电子文件归档管理模板

电子文件归档管理模板类文档一、适用范围：电子文件归档管理的典型应用场景本模板适用于各类企业、机关、事业单位及社会团体等组织在日常运营中产生的各类电子文件的归档管理，具体场景包括但不限于：行政办公类：通知、报告、会议纪要、工作计划、请示批复等；业务管理类：合同协议、项目方案、招投标文件、客户资料、财务凭证等；科研技术类：研发文档、设计图纸、实验数据、专利申请材料等；人事管理类：员工档案、劳动合同、培训记录、考核评估材料等；其他需长期保存的电子文件：如影像资料、音频文件、数据库备份等。二、电子文件归档管理全流程操作步骤（一）第一步：电子文件收集——明确归档范围与责任分工制定收集清单：根据组织业务特点，明确需归档的电子文件类型（如文本、表格、图像、音视频等）及具体范围（如“年度财务报表”“项目验收报告”等），形成《电子文件归档范围与保管期限表》。责任分工：由各部门负责人指定专人（如兼职档案员）负责本部门电子文件的收集工作，保证应归档文件“齐全、完整、准确”。收集方式：主动收集：对日常工作中产生的电子文件，要求经办人*在文件形成后3个工作日内提交至部门归档员；定期收集：每月末/季度末，部门归档员汇总本阶段电子文件，统一移交至档案管理部门*；专项收集：针对重大项目、重要活动等专项电子文件，由项目负责人*牵头整理，完成后及时归档。（二）第二步：电子文件分类——建立科学分类体系确定分类规则：采用“年度-机构-问题”或“年度-保管期限-问题”的分类方法，保证分类逻辑清晰、层级分明。例如：一级类目：按年度划分（如“2023年度”“2024年度”）；二级类目：按部门/问题划分（如“行政部”“财务部”“项目管理”）；三级类目：按文件类型划分（如“通知”“合同”“报告”）。分类示例：以“2023年度行政部”为例，可细分为“2023-行政部-通知”“2023-行政部-会议纪要”“2023-行政部-请示批复”等子文件夹。（三）第三步：电子文件整理——规范文件命名与格式文件命名规范：采用“分类号-责任者-题名-日期-版本号”的命名格式，保证文件名唯一且可识别。例如：文本类：“XZB-行政部-2023年度工作总结-20231231-V1.0.docx”；表格类：“CWB-财务部-2023年12月费用报销明细-20231231.xlsx”；图像类：“XMB-项目部-项目施工现场照片-20231215.jpg”。注：文件名禁用特殊字符（如“”“?”“/”等），长度不超过100字符；日期格式统一为“YYYYMMDD”。*文件格式检查：优先保存通用、开放的格式（如DOCX、XLSX、PDF、JPG、MP4等），避免使用proprietary格式（如WPS旧版格式、特定软件专用格式）；若为特殊格式，需同时保存格式转换说明或相关软件。（四）第四步：归档登记——建立电子文件台账填写归档登记表：使用《电子文件归档登记表》（详见第三部分模板），逐项录入文件信息，包括：文件名称、分类号、责任者（部门/人名*）、形成日期、文件密级、存储路径、文件大小、归档人、归档日期、备注等。审核确认：部门归档员填写登记表后，提交部门负责人审核；档案管理部门对登记表与实际文件的一致性进行复核，保证信息准确无误。（五）第五步：存储管理——保障文件安全与可读选择存储介质：采用“本地存储+异地备份”双模式，本地存储可选用服务器硬盘或专用NAS设备，异地备份可选择云端存储或离线存储介质（如移动硬盘、光盘）。建立存储目录：按照分类体系在存储介质中创建对应的文件夹结构，保证文件存放位置与分类编号一致。例如：服务器路径“F:/归档文件/2023年度/行政部/通知/”。定期备份与检测：每周对归档文件进行增量备份，每月进行全量备份；每季度对备份数据进行恢复测试，保证数据可读；对存储介质（如硬盘、光盘）每2年进行一次状态检测，及时更换老化设备。（六）第六步：利用与移交——规范文件调用与长期保存权限设置：根据文件密级（如公开、内部、秘密）设置查阅权限，仅授权人员可通过档案管理系统*申请调阅，操作全程留痕。利用流程：查阅人填写《电子文件调阅申请表》，经所在部门负责人及档案管理部门审批后，由档案管理员*提供查阅权限；查阅后需填写《电子文件利用登记表》，记录查阅人、时间、用途等信息。移交归档：对需长期保存（10年以上）的电子文件，按照国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）要求，定期移交至档案馆或档案寄存机构，移交时需附《电子档案移交清单》及存储介质检测报告。三、电子文件归档管理核心表格模板表1：电子文件归档登记表序号文件名称分类号责任者（部门/人名*）形成日期文件密级存储路径文件大小归档人归档日期备注12023年度工作总结XZB-2023-001行政部-张*2023-12-31内部F:/归档文件/2023/XZB/工作总结/2.5MB李*2024-01-03含附件3份2项目合同协议XMB-2023-015项目部-王*2023-11-15秘密F:/归档文件/2023/XMB/合同/1.8MB赵*2023-11-20签字扫描件32023年12月工资明细表CWB-2023-120财务部-刘*2023-12-30内部F:/归档文件/2023/CWB/工资/850KB陈*2024-01-02加密文件表2：电子档案移交清单移交单位接收单位移交日期档案年度移交份数移交介质移交人接收人备注公司档案部*市档案馆*2024-03-152021-20232套硬盘+光盘周*吴*含备份检测报告四、电子文件归档管理关键注意事项（一）文件命名与格式规范严禁在文件名中使用空格、逗号、顿号等易导致识别错误的字符，建议用“_”代替空格；音视频类电子文件需同时保存元数据（如拍摄时间、设备型号、编码格式等），保证文件可追溯；对扫描形成的电子文件，分辨率不低于300DPI，色彩模式为“24位真彩”，保证图像清晰可辨。（二）存储与安全防护电子文件存储介质需远离磁场、高温、潮湿环境，光盘存放需使用专用光盘盒，避免划伤；涉密电子文件必须加密存储，密钥由档案管理员*专人保管，严禁泄露；定期对存储系统进行病毒查杀（每月至少1次），安装防火墙及入侵检测系统，防止非法访问或数据篡改。（三）权限与流程管控严禁擅自复制、删除、修改归档电子文件，确需修改的需提交《电子文件修改申请表》，经档案管理部门*审批后由专人操作；档案管理员离职或岗位变动时，需办理电子文件交接手续，填写《电子档案交接清单》，并由部门负责人