会议会展服务合同

会议会展服务合同一、合同双方基本信息甲方（委托方）：名称：________________________地址：________________________联系人：______________________乙方（服务方）：名称：________________________地址：________________________联系人：______________________二、服务内容与范围（一）会议组织与策划会议主题与议程：乙方需根据甲方提供的会议目标，协助制定会议主题、议程安排及流程规划，并在会议前7个工作日提交甲方确认。场地租赁与布置：乙方负责租赁符合甲方需求的会议场地（包括主会场、分会场及配套区域），并按照甲方确认的方案完成场地布置，包括舞台搭建、背景板设计制作、座椅摆放、指示牌设置等。设备与技术支持：乙方需提供会议所需的全套设备，包括但不限于音响系统、投影设备、LED显示屏、灯光设备、同声传译设备（如需要）等，并确保设备在会议期间正常运行，配备专业技术人员现场支持。（二）参会人员管理与接待报名与签到：乙方负责设计会议报名系统（或提供纸质报名表格），统计参会人数，并在会议现场设置签到台，安排工作人员协助参会人员签到、领取会议资料。住宿与餐饮安排：根据甲方提供的参会人员名单及需求，乙方需提前预订符合标准的酒店房间，确保住宿安排准确无误；同时负责会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐及茶歇，餐食标准需符合甲方要求（如无特殊要求，正餐标准为每人每餐不低于100元）。交通保障：乙方需安排专车负责参会人员的接送站服务（机场、火车站至酒店），并根据会议议程安排摆渡车辆往返会场与酒店。（三）展览服务（如涉及）展位设计与搭建：乙方需根据甲方提供的参展商名单及展位需求，设计展位布局图，完成标准展位或特装展位的搭建、拆除工作，并确保符合消防安全规定。展品管理：协助参展商完成展品的运输、接收、存放及撤离工作，安排专人负责展览期间的展品安全与看管。三、服务时间与地点（一）服务时间会议时间：自____年____月____日____时起至____年____月____日____时止，共计____天。布展与撤展时间：布展时间为____年____月____日，撤展时间为____年____月____日，具体时段需提前与场地提供方确认并通知甲方。（二）服务地点会议场地：________________________（详细地址）住宿地点：________________________（详细地址）展览场地：________________________（详细地址，如涉及）四、费用与支付方式（一）费用构成本次会议会展服务总费用为人民币________________元（大写：________________________元整），具体包括：场地租赁费：人民币________元（含主会场、分会场及配套区域租赁费用）；设备租赁费：人民币________元（含音响、投影、灯光等设备租赁及技术支持费用）；布置搭建费：人民币________元（含场地布置、舞台搭建、背景板制作等费用）；住宿费：人民币________元（按预计参会人数____人、住宿____晚、标准____元/晚计算）；餐饮费：人民币________元（按预计参会人数____人、餐次____次、标准____元/人/餐计算）；交通费：人民币________元（含接送站、摆渡车等交通费用）；人员服务费：人民币________元（含策划人员、现场工作人员、技术人员等人工费用）；其他费用：人民币________元（含会议资料印刷、参展商服务、应急备用金等）。（二）支付方式预付款：合同签订后5个工作日内，甲方向乙方支付总费用的30%，即人民币________元，作为预付款，用于乙方启动场地预订、设备采购等前期工作。中期款：会议开始前7个工作日内，甲方向乙方支付总费用的50%，即人民币________元，用于乙方支付场地租赁、设备租赁等主要费用。尾款：会议结束后15个工作日内，双方核对实际发生费用（如人数、服务项目有调整，按实际情况结算），甲方向乙方支付剩余费用，即人民币________元。（三）发票要求乙方应在收到每笔款项后5个工作日内，向甲方提供等额合法的增值税专用发票，发票类目为“会议服务费”。五、双方权利与义务（一）甲方权利与义务提供必要信息：甲方需在合同签订后3个工作日内向乙方提供会议主题、预计参会人数、预算范围、场地需求等基础信息，并对乙方提交的方案（如议程、场地布置图、费用明细等）及时确认或提出修改意见。按时支付费用：甲方应按照合同约定的时间节点向乙方支付各项费用，逾期支付的，每逾期1日需按逾期金额的0.5%向乙方支付违约金。监督与协调：甲方有权对乙方的服务过程进行监督，如发现问题可要求乙方及时整改；同时需协助乙方协调与参会人员、场地提供方等第三方的关系。（二）乙方权利与义务保证服务质量：乙方需严格按照合同约定及甲方确认的方案提供服务，确保会议流程顺畅、场地设备完好、餐饮住宿符合标准，如因乙方原因导致服务未达约定标准，需承担相应违约责任。及时沟通与反馈：乙方需指定专人作为项目负责人，与甲方保持日常沟通，定期汇报工作进展（如场地预订情况、费用使用情况等），对甲方提出的问题在24小时内予以回应。承担第三方责任：因乙方原因导致场地、设备或第三方人员受损的，由乙方承担全部赔偿责任；如因甲方原因（如未及时确认方案、提供信息有误）导致服务延误或额外费用，由甲方承担责任。六、违约责任（一）甲方违约甲方未按时支付费用的，每逾期1日，按逾期金额的0.5%向乙方支付违约金，逾期超过15日的，乙方有权暂停服务或解除合同，已支付的预付款不予退还。甲方单方面变更会议时间、地点或规模，需提前15个工作日书面通知乙方，由此产生的额外费用（如场地违约金、设备调整费等）由甲方承担。（二）乙方违约乙方未按合同约定提供服务，导致会议无法正常进行的（如场地未按时交付、设备故障未及时修复等），需向甲方退还已支付的全部费用，并赔偿甲方因此遭受的直接损失（不超过总费用的30%）。乙方提供的餐饮、住宿等服务未达约定标准，经甲方提出后仍未整改的，甲方有权扣除相应费用（按实际损失计算）。乙方擅自将服务内容转包给第三方的，甲方有权立即解除合同，乙方需退还已支付的全部费用，并支付总费用20%的违约金。七、不可抗力与争议解决（一）不可抗力因地震、洪水、战争、政策调整等不可预见、不能避免且不能克服的客观情况，导致任何一方无法履行合同的，受影响方应立即通知对方，并在事件发生后10个工作日内提供相关证明。双方应根据事件影响程度，协商决定部分履行、延期履行或解除合同，互不承担违约责任。（二）争议解决因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。八、保密条款双方在合同履行过程中获悉的对方商业秘密（如会议内容、客户信息、财务数据等），均负有保密义务，未经对方书面同意，不得向任何第三方泄露。本保密义务不因合同终止而失效，有效期为合同终止后3年。九、其他条款本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。本合同一式两份，甲乙双方各执一份