酒店财务部核心管理制度（含ERP系统衔接细则）

酒店财务部核心管理制度（含ERP系统衔接细则）一、总则（一）制度目的构建适配酒店运营场景的财务管控体系，规范预算编制、收入核算、成本控制、资金管理等全流程操作，强化财务内控与风险防范，通过ERP系统实现业财数据实时协同，保障酒店资产安全与经济效益提升，结合《企业会计准则》《会计法》及酒店运营实际制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店财务部全体人员及涉及财务业务的相关部门（前厅、餐饮、采购、客房等），覆盖预算、收入、成本、资金、审计等核心财务模块，与酒店ERP系统操作流程深度衔接。（三）核心原则业财融合原则：财务流程与酒店运营场景（客房入住、餐饮消费、会议接待等）紧密结合，通过ERP系统实现业务数据自动同步至财务模块。精准核算原则：按客房、餐饮、会议、康乐等业务线细分收入与成本，确保GOP（经营毛利）、NOP（净经营利润）等核心指标核算精准。内控优先原则：建立“双人复核、权限分级、全程留痕”的管控机制，防范收入流失、成本虚增、资金挪用等风险。合规适配原则：严格遵守税收政策、票据管理规定及行业监管要求，确保财务操作合法合规。二、组织架构与岗位职责（一）财务部组织架构财务决策层：财务总监牵头，负责财务战略规划、预算审批、重大资金决策，对接酒店总经理及集团财务部门。财务执行层：下设预算管理组、收入核算组、成本控制组、资金管理组、内控审计组，各组配备专项操作员与审核员。ERP协同岗：指定专人对接酒店ERP系统，负责财务模块配置、数据同步校验、跨部门流程衔接（与前厅、餐饮等部门ERP操作员协同）。（二）核心岗位设置与权限（衔接ERP系统岗位体系）岗位核心职责ERP系统权限责任边界财务总监审批年度预算、重大资金支付、财务报表；统筹内控体系建设报表查看、审批流程终审、权限分配监督对财务数据真实性与内控有效性负总责预算主管组织编制年度经营预算；跟踪预算执行偏差，出具分析报告预算模块录入、调整、分析权限确保预算编制贴合运营实际，偏差率≤5%收入会计核算客房、餐饮等各线收入；审核收银数据与票据收入模块录入、单据审核、数据查询对收入核算准确性负责，确保应收尽收成本会计核算食材、物料等成本；分析成本率变动，提出管控建议成本模块录入、库存数据对接、成本分析确保餐饮食品成本率≤38%、酒水成本率≤25%资金主管管理资金收付、银行对接、资金池调度；监控现金流资金模块录入、付款审批、银行对账保障资金流动性，杜绝无审批支付内控审计员开展日常财务稽核、专项审计；排查内控风险点全模块查看权限、审计日志查询不得参与业务数据录入，仅负责监督核查ERP财务专员维护财务模块配置；解决系统操作问题；同步数据至业务部门系统配置、数据维护、权限申请初审确保财务与业务模块数据同步延迟≤2小时三、核心财务模块管理规范（一）预算管理规范（衔接ERP预算模块）1.预算编制流程环节责任岗位操作规范时间要求预算启动财务总监下发预算编制通知，明确各部门预算指标（客房出租率、餐饮营收等）每年10月15日前部门编制各部门负责人录入本部门收入预测、费用预算，提交至ERP预算模块通知下发后15日内汇总审核预算主管审核部门预算合理性，与历史数据、行业标准比对收到部门预算后7日内平衡调整财务总监统筹平衡各部门预算，确保GOP率目标达标审核完成后5日内审批下达酒店总经理最终审批预算方案，ERP系统发布正式预算指标每年11月30日前2.预算执行与管控各部门费用支出需在ERP系统中关联预算项目，超预算支出需提交《预算调整申请表》，经财务总监、总经理审批后方可执行；预算主管每月通过ERP系统提取预算执行数据，分析偏差原因（如客房出租率未达标、餐饮成本超支），出具《预算执行分析报告》；季度预算偏差率超过10%的部门，需提交整改方案，由财务部跟踪落实。（二）收入管理规范（衔接ERP收入与销售模块）1.多场景收入核算收入类型核算规范ERP操作要求客房收入按房型、入住天数、折扣类型核算；含押金冲抵、挂账结算对接前厅PMS系统，自动同步入住数据至ERP收入模块，收入会计每日核对餐饮收入细分堂食、外卖、宴会收入；区分食品、酒水、服务费核算餐饮收银系统数据实时同步至ERP，成本会计关联食材消耗数据会议康乐收入按场地租赁、设备使用、服务套餐分项核算销售订单录入ERP后，自动生成收入确认单，需客户签字确认2.收银与票据管控前厅、餐饮收银员每日下班前需在ERP系统中提交《收银日报表》，附POS机流水、发票存根等凭证，收入会计当日审核；发票开具需通过ERP系统关联业务订单，确保“票、单、款”一致，作废发票需全联次留存，每月由内控审计员核查；客户挂账需在ERP系统中录入信用额度，超过额度的挂账需销售部负责人、财务总监双重审批，应收账款专员每月对账催收。（三）成本控制规范（衔接ERP成本与库存模块）1.采购与库存成本管控采购部门需在ERP系统中录入采购申请，关联预算项目，金额超5万元的采购需附三家以上供应商报价单，经成本主管、财务总监审批；食材、物料入库时，仓库管理员在ERP系统中录入数量、规格、单价，上传验收单照片，成本会计24小时内审核确认；实行“先进先出”库存管理，ERP系统设置库存预警线，食材临期前7日自动提醒，每月由成本会计、仓库管理员联合盘点，差异率≤0.5%。2.运营成本核算餐饮成本：每日通过ERP系统归集食材领用数据，计算食品、酒水成本率，成本率超标的菜品需分析原因（如食材浪费、采购价上涨）并整改；客房成本：核算布草洗涤、客用品消耗、能源费用，按客房出租量分摊，ERP系统自动关联客房入住数据计算单位成本；人力成本：对接HR系统数据，按部门、岗位归集薪酬福利支出，确保人工成本率控制在预算范围内。（四）资金管理规范（衔接ERP资金模块）1.资金收付管控收款管理：前厅、餐饮收银资金每日缴存银行，资金主管当日在ERP系统中录入收款凭证，与银行流水核对；付款管理：供应商付款需在ERP系统中提交申请，附发票、入库单、合同等凭证，经部门负责人、成本主管、资金主管、财务总监四级审批；备用金管理：各部门备用金限额≤5000元，每月通过ERP系统提交备用金盘点表，资金主管现场复核。2.现金流管理资金主管每周通过ERP系统生成《现金流预测表》，预测未来15日资金收支情况，确保现金储备≥月度支出的30%；银行账户管理实行“双人分管”制度，网银U盾由资金主管、财务总监分别保管，账户开立、注销需总经理审批，ERP系统同步更新账户信息。（五）内控审计规范（衔接ERP审计模块）1.日常稽核内控审计员每日通过ERP系统抽查收银数据、付款凭证，重点核查“无单付款、虚开发票、越权审批”等问题；每周开展库存稽核，对比ERP系统库存数据与实地盘点结果，核查是否存在“账实不符、私拿公物”等情况。2.专项审计每季度开展收入专项审计：核查收银系统与ERP收入数据一致性，抽查客户挂账真实性，防范收入流失；每半年开展采购专项审计：通过ERP系统追溯采购流程，核查供应商资质、采购价格合理性，杜绝利益输送；年度开展全面内控审计，出具《内控审计报告》，对发现的问题下达整改通知，整改完成后通过ERP系统上传佐证材料。四、ERP系统衔接操作细则（一）数据同步规范业务数据同步：前厅PMS、餐饮收银、采购系统数据需实时同步至ERP财务模块，同步延迟≤15分钟；数据校验机制：ERP财务专员每日9:00前核查前一日同步数据，重点校验“客房入住与收入确认、采购订单与入库单、收银流水与收款凭证”的一致性，发现差异立即协调业务部门整改。（二）特殊业务系统操作1.退款处理客户退款需提交《退款申请单》，附原消费凭证，经部门负责人、收入会计审批后，在ERP系统中发起退款流程；退款金额超5000元的，需财务总监审批，退款完成后在系统中上传银行退款回执。2.数据变更已审核的收入、成本数据需变更时，提交《ERP数据变更申请表》，说明变更原因，附佐证材料，经财务主管、内控审计员审批后，由ERP财务专员操作，全程留痕。五、考核与责任追究（一）考核指标体系考核维度核心指标目标值考核频率核算质量收入核算准确率、成本核算偏差率准确率≥99.8%，偏差率≤0.5%每月预算管控费用预算执行偏差率、GOP达成率偏差率≤5%，达成率≥95%每月内控合规违规支付次数、审计问题整改率0次，100%每月系统协同数据同步延迟次数、系统问题解决及时率≤1次/月，≥95%每月（二）责任追究数据录入错误导致财务核算偏差的，扣除操作员当月绩效10%-20%；无审批支付、越权审批的，追究资金主管、审批人责任，扣除当月绩效50%，