企业信息操作规范

企业信息操作规范一、概述

企业信息操作规范是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保信息的准确性、安全性、及时性和有效性。通过建立标准化的操作流程和规范，可以有效降低信息处理风险，提高工作效率，并促进企业信息化建设的有序发展。本规范适用于企业内部所有涉及信息操作的人员，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门。

二、基本原则

企业信息操作应遵循以下基本原则：

（一）准确性

1.确保录入、传输、存储和输出的信息真实可靠。

2.定期校验信息数据的准确性，避免因错误信息导致决策失误。

3.建立信息核查机制，明确核查责任人和核查流程。

（二）安全性

1.严格控制信息访问权限，遵循最小权限原则。

2.对敏感信息（如财务数据、客户资料等）进行加密存储和传输。

3.定期进行安全培训，提高员工信息安全意识。

（三）及时性

1.按时完成信息录入、更新和归档工作。

2.建立信息反馈机制，确保信息传递高效畅通。

3.优化操作流程，减少不必要的环节，提高处理效率。

（四）合规性

1.遵循企业内部信息管理制度，不得擅自修改或删除信息。

2.严格遵守数据保护相关要求，防止信息泄露。

3.定期审核信息操作流程，确保符合企业内部规定。

三、操作流程规范

企业信息操作应遵循以下标准化流程：

（一）信息录入

1.使用统一的信息管理系统进行录入，避免手工记录。

2.录入前核对数据来源的可靠性，确保信息完整。

3.录入完毕后进行自检，发现错误及时修正。

（二）信息传输

1.通过内部网络或专用渠道传输信息，禁止使用公共网络传输敏感数据。

2.传输前对文件进行加密处理，传输后及时销毁临时文件。

3.建立传输日志，记录传输时间、内容和接收人。

（三）信息存储

1.将信息存储在指定的服务器或数据库中，定期备份重要数据。

2.敏感信息需进行加密存储，并设置访问密码。

3.定期清理过期信息，保留必要的历史记录。

（四）信息使用

1.使用信息前需获得相应权限，禁止越权访问。

2.不得将信息用于非工作用途，避免信息滥用。

3.使用完毕后及时关闭访问权限，确保信息安全。

（五）信息归档

1.定期对已处理的信息进行归档，明确归档时间和责任人。

2.归档文件需标注清晰，便于后续查阅。

3.按照企业档案管理规定，妥善保管归档文件。

四、监督与改进

1.设立信息管理部门或指定专人负责监督信息操作规范的实施。

2.定期开展信息操作培训，提升员工操作技能和安全意识。

3.收集员工反馈，持续优化信息操作流程和规范。

4.对违规操作进行记录和整改，防止类似问题重复发生。

**一、概述**

企业信息操作规范是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保信息的准确性、安全性、及时性和有效性。通过建立标准化的操作流程和规范，可以有效降低信息处理风险，提高工作效率，并促进企业信息化建设的有序发展。本规范适用于企业内部所有涉及信息操作的人员，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门。规范的制定和执行有助于统一操作标准，减少人为错误，保障数据资产安全，并为企业的数字化转型奠定坚实基础。

**二、基本原则**

企业信息操作应遵循以下基本原则：

（一）准确性

1.确保录入、传输、存储和输出的信息真实可靠。

*具体操作要求：信息录入前必须核对原始单据或来源信息的有效性，例如，核对采购订单是否与审批单一致，客户信息是否与合同信息相符。对于关键数据（如金额、日期、身份标识等），应设置双重校验机制，由不同人员交叉核对或系统自动校验。建立数据质量监控机制，定期（如每月）对核心业务数据进行分析，识别并修正错误数据。

2.定期校验信息数据的准确性，避免因错误信息导致决策失误。

*具体操作要求：财务部门每月终了需核对总账与明细账是否一致；人力资源部门每季度需核对员工花名册与系统记录是否匹配；市场部门每周需核对活动报名人数与实际到场人数。校验结果需形成记录，错误数据需追溯源头并修正。

3.建立信息核查机制，明确核查责任人和核查流程。

*具体操作要求：制定《信息核查清单》，明确各项业务信息的核查要点。例如，销售订单信息需核查客户信用额度、产品规格、数量、价格及交货期。指定各部门信息核查专员，负责监督本部门信息核查工作的执行情况。核查过程应有书面记录或系统日志支持。

（二）安全性

1.严格控制信息访问权限，遵循最小权限原则。

*具体操作要求：根据员工岗位职责和工作需要，分配相应的信息访问权限。例如，普通销售人员只能访问客户基本信息和订单录入权限，财务人员只能访问财务报表和账务处理权限，经理层可访问部门汇总数据但无权修改明细。权限申请需经过部门主管和信息安全部门审批，每年至少审查一次权限分配情况。

2.对敏感信息（如财务数据、客户资料等）进行加密存储和传输。

*具体操作要求：所有存储在数据库中的敏感信息字段（如身份证号、银行账号、客户密码等）必须进行加密处理。采用行业认可的加密算法（如AES-256）。通过互联网或公共网络传输敏感文件时，必须使用加密软件（如VPN、SFTP）或加密邮件系统。禁止在未加密的U盘或邮件附件中传输敏感信息。

3.定期进行安全培训，提高员工信息安全意识。

*具体操作要求：每半年组织一次信息安全培训，内容涵盖密码安全（要求设置复杂密码并定期更换）、钓鱼邮件识别、移动设备安全管理（如禁止使用公共Wi-Fi处理敏感信息）、社交工程防范等。培训后需进行考核，考核合格方可继续处理相关业务。将信息安全考核结果纳入员工绩效评估。

（三）及时性

1.按时完成信息录入、更新和归档工作。

*具体操作要求：制定《信息处理时效表》，明确各项业务信息的处理时限。例如，销售订单必须在客户确认后2小时内录入系统；财务报销单必须在提交后1个工作日内完成审批和入账；会议纪要必须在会议结束后24小时内整理并分发给相关人员。超时未处理的信息需记录原因并向上级汇报。

2.建立信息反馈机制，确保信息传递高效畅通。

*具体操作要求：对于跨部门的信息传递，需明确传递路径、负责人和反馈节点。例如，市场部向销售部提供活动客户名单后，销售部需在3个工作日内反馈名单确认情况和跟进计划。使用企业内部即时通讯工具或邮件系统进行信息传递，并保留发送和阅读记录。

3.优化操作流程，减少不必要的环节，提高处理效率。

*具体操作要求：定期（如每半年）对现有信息操作流程进行梳理，识别瓶颈和冗余环节。例如，通过引入电子签章技术简化审批流程；将多个分散的信息查询需求整合到统一的数据自助服务平台；利用自动化脚本处理重复性数据整理工作。

（四）合规性

1.遵循企业内部信息管理制度，不得擅自修改或删除信息。

*具体操作要求：所有信息操作必须符合《企业信息管理制度》、《数据安全管理办法》等内部规章。任何对信息的修改、删除、备份等操作，必须经过授权批准，并在操作日志中详细记录操作人、操作时间、操作内容及原因。禁止擅自恢复已删除的数据。

2.严格遵守数据保护相关要求，防止信息泄露。

*具体操作要求：严格遵守关于个人信息保护的内部规定，收集个人信息必须获得用户明确同意，并仅用于约定目的。对离职员工的信息访问权限需及时撤销。定期（如每年）进行数据安全风险评估，识别潜在泄露风险并制定应对措施。对存储介质（硬盘、U盘、服务器）进行物理安全保护，下班后必须锁入指定保险柜。

3.定期审核信息操作流程，确保符合企业内部规定。

*具体操作要求：信息安全部门或指定第三方机构每年至少对信息操作流程进行一次全面审核，检查流程执行情况、权限设置合理性、数据备份有效性等。审核结果需形成报告，提交管理层审阅，对发现的问题需制定整改计划并跟踪落实。

**三、操作流程规范**

企业信息操作应遵循以下标准化流程：

（一）信息录入

1.使用统一的信息管理系统进行录入，避免手工记录。

*具体操作要求：指定各部门使用统一的ERP、CRM或OA等信息系统进行日常业务信息的录入。禁止在Excel、Word等个人办公软件中长时间存储关键业务数据。新员工入职需接受系统操作培训，确保正确使用系统功能。系统权限与实际岗位职责严格匹配。

2.录入前核对数据来源的可靠性，确保信息完整。

*具体操作要求：录入前必须检查原始凭证（如发票、合同、申请单）的真实性和完整性。例如，采购信息录入前需核对采购申请单、供应商发票、入库单三者信息是否一致；员工考勤信息录入前需核对电子考勤机记录或签到表。对来源不明的信息或信息要素不全的单据，应先沟通确认后再进行录入。

3.录入完毕后进行自检，发现错误及时修正。

*具体操作要求：信息录入人员在完成录入后，必须立即进行自检，对照原始单据检查数据是否准确、完整、格式是否规范。对于系统自动生成的关联信息（如自动计算金额、自动生成编号），需人工复核。发现错误立即在系统中进行更正，并记录更正原因。建立错误更正记录台账。

（二）信息传输

1.通过内部网络或专用渠道传输信息，禁止使用公共网络传输敏感数据。

*具体操作要求：内部信息传输优先使用企业内部局域网或VPN。涉及敏感信息的传输必须通过加密通道或专用数据传输平台。禁止通过公共邮箱、即时通讯工具（如微信、QQ）传输涉密文件。如确需通过互联网传输，必须使用加密软件（如PGP、SFTP）或专业的安全文件传输服务，并确保接收方具备相应的解密能力。

2.传输前对文件进行加密处理，传输后及时销毁临时文件。

*具体操作要求：传输前，对包含敏感信息的文档（如Word、Excel、PPT等）进行加密。在本地创建加密文件前，先删除源文件的副本。传输过程中，确保使用的传输工具或通道具有足够的加密强度。接收方在解密文件后，如产生临时副本，需在不再需要时及时删除。

3.建立传输日志，记录传输时间、内容和接收人。

*具体操作要求：使用具备日志记录功能的传输工具或平台进行信息传输。日志应至少记录传输发起时间、传输文件名称、传输路径（发送方至接收方）、接收人信息。信息安全部门定期审计传输日志，监控异常传输行为。对于纸质文件的传递，需填写《文件传递登记表》，记录传递时间、传递人、接收人、文件名称和编号。

（三）信息存储

1.将信息存储在指定的服务器或数据库中，定期备份重要数据。

*具体操作要求：所有企业信息原则上应集中存储在企业指定的服务器或云存储服务中。根据数据重要性分级，制定不同的备份策略。例如，核心业务数据（如财务数据、客户主数据）需每日进行增量备份，每周进行全量备份；一般业务数据可每周进行一次全量备份。备份数据需存储在物理位置独立的异地存储设备或云存储中。

2.敏感信息需进行加密存储，并设置访问密码。

*具体操作要求：所有存储在数据库中的敏感字段必须采用数据库自带的加密功能或应用层加密进行加密。对于存储在文件服务器上的敏感文件，需设置文件访问权限和密码。数据库或文件服务器的访问密码必须符合复杂度要求，并定期更换。禁止将加密密钥明文存储。

3.定期清理过期信息，保留必要的历史记录。

*具体操作要求：根据业务需求和法规要求（如有），制定《信息保留期限表》，明确各类信息的最低保留期限。例如，财务凭证至少保留5年，客户交易记录至少保留3年。达到保留期限的信息，需按照审批流程进行逻辑删除或物理销毁。对于需要作为审计或合规依据的历史记录，需进行归档处理，并确保其可读性和完整性。销毁过程需有记录，并确保销毁彻底（如使用碎纸机粉碎纸质文件，使用专业软件擦除电子数据）。

（四）信息使用

1.使用信息前需获得相应权限，禁止越权访问。

*具体操作要求：严格遵守“按需授权”原则，员工只能访问与其工作职责直接相关的信息。如需访问超出权限范围的信息，必须提交申请，经部门主管和信息安全部门审批同意后，方可临时获得相应权限。临时权限到期后自动失效，审批人需在系统中确认权限回收。

2.不得将信息用于非工作用途，避免信息滥用。

*具体操作要求：员工必须仅将企业信息用于完成本职工作任务。严禁将客户信息、同事信息、公司内部资料等用于个人目的，如用于商业竞争、私下交易、传播谣言等。一经发现，将按照公司规定进行处罚。加强信息安全宣传，提高员工对信息滥用危害的认识。

3.使用完毕后及时关闭访问权限，确保信息安全。

*具体操作要求：离开电脑或信息系统时，必须及时退出系统或锁定屏幕。长时间离开座位（如超过30分钟）必须锁定电脑。使用完毕后，如需临时存储或打印敏感信息，必须确保最终载体（如纸质文件、U盘、电脑本地硬盘）得到妥善保管或按规定销毁。访问权限审批人需定期（如每月）检查临时权限的使用情况。

（五）信息归档

1.定期对已处理的信息进行归档，明确归档时间和责任人。

*具体操作要求：根据《信息保留期限表》，确定各类信息的归档时间节点。例如，月度财务报表在月结后15天内归档，年度项目总结报告在次年初1个月内归档。指定各部门信息归档责任人，负责监督本部门归档工作的执行。归档责任人需具备一定的文档管理知识。

2.归档文件需标注清晰，便于后续查阅。

*具体操作要求：电子文件归档时，需在文件名或元数据中包含关键信息，如归档日期、文件类型、所属项目/业务、版本号等。例如，文件名格式：“2023年度财务报表-草稿-20231215”。纸质文件归档时，需在文件首页附上《归档文件封面》，标明档案号、年度、保管期限、文件名称、页数、归档日期、保管单位等信息。建立电子和纸质档案的索引或目录，方便检索。

3.按照企业档案管理规定，妥善保管归档文件。

*具体操作要求：电子档案需存储在可靠的存储介质上（如专用服务器、光盘），并做好备份。存储环境需满足温湿度、防尘、防火等要求。纸质档案需在符合档案管理标准的档案室或档案柜中存放，做到“三分开”（即保管单位、保管人员、查阅人员三者分开）。指定专人负责档案库房的日常管理和维护，定期检查库房环境。档案的借阅、复制需履行审批手续，并做好登记。

**四、监督与改进**

1.设立信息管理部门或指定专人负责监督信息操作规范的实施。

*具体操作要求：企业应设立专门的信息管理或信息安全部门，或指定具备专业能力的技术人员或管理人员作为信息操作规范的监督负责人。监督负责人负责定期检查各部门信息操作规范的执行情况，收集反馈问题，并提出改进建议。其职责应独立于日常业务操作，确保监督的有效性。

2.定期开展信息操作培训，提升员工操作技能和安全意识。

*具体操作要求：除新员工入职培训外，应每年至少组织两次面向全体或特定岗位员工的信息操作规范和安全意识培训。培训内容可包括：系统正确使用方法、数据录入规范、信息安全基础知识（如密码管理、风险识别）、应急处理流程（如发现数据泄露怎么办）等。培训可采用课堂讲授、案例分析、在线测试等多种形式，确保培训效果。培训记录需存档。

3.收集员工反馈，持续优化信息操作流程和规范。

*具体操作要求：设立意见箱或线上反馈渠道，鼓励员工就信息操作规范提出改进意见。信息管理部门或监督负责人应定期（如每季度）收集和分析员工反馈、操作过程中遇到的问题以及监督检查发现的问题，识别规范和流程中的不足之处。

4.对违规操作进行记录和整改，防止类似问题重复发生。

*具体操作要求：建立《信息操作违规记录表》，详细记录每次违规操作的时间、地点、涉及人员、操作内容、违规性质、造成的影响、处理意见及整改措施。对于轻微违规，进行批评教育和警告；对于严重违规或造成损失的行为，按照公司相关规定进行处理。整改措施需明确责任人、完成时限，并跟踪验证整改效果。对反复出现同类问题的环节，需重点分析原因，重新评估和修订相关流程或规范。

一、概述

企业信息操作规范是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保信息的准确性、安全性、及时性和有效性。通过建立标准化的操作流程和规范，可以有效降低信息处理风险，提高工作效率，并促进企业信息化建设的有序发展。本规范适用于企业内部所有涉及信息操作的人员，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门。

二、基本原则

企业信息操作应遵循以下基本原则：

（一）准确性

1.确保录入、传输、存储和输出的信息真实可靠。

2.定期校验信息数据的准确性，避免因错误信息导致决策失误。

3.建立信息核查机制，明确核查责任人和核查流程。

（二）安全性

1.严格控制信息访问权限，遵循最小权限原则。

2.对敏感信息（如财务数据、客户资料等）进行加密存储和传输。

3.定期进行安全培训，提高员工信息安全意识。

（三）及时性

1.按时完成信息录入、更新和归档工作。

2.建立信息反馈机制，确保信息传递高效畅通。

3.优化操作流程，减少不必要的环节，提高处理效率。

（四）合规性

1.遵循企业内部信息管理制度，不得擅自修改或删除信息。

2.严格遵守数据保护相关要求，防止信息泄露。

3.定期审核信息操作流程，确保符合企业内部规定。

三、操作流程规范

企业信息操作应遵循以下标准化流程：

（一）信息录入

1.使用统一的信息管理系统进行录入，避免手工记录。

2.录入前核对数据来源的可靠性，确保信息完整。

3.录入完毕后进行自检，发现错误及时修正。

（二）信息传输

1.通过内部网络或专用渠道传输信息，禁止使用公共网络传输敏感数据。

2.传输前对文件进行加密处理，传输后及时销毁临时文件。

3.建立传输日志，记录传输时间、内容和接收人。

（三）信息存储

1.将信息存储在指定的服务器或数据库中，定期备份重要数据。

2.敏感信息需进行加密存储，并设置访问密码。

3.定期清理过期信息，保留必要的历史记录。

（四）信息使用

1.使用信息前需获得相应权限，禁止越权访问。

2.不得将信息用于非工作用途，避免信息滥用。

3.使用完毕后及时关闭访问权限，确保信息安全。

（五）信息归档

1.定期对已处理的信息进行归档，明确归档时间和责任人。

2.归档文件需标注清晰，便于后续查阅。

3.按照企业档案管理规定，妥善保管归档文件。

四、监督与改进

1.设立信息管理部门或指定专人负责监督信息操作规范的实施。

2.定期开展信息操作培训，提升员工操作技能和安全意识。

3.收集员工反馈，持续优化信息操作流程和规范。

4.对违规操作进行记录和整改，防止类似问题重复发生。

**一、概述**

企业信息操作规范是企业内部管理的重要组成部分，旨在确保信息的准确性、安全性、及时性和有效性。通过建立标准化的操作流程和规范，可以有效降低信息处理风险，提高工作效率，并促进企业信息化建设的有序发展。本规范适用于企业内部所有涉及信息操作的人员，包括但不限于行政、财务、人力资源等部门。规范的制定和执行有助于统一操作标准，减少人为错误，保障数据资产安全，并为企业的数字化转型奠定坚实基础。

**二、基本原则**

企业信息操作应遵循以下基本原则：

（一）准确性

1.确保录入、传输、存储和输出的信息真实可靠。

*具体操作要求：信息录入前必须核对原始单据或来源信息的有效性，例如，核对采购订单是否与审批单一致，客户信息是否与合同信息相符。对于关键数据（如金额、日期、身份标识等），应设置双重校验机制，由不同人员交叉核对或系统自动校验。建立数据质量监控机制，定期（如每月）对核心业务数据进行分析，识别并修正错误数据。

2.定期校验信息数据的准确性，避免因错误信息导致决策失误。

*具体操作要求：财务部门每月终了需核对总账与明细账是否一致；人力资源部门每季度需核对员工花名册与系统记录是否匹配；市场部门每周需核对活动报名人数与实际到场人数。校验结果需形成记录，错误数据需追溯源头并修正。

3.建立信息核查机制，明确核查责任人和核查流程。

*具体操作要求：制定《信息核查清单》，明确各项业务信息的核查要点。例如，销售订单信息需核查客户信用额度、产品规格、数量、价格及交货期。指定各部门信息核查专员，负责监督本部门信息核查工作的执行情况。核查过程应有书面记录或系统日志支持。

（二）安全性

1.严格控制信息访问权限，遵循最小权限原则。

*具体操作要求：根据员工岗位职责和工作需要，分配相应的信息访问权限。例如，普通销售人员只能访问客户基本信息和订单录入权限，财务人员只能访问财务报表和账务处理权限，经理层可访问部门汇总数据但无权修改明细。权限申请需经过部门主管和信息安全部门审批，每年至少审查一次权限分配情况。

2.对敏感信息（如财务数据、客户资料等）进行加密存储和传输。

*具体操作要求：所有存储在数据库中的敏感信息字段（如身份证号、银行账号、客户密码等）必须进行加密处理。采用行业认可的加密算法（如AES-256）。通过互联网或公共网络传输敏感文件时，必须使用加密软件（如VPN、SFTP）或加密邮件系统。禁止在未加密的U盘或邮件附件中传输敏感信息。

3.定期进行安全培训，提高员工信息安全意识。

*具体操作要求：每半年组织一次信息安全培训，内容涵盖密码安全（要求设置复杂密码并定期更换）、钓鱼邮件识别、移动设备安全管理（如禁止使用公共Wi-Fi处理敏感信息）、社交工程防范等。培训后需进行考核，考核合格方可继续处理相关业务。将信息安全考核结果纳入员工绩效评估。

（三）及时性

1.按时完成信息录入、更新和归档工作。

*具体操作要求：制定《信息处理时效表》，明确各项业务信息的处理时限。例如，销售订单必须在客户确认后2小时内录入系统；财务报销单必须在提交后1个工作日内完成审批和入账；会议纪要必须在会议结束后24小时内整理并分发给相关人员。超时未处理的信息需记录原因并向上级汇报。

2.建立信息反馈机制，确保信息传递高效畅通。

*具体操作要求：对于跨部门的信息传递，需明确传递路径、负责人和反馈节点。例如，市场部向销售部提供活动客户名单后，销售部需在3个工作日内反馈名单确认情况和跟进计划。使用企业内部即时通讯工具或邮件系统进行信息传递，并保留发送和阅读记录。

3.优化操作流程，减少不必要的环节，提高处理效率。

*具体操作要求：定期（如每半年）对现有信息操作流程进行梳理，识别瓶颈和冗余环节。例如，通过引入电子签章技术简化审批流程；将多个分散的信息查询需求整合到统一的数据自助服务平台；利用自动化脚本处理重复性数据整理工作。

（四）合规性

1.遵循企业内部信息管理制度，不得擅自修改或删除信息。

*具体操作要求：所有信息操作必须符合《企业信息管理制度》、《数据安全管理办法》等内部规章。任何对信息的修改、删除、备份等操作，必须经过授权批准，并在操作日志中详细记录操作人、操作时间、操作内容及原因。禁止擅自恢复已删除的数据。

2.严格遵守数据保护相关要求，防止信息泄露。

*具体操作要求：严格遵守关于个人信息保护的内部规定，收集个人信息必须获得用户明确同意，并仅用于约定目的。对离职员工的信息访问权限需及时撤销。定期（如每年）进行数据安全风险评估，识别潜在泄露风险并制定应对措施。对存储介质（硬盘、U盘、服务器）进行物理安全保护，下班后必须锁入指定保险柜。

3.定期审核信息操作流程，确保符合企业内部规定。

*具体操作要求：信息安全部门或指定第三方机构每年至少对信息操作流程进行一次全面审核，检查流程执行情况、权限设置合理性、数据备份有效性等。审核结果需形成报告，提交管理层审阅，对发现的问题需制定整改计划并跟踪落实。

**三、操作流程规范**

企业信息操作应遵循以下标准化流程：

（一）信息录入

1.使用统一的信息管理系统进行录入，避免手工记录。

*具体操作要求：指定各部门使用统一的ERP、CRM或OA等信息系统进行日常业务信息的录入。禁止在Excel、Word等个人办公软件中长时间存储关键业务数据。新员工入职需接受系统操作培训，确保正确使用系统功能。系统权限与实际岗位职责严格匹配。

2.录入前核对数据来源的可靠性，确保信息完整。

*具体操作要求：录入前必须检查原始凭证（如发票、合同、申请单）的真实性和完整性。例如，采购信息录入前需核对采购申请单、供应商发票、入库单三者信息是否一致；员工考勤信息录入前需核对电子考勤机记录或签到表。对来源不明的信息或信息要素不全的单据，应先沟通确认后再进行录入。

3.录入完毕后进行自检，发现错误及时修正。

*具体操作要求：信息录入人员在完成录入后，必须立即进行自检，对照原始单据检查数据是否准确、完整、格式是否规范。对于系统自动生成的关联信息（如自动计算金额、自动生成编号），需人工复核。发现错误立即在系统中进行更正，并记录更正原因。建立错误更正记录台账。

（二）信息传输

1.通过内部网络或专用渠道传输信息，禁止使用公共网络传输敏感数据。

*具体操作要求：内部信息传输优先使用企业内部局域网或VPN。涉及敏感信息的传输必须通过加密通道或专用数据传输平台。禁止通过公共邮箱、即时通讯工具（如微信、QQ）传输涉密文件。如确需通过互联网传输，必须使用加密软件（如PGP、SFTP）或专业的安全文件传输服务，并确保接收方具备相应的解密能力。

2.传输前对文件进行加密处理，传输后及时销毁临时文件。

*具体操作要求：传输前，对包含敏感信息的文档（如Word、Excel、PPT等）进行加密。在本地创建加密文件前，先删除源文件的副本。传输过程中，确保使用的传输工具或通道具有足够的加密强度。接收方在解密文件后，如产生临时副本，需在不再需要时及时删除。

3.建立传输日志，记录传输时间、内容和接收人。

*具体操作要求：使用具备日志记录功能的传输工具或平台进行信息传输。日志应至少记录传输发起时间、传输文件名称、传输路径（发送方至接收方）、接收人信息。信息安全部门定期审计传输日志，监控异常传输行为。对于纸质文件的传递，需填写《文件传递登记表》，记录传递时间、传递人、接收人、文件名称和编号。

（三）信息存储

1.将信息存储在指定的服务器或数据库中，定期备份重要数据。

*具体操作要求：所有企业信息原则上应集中存储在企业指定的服务器或云存储服务中。根据数据重要性分级，制定不同的备份策略。例如，核心业务数据（如财务数据、客户主数据）需每日进行增量备份，每周进行全量备份；一般业务数据可每周进行一次全量备份。备份数据需存储在物理位置独立的异地存储设备或云存储中。

2.敏感信息需进行加密存储，并设置访问密码。

*具体操作要求：所有存储在数据库中的敏感字段必须采用数据库自带的加密功能或应用层加密进行加密。对于存储在文件服务器上的敏感文件，需设置文件访问权限和密码。数据库或文件服务器的访问密码必须符合复杂度要求，并定期更换。禁止将加密密钥明文存储。

3.定期清理过期信息，保留必要的历史记录。

*具体操作要求：根据业务需求和法规要求（如有），制定《信息保留期限表》，明确各类信息的最低保留期限。例如，财务凭证至少保留5年，客户交易记录至少保留3年。达到保留期限的信息，需按照审批流程进行逻辑删除或物理销毁。对于需要作为审计或合规依据的历史记录，需进行归档处理，并确保其可读性和完整性。销毁过程需有记录，并确保销毁彻底（如使用碎纸机粉碎纸质文件，使用专业软件擦除电子数据）。

（四）信息使用

1.使用信息前需获得相应权限，禁止越权访问。

*具体操作要求：严格遵守“按需授权”原则，员工只能访问与其工作职责直接相关的信息。如需访问超出权限范围的信息，必须提交申请，经部门主管和信息安全部门审批同意后，方可临时获得相应权限。临时权限到期后自动失效，审批人需在系统中确认权限回收。

2.不得将信息用于非工作用途，避免信息滥用。

*具体操作要求：员工必须仅将企业信息用于完成本职工作任务。严禁将客户信息、同事信息、公司内部资料等用于个人目的，如用于商业竞争、私下交易、传播谣言等。一经发现，将按照公司规定进行处罚。加强信息安全宣传，提高员工对信息滥用危害的认识。

3.使用完毕后及时关闭访问权限，确保信息安全。

*具体操作要求：离开电脑或信息系统时，必须及时退出系统或锁定屏幕。长时间离开座位（如超过30分钟）必须锁定电脑。使用完毕后，如需临时存储或打印敏感信息，必须确保最终载体（如纸质文件、U盘、电脑本地硬