物流协会行政公文管理相关规定

物流协会行政公文管理相关规定

一、总则1.目的：为加强物流协会行政公文管理，规范公文处理程序，提高公文质量和工作效率，确保协会工作的正常运转和信息的准确传递，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于物流协会各部门、各层级在日常工作中形成和使用的各类行政公文。3.基本原则：公文管理应遵循准确、及时、规范、安全的原则，严格执行国家有关法律法规和公文处理的规定，确保公文处理的科学性和严肃性。二、公文种类1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报：适用于公布重要决定或者重大事项。5.公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。6.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。10.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。12.批复：适用于答复下级机关请示事项。13.议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。三、公文格式1.版头：公文版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。-份号一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。-密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。-紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。-发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。-发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。-上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。2.主体：公文主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。-标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。-主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。-正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。-附件说明在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。-发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。-成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。-公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。-附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。-附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.版记：公文版记由抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。-抄送机关如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。-印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。四、行文规则1.一般规则-行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。-行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。2.上行文规则-原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。-党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。-下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。-请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。-除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。-受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。3.下行文规则-主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。-党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。-党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。-涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。-上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。4.平行文规则：平行文是不相隶属机关之间相互行文时使用的公文。函是最常见的平行文。平行文行文时要注意语言礼貌、态度诚恳，内容简洁明了，准确表达行文意图。五、发文办理1.草拟：公文草拟由需求部门负责，起草人应准确领会领导意图，深入调查研究，全面掌握实际情况，使公文内容符合国家法律法规、方针政策以及协会的工作要求。公文应主题鲜明、结构严谨、条理清楚、文字精炼、标点准确。2.审核：草拟完成后，公文需经部门负责人审核。审核的重点包括：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。部门负责人审核通过后，将公文提交给行政主管部门。行政主管部门对公文的内容、格式、语言等进行进一步审核，提出修改意见，返回起草部门修改完善。3.签发：经审核后的公文，由行政主管部门呈送协会领导签发。重要公文和上行文由协会主要领导签发；以协会名义发文的一般性公文，可由分管领导签发。签发人应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。4.复核：公文签发后，行政主管部门对公文进行复核，重点检查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序重新审核、签发。5.登记：对复核后的公文，行政主管部门进行发文登记，详细记录公文的发文字号、发文机关、发文日期、标题、主送机关、抄送机关等信息。6.印制：根据登记信息，行政主管部门安排公文的印制工作。印制公文应确保质量和时效，做到版面整洁、字迹清楚、装订整齐。秘密公文应当在符合保密要求的场所印制。7.核发：公文印制完成后，行政主管部门对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。对需要发送的公文，根据其性质和紧急程度，选择合适的发送方式，如专人送达、邮寄、电子传输等，并做好发送记录。六、收文办理1.签收：物流协会设立专门的收文岗位，负责公文的签收工作。收文人员对收到的公文进行清点、核对，检查来文是否符合规定，如公文的密封情况、来文单位、文号、标题等是否准确无误。确认无误后，在送件回执上签字或盖章，并注明签收日期。2.登记：签收后的公文，收文人员应及时进行收文登记。登记内容包括来文日期、来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、份数等信息。登记应做到准确、完整、及时，便于查询和管理。3.初审：登记后的公文，收文人员对其进行初审。初审的重点是：是否应当由本协会办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，收文人员应及时退回来文单位并说明理由。4.承办：经初审符合要求的公文，收文人员根据公文的内容和职责分工，将公文呈送相关领导阅批后，转交给具体承办部门或人员。承办部门或人员应及时对公文进行处理，按照规定的时限和要求完成承办任务。对于涉及多个部门的公文，主办部门应主动与协办部门沟通协调，共同做好承办工作。5.传阅：需要多个部门或人员传阅的公文，收文人员应合理安排传阅顺序，组织传阅。传阅时，应设置专门的传阅登记簿，记录传阅人员姓名、传阅日期等信息。传阅人员应在规定时间内完成传阅，并在登记簿上签字。严禁将公文横传或自行留存。6.催办：收文人员对公文的承办情况进行催办，及时了解承办进度，对逾期未办的公文，要向承办部门或人员催问，督促其尽快办理。催办可采用电话、书面等方式进行。7.答复：承办部门或人员在公文办理完毕后，应及时将办理结果答复来文单位。答复内容应明确、具体、规范，经部门负责人审核后，按照规定的程序和方式进行回复。七、公文归档1.归档范围：凡是反映物流协会工作活动、具有查考利用价值的各类公文，均应按照规定进行归档。包括上级机关的来文、本协会的发文、下级机关的请示报告等。2.归档要求：归档的公文应齐全完整，已破损的公文应予以修整，字迹模糊或易褪色的公文应予以复制。公文应按照年度、类别、保管期限等进行分类整理，编制归档文件目录。归档文件应装订整齐，装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、盒号等信息。3.归档时间：每年上半年，行政主管部门应完成上一年度公文的归档工作，将整理好的档案移交协会档案室统一保管。八、公文管理与监督1.专人管理：物流协会设立专人负责公文管理工作，明确其职责和权限，确保公文管理工作的规范化和专业化。公文管理人员应具备良好的政治素质、业务能力和保密意识。2.保密管理：严格遵守国家有关保密法律法规，加强对涉及国家秘密、商业秘密和协会内部敏感信息的公文的保密管理。对涉密公文的收发、传递、复制、保管、归档、