包装机械厂合同监管实施办法

包装机械厂合同监管实施办法

一、总则1.目的为加强包装机械厂合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，有效防范合同风险，维护企业的合法权益，保障企业经营活动的顺利开展，特制定本实施办法。2.适用范围本办法适用于包装机械厂对外签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、加工承揽合同、技术合同、运输合同等。3.基本原则合同监管遵循依法依规、全面管理、预防为主、分类负责的原则。确保合同的签订、履行符合法律法规和企业利益，对合同全过程进行有效监控，注重风险防范，根据不同类型合同特点实施分类管理。二、合同管理机构及职责1.合同管理领导小组成立以厂长为组长，各相关部门负责人为成员的合同管理领导小组。负责审议重大合同，协调解决合同管理中的重大问题，制定和调整合同管理政策。2.法务部门作为合同管理的归口部门，负责制定和完善合同管理制度；审核合同文本的合法性、完整性；参与重大合同的谈判；对合同纠纷进行处理和协调；组织合同管理培训和宣传工作。3.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、发起、谈判；收集、整理合同签订和履行所需的资料；跟踪合同履行情况，及时反馈问题；负责本部门合同档案的整理和移交。4.财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、税务条款等；监督合同款项的收付，及时提供财务数据支持；协助处理合同纠纷涉及的财务问题。三、合同签订管理1.合同签订流程-项目立项：业务部门根据业务需求提出合同项目立项申请，明确项目背景、目的、内容、预算等信息，经部门负责人审核后报合同管理领导小组审批。-对方主体资格审查：业务部门负责对合同相对方的主体资格、经营范围、资质证书、信用状况等进行调查和审查，收集相关证明材料。法务部门协助进行法律方面的审查，确保合同相对方具备签订和履行合同的能力。-合同起草：业务部门根据项目要求和与对方的洽谈情况，起草合同文本。合同文本应包含当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款。对于重要合同或复杂合同，可邀请法务部门和相关专业人员共同参与起草。-合同审核：合同起草完成后，业务部门将合同文本提交给法务部门进行合法性审核，同时提交相关背景资料和对方主体资格审查材料。法务部门重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险漏洞，合同格式是否规范等。财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，提出意见和建议。其他相关部门根据各自职责对合同中涉及本部门业务的条款进行审核。审核意见以书面形式反馈给业务部门，业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。-合同审批：经审核修改后的合同，由业务部门报合同管理领导小组审批。合同管理领导小组根据合同的重要性、风险程度等因素进行综合审议，做出批准或不批准的决定。对于重大合同，可能还需提交厂长办公会或职工代表大会审议。-合同签订：合同经审批通过后，由业务部门与合同相对方进行签订。合同签订应采用书面形式，由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖公章或合同专用章。授权代表签订合同的，应出具法定代表人授权委托书。2.合同文本要求-内容完整：合同应包含明确的当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款，确保合同权利义务清晰明确。-表述准确：合同条款的语言应准确、简洁、无歧义，避免使用模糊、容易引起争议的词汇和语句。对于专业术语和行业特定表述，应进行明确解释。-格式规范：合同文本应采用统一的格式，包括字体、字号、排版等。合同条款应层次分明，条款编号清晰，便于查阅和引用。四、合同履行管理1.履行跟踪业务部门作为合同履行的直接责任部门，负责对合同履行情况进行跟踪。定期收集合同履行过程中的相关资料，如货物交付凭证、验收报告、付款记录等，建立合同履行台账，记录合同履行的各个环节和关键信息。2.履行监督法务部门和财务部门对合同履行情况进行监督。法务部门关注合同履行过程中是否存在违约行为，是否需要采取法律措施维护企业权益；财务部门监督合同款项的收付情况，确保企业资金的安全和及时回笼。3.履行变更与解除-变更：合同履行过程中，如需要对合同内容进行变更，由业务部门提出变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。变更申请经法务部门、财务部门审核后，报合同管理领导小组审批。变更申请批准后，业务部门与合同相对方签订合同变更协议，明确变更后的权利义务。-解除：合同出现法定或约定解除情形时，业务部门应及时提出解除合同的申请，经法务部门审核后，报合同管理领导小组审批。解除合同应按照法律法规和合同约定的程序进行，通知合同相对方，并办理相关手续。因解除合同产生的损失或收益，应进行妥善处理。五、合同风险管理1.风险识别与评估法务部门定期组织对合同管理中的风险进行识别和评估。通过对过往合同纠纷案例的分析、市场环境变化的研究、法律法规政策的解读等方式，找出合同签订、履行过程中可能存在的风险点，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对识别出的风险点，制定相应的风险应对措施。对于法律风险，加强合同文本审核，完善合同条款，明确违约责任和争议解决方式；对于市场风险，关注市场动态，合理设置价格调整条款，分散风险；对于信用风险，加强对合同相对方的信用审查，要求提供担保或预付款等。3.风险预警建立合同风险预警机制。业务部门在合同履行过程中发现可能存在风险的情况时，应及时向法务部门和合同管理领导小组报告。法务部门根据风险情况进行分析判断，发出风险预警信号，并提出应对建议。合同管理领导小组根据预警信号，及时采取措施，防范风险的扩大和恶化。六、合同纠纷处理1.纠纷处理原则合同纠纷处理遵循依法依规、积极主动、维护企业利益的原则。在处理纠纷过程中，应依据法律法规和合同约定，积极与对方沟通协商，争取通过和解或调解方式解决纠纷；如协商不成，应及时采取仲裁或诉讼等法律手段维护企业合法权益。2.纠纷处理流程-纠纷发现与报告：业务部门在合同履行过程中发现纠纷时，应立即停止相关履行行为，并及时向法务部门报告。报告内容包括纠纷的基本情况、纠纷产生的原因、涉及的金额、对企业的影响等。-纠纷调查与分析：法务部门接到报告后，对纠纷进行调查核实，收集相关证据材料，分析纠纷产生的原因和责任归属，评估纠纷可能产生的后果。-纠纷处理方案制定：根据纠纷调查分析结果，法务部门制定纠纷处理方案。处理方案应包括处理方式（和解、调解、仲裁、诉讼）、处理目标、处理步骤、责任人员等内容。处理方案报合同管理领导小组审批。-纠纷处理实施：根据批准的处理方案，由法务部门牵头，业务部门和其他相关部门配合，开展纠纷处理工作。在处理过程中，及时与对方进行沟通协商，如达成和解或调解协议，应签订书面协议；如需要进行仲裁或诉讼，应委托专业律师代理，并做好相关准备工作。-纠纷处理结果反馈与总结：纠纷处理结束后，法务部门将处理结果反馈给合同管理领导小组和相关部门。同时，对纠纷处理过程进行总结分析，找出合同管理中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，防止类似纠纷再次发生。七、合同档案管理1.档案收集业务部门负责收集本部门签订和履行的合同相关资料，包括合同文本、审批文件、往来函件、履行记录、验收报告、纠纷处理材料等。在合同履行完毕或终止后，将整理好的档案资料移交至档案室。2.档案整理与归档档案室对接收的合同档案进行整理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，编制档案目录，建立电子和纸质档案索引。档案整理应确保资料的完整性、准确性和规范性，便于查阅和利用。3.档案保管与查阅合同档案应存放在专门的档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全和完整。建立档案查阅制度，明确查阅权限和审批流程。内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人和档案管理人员审批后，在指定地点查阅；外部单位或人员查阅合同档案的，应提供合法有效的证明文件，并经合同管理领导小组审批同意。4.档案销毁对超过保存期限且无保存价值的合同档案，由档案室提出销毁申请，经合同管理领导小组审批后，按照规定的程