合同审核及管理标准化流程模板

合同审核及管理标准化流程模板一、适用范围与典型应用场景业务部门：需对外合作时，发起合同审批流程，保证合同条款合规；法务/合规部门：对合同文本进行法律风险审核，规避潜在纠纷；管理层：对重大合同进行最终审批，把控业务风险与商业目标；档案管理部门：对已履行完毕或终止的合同进行系统化归档，便于后续查阅；财务部门：依据合同条款执行付款、开票等财务操作，保证资金流程合规。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与前置准备需求提出业务部门根据合作需求（如采购、销售、服务等），明确合同标的、对方主体信息、核心商务条款（金额、履行期限、验收标准等），并收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖对方公章）。合同草案拟定业务部门根据合作内容，选择对应的合同模板（如买卖合同、服务合同、保密协议等），或参考过往同类合同拟定草案。草案需包含以下基本要素：合同各方主体名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息；合同标的、数量、质量标准、价款或报酬、支付方式及期限；履行期限、地点、方式及验收条款；双方权利义务、违约责任、争议解决方式；合同生效条件、变更解除条款及其他约定事项。内部审批申请业务部门填写《合同审批表》（见模板一），附合同草案、合作方主体资格证明、相关背景说明（如项目立项文件、会议纪要等），提交至部门负责人初步审核。（二）合同审核（初审、复审、终审）初审（业务部门负责人）审核合同内容是否符合业务需求，商务条款（价格、付款周期、交付时间等）是否合理；核对合作方主体信息是否真实、完整，资质证明是否在有效期内；检查合同草案是否包含基本要素，是否存在重大遗漏或矛盾条款。审核通过后，签署意见并流转至法务/合规部门；不通过时，退回业务部门修改。复审（法务/合规部门）主体资格审核：确认合作方为依法设立并存续的企业，经营范围符合合同内容，无重大诉讼或行政处罚记录；法律条款审核：检查合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《公司法》等），是否存在无效或可撤销情形；重点审核违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖、知识产权归属是否清晰等；风险提示：对潜在法律风险（如对方履约能力不足、条款歧义导致争议）进行标注，并提出修改建议。审核通过后，签署意见并流转至管理层；重大风险合同需组织跨部门会议讨论。终审（管理层/授权审批人）根据合同金额、重要性分级审批（如10万元以下由部门总监审批，10万-100万元由分管副总审批，100万元以上由总经理/董事会审批）；重点审核合同是否符合公司战略目标，商业利益与风险是否平衡；审批通过后，签署《合同审批表》；不通过时，明确修改意见并退回业务部门。（三）合同签订与用印管理合同文本定稿业务部门根据终审意见修改合同草案，形成最终版本，保证审核意见全部落实。涉及重大变更时，需重新履行审核流程。用印申请业务部门填写《合同用印申请表》（见模板二），附最终版合同文本、已审批的《合同审批表》，提交至行政/用印管理部门。用印与登记行政部门核对用印申请材料与合同内容是否一致，确认审批手续完备后，加盖合同专用章或公章（严禁空白合同用印）；用印完成后，在《合同用印登记台账》（见模板三）中记录合同编号、用印日期、用印份数、经办人等信息。合同文本分发正式合同文本一般一式多份（如双方各执1份，财务、法务、档案部门各存1份），由业务部门负责向合作方寄送或交付，并获取对方签收回执。（四）合同履行与动态跟踪履行责任分工业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合作方履约进度（如交付时间、质量验收等）；财务部门根据合同约定执行付款，核对发票与合同条款一致性；法务部门监控履行过程中的法律风险（如对方违约、不可抗力等）。履行过程记录业务部门在《合同履行跟踪表》（见模板四）中记录关键节点完成情况（如“2024年3月1日货物交付，3月5日验收合格”），附相关凭证（如验收单、沟通函件等）。变更与解除管理履行过程中需变更合同内容（如价款、履行期限）时，应签订《合同变更协议》，履行原审批流程；若一方违约，守约方应及时书面通知对方，收集违约证据，并按合同约定追究责任（如主张违约金、解除合同等）。纠纷处理发生合同纠纷时，业务部门第一时间上报法务部门及管理层，共同制定解决方案（协商、调解、仲裁或诉讼），并全程记录处理过程，留存相关法律文书。（五）合同归档与数据管理归档范围与时间合同履行完毕、解除或终止后15个工作日内，业务部门将合同文本（含附件、审批表、履行记录、回执等）整理成册，提交档案管理部门。归档分类与编号档案管理部门按合同类型（如采购、销售、服务）、签订年度进行分类，编制唯一合同编号（规则：年份-合同类型代码-流水号，如“2024-CG-001”），并在《合同归档清单》（见模板五）中登记归档信息。保存与查阅合同档案需同时保存纸质版（装入档案盒，标注编号与名称）和电子版（加密存储至公司服务器），保存期限不少于合同履行终止后5年（法律法规另有规定的从其规定）；内部查阅需经部门负责人及档案管理部门批准，外部查阅需提供公司授权文件。三、配套工具模板模板一：合同审批表合同编号合同名称合作方主体名称统一社会信用代码合同标的金额（元）履行期限拟签订日期业务部门意见负责人签字：日期：初审意见（业务部门负责人）签字：日期：复审意见（法务/合规部门）签字：日期：终审意见（管理层/授权审批人）签字：日期：备注模板二：合同用印申请表申请部门申请日期合同编号合同名称用印份数用印类型（□公章□合同专用章□其他）用印事由附件清单□合同审批表□合同最终版文本□其他：部门负责人意见签字：日期：行政/用印管理部门意见签字：日期：用印记录经办人：用印日期：模板三：合同用印登记台账用印日期合同编号合同名称合作方用印份数用印类型经办人审批人模板四：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行阶段（□签订□执行中□验收□终止）关键节点计划完成时间实际完成时间履行异常情况记录异常描述：处理措施：负责人：日期：模板五：合同归档清单归档编号合同名称合同编号签订日期履行期限归档日期存放位置经办人四、关键风险控制与常见问题提示（一）审核环节风险控制主体资格风险：合作方为自然人时，需核实身份证信息及授权委托书；为企业时，需通过“国家企业信用信息公示系统”查询最新经营状态，避免与“僵尸企业”或被吊销营业执照的主体签约。条款完整性风险：严禁出现“未尽事宜双方协商解决”等模糊条款，必须明确违约责任、争议解决方式（建议约定公司所在地法院管辖）、知识产权归属等核心内容。法律冲突风险：若合同涉及特殊行业（如金融、医疗），需同时遵守行业监管规定，避免一般法与特别法条款冲突。（二）履行环节风险控制证据留存风险：履行过程中的沟通记录（邮件、函件）、验收凭证、付款凭证等需书面化并加盖公章，电子证据需及时公证，避免口头约定导致举证困难。变更程序风险：任何合同变更（包括补充协议）必须采用书面形式，并履行原审批流程，禁止通过“会议纪要”或“聊天记录”替代正式变更手续。（三）归档环节风险控制归档及时性风险：合同履行完毕后需在15个工作日内归档，避免因人员变动导致资料丢失或遗漏。电子数据安全风险：电子合同档案需定期备份，设置访问权限，防止数据泄露或被篡改；涉密合同需单独加密存储，限制查阅范围。（四）常见问题提示“先签后审”问题：严禁未完成审核流程的合同签订，若因业务紧急需“边签边审”，