财务管理制度及报销流程

财务管理制度及报销流程一、总则为了加强公司财务管理，规范财务行为和报销流程，确保公司资金的合理使用和安全，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本财务管理制度及报销流程。本制度适用于公司内部所有部门及员工的财务管理和费用报销活动。二、财务组织与职责1.财务部门设置公司设立独立的财务部门，负责公司的财务管理工作。财务部门设置财务经理、会计、出纳等岗位，各岗位明确分工，相互协作，共同完成公司的财务工作。2.财务经理职责全面负责公司的财务管理工作，制定和完善公司的财务管理制度和流程。组织编制公司年度财务预算和财务计划，并监督执行。负责公司资金的筹集、调配和使用，确保资金的安全和合理使用。定期对公司的财务状况进行分析和评估，为公司管理层提供决策支持。协调与税务、银行等外部机构的关系，维护公司的良好形象。3.会计职责负责公司的会计核算工作，按照国家统一的会计制度和公司的财务管理制度，及时、准确地记录公司的经济业务。编制公司的财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，并定期向公司管理层和相关部门报送。负责公司税务申报和纳税工作，确保公司依法纳税。对公司的财务档案进行整理、保管和归档，确保财务档案的安全和完整。4.出纳职责负责公司现金的收付和保管工作，严格遵守现金管理制度，确保现金的安全。办理银行存款的收付业务，及时登记银行存款日记账，定期与银行对账单进行核对。负责公司票据的管理，包括支票、汇票、本票等，确保票据的安全和有效使用。根据审核无误的报销凭证和付款凭证，办理款项的支付手续。三、财务预算管理1.预算编制每年年底，财务部门根据公司的战略规划和经营目标，组织各部门编制下一年度的财务预算。各部门应根据本部门的实际情况，详细编制各项收入、成本、费用的预算，并提交给财务部门。财务部门对各部门提交的预算进行审核、汇总和平衡，编制公司年度财务预算草案。公司年度财务预算草案经公司管理层审议通过后，正式下达各部门执行。2.预算执行各部门应严格按照公司下达的财务预算执行，不得随意突破预算。财务部门应定期对各部门的预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施。对于因特殊情况需要调整预算的，各部门应提出书面申请，经公司管理层批准后，方可进行预算调整。3.预算考核公司建立预算考核制度，将预算执行情况纳入各部门的绩效考核体系。对预算执行情况良好的部门和个人进行表彰和奖励，对预算执行不力的部门和个人进行批评和处罚。四、资金管理1.现金管理公司实行现金限额管理制度，库存现金限额由财务部门根据公司的实际情况确定，并报公司管理层批准。出纳人员应严格遵守现金收付的规定，不得坐支现金，不得白条抵库。公司的现金收入应及时存入银行，不得留存大量现金。现金的收付应及时登记现金日记账，做到日清月结，账实相符。2.银行存款管理公司应根据业务需要，在银行开设基本账户和一般账户。银行账户的开设、变更和注销应经公司管理层批准，并按照银行的规定办理相关手续。出纳人员应及时登记银行存款日记账，定期与银行对账单进行核对，编制银行存款余额调节表。公司的银行存款收付应严格按照银行的规定办理，不得出租、出借银行账户。3.资金使用审批公司的资金使用实行分级审批制度。根据资金使用的金额大小和重要程度，分别由不同级别的管理人员进行审批。一般情况下，金额较小的资金使用由部门经理审批，金额较大的资金使用由财务经理审批，重大资金使用由公司总经理审批。资金使用审批应严格按照公司的审批流程进行，审批人员应认真审核资金使用的合理性和必要性，确保资金的安全和合理使用。五、费用报销管理1.报销原则真实性原则：报销的费用必须是真实发生的，不得虚报、冒领。合理性原则：报销的费用必须是合理的，符合公司的业务需要和相关规定。合规性原则：报销的费用必须符合国家法律法规和公司的财务管理制度。及时性原则：员工应及时报销费用，一般情况下，费用发生后应在一个月内报销。2.报销范围差旅费：包括员工因公出差的交通费、住宿费、餐费等。业务招待费：包括公司因业务需要招待客户的餐费、礼品费等。办公用品费：包括公司购买办公用品、文具等的费用。通讯费：包括员工因公发生的手机费、固定电话费等。车辆费用：包括公司车辆的加油费、过路费、停车费等。其他费用：包括水电费、物业费、培训费等。3.报销流程填写报销单：员工在费用发生后，应及时填写费用报销单，详细注明费用的用途、金额、日期等信息，并附上相关的发票和凭证。部门经理审核：员工填写好报销单后，应先提交给部门经理审核。部门经理应认真审核报销的费用是否真实、合理，是否符合公司的业务需要和相关规定，并在报销单上签字确认。财务审核：部门经理审核通过后，员工将报销单提交给财务部门审核。财务人员应审核报销的费用是否符合公司的财务管理制度，发票和凭证是否真实、合法、有效，并在报销单上签字确认。总经理审批：财务审核通过后，员工将报销单提交给公司总经理审批。总经理应根据公司的资金状况和业务需要，对报销的费用进行最终审批。报销付款：总经理审批通过后，财务部门将按照报销单上的金额，将款项支付给员工。报销款项一般通过银行转账的方式支付。4.报销凭证要求报销的费用必须有合法、有效的发票和凭证。发票应符合国家税务部门的规定，内容应真实、准确、完整。发票和凭证应与报销单上的信息一致，不得涂改、伪造。对于一些无法取得发票的费用，如小额的办公用品费、餐费等，员工应提供相关的收据或其他证明材料，并经部门经理和财务部门审核确认。六、固定资产管理1.固定资产定义固定资产是指公司为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产，包括房屋、建筑物、机器设备、运输工具等。2.固定资产购置各部门因业务需要购置固定资产时，应提出书面申请，经公司管理层批准后，由采购部门负责采购。采购部门应按照公司的采购管理制度，选择合适的供应商，签订采购合同，并确保所购固定资产的质量和价格合理。固定资产购置完成后，应及时办理验收手续，由使用部门和财务部门共同进行验收，并登记固定资产台账。3.固定资产折旧公司采用直线法对固定资产计提折旧。折旧年限和净残值率按照国家相关规定和公司的实际情况确定。财务部门应每月按照规定的折旧方法和折旧率，对固定资产计提折旧，并计入相关的成本和费用。4.固定资产盘点公司每年至少对固定资产进行一次全面盘点，由财务部门和使用部门共同进行。盘点过程中，应认真核对固定资产的数量、型号、规格、使用状况等信息，并与固定资产台账进行核对。对于盘盈、盘亏的固定资产，应查明原因，及时进行处理，并调整固定资产台账。5.固定资产处置固定资产因报废、出售、转让等原因需要处置时，使用部门应提出书面申请，经公司管理层批准后，由财务部门和相关部门共同办理处置手续。固定资产处置收入应及时入账，计入公司的营业外收入。七、财务审计与监督1.内部审计公司设立内部审计部门，定期对公司的财务收支、财务管理制度执行情况等进行审计。内部审计部门应独立开展审计工作，不受其他部门和个人的干涉。内部审计部门应及时向公司管理层报告审计结果，并提出改进建议。2.外部审计公司每年聘请具有资质的会计师事务所对公司的财务报表进行审计。会计师事务所应按照国家相关规定和审计准则，对公司的财务报表进行审计，并出具审计报告。公司应积极配合会计师事务所的审计工作，提供必要的资料和协助。3.财务监督公司