企业劳动合同管理操作细则

企业劳动合同管理操作细则一、总则（一）目的与依据为规范企业劳动合同管理，保障用人单位与劳动者合法权益，依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国劳动法》等法律法规，结合企业实际经营需求，制定本操作细则。（二）适用范围本细则适用于企业与建立劳动关系的全体劳动者（含全职、兼职、劳务派遣等用工形式，另有约定的除外）的劳动合同全流程管理，涵盖合同订立、履行、变更、解除、终止及档案管理等环节。二、劳动合同的订立（一）招聘与主体审查1.劳动者资格核验：招聘时需核查劳动者身份真实性（如核验身份证原件）、就业状态（要求提供离职证明或签署无劳动关系承诺书）、学历及职业资格证书有效性（必要时通过官方渠道核验）。2.用人单位告知义务：如实告知劳动者工作内容、条件、地点、职业危害、劳动报酬等核心信息；严禁扣押劳动者证件或要求提供担保、收取财物。（二）合同文本拟定1.必备条款：合同应包含以下核心内容：用人单位与劳动者基本信息（名称、住址、身份证号等）；劳动合同期限（固定期限、无固定期限或以完成特定任务为期限）；工作内容、地点、时间（明确工时制度，如标准工时、综合工时或不定时工作制）；劳动报酬（支付标准、周期、方式，试用期工资不低于同岗位工资或约定工资的80%，且不低于当地最低工资）；社会保险（依法缴纳养老、医疗、失业、工伤、生育保险）；劳动保护、条件及职业危害防护。2.可备条款：根据岗位需求，可约定试用期（与合同期限匹配，同一岗位仅约定一次）、服务期（因专项培训约定，违约金不超培训费用）、保密与竞业限制（期限不超离职后2年，需支付经济补偿）等。（三）订立流程1.协商与确认：劳资双方就合同条款充分沟通，确保劳动者理解并认可全部内容（可留存面谈记录或书面说明）。2.签字与生效：合同经双方签字（用人单位加盖公章，劳动者签字/按手印）后生效，双方各执一份。若劳动者拒绝签收，需以EMS快递、短信通知等方式留存送达凭证。3.试用期管理：试用期内对劳动者进行岗位考核，考核结果作为试用期是否合格的依据；解除试用期合同需证明劳动者不符合录用条件（录用条件需提前告知）。三、劳动合同的履行与变更（一）日常履行管理1.劳动报酬支付：严格按合同约定时间、金额、方式支付工资，不得拖欠/克扣；工资支付记录（银行转账凭证、工资条）留存至少2年。2.工作安排与考勤：按合同约定提供劳动条件，合理安排工作任务；考勤记录真实完整，采用电子或纸质形式，劳动者签字确认或系统留痕。3.社会保险缴纳：自用工之日起30日内办理社保登记，按月足额缴纳；若因劳动者原因无法参保，需书面告知并留存证据。（二）合同变更1.变更条件：因客观情况变化（如岗位调整、工作地点变动等）需变更合同的，应与劳动者协商一致。2.变更流程：变更内容以书面形式（《劳动合同变更协议书》）约定，双方签字盖章后生效，与原合同具有同等效力。四、劳动合同的解除与终止（一）协商解除劳资双方协商一致可解除合同，用人单位提出的，按劳动者工作年限支付经济补偿（每满1年支付1个月工资，6个月以上不满1年按1年算，不满6个月支付半个月工资）。（二）劳动者单方解除1.预告解除：试用期内提前3日（书面/口头）通知；转正后提前30日书面通知。2.即时解除：用人单位存在未付报酬、未缴社保、规章违法等情形的，劳动者可立即解除（无需提前通知）。（三）用人单位单方解除1.过失性辞退：劳动者存在试用不合格、严重违纪、营私舞弊等情形的，用人单位可即时解除（无需支付补偿）。2.无过失性辞退：劳动者患病/非因工负伤医疗期满后不能履职、不能胜任工作、客观情况重大变化致合同无法履行的，用人单位提前30日书面通知或额外支付1个月工资后可解除（需支付经济补偿）。3.禁止解除情形：劳动者处于职业病观察期、工伤医疗期、孕期/产期/哺乳期等情形的，用人单位不得依无过失性辞退或经济性裁员解除合同。（四）劳动合同终止1.终止情形：合同期满（用人单位维持/提高条件续订，劳动者不同意的除外，需支付补偿）、劳动者退休、死亡或用人单位破产/吊销执照等。2.终止手续：终止前30日书面通知劳动者；出具《劳动合同终止证明》，15日内办理档案和社保转移；需支付经济补偿的，在工作交接时支付。五、劳动合同档案管理（一）归档范围劳动合同档案应包含：合同文本、变更/解除/终止证明、入职材料（简历、身份证复印件等）、考勤/工资/社保记录、培训/保密协议、解除/终止相关证据（如违纪通知书、考核记录）。（二）保管要求1.期限：自合同解除/终止之日起至少保管2年（应对劳动争议仲裁/诉讼时效）。2.方式：纸质档案存放于专用柜，做好防火防潮；电子档案加密存储、定期备份。（三）查阅与使用1.内部查阅：经人力资源部门负责人审批，登记查阅人、时间、事由。2.外部提供：因仲裁/诉讼需提供档案的，凭法律文书交接，留存记录。六、监督与责任（一）内部监督人力资源部门每季度检查劳动合同管理情况（合同订立率、履行合规性、档案完整性等），发现问题及时整改并形成报告。（二）法律责任1.用人单位责任：未签书面合同的，自用工超1个月不满1年每月支付2倍工资；违法解除/终止的，按经济补偿标准的2倍支付赔偿金。2.劳动者责任：违反保密/竞业限制/服务期约定的，按约定支付违约金；因