公司行政管理制度

行政管理制度

发布部门：综合办公室

批准发布人：

发布时间：

目录

企业文化...............................................1

保密管理...............................................7

公文管理............................................11

印章管理............................................17

办公电话管理..........................................21

档案管理..............................................26

车辆使用管理..........................................32

食堂管理..............................................37

外宣及接待管理........................................45

办公用品管理..........................................54

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时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共59页

企业文化

第一章总则

第一条为加强某有限公司（以下简称“某公司”）的企业文化建设，塑造推

动公司发展的企业文化，鼓舞和激励公司员工，特制定本制度。

第二条企业文化建设基本原则

1.内涵一致、目标统一原则；

2.全员参与、领导垂范原则；

3.计划科学、措施具体原则；

4.阶段推进、重点攻坚原则；

5.联系实际、学以致用原则；

6.方式多样、常况不懈原则。

第三条本制度所称企业文化，是指公司在生产经营实践中逐步形成的、为

整体团队所认同并倡导的价值观、经营理念和企业精神，以及在此基础上形成的

行为规范的总称，是公司开展企业文化工作的依据。

第四条本制度适月于某有限公司。

第二章企业文化管理机构

第五条公司总经理办公会是公司企业文化管理的最高决策机构，其职贯包

括：

1.审议确定公司企业文化核心内容；

2.审批公司各项企业文化管理制度；

3.审批公司企业文化发展规划;

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4.审批公司企业文化年度工作计划；

5.对相关公司企业文化的各项重大事项进行决定。

第六条总经理办公会在审议公司企业文化建设议题时，公司各部门和各水

厂相关负责人应列席并参加讨论。

第七条综合办公室是公司企业文化管理的执行机构，其职责包括：

1.提出公司企业文化核心内容；

2.制订公司各项企业文化管理制度；

3.制订公司企业文化发展规划；

4.制订公司企业文化年度工作计划；

5.制订公司对内对外宣传规范，并监督执行；

6.组织进行对公司企业文化重要议题的相关研究；

7.开展公司对内对外企业文化宣传，组织公司企业文化活动；

8.审核各水厂对外宣传内容，支持各水厂开展企业文化活动。

第三章企业文化理念管理

第八条公司文化理念是指公司的企业愿景、企业使命、核心价值观、经营

哲学、管理思想等企业文化核心内容。

第九条综合办公室是公司企业文化理念管理的执行机构，综合办公室应充

分调研国内外先进企业文化，总结公司的经验和特点，研究制订符合公司发展战

略的企业文化核心理念。

第十条综合办公室在开展企业文化工作中，应深入实际调研分析，了解员

工的思想动态，分析公司所处产业的特点，广泛听取各水厂的意见和建议，提炼

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公司企业文化的核心思想，使公司的企业文化理念能够切合企业实际，对公司的

发展起到重要的推动作用。

第十一条公司各部门/水厂应提供充分支持和密切配合，积极提供建叹和

意见。

第十二条总经理办公会负责审定公司企业文化理念，作为公司企业文化工

作开展的依据。

第四章企业文化手册

第十三条企业文化手册是公司企业文化理念的表达和规范，必须与企业文

化理念保持一致。

第十四条企业文化手册应涵盖下述三个领域：

1.企业文化核心理念规范。手册对企业文化核心理念进行设计，是企业思

想文化塑造的基础；

2.企业员工行为规范。手册对企业员工行为规范进行设计，是企业行为文

化塑造的基础；

3.企业特殊风俗内容。在对内工作方面，对企业教肓培训、礼仪仪式、服

饰、体态语言、工作场所相关规范做出规定；在对外工作方面，对企业营销观念、

服务规范、公共关系、公益活动、文化传统做出规定，是企业风俗文化塑造的基

础。

第十五条综合办公室是公司企业文化手册的编制和监督管理机构，负责企

业文化手册的推动落实工作。

第五章企业文化视觉形象管理

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第十六条企业文化视觉形象是公司企业文化的外在表现形式。通过对相关

视觉的设计，可以直观、生动地表现公司企业文化的核心思想。

第十七条公司企业文化视觉系统包括如下内容：

1.企业名称（全称、简称）、企业标识、品牌标志图案；

2.企业标志标准字体、标准色、组合规范、辅助图形；

3.企业象征图案；

4.企业宣传标语；

5.企业容貌。

第十八条公司企业文化视觉系统应用范围包括：

1.办公用品、事务用品；

2.企业证照、文件类；

3.交通运输工具类；

4.指示、标识类；

5.广告展示陈列类；

6.商品及包装类；

7.服饰类；

8.公司出版物；

9.公司礼品；

10.公司网页；

11.其他。

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第十九条综合办公室是公司企业文化视觉系统的设计管理机构，组织设计

单位对企业文化视觉系统进行设计。设计方案经总经理办公会审定，由综合办公

室负责推动落实。

第六章企业文化实施管理

第二十条综合办公室负责推动公司企业文化的实施，统筹公司内部刊物、

公司网站的宣传渠道，组织开展公司对内企业文化宣传工作。

第二十一条各部门在开展对内对外宣传二作时，必须充分考虑到公司企

业文化的要求，不得违反公司企业文化相关规定。综合办公室负责对公司宣传工

作进行监督和指导。

第二十二条各部门/水厂在开展对外宣传时，必须将宣传内容上报公司

综合办公室审核。

第二十三条综合办公室应做好企业形象推广工作和企业标志标识使用

规范的检查工作.

第二十四条综合办公室应组织开展丰富多彩的企业文化活动，推广、培

育、塑造公司企业文化。

第二十五条各部门/水厂应积极就公司企业文化活动内容提出意见和建

议，由综合办公室研究并提案，经公司总经理办公会审定后，由综合办公室组织

各部门/水厂开展活动。

第二十六条公司应促进企业文化建设效果在内部各层级的有效沟通，为

改进企业文化提供依据。企业文化建设中的重大问题，应以适当的方式予以扳露。

第七章企业文化培训

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第二十七条综合办公室制定企业文化建设培训计划，纳入公司职工培训

年度计划。企业文化培训计划应包括培训部门、培训对象、培训目标、培训内容、

培训教室、培训方式、培训时间等。

第二十八条各水厂根据员工队伍实际情况，在公司培训计划指导E制

定本单位企业文化培训计划，纳入本单位培训体系，做好企业文化培训计划。

第二十九条新入职员工必须进行企业文化培训，纳入新员工统一岗前培

训计划。由综合办公室负责集中对招聘的新员工统一进行企业文化宣讲。

第八章企业文化的评估

第三十条公司应定期进行企业文化评估，分析总结企业文化在公司发展中

的积极作用，研究发现不利于公司发展的企业文化因素，及时采取措施加以改进。

第三十一条综合办公室负责组织企业文化评估工作，评估过程中应重点

关注：高级管理人员在企业文化建设中的责任履行情况；全体员工对企业核心价

值观的认同感；企业经营管理行为与企业文化的一致性；企业品牌的社会影响力；

员工对企业未来发展的信心等。

第三十二条针对企业文化评估过程中发现的问题，研究影响企业文化建

设的不利因素，分析深层次的原因，编写企业文化评估报告，提出改进措施，经

公司领导审批通过后下发执行。

第九章附则

第三十三条本制度由综合办公室负责解释。

本制度自发布之日起实施。

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保密管理

第一章总则

第一条为保守公司秘密，维护公司权益，根据国家相关法律法规和总公司

相关规定，特制定本制度。

第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间

内只限一定范围的人员知悉的事项。

第三条公司每一位员工都有保守公司秘密的义务。

第四条公司保密二作，遵行既确保秘密又便利工作的方针。

第二章保密范围和密级确定

第五条公司秘密包括但不限于下列秘密事项：

1.公司重大决策中需保密的事项；

2.公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营

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决策；

3.公司所掌握的尚未公开的各类信息；

4.公司内部掌握的合同、协议及重要会议记录；

5.公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

6.公司职员人事档案、工资性劳务性收入及资料；

7.工艺技术中涉及重要工艺技术环节的内部资料；

8.生产运行过程中产生的需内部掌握的资料；

9.销售活动中涉及用户的内部信息资料；

10.经公司党政联席会和经理办公会确定的其他应当保密的事项。

第六条公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不

属于保密范围。

第七条保密级别分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害;

机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一

般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

第八条保密级别的确定

1.公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密

级；

2.公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机

密级；

3.公司人事档案、各类合同及协议、职员工资性劳务性收入、工艺技术中

涉及主要工艺技术环节的资料、生产运行中产生的需内部掌握的资料、尚未公开

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的各类信息为秘密级。

第九条属于公司秘密的文件及资料，应当明确文件的归口管理部门，由相

关归口管理部门负责标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

第十条公司绝密文件的归口管理部门为综合办公室，一切涉及绝密文件的

管理、存放、归档、借阅、销毁均由综合办公室负责；公司机密文件和秘密文件

由文件所在部门进行归口管理，一切涉及机密和秘密文件的的管理、存放、归档、

借阅、销毁等相关工作均由文件所在部门负责。

第三章保密措施

第十一条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使

用、复制、摘抄、保存和销毁，根据文件的密级程度由相关归口部门负责。

第十二条对于秘密文件、资料，相关归口管理部门必须采取以下保密措施:

1.非经总经理批准，不得借阅、复制和摘抄；

2.经总经理批准收发、传递和外出携带密级资料的，需由文件相关归口管

理部门指定专人负责，并采取必要的安全措施；

第十三条如遇特殊情况需要提供公司保密资料的，需由文件相关归口管理

部门对情况进行核实，报总经理批准后方可提供。

第十四条召开和举办属于公司保密内容的会议和其他活动，根据密级程度

确定主办部门，并应采取下列保密措施：

1.选择具备保密条件的会议场所；

2.根据需要限定参加会议人员的范围，或根据会议密级程度指定参会人员；

3.依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

4.确定会议内容的传达范围。

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第十五条公司员工不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场

所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

第十六条公司员工发现公司秘密可能泄露或已经泄露时，应当及时告知综

合办公室，综合办公室了解相关情况后应第一时间报告总经理，并及时采取相应

措施进行处理。

第四章责任与处罚

第十七条在可能涉及公司秘密的重要岗位工作的员工，经综合办公室认定,

需与公司签订保密协议，并根据协议要求严格遵守相关规定。

第十八条出现下列情况之一者，给予严重警告，并处以10元以上500元以

下罚款：

1、违反保密协议相关规定，尚未造成严重后果或经济损失的；

2.违反本制度第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条、第十

五条规定内容的；

3.已泄露公司秘密但已采取补救措施且尚未造成严重后果或经济损失的。

第十九条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿公司经济损失：

1.违反保密协议相关规定，造成严重后果或重大经济损失的；

2、故意或过失泄露公司秘密未采取补救措施，造成严重后果或重大经济损

失的；

3、故意或过失泄露公司秘密虽已采取补救措施，但仍给公司造成严重后果

或重大经济损失的；

4.违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违规提供公司秘密的；

5.利用职权强制他人违反保密规定的。

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第五章附则

第二十条本制度由综合办公室负责解释。

本制度自下发之日起执行。

公文管理

第一章总则

第一条为使某公司公文处理工作科学、规范，提高办公效率，根据国家相

关法律法规，参照总公司公文处理相关规定，结合**公司实际，特制定本办法。

第二条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相

互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、

安全，严格执行国家法律、法规及有关保密规定。

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第二章公文种类

第四条本公司常用的公文共分为三大类：以公司名义对外发布的公文、公

司对内F发的公文以及公司部门内部使用的公文。

（一）公司对外发布的公文包括：

1、报告：适用于向总公司或上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建

议，答复总公司领导或上级单位的询问；

2、请示：适用于向总公司领导或上级单位请求指示、批准；

3、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法；

4、函：适用于不相隶属的单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有

关部门请求批准和答复审批事项；

5、会议纪要：适用于记载、传达公司级专题会议内容和议定事项，代表公

司决议对外发布.

（二）公司对内下发的公文包括：

1、决定：适用于公司对重要事项做出决策和安排；

2、通知：适用于传达总公司或上级单位的批示，转发上级单位和不相隶属

单位的公文；批转下级单位的公文，传达要求下级单位办理和有关单位需要周知

或共同执行的事项：任免和聘用干部，发布规章；

3、通报：适用于表彰、批评、传达重要精神或情况；

4、批复：适用于答复下级单位的请示事项；

5、会议纪要：适用于记载、传达公司内部会议内容和议定事项，代表公司决

议对内下发。

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（三）公司部门内部使用的公文包括：

1、函：适用于公司各部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；

2、说明：适用于公司各部门之间沟通工作；

3、报告：适用于公司各部门向公司领导汇报工作，反映情况，提出意见或

建议，答复公司领导的询问；

4、请示：适用于公司各部门向公司领导请求指示、批准；

5、意见：适用于公司领导对重要问题提出见解和处理办法，下发公司各部

门。

第三章公文格式

第五条本条规定的所指的公文为公司对外发布的公文及公司对内下发的公

文两种。

（一）公司对外发布的公文

指以**公司名义对外发布，单位代字为“京博水”的公文.

此类公文一般由秘密等级、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送

单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印

发日期等部分组成；

涉及公司机密的公文，应当在首页右上方标明密级和保密期；机密级公文在

首页左上方标明份数和序号；

发文单位标识应当适用全称或规范化简称，，立于正文的右下方；

发文字号，包括发文单位代字、年份、序号；

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标

明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号；

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公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明顺序和名称。附件也可

在正文中涉及附件内容处用“（见附件）”或“（附后）”注明。具体的附件材料置

于主件之后，与主件装订在一起；

公文应标注主题词，成文时间以公司领导签友的日期为准。

（二）公司对内下发的公文

指公司对内下发的的公文，参照公司对外发布公文及总公司公文处理规定执

行。

（三）公司内部使用的公文

参照公司对内下发公文及总公司公文处理规定执行，要求内容尽量简明扼要。

第六条凡本公司公文均采用国际标准A4型纸打印，上端装订。标题用“小

二”方正小标宋体简体，正文用“三号”仿宋。

第七条公文除会议纪要外应当加盖印章，以公司名义对外联合上报的公文,

由主办单位加盖印章。

第四章行文规则

第八条以公司名义对外行文的有：

（一）向总公司或上级单位报告、请示工作；

（二）向总公司或上级单位联系重要事务；

（三）与其他相关单位联系日常业务。

第九条以公司名义对内行文的有：

（一）向公司各部门下达重要决定、指示、批复、通知、通报、规章等；

（二）在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，通知事项，了解情况；

（三）下发总公司或上级单位重要文件。

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时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第15页共59页

第十条以公司名义向总公司的行文，以“总公司”、“总公司领导”称渭。

第十一条公司在职权范围内能够处理的事项，一般不向总公司行文。

第十二条“请示”应该一文一事。“报告”不得夹带请示事项。

第五章公文处理

第十三条公文处理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、

分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一

般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁

等程序。

第十四条公司对外发布的“京博水”文件，由经办人起草后，经公司0A

流程审批后签发。

第十五条以公司名义对外行文，由承办部门拟定公文稿，经部门主管审核

后递交综合办公室核稿，核稿的重点是：公文内容、文字表述、文种使用、文件

格式等是否符合本办法的有关规定。如有改动由承办部门负责修改，修改后由综

合办公室报公司领导签发。

第十六条报总公司或上级单位领导批示或者交有关部门办理的公文，综合

办公室要负责催力、，紧急公文跟踪催力、，重要公文重点催力、，一般公文定期催办。

第十七条公司对为下发的公文，承办部门收到交办的公文后应当及时办理，

不得延误、推诿，综合办公室应对紧急公文或重要公文的承办部门提出办理时限。

承办部门对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回综合办公

室并注明理由。

第十八条公文签发

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时间：2021年X月X日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第16页共59页

（一）公司各部门间公文签发：由部门主管领导审核并签发；

（二）公司对内下发公文签发：由部门主管审核后报总经理签发；

（三）以公司名义对外发布公文签发：由部门主管审核后报综合办公室，综

合办公室核稿后报总经理签发。

第二十条审批公文：审批人在0A平台上“审核意见”处选择“同意”或“不

同意”并填写详细意见。

第六章公文立卷、归档和销毁

第二十一条公文处理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和总公

司的有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第二十二条公文应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保

证档案的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。

第二十三条公司对内联合办理的公文，原件由综合办公室立卷，其他部门

保存复制件.

第二十四条公司对外发布的公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公

司章，并视同正式文件妥善保管。

第二十五条案卷应当确定保管期限，按照窄关规定定期由综合办公室统一

归档，个人不得保存应当归档的公文。

第二十六条经过综合办公室鉴别和总经理批准，没有归档和存查价值的公

文，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、

不漏销。公文由综合办公室统一归档管理。

第七章附则

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第二十七条本办法未尽事项按国家法律、法规、总公司、和本公司依法制

定的规章制度执行。

第二十八条本办法由公司综合办公室负责解释。

第二十九条本办法自F发之日起施行。

印章管理

第一章总则

第一条为规范公司印章管理工作，确保印章使用安全、有效，根据国家有

关规定，参照总公司印章管理办法，结合公司实际，特制定本规定。

第二条本办法所称印章，是指“某有限公司”公章、法定代表人人名章、

财务专用章、合同专用章等以公司名义证明其作用并承担法律责任义务的公章。

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本办法所称部门印章，是指为公司各部门专门刻制、由该部门使用并保管的印章。

第三条本办法适用于公文、便函、介绍信、证书、证件、统计报表、对外

签署的合同、协议及其他需要用印章的文件。

第四条公司公章、法定代表人人名章的归口管理部门为综合办公室，财务

专用章的归口管理部门为计划财务部，合同专用章的归口管理部门为经营管理部,

部门印章的归口管理部门为各部门，以上部门负责监督和指导印章的使用和管理。

第二章印章的刻制和保管

第五条刻制印章由归口管理部门向总经理提出申请，说明刻制印章的名称、

规格、刻制原因和保管部门，总经理批准由归口管理部门负责刻制。

第六条各部门需刻制印章时，由该部门向综合办公室提出申请，综合办公

室按照本规定第五条办理。

第七条印章必须指定专人保管。公司章和法定代表人人名章由综合办公室

指定专人保管；财务专用章由财务部指定专人保管；合同专用章由经营管理部指

定专人保管；部门印章由各部门指定专人保管。

第八条印章正式启用前，综合办公室负责留下印样备案。

第九条印章丢失，保管人应立即向分管领导报告，并根据有关规定办理声

明报废手续。

第十条因印章磨损、老化或其他原因需更换介质、材料的，总经理批准，

由归口管理部门负责到有关部门办理更换事宜；因公司名称变更、注销或其他原

因印章停止使用时，印章保管人应将印章交综合办公室。

第十一条不再使用的印章，由综合办公室攵责按有关规定保管或销毁。

第三章用印规定

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第十二条公司印章使用在下列文件上：

（一）发布通知、决定、决议等文件；

（二）对外出具的报告、报表、申请、请示、证明、往来函等公文以及需要

使用印章的票据等；

（三）授权委托书、介绍信以及其他证明个人身份的文件；

（四）以公司名义订立的合同、协议及入股企业的章程、文件；

（五）、起诉状、仲裁申请书、答辩状及有关诉讼、仲裁的文书；

（六）、其他需使用印章的文件。

第十三条部门印章使用在各部门向公司领导报告、请示工作的文件上以及

各部门之间协商工作的文件上。

第十四条印章使用

（一）公司章、法定代表人人名章

经办人执需盖章文件填写《印章使用审批单》，经综合办公室审核并报主管

领导和总经理批准后，方可用印；

（二）合同专用章

由经办人执0A流程审批后的《合同订立单》，经经营管理部审核后，经法人

或法人指定的授权人签字后方可用印；

（三）财务专用章仅限于计划财务部使用。

（四）部门章

部门章仅限于公司内部使用，使用时由各部门指定印章保管人进行登无。

第十五条印章原则上不得携带外出使用，如确因工作需要，需经主管领导

审批后，由印章保管人在内二人以上携带公章外出使用。

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第十六条严禁在空白纸张和空白介绍信上加盖公司章及部门印章。

第十七条印章归口管理部门对不符合本办法的用章事项，有权拒绝盖章。

第十八条审批权限

（一）董事长批准以法人名义签署的合同及对外文件。凡需以法人名义签署

的合同，由法定代表人或法定代表人授权的被授权人负责审批；

（二）总经理批准不需要以法人名义签署的合同及文件；凡不需以法人名义

签署的合同，由总经理或总经理授权的被授权人负责审批；

（三）各部门主管领导批准发布本部门通知、请示、报告、决定、决议等内

部文件。

第四章罚则

第十九条印章保管人违反办法，未经批准私盖印章或对加盖印章审核不严,

不按程序使用印章，由印章归口管理部门根据其违规程度报主管领导，由主管领

导出具处罚意见，报总经理审批后执行；情节严直给公司造成严重损失的，公司

将依法追究其法律责任。

第二十条其他人违反本办法，由综合办公室视其情节及所造成后果的严重

程度，协商提出处罚意见，报主管领导批准后执行；情节严重给公司造成严重损

失的，公司将依法追究其法律责任。

第二十一条对违反本办法，未经批准擅自刻制印章、伪造或使用伪造印章

等行为，公司将依法追究其法律责任。

第五章附则

第二十二条本办法未尽事项按国家法律、法规、总公司、和本公司依法制

定的规章制度执行。

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第二十三条本办法由公司综合办公室负责解释。

第二十四条本办法自下发之日起施行。

附件：《印章使用审批单》

附件：

某某公司

印章使用审批单

年月日

事由

使用部门经办人是否为已审批公文是否

使用部门用章种类

部门负责人

主管领导

总经理

办公电话管理

第一章总则

第一条为适应公司业务发展，满足公司日常办公及对外工作联络需要，规

范公司办公电话管理，特制定本办法。

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第二条本办法中的办公电话，是指公司为满足日常办公需要统一配置的固

定电话和移动电话（含电话卡）。

第三条综合办公室是公司办公电话的归口管理部门，负责对办公电话的使

用进行管理和监督。各部门负贲本部门办公电话规范使用，公司员工有责任妥善

保管及规范使用公司办公电话。

第四条公司办公弓话均为虚拟网内电话。网内电话（固定电话-固定电话、

固定电话-移动电话卡、移动电话-移动电话）互相拨打后四位免通话费。

第二章办公电话使用管理

第五条公司办公电话实行按需配置，做到方便工作、合理使用、严格管理。

第六条公司办公电话所有相关业务均由综合办公室统一办理，除公司统一

配置之外的所有安装、迁移、增加功能等业务，需由使用部门提出书面申请，经

部门负责人、主管领导审签后提交至综合办公室，综合办公室审核后报公司领导

批准。公司领导批准后，由综合办公室统一办理。

第七条公司因工作需要统一在办公工位上安装固定电话，使用责任人及在

场的其他人员应做到及时接听，详细记录电话内容，及时传达至相关责任人。如

发现因故意不接听电话导致工作延误或给公司造成经济损失的，综合办公室将视

情节严重，提出给予相应经济处罚的建议。

第八条公司为使月责任人（仅管理人员）配发移动办公电话。使用责任人

应保证在规定时间内开机，及时复机。

第九条公司根据包产区域功能需求统一配置办公电话。在无法安装固定办

公电话的区域，可用移动办公电话替代使用，生产运行人员需做好物资交接记录。

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第十条因人为错误操作导致办公电话损坏的，使用责任人应第一时间告知

所在部门负责人，并填写《办公、保洁用品申请领用单》（附件），经部门负

责人签字、综合办公室审核后以旧换新。

第十一条如发现移动电话丢失或损坏，使用责任人应在第一时间通知综合

办公室，以便及时办理停机挂失或维修手续。同时须由移动电话领用人以现金形

式按原价赔偿。

第十二条办公电话使用人员要严格执行公司保密制度，在通话过程中不得

涉及企业秘密的内容。不得利用办公电话从事危害企业利益及他人合法权益的活

动。

第十三条办公电话仅供员工办公使用，在未经批准的情况下不得在办公电

话上私自安装其它通信设备，严禁拨打声讯和信息电话。

第十四条员工慎职前应将办公电话交还至综合办公室，未按规定办理办公

物资交接的，综合办公室将不予办理离职手续。

第三章费用管理

第十五条固定办公电话费用（含月租费、月功能费及通话费）由公司统

一缴纳，以部门为单位计入使用部门年度办公经费。

第十六条公司配发给管理人员的移动办公电话费用（含套餐月基本使用费、

通话费），由公司统一将使用责任人相应额度的通讯费按月充值至移动电话卡内。

如当月电话费用多于卡内储值金额，将由使用责任人负责缴纳超出部分费用。使

用责任人离职，电话卡内的剩余费用将不予退还。

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第十七条公司统一配发至生产区域的移动办公电话费用由公司统一缴纳，

计入公司年度办公费用。

第十八条综合办公室负责每月对当月办公电话使用费用进行审核，审核通

过后办理话费缴付手续。

第十九条因违规使用办公电话所产生的费用，由综合办公室会同使用责任

人所在部门负责人及主管领导对情况进行核查。情况核实后，使用责任人负责缴

纳此部分费用。同时综合办公室将视情节严重程度，提出给予相应经济处罚的建

议。

第二十条办公电话维修及更换费用将计入使用责任人所在部门办公经费。

第二十一条根据业务联络需要，由公司统一配置安装在外单位的办公电

话，由公司与电话使用单位签订办公电话费用代垫协议，约定电话使用要求及费

用缴付等事项。

第四章其他

第二十二条本办法由综合办公室负责解释。

第二十三条本办法自下发之日起执行。

附件

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办公、保洁用品申请领用单

申请部门：申请日期：

申请物品申请数量申请物品申请数量

部门负责人签字：综合办公室签字：

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档案管理

第一章总则

第一条为加强公司各类档案的管理，确保档案资料保存安全、完整，有效

地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本办法。

第二条本办法所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接

形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章档案管理机构及其职责

第三条档案管理由综合办公室统一管理，并指定专人负责公司档案管理维

护工作。

第四条公司各部门、各水厂应指定专人负责档案整理和归档工作，公司员

工均有保护档案的义务。

第三章档案的分类及保管期限

第五条档案的分类及保存期限

（一）本级党的代表大会、共青团代表大会、职工代表大会，大会的一套

材料存永久。代表大会的通知、日程、参加人名单、会议决议、选举的结果、会

议的报告、会议材料等。

（二）本级党委、政协、纪委、共青团、工会、妇联、执委会、全体委员

会会议、政府常务会、办公会议的文件材料，公报、决定、决议、记录、纪要、

讨论通过的文件、领导人讲话、参加人员名册永久保存。

（三）本企业董事会、监事会、股东会构成及变更材料会议形成的通知、

议程、报告、决定、决议、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人

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名单、在履职和维权过程形成的文件，永久保存。

（四）本企业资衣登记、资本变动、融资文件材料、股权转让、债券融资、

股东股权登记等材料永久保存。评估报告、审计报告永久保存。本企业资产管理

文件，土地、房屋、基础设施、不动产产权登记、自然资源所有权、商标权、专

利权等永久保存。

（五）本机关党的、行政的办公会记录、纪要永久保存。

（六）本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料，会议的请示、批复、

议程、决定、决议、总结报告、记录、纪要、会议的材料及联合召开的会议等永

久保存。

（七）上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的重要文件材料、

讲话、照片等永久保存。

（A）本单位向上级主管单位的请示、报告有批复的存永久，无批复重要

事项存30年，无批复一般事项存10年。

（九）本单位收到的有关机关、上级主管单位机构制发的文件材料，涉及

本单位经营管理主要事项存永久。

（十）本单位与其他单位或企业发生的业务往来、战略合作协议、合同、

协议、公告、公示、审计、法律事务、保险等存永久。

（十一）本单位的业务文件材料

1、本单位制定的管理办法，中长期规划纲要，经营决策文件永久保存。

2、本单位年度工作计划、总结、任务目标永久保存。

其中：党的工作年度计划、总结永久喋存。

行政的工作年度计划、总结永久保存。

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工会的工作年度计划、总结永久保存。

团委的工作年度计划、总结永久保存。

各个厂的的工作年度计划、总结永久保存。

各部门的年度计划、总结存30年。

3、统计报表：反映本单位年度的各项各类年报表永久保存。

（1）党的党员、党组织报表等永久保存。

（2）行政向上级报的报表永久保存。

（3）厂的生产年、月报表（反映生产状况，生产任务完成情况）永久保存。

（4）团员团的工作报表永久保存。

（5）教育培训、安全、计划生育、档案统计、人力资源、劳资等，凡是向上

级交的表都应存档，年度表永久保存，月季报表如果没有同类年报表，提高档次

永久保存。

（6）物质统计报表永久保存。

（7）工业普查报表永久保存。

4、本单位编辑、编写的文件材料永久保存。

5、本单位财务管理制度、规定、办法永久保存；财务预算、决策永久保存；

财务年计划、总结30年。

6、人力资源管理办法、制度、规划、决定报告等永久保存；人员的录用、

转正、聘任、调资、定级、定职、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、安置

等文件永久保存；任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等永久保存；劳动合同永

久保存；获省部级以上表彰、奖励的永久保存，以下30年；收到警告（不含）

以上处分的永久保存，警告30年；职工调动工作的行政、工资关系的介绍信，

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存根永久；每年底在期职工名册永久保存。

7、党员名册每年底写一份存永久；转出、转入党团组织关系的介绍信及存

根永久保存。

8、共青团劳动竞赛、表彰先进、团费管理、重要的文体活动永久保存。

9、本机关大事记、组织机构沿革永久保存。机构设置、撤并、名称更改、

印章启用和作废永久保存。

10、企业认、达标等活动的呈报、审批材料、企业获得的资质、信誉证书永

久保存。

11、本企业生产组织、质量、能源、设备、安全、消防、环保、计量、科技、

信息化、标准、图书、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、外事、情报、

市场营销等管理文件重要材料、计划、总结永久球存。

12、环境保护工作制度、总结、环保调查、监测、分析永久保存。环境影响

评价书、环保污染防治措施、总结、报告、污染身故抢救、调查、处理文件材料

永久保存。

13、企业住房、房产分配、出售、出租工作文件材料永久保存。职工承租、

购置企业房产的合同、协议有关手续永久保存。

14、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久保存。

本企业文化建设、纪念、庆典活动重要的永久保存。一般的30年。

15、除纸质材料外，有保存价值的光盘、照片等永久保存。

第六条档案存放地点及归档时间

1、公司各部门、各水厂档案统一存放于公司总部档案室。

2、公司各部门、各水厂上一年度档案于本年度2—3月按要求交至公司档案

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室，5—6月由档案整理人员对上一年度档案进行整理和系统录入。

第四章归档要求

第七条立卷

1、正本在前，定槁在后为1件；正文在前，附件在后为1件；原件在前，

复制件在后为1件；转发文在前，被转发文在后为1件；复文在前，来文在后为

1件；批复