合同管理流程及模板

合同管理流程及模板工具指南适用业务场景合同管理是企业或组织规范交易行为、防范法律风险、保障合法权益的核心环节，适用于以下场景：采购与供应链管理：与供应商签订原材料采购、设备采购、物流服务合同，明确交付标准、付款条件及违约责任。业务合作与外包：与合作伙伴、外包服务商签订项目开发、技术服务、市场推广合同，约定工作范围、成果交付及知识产权归属。劳动合同与人事管理：与员工签订劳动合同、保密协议、竞业限制协议，规范双方权利义务。资产与租赁管理：签订房屋租赁、设备租赁、土地使用权转让合同，明确使用期限、费用及维护责任。销售与客户管理：与客户签订产品销售、服务定制、授权使用合同，约定交付方式、验收标准及售后条款。标准化操作流程合同管理需遵循“全生命周期管控”原则，分为六个核心阶段，保证流程规范、责任到人：一、合同起草：明确需求，规范内容操作主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据合作需求发起，法务部门（或指定专员）提供模板支持。操作要点：需求确认：业务部门与合作方沟通，明确合同标的（产品/服务）、数量、质量标准、价格、履行期限、付款方式等核心要素，形成《合同需求确认单》（需部门负责人签字）。模板选用：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）；无模板时，由法务部门起草或审核框架条款，避免法律风险。内容填写：按模板填写完整信息，包括：合同主体：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（保证与营业执照信息一致）；核心条款：标的描述、权利义务、违约责任（如逾期付款违约金比例、违约赔偿范围）、争议解决方式（建议约定诉讼/仲裁管辖地）；附件：技术参数、验收标准、图纸等需作为合同附件，与具有同等效力。二、合同审核：合规审查，风险把控操作主体：法务部门（或法务专员）、财务部门、业务部门负责人，按合同重要性分级审核。审核流程：业务部门初审：审核合同内容是否与《合同需求确认单》一致，数量、价格、期限等数据是否准确，附件是否齐全。法务部门复审：重点审查法律合规性，包括：主体资格：对方是否具备履约能力（如营业执照、资质证书、授权委托书）；条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律法规的内容（如“争议解决方式”未明确约定）；权利义务对等性：是否存在单方面加重己方责任、减轻对方责任的情形。财务部门终审：审核金额、付款方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、税务处理是否符合财务制度，避免资金风险。审核结果：通过/不通过。不通过时，法务部门出具《合同审核意见书》，明确修改建议，业务部门与对方协商调整后重新提交审核。三、合同审批：权限管理，决策生效操作主体：根据合同金额、重要性分级审批（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人审批；5万元＜金额≤20万元：分管副总审批；金额＞20万元：总经理审批（或提交总经理办公会审议）。审批材料：经审核通过的《合同（草案）》《合同审核意见书》《合同需求确认单》。审批结果：签字确认后，合同文本正式生效，进入签署阶段。四、合同签署：规范签署，留存凭证操作主体：法定代表人或授权代理人，需提供《授权委托书》（非法定代表人签署时）。操作要点：文本核对：签署前核对合同份数（通常一式3-4份，双方各执1份，财务、法务各存1份）、页码完整性、签字盖章清晰度（公章需清晰可辨，不覆盖文字）。签署方式：纸质合同：双方同时或先后签署，避免“先盖章后签字”导致争议；电子合同：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、合同内容不可篡改。文本分发：签署后3个工作日内分发至财务、法务、业务部门，同步更新《合同台账》。五、合同履行：跟踪进度，及时履约操作主体：业务部门为履约第一责任人，法务、财务部门协同监督。操作要点：履约计划：业务部门制定《合同履行计划表》，明确各阶段时间节点、责任人、交付成果（如“2024年6月30日前完成设备安装调试”）。进度跟踪：定期与对方沟通履约情况（如每周例会同步项目进度），留存沟通记录（邮件、会议纪要）；发觉对方违约（如延迟交付），及时发《履约催告函》，要求限期整改。验收与结算：按合同约定组织验收（如产品验收需质检部门出具《验收报告》），验收合格后财务部门根据发票、验收单办理付款，避免超付或逾期付款。六、合同归档：分类管理，便于追溯操作主体：法务部门或档案管理员。操作要点：归档范围：合同文本（含附件）、审批文件、审核意见书、签署页、履行过程中的沟通记录、验收报告、付款凭证等全生命周期资料。归档要求：按合同编号分类存放（编号规则：年份+部门代码+序号，如“2024采-001”）；电子档与纸质档同步归档，电子档加密存储（如企业OA系统），纸质档装订成册，标注“机密”标识；保管期限：一般合同保管5年，重要合同（如不动产转让、长期合作）保管10年以上。合同基本信息管理模板字段名称填写说明示例合同编号按企业编号规则填写，唯一标识一份合同2024销-008合同名称简明扼要反映合同内容《公司办公设备采购合同》甲方（采购方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人、电话科技有限公司，91110108MA0567，，北京市朝阳区路1号乙方（供应方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系人、电话商贸有限公司，91110109MA02345678，，上海市浦东新区路2号合同类型采购/销售/服务/租赁/合作等采购合同金额（元）大小写一致，含税/不含税需注明人民币伍万元整（¥50,000.00，含税）履行期限起止时间或关键节点2024年7月1日至2024年12月31日主要条款摘要核心权利义务、违约责任、争议解决方式（100字内）乙方7月1日前交付设备，甲方验收合格后10日内付款；违约方按日万分之五支付违约金；争议提交北京仲裁委员会仲裁负责人业务部门对接人审批状态起草中/审核中/已审批/已签署/履行中/已终止/已归档已签署归档日期合同履行完毕或终止后归档的时间2025年1月15日关键风险提示主体资格审查风险：签约前务必核实对方营业执照、资质证书（如特种设备生产许可证）、授权委托书（非法定代表人签署时），避免与无资质主体签约导致合同无效。条款表述风险：避免使用“大概”“尽快”等模糊表述，金额、数量、时间等需量化；违约责任应明确具体标准（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”），而非“承担相应责任”。签署权限风险：非法定代表人签署需提供《授权委托书》，明确授权范围（如“仅限签署合同，合同金额不超过10万元”），越权签署可能导致合同无效。履行过程风险：合同履行中如需变更（如延期、增补条款），需签订《补充协议》，经双方签字盖章后生效，避免口头约定