归还；如需续借，应提前办理续借手续，续借期限不超过3天。利用反馈与统计档案利用后，借阅人需填写《档案利用效果反馈表》，说明档案的利用目的及效果。档案管理部门每季度统计档案利用情况，包括借阅人次、档案类型、利用目的等，形成《档案利用统计表》，为档案管理优化提供依据。（六）档案鉴定与销毁档案鉴定对到期档案（如保管期限届满的档案），由档案管理部门牵头，会同业务部门、法务部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。鉴定结果分为：继续保存（延长保管期限）、销毁、移交档案馆。销毁审批与执行对拟销毁的档案，鉴定小组需填写《档案销毁清单》（见模板5），经分管领导审批后，报上级档案管理部门备案。销毁时，由档案管理部门、监销部门（如纪检监察部门）共同监督，采用焚烧或粉碎等方式进行，保证信息无法恢复。监销人需在《档案销毁清单》上签字确认。销毁后处理《档案销毁清单》需永久保存，记录销毁档案的名称、数量、鉴定时间、销毁方式、监销人等信息。电子档案销毁需彻底删除存储介质数据，并进行低级格式化，防止数据恢复。三、常用工具模板清单模板1：档案交接登记表序号档案名称数量形成部门交接人接收人交接日期备注12023年人事档案50份人力资源部**2024-01-15完整性审核通过2项目合同10份市场部**2024-01-16补充附件1份模板2：档案目录表档案编号题名责任者形成日期页数保管期限存放位置（柜号-盒号）RSD-2023-001*员工入职登记表人力资源部2023-05-10230年A-01-05YWD-2023-012项目立项批复项目管理部2023-08-205永久B-03-12模板3：档案移交清单移交单位接收单位档案名称数量日期移交人接收人备注财务部档案管理部门2023年财务档案200份2024-06-30*赵六*附清册1份研发部档案管理部门研发项目档案30份2024-07-05*孙七*电子档案同步移交模板4：档案借阅申请表借阅人部门联系方式档案名称档案编号借阅用途借阅期限审批人备注*周八销售部2023年客户合同YWD-2023-025客户投诉处理2024-07-10至2024-07-17*吴九复印件即可*郑十法务部1395678项目法律文书YWD-2023-018法律诉讼准备2024-07-11至2024-07-18*吴九需查阅原件模板5：档案销毁清单序号档案名称档案编号数量保管期限鉴定时间销毁方式监销人销毁日期备注12018年临时工档案RSD-2018-10020份10年2024-06-01焚烧*钱一2024-06-15已鉴定无保存价值22019年财务凭证CW-2019-050150份10年2024-06-01粉碎*钱一2024-06-15已过保管期限四、关键注意事项与风险规避档案真实性保障档案材料需保证真实、准确，严禁伪造、篡改。对来源不明或存疑的档案，需由相关部门核实后方可归档。完整性控制档案收集需全面，避免遗漏重要材料。对跨部门形成的档案，需明确牵头部门和协作部门的责任，保证材料完整。安全性防范档案库房严禁吸烟、使用明火，定期检查消防设施，保证消防通道畅通。电子档案需设置访问权限，定期更新密码，防止未授权访问或数据泄露。及时性管理严格按照归档时间要求完成档案整