会议小结操作规程

会议小结操作规程一、概述

会议小结是会议管理的重要环节，旨在清晰记录会议内容、决策及后续行动计划，确保信息有效传达和任务落实。本规程旨在规范会议小结的操作流程，提高工作效率和会议成果转化率。

二、会议小结准备阶段

（一）资料收集

1.提前整理会议议程、参会人员名单及关键讨论材料。

2.收集与会者提交的书面意见或初步总结。

（二）工具准备

1.准备记录工具（如笔记本、电子文档）。

2.如需共享，提前设置好在线协作平台（如企业微信、钉钉）。

三、会议记录要点

（一）基本信息记录

1.会议名称、时间、地点。

2.参会人员及缺席人员（如有）。

3.会议主持人及记录人。

（二）核心内容记录

1.按议程逐项记录讨论要点，包括：

-问题提出与讨论过程。

-关键意见及数据支持（示例：如“某方案支持率占参会者的60%”）。

-决策事项及达成共识的内容。

2.特别关注：

-分歧点及解决方案。

-新提出的行动项。

（三）行动项管理

1.明确每项行动的负责人、截止日期及所需资源。

-示例：负责人A，需在3个工作日内完成市场调研报告。

2.将行动项分类（如：立即执行、中长期推进）。

四、会议小结撰写步骤

（一）结构规划

1.开头：简要概述会议主题及目标。

2.主体：按时间顺序或议题分类整理记录内容。

3.结尾：重申关键决策及行动项清单。

（二）内容优化

1.使用简洁、客观的语言，避免主观评价。

2.引用数据时确保准确性（如：“会议中提到‘用户留存率需提升至85%’”）。

3.突出重点，对决策和行动项进行加粗或编号。

（三）校对与审核

1.记录人完成初稿后，交由主持人或关键参会者复核。

2.核对：确保无遗漏关键信息、无错别字及逻辑错误。

五、会议小结分发与跟进

（一）分发流程

1.通过邮件或协作平台发送给全体参会者。

2.附上截止日期前需完成的行动项清单。

（二）后续跟进

1.记录人定期检查行动项进度，必要时提醒负责人。

2.如需调整，及时更新并重新分发小结文档。

六、注意事项

（一）保密性

1.涉及敏感讨论内容时，明确是否需保密标注。

2.仅向授权人员共享完整版小结。

（二）存档管理

1.将会议小结归档至指定位置（如：项目文件夹、知识库）。

2.标注会议编号或主题，方便检索。

**一、概述**

会议小结是会议管理的重要环节，旨在清晰记录会议内容、决策及后续行动计划，确保信息有效传达和任务落实。本规程旨在规范会议小结的操作流程，提高工作效率和会议成果转化率。一个结构清晰、内容完整的会议小结，能够帮助参会者快速回顾核心信息，明确个人职责，并作为后续工作的参考依据。本规程适用于各类内部会议，如项目例会、部门协调会、专题讨论会等。

二、会议小结准备阶段

（一）资料收集

1.提前整理会议议程、参会人员名单及关键讨论材料。

-议程应包含会议主题、时间、地点、主要议题、预计时长、发言人等。

-参会人员名单需确认实际到场情况，并记录缺席人员及其原因（如请假）。

-关键讨论材料包括但不限于：前期报告、数据图表、用户反馈、备选方案等，确保记录人提前熟悉。

2.收集与会者提交的书面意见或初步总结。

-若参会者被要求提前准备发言或书面材料，记录人需收集并整理这些内容，作为会议记录的补充。

-对于大型会议，可设置在线问卷收集初步意见。

（二）工具准备

1.准备记录工具（如笔记本、电子文档）。

-使用笔记本时，建议按议题分区记录，保持页面整洁。

-使用电子文档（如Word、Excel、在线协作文档）时，利用标题、列表、表格等功能优化结构，便于后续编辑和检索。

2.如需共享，提前设置好在线协作平台（如企业微信、钉钉、飞书、Teams）。

-确保平台权限设置正确，参会者可访问相关文档或讨论区。

-对于需要实时共享屏幕或演示的会议，提前测试设备连接。

三、会议记录要点

（一）基本信息记录

1.会议名称、时间、地点。

-记录会议的全称，如“2023年第四季度市场营销策略规划会”。

-时间需精确到分钟，并注明时区（如适用）。

-地点包括具体会议室名称或线上会议链接。

2.参会人员及缺席人员（如有）。

-列出所有签到人员姓名及职位。

-对于缺席人员，记录其姓名、职位及缺席原因（如“请假”、“出差”）。

3.会议主持人及记录人。

-明确主持人姓名及职位，其负责引导会议流程。

-记录人姓名及职位，其负责全程或部分记录会议内容。

（二）核心内容记录

1.按议程逐项记录讨论要点，包括：

-问题提出与讨论过程。

-记录每个议题的提出者，以及围绕该议题的主要观点、论据和争论点。

-使用“谁说了什么”的格式，保持客观陈述，避免加入个人评论。

-示例：“主持人提出关于Q4广告投放渠道优化的议题，张三提出优先考虑社交媒体渠道，李四则认为应增加线下活动比例，双方就ROI预期展开讨论。”

-关键意见及数据支持（示例：如“某方案支持率占参会者的60%”）。

-记录投票结果或多数人同意的观点。

-引用关键数据时，注明来源或说明数据的可靠性（如“根据上季度用户调研报告显示”）。

-示例：“关于新功能A的上线时间，经投票，70%的参会者支持在12月15日前完成。”

-决策事项及达成共识的内容。

-明确会议最终做出的决定，以及达成共识的关键点。

-特别标注“达成一致”或“决定如下”等字样。

-示例：“会议决定，方案B为最终执行方案，具体执行细节由王五负责跟进。”

2.特别关注：

-分歧点及解决方案。

-记录讨论中出现的明显分歧，以及最终如何解决这些分歧（如妥协方案、进一步讨论后的结论）。

-示例：“在预算分配上，市场部与技术部存在分歧，最终决定各部按80/20比例分配，技术部需在下周提供更详细的成本说明。”

-新提出的行动项。

-记录会议中临时提出的需要跟进的行动，即使未在议程中。

-示例：“会议中临时决定，需在明天下午3点前获取竞争对手的促销活动详情，由赵六负责。”

（三）行动项管理

1.明确每项行动的负责人、截止日期及所需资源。

-使用表格形式记录行动项，包含：

|序号|行动项描述|负责人|截止日期|所需资源|备注|

|------|--------------------------|--------|------------|------------------------------|------------|

|1|完成市场调研报告|张三|2023/11/20|调研问卷模板、用户访谈名单|需包含竞品分析|

|2|草拟与供应商谈判邮件|李四|2023/11/25|供应商报价单、合作合同模板||

-负责人需为具体姓名，避免使用模糊称谓。

-截止日期建议使用相对日期（如“本周五”）或绝对日期（如“2023年11月20日”）。

-所需资源应具体化（如“部门共享数据库”、“设计部支持”）。

2.将行动项分类（如：立即执行、中长期推进）。

-根据行动项的紧急性和重要性，进行分类，便于后续管理和提醒。

-示例分类：

-**立即执行**：需在会议后1小时内完成的任务（如发送会议通知、回复紧急邮件）。

-**短期执行**：需在1-3天内完成的任务（如收集资料、初步方案设计）。

-**中长期推进**：需超过一周或跨月的任务（如项目开发、季度报告撰写）。

四、会议小结撰写步骤

（一）结构规划

1.开头：简要概述会议主题及目标。

-概括会议的核心目的，如“本次会议旨在讨论并确定Q4营销策略方向”。

-说明会议的基本情况（时间、地点、参会人员）。

2.主体：按时间顺序或议题分类整理记录内容。

-**按时间顺序**：适合流程性强的会议，按发言或讨论发生的先后记录。

-**按议题分类**：适合议题较多的会议，先列出议题，再分别记录讨论内容。

-示例（按议题分类）：

**议题一：Q4社交媒体推广方案**

-讨论要点：...

-关键决策：...

**议题二：线下活动预算调整**

-讨论要点：...

-关键决策：...

3.结尾：重申关键决策及行动项清单。

-简要总结会议最重要的结论和行动项。

-提供行动项清单的快速索引，方便参会者查看个人任务。

（二）内容优化

1.使用简洁、客观的语言，避免主观评价。

-避免使用“我认为”、“我觉得”等主观词汇。

-使用中性陈述，如“会议决定采用方案A”。

2.引用数据时确保准确性（如：“根据上季度用户调研报告显示，用户留存率需提升至85%”）。

-数据来源需明确标注（如“内部销售数据”、“第三方市场报告”）。

-数据范围需合理，避免夸大或缩小（如“预计用户增长率为5%-10%”而非“增长30%”）。

3.突出重点，对决策和行动项进行加粗或编号。

-使用**加粗**强调关键决策。

-使用数字编号（如“1.”、“2.”）或项目符号（如“-”）列出行动项。

-示例：“**关键决策**：

1.立即暂停与供应商X的合作。

2.全部资源转向供应商Y。

-行动项：

-负责人A，3日内完成与供应商Y的合同谈判。

-负责人B，5日内通知相关部门合作变更。”

（三）校对与审核

1.记录人完成初稿后，交由主持人或关键参会者复核。

-初稿完成后，记录人应至少与主持人确认会议核心内容的准确性。

-对于重要会议，可邀请2-3位关键参会者共同审核，确保无遗漏。

2.核对：确保无遗漏关键信息、无错别字及逻辑错误。

-核对要点：

-会议基本信息是否完整。

-讨论要点是否与实际发言一致。

-决策事项是否清晰明确。

-行动项清单是否齐全，负责人和截止日期是否准确。

-检查错别字、标点符号错误及语句不通顺的地方。

五、会议小结分发与跟进

（一）分发流程

1.通过邮件或协作平台发送给全体参会者。

-邮件主题明确，如“【会议纪要】2023年11月营销策略规划会小结”。

-在邮件正文中简要说明小结的主要内容，并提示附件中有完整版本。

-对于协作平台，将文档上传至指定文件夹，并@相关参会者。

2.附上截止日期前需完成的行动项清单。

-可以将行动项清单单独作为附件，或使用表格形式整合在小结文档中，并设置醒目标题（如“**行动项跟踪表**”）。

-示例清单格式：

|序号|行动项|负责人|截止日期|状态|备注|

|------|-------------------------|--------|------------|--------|------------|

|1|完成市场调研报告|张三|2023/11/20|未开始||

|2|草拟与供应商谈判邮件|李四|2023/11/25|未开始||

（二）后续跟进

1.记录人定期检查行动项进度，必要时提醒负责人。

-建议使用项目管理工具（如Trello、Asana）或日历提醒跟踪进度。

-对于逾期未完成的行动项，记录人应在下次会议前或通过邮件提醒负责人。

-示例提醒：“张三负责的市场调研报告已逾期，请确认进展情况。”

2.如需调整，及时更新并重新分发小结文档。

-行动项有变动时（如负责人更换、截止日期调整），需立即更新记录。

-更新后的版本需重新发送给所有相关人员，并在标题或正文中注明“更新版”。

-示例：“**【更新版】行动项跟踪表（2023年11月27日）**”

六、注意事项

（一）保密性

1.涉及敏感讨论内容时，明确是否需保密标注。

-对于涉及商业机密或敏感信息的会议，应在开头明确标注“**保密**”，并要求参会者签署保密协议（如适用）。

-记录时，对敏感内容可使用代码或特殊标记（如“[内部数据]”），并在分发时限制访问权限。

2.仅向授权人员共享完整版小结。

-根据会议内容确定分发范围，仅发送给参会者及需要了解情况的相关人员。

-对于非参会者，可提供脱敏后的版本或仅告知关键结论。

（二）存档管理

1.将会议小结归档至指定位置（如：项目文件夹、知识库）。

-建立统一的会议记录存档规范，如按年份、项目或部门分类。

-确保存档路径清晰，便于后续查找。

-示例存档结构：

`公司知识库/会议记录/2023年/11月/`

`--营销部/2023年11月营销策略规划会小结.docx`

2.标注会议编号或主题，方便检索。

-为每份会议小结分配唯一的编号（如“YB-2023-11-03”）或使用清晰的主题作为文件名。

-在文档属性或元数据中添加关键词（如“营销”、“策略”、“2023年11月”），提高检索效率。

一、概述

会议小结是会议管理的重要环节，旨在清晰记录会议内容、决策及后续行动计划，确保信息有效传达和任务落实。本规程旨在规范会议小结的操作流程，提高工作效率和会议成果转化率。

二、会议小结准备阶段

（一）资料收集

1.提前整理会议议程、参会人员名单及关键讨论材料。

2.收集与会者提交的书面意见或初步总结。

（二）工具准备

1.准备记录工具（如笔记本、电子文档）。

2.如需共享，提前设置好在线协作平台（如企业微信、钉钉）。

三、会议记录要点

（一）基本信息记录

1.会议名称、时间、地点。

2.参会人员及缺席人员（如有）。

3.会议主持人及记录人。

（二）核心内容记录

1.按议程逐项记录讨论要点，包括：

-问题提出与讨论过程。

-关键意见及数据支持（示例：如“某方案支持率占参会者的60%”）。

-决策事项及达成共识的内容。

2.特别关注：

-分歧点及解决方案。

-新提出的行动项。

（三）行动项管理

1.明确每项行动的负责人、截止日期及所需资源。

-示例：负责人A，需在3个工作日内完成市场调研报告。

2.将行动项分类（如：立即执行、中长期推进）。

四、会议小结撰写步骤

（一）结构规划

1.开头：简要概述会议主题及目标。

2.主体：按时间顺序或议题分类整理记录内容。

3.结尾：重申关键决策及行动项清单。

（二）内容优化

1.使用简洁、客观的语言，避免主观评价。

2.引用数据时确保准确性（如：“会议中提到‘用户留存率需提升至85%’”）。

3.突出重点，对决策和行动项进行加粗或编号。

（三）校对与审核

1.记录人完成初稿后，交由主持人或关键参会者复核。

2.核对：确保无遗漏关键信息、无错别字及逻辑错误。

五、会议小结分发与跟进

（一）分发流程

1.通过邮件或协作平台发送给全体参会者。

2.附上截止日期前需完成的行动项清单。

（二）后续跟进

1.记录人定期检查行动项进度，必要时提醒负责人。

2.如需调整，及时更新并重新分发小结文档。

六、注意事项

（一）保密性

1.涉及敏感讨论内容时，明确是否需保密标注。

2.仅向授权人员共享完整版小结。

（二）存档管理

1.将会议小结归档至指定位置（如：项目文件夹、知识库）。

2.标注会议编号或主题，方便检索。

**一、概述**

会议小结是会议管理的重要环节，旨在清晰记录会议内容、决策及后续行动计划，确保信息有效传达和任务落实。本规程旨在规范会议小结的操作流程，提高工作效率和会议成果转化率。一个结构清晰、内容完整的会议小结，能够帮助参会者快速回顾核心信息，明确个人职责，并作为后续工作的参考依据。本规程适用于各类内部会议，如项目例会、部门协调会、专题讨论会等。

二、会议小结准备阶段

（一）资料收集

1.提前整理会议议程、参会人员名单及关键讨论材料。

-议程应包含会议主题、时间、地点、主要议题、预计时长、发言人等。

-参会人员名单需确认实际到场情况，并记录缺席人员及其原因（如请假）。

-关键讨论材料包括但不限于：前期报告、数据图表、用户反馈、备选方案等，确保记录人提前熟悉。

2.收集与会者提交的书面意见或初步总结。

-若参会者被要求提前准备发言或书面材料，记录人需收集并整理这些内容，作为会议记录的补充。

-对于大型会议，可设置在线问卷收集初步意见。

（二）工具准备

1.准备记录工具（如笔记本、电子文档）。

-使用笔记本时，建议按议题分区记录，保持页面整洁。

-使用电子文档（如Word、Excel、在线协作文档）时，利用标题、列表、表格等功能优化结构，便于后续编辑和检索。

2.如需共享，提前设置好在线协作平台（如企业微信、钉钉、飞书、Teams）。

-确保平台权限设置正确，参会者可访问相关文档或讨论区。

-对于需要实时共享屏幕或演示的会议，提前测试设备连接。

三、会议记录要点

（一）基本信息记录

1.会议名称、时间、地点。

-记录会议的全称，如“2023年第四季度市场营销策略规划会”。

-时间需精确到分钟，并注明时区（如适用）。

-地点包括具体会议室名称或线上会议链接。

2.参会人员及缺席人员（如有）。

-列出所有签到人员姓名及职位。

-对于缺席人员，记录其姓名、职位及缺席原因（如“请假”、“出差”）。

3.会议主持人及记录人。

-明确主持人姓名及职位，其负责引导会议流程。

-记录人姓名及职位，其负责全程或部分记录会议内容。

（二）核心内容记录

1.按议程逐项记录讨论要点，包括：

-问题提出与讨论过程。

-记录每个议题的提出者，以及围绕该议题的主要观点、论据和争论点。

-使用“谁说了什么”的格式，保持客观陈述，避免加入个人评论。

-示例：“主持人提出关于Q4广告投放渠道优化的议题，张三提出优先考虑社交媒体渠道，李四则认为应增加线下活动比例，双方就ROI预期展开讨论。”

-关键意见及数据支持（示例：如“某方案支持率占参会者的60%”）。

-记录投票结果或多数人同意的观点。

-引用关键数据时，注明来源或说明数据的可靠性（如“根据上季度用户调研报告显示”）。

-示例：“关于新功能A的上线时间，经投票，70%的参会者支持在12月15日前完成。”

-决策事项及达成共识的内容。

-明确会议最终做出的决定，以及达成共识的关键点。

-特别标注“达成一致”或“决定如下”等字样。

-示例：“会议决定，方案B为最终执行方案，具体执行细节由王五负责跟进。”

2.特别关注：

-分歧点及解决方案。

-记录讨论中出现的明显分歧，以及最终如何解决这些分歧（如妥协方案、进一步讨论后的结论）。

-示例：“在预算分配上，市场部与技术部存在分歧，最终决定各部按80/20比例分配，技术部需在下周提供更详细的成本说明。”

-新提出的行动项。

-记录会议中临时提出的需要跟进的行动，即使未在议程中。

-示例：“会议中临时决定，需在明天下午3点前获取竞争对手的促销活动详情，由赵六负责。”

（三）行动项管理

1.明确每项行动的负责人、截止日期及所需资源。

-使用表格形式记录行动项，包含：

|序号|行动项描述|负责人|截止日期|所需资源|备注|

|------|--------------------------|--------|------------|------------------------------|------------|

|1|完成市场调研报告|张三|2023/11/20|调研问卷模板、用户访谈名单|需包含竞品分析|

|2|草拟与供应商谈判邮件|李四|2023/11/25|供应商报价单、合作合同模板||

-负责人需为具体姓名，避免使用模糊称谓。

-截止日期建议使用相对日期（如“本周五”）或绝对日期（如“2023年11月20日”）。

-所需资源应具体化（如“部门共享数据库”、“设计部支持”）。

2.将行动项分类（如：立即执行、中长期推进）。

-根据行动项的紧急性和重要性，进行分类，便于后续管理和提醒。

-示例分类：

-**立即执行**：需在会议后1小时内完成的任务（如发送会议通知、回复紧急邮件）。

-**短期执行**：需在1-3天内完成的任务（如收集资料、初步方案设计）。

-**中长期推进**：需超过一周或跨月的任务（如项目开发、季度报告撰写）。

四、会议小结撰写步骤

（一）结构规划

1.开头：简要概述会议主题及目标。

-概括会议的核心目的，如“本次会议旨在讨论并确定Q4营销策略方向”。

-说明会议的基本情况（时间、地点、参会人员）。

2.主体：按时间顺序或议题分类整理记录内容。

-**按时间顺序**：适合流程性强的会议，按发言或讨论发生的先后记录。

-**按议题分类**：适合议题较多的会议，先列出议题，再分别记录讨论内容。

-示例（按议题分类）：

**议题一：Q4社交媒体推广方案**

-讨论要点：...

-关键决策：...

**议题二：线下活动预算调整**

-讨论要点：...

-关键决策：...

3.结尾：重申关键决策及行动项清单。

-简要总结会议最重要的结论和行动项。

-提供行动项清单的快速索引，方便参会者查看个人任务。

（二）内容优化

1.使用简洁、客观的语言，避免主观评价。

-避免使用“我认为”、“我觉得”等主观词汇。

-使用中性陈述，如“会议决定采用方案A”。

2.引用数据时确保准确性（如：“根据上季度用户调研报告显示，用户留存率需提升至85%”）。

-数据来源需明确标注（如“内部销售数据”、“第三方市场报告”）。

-数据范围需合理，避免夸大或缩小（如“预计用户增长率为5%-10%”而非“增长30%”）。

3.突出重点，对决策和行动项进行加粗或编号。

-使用**加粗**强调关键决策。

-使用数字编号（如“1.”、“2.”）或项目符号（如“-”）列出行动项。

-示例：“**关键决策**：

1.立即暂停与供应商X的合作。

2.全部资源转向供应商Y。

-行动项：

-负责人A，3日内完成与供应商Y的合同谈判。

-负责人B，5日内通知相关部门合作变更。”

（三）校对与审核

1.记录人完成初稿后，交由主持人或关键参会者复核。

-初稿完成后，记录人应至少与主持人确认会议核心内容的准确性。

-对于重要会议，可邀请2-3位关键参会者共同审核，确保无遗漏。

2.核对：确保无遗漏关键信息、无错别字及逻辑错误。

-核对要点：

-会议基本信息是否完整。

-讨论要点是否与实际发言一致。

-决策事项是否清晰明确。

-行动项清单是否齐全，负责人和截止日期是否准确。

-检查错别字、标点符号错误及语句不通顺的地方。

五、会议小结分发与跟进

（一）分发流程

1.通过邮件或协作平台发送给全体参会者。

-邮件主题明确，如“【会议纪要】2023年11月营销策略规划会小结”。

-在邮件正文中简要说明小结的主要内容，并提示附件中有完整版本。

-对于协作平台，将文档上传至指定文件夹，并@相关参会者。

2.附上截止日期前需完成的行动项清单。

-可以将行动项清单单独作为附件，或使用表