会展策划合同

会展策划合同一、合同主体条款会展策划合同的首部需明确双方当事人的基本信息，包括甲方（委托方）和乙方（策划方）的全称、法定代表人姓名、统一社会信用代码、注册地址及联系方式。若甲方为企业，需确认其具备独立法人资格；若为个体工商户或其他组织，需补充经营者个人信息及经营范围。乙方需提供会展策划相关资质证明文件，如营业执照中注明的“会议及展览服务”经营范围，或行业协会颁发的策划资质证书，确保具备承接会展项目的专业能力。双方应指定项目对接人，明确其姓名、职务、联系电话及电子邮箱，负责日常沟通、文件签收及决策传达，避免因对接混乱导致责任纠纷。二、会展项目基本信息（一）项目核心要素合同中需详细描述会展的名称、类型（如行业博览会、学术研讨会、产品发布会等）、举办时间（含布展、开展、撤展的具体日期及时段）、举办地点（明确场馆名称、具体展厅或会议室编号）。例如：“甲方委托乙方策划执行‘2024中国智能科技博览会’，展会类型为行业博览会，举办时间为2024年11月10日至12日（布展时间11月8日-9日，每日9:00-18:00；开展时间11月10日-12日，每日9:30-17:00；撤展时间11月12日17:00-22:00），地点为上海国际会展中心3号馆A区。”（二）规模与内容需明确预计参展商数量、观众人数、展区规划（如标准展位数量、特装展位面积及位置）、主要活动环节（如开幕式、主题论坛、签约仪式、产品演示等）。若涉及分会场或平行论坛，需注明各场地的功能划分及使用时间。例如：“展会规划标准展位200个（3m×3m/个），特装展位5个（每个面积不低于50㎡），预计专业观众1.2万人次；同期举办‘智能科技发展趋势’主题论坛（主会场）及3场平行分论坛，分别聚焦人工智能、物联网、区块链技术应用。”三、服务范围与要求（一）策划阶段服务乙方需完成会展整体方案设计，包括主题定位、视觉形象系统（VI）设计（如logo、主KV、宣传物料模板）、宣传推广策略、招商招展方案、活动流程规划、应急预案等。方案需在合同签订后15个工作日内提交甲方审核，甲方应在收到方案后5个工作日内反馈修改意见，乙方需根据意见在3个工作日内完成修订。例如：VI设计需包含展会邀请函、海报、参展手册、现场导视系统等物料的设计稿，且需符合甲方品牌调性及行业特点。（二）执行阶段服务场地租赁与搭建：乙方负责与场馆方签订租赁协议，办理场地使用许可，协调水、电、空调、网络等基础设备接入；根据展区规划完成标准展位搭建（含展板、楣板、射灯、桌椅等配置），并协助特装展位搭建商进行图纸审核、消防安全检查。宣传推广：通过行业媒体、社交媒体平台、合作机构等渠道进行展会宣传，包括但不限于发布新闻稿、组织媒体专访、投放线上广告（如微信公众号推文、抖音短视频）、邮寄纸质邀请函等。需在展会前2个月启动宣传，累计曝光量不低于50万次。招商招展：乙方需制定招商招展计划，通过电话邀约、客户拜访、行业协会合作等方式邀请目标企业参展，确保参展商数量及质量达到合同约定标准。若实际参展商数量未达约定的90%，甲方有权要求乙方按比例减免服务费。现场运营管理：配备专业项目团队（如项目经理1名、现场协调员3名、礼仪人员10名、安保人员8名），负责参展商报到、观众登记、展位搭建监督、活动流程把控、现场突发情况处理等工作。每日开展前需完成场地检查，确保设施完好、动线畅通、安全标识清晰。嘉宾与供应商管理：负责邀请重要嘉宾（如政府领导、行业专家、keynotespeaker），协调其行程安排、住宿及接待；筛选并管理搭建商、搭建商、设备租赁商、餐饮服务商等第三方供应商，签订分包合同并监督服务质量。（三）后续服务展会结束后7个工作日内，乙方需向甲方提交工作总结报告，包含参展商及观众数据分析（如地域分布、行业构成、满意度调查结果）、媒体报道汇总、收支明细等；30个工作日内提供展会全程影像资料（含照片、视频剪辑），并协助甲方处理参展商遗留问题（如押金退还、发票开具等）。四、费用与支付方式（一）合同总金额明确会展策划服务总费用，包括策划费、执行费、第三方服务费（如场地租赁、搭建、宣传、设备租赁等）及税费。费用需分项列明，例如：“本合同总金额为人民币180万元（大写：壹佰捌拾万元整），其中策划费25万元、执行费45万元、场地租赁费60万元、宣传推广费30万元、设备租赁费15万元、税费5万元。”（二）支付节点预付款：合同签订后5个工作日内，甲方向乙方支付总金额的30%（即54万元），作为项目启动资金，用于方案设计及前期筹备。进度款：乙方完成展会方案设计并通过甲方审核后5个工作日内，支付总金额的40%（即72万元），用于场地预订、宣传推广及供应商预付款支付。尾款：展会结束后15个工作日内，乙方提交工作总结报告及费用结算清单，甲方审核无误后支付剩余30%（即54万元）。支付方式：所有款项需通过银行转账支付至乙方指定账户，乙方在收到款项后5个工作日内开具等额增值税专用发票。（三）费用调整机制若因甲方原因导致展会规模扩大（如增加展位数量、延长举办时间）或服务内容变更（如新增活动环节、更换宣传渠道），乙方有权根据实际成本增加费用，需提前提交费用调整申请，经甲方书面确认后执行。若因乙方原因导致费用超支，由乙方自行承担。五、双方权利与义务（一）甲方权利与义务权利：有权对乙方的策划方案、执行过程进行监督和审核，提出修改意见；有权要求乙方按照合同约定提供服务，对未达标的工作环节要求限期整改；展会结束后，有权获得全部项目资料及知识产权成果（如VI设计稿、影像资料等）。义务：及时提供会展相关的背景资料（如企业品牌手册、往期展会数据）及审批文件（如政府批文、场馆使用许可）；按合同约定按时支付款项，逾期支付需按日承担逾期金额0.05%的违约金；配合乙方开展招商招展工作，提供目标客户名单及行业资源支持；委派专人参与项目关键节点会议，及时反馈决策意见。（二）乙方权利与义务权利：有权要求甲方提供必要的配合与资料支持；按合同约定收取服务费用；在甲方逾期付款超过15日且经催告后仍未支付的，有权暂停项目服务，由此造成的损失由甲方承担。义务：严格按照合同约定及甲方要求完成服务内容，确保展会如期、顺利举办；对甲方提供的商业秘密（如客户信息、财务数据）承担保密义务，保密期限为合同终止后3年；负责协调处理展会期间的突发情况（如设备故障、观众冲突、天气影响等），并承担因自身过错导致的安全责任及经济损失；未经甲方书面同意，不得将项目分包给第三方，或擅自以甲方名义对外宣传。六、违约责任（一）甲方违约若甲方未按时支付款项，每逾期1日，需向乙方支付逾期金额0.05%的违约金，逾期超过30日，乙方有权解除合同并要求甲方赔偿已发生的实际损失（如场地预订违约金、供应商预付款等）。若甲方单方面解除合同（非因乙方过错），需支付合同总金额20%的违约金，并承担乙方已投入的成本费用。（二）乙方违约若乙方未按合同约定时间完成方案设计、展会筹备或服务质量不达标，甲方有权要求乙方限期整改，逾期未整改的，每逾期1日扣除总费用的1%；若导致展会延期或取消，乙方需退还已收取的全部款项，并赔偿甲方因此遭受的直接损失（如甲方已支付的参展商定金、客户违约金等）。若乙方擅自泄露甲方商业秘密，需赔偿甲方因此造成的经济损失，并承担由此引发的法律责任。若乙方未履行安全保障义务，导致展会期间发生人员伤亡或财产损失，由乙方承担全部赔偿责任，并承担相关行政处罚。七、不可抗力与争议解决（一）不可抗力因地震、台风、洪水、战争、政府禁令等不可预见、不能避免且不能克服的客观情况，导致任何一方无法履行合同的，受影响方需在事件发生后24小时内书面通知对方，并在7日内提供相关证明文件。双方应根据事件影响程度，协商决定延期履行、部分履行或解除合同，互不承担违约责任。（二）争议解决合同履行过程中发生的争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方可向乙方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼期间，除争议事项外，双方应继续履行合同其他条款。八、其他条款（一）知识产权乙方为履行本合同创作的作品（如VI设计、宣传文案、影像资料等），知识产权归甲方所有；若涉及第三方素材（如图片、字体、音乐），乙方需确保已获得合法授权，否则由此引发的侵权责任由乙方承担。（二）合同生效与终止本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加