企业信息文档归档与管理制度模板

企业信息文档归档与管理制度模板一、制度的适用范围与基本原则（一）适用范围本制度适用于企业内部各类信息文档（包括但不限于管理类、业务类、合同类、财务类、人事类、技术类等）的归档、保管、利用及销毁管理，覆盖企业各部门、各分支机构的文档处理全流程。（二）基本原则完整性与准确性：保证文档内容完整、数据准确，避免遗漏或篡改。规范性与系统性：统一分类、编号、格式，实现文档管理的标准化、系统化。安全性与保密性：针对涉密、敏感文档采取专项保管措施，防止信息泄露。及时性与可追溯性：文档形成后应在规定期限内完成归档，保证全程留痕、可追溯。二、文档归档范围界定企业信息文档归档范围包括但不限于以下类别：文档类别具体内容管理类文档企业章程、股东会决议、董事会记录、内部管理制度（如人事、财务、行政流程）、年度工作计划与总结、会议纪要、请示报告等业务类文档项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、业务合同及附件、客户资料、市场调研报告、销售数据统计表等财务类文档会计凭证、账簿、财务报表、税务申报表、审计报告、预算与决算文件、成本分析报告等人事类文档员工劳动合同、入职登记表、离职申请、绩效考核记录、培训档案、薪资发放明细、社保缴纳凭证等技术类文档产品研发方案、技术图纸、专利申请材料、软件著作权登记文件、技术标准规范、测试报告等其他重要文档企业资质证书、荣誉奖项文件、外部往来函件、突发事件处理记录等三、文档分类与编号规则（一）分类标准采用“一级分类+二级分类+三级分类”的层级分类法，保证文档逻辑清晰、易于检索。一级分类：按文档性质分为“管理类（GL）”“业务类（YW）”“财务类（CW）”“人事类（RS）”“技术类（JS）”“其他类（QT）”。二级分类：按业务职能细分，如“业务类”下设“市场销售（XS）”“项目运营（YY）”“客户服务（KF）”等。三级分类：按文档类型或项目名称细分，如“市场销售”下设“合同（HT）”“客户档案（KH）”“销售数据（SJ）”等。（二）编号规则文档编号格式为：“一级分类代码-二级分类代码-三级分类代码-年份-流水号”，示例：管理类-行政制度-2024-001（表示2024年管理类行政制度第1号文件）业务类-项目运营-项目-2024-015（表示2024年业务类项目第15号文件）四、文档归档操作流程详解（一）第一步：文档收集（责任人：各部门文档管理员*）时间要求：日常性文档（如会议纪要、月度报表）：形成后3个工作日内提交归档；项目类文档（如立项文件、合同）：项目结束后5个工作日内提交归档；年度性文档（如年度总结、审计报告）：次年1月15日前提交归档。收集内容：保证文档为最终版本，包含正本、附件、审批签字页等完整要素，电子文档需与纸质文档一致。（二）第二步：文档整理（责任人：部门文档管理员、档案管理员）排序装订：按文档形成时间或逻辑顺序排序，使用无酸纸装订，不得擅自拆叠、涂改；电子文档按编号重命名，存储至指定服务器文件夹。检查核对：档案管理员*对提交文档的完整性、准确性、规范性进行检查，对不符合要求的文档退回部门重新整理（需在2个工作日内完成修正并重新提交）。（三）第三步：移交登记（责任人：部门文档管理员、档案管理员）纸质文档移交：填写《文档归档移交清单》（见表1），双方签字确认后，一联留存部门，一联由档案室留存。电子文档移交：通过企业内部加密系统传输，至对应分类文件夹，电子版《文档归档移交清单》同步存档。（四）第四步：审核入库（责任人：档案管理员、行政部负责人）审核内容：检查分类编号是否准确、归档范围是否符合制度要求、手续是否齐全。入库管理：审核通过后，纸质文档存入专用档案柜（按分类编号排序），电子文档录入档案管理系统，标注归档日期、责任人、保管期限等信息。五、档案保管与利用规范（一）保管要求环境管理：档案室需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%。密级划分：文档分为“公开（G）”“内部（N）”“秘密（M）”“机密（J）”四个密级，由形成部门负责人*标注，秘密及以上文档需单独存放并双人保管。保管期限：根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》设定，分为永久、30年、10年、5年四类，到期前3个月由档案管理员*组织鉴定。（二）借阅流程借阅申请：员工填写《文档借阅申请表》（见表2），说明借阅用途、归还时间，经部门负责人审批；涉密文档需经分管领导审批。借阅管理：公开/内部文档：档案管理员*核对无误后借出，借阅期限不超过5个工作日；秘密及以上文档：限档案室内查阅，确需借出的需经总经理*审批，借阅期限不超过3个工作日，且需由专人陪同。归还与续借：借阅到期后及时归还，如需续借需提前1个工作日申请，续借期限不超过原期限。（三）销毁管理鉴定与审批：保管期限届满的档案，由档案管理员编制《档案销毁清册》，经行政部负责人、法务专员、分管领导联合鉴定审批。销毁执行：由2人以上监销，采用粉碎、焚烧等方式销毁，保证信息无法恢复，监销人需在《档案销毁清册》签字确认。六、责任分工与监督考核（一）责任分工行政部：负责制度的制定、修订与监督执行，统筹档案室管理，组织档案业务培训。各部门：负责本部门文档的收集、整理、初步审核，指定专人担任部门文档管理员*，保证及时归档。档案管理员*：负责文档的接收、分类、编号、保管、借阅、销毁等日常管理，维护档案管理系统。全体员工：严格遵守本制度，规范处理业务文档，不得擅自留存、复制、销毁应归档文档。（二）监督考核定期检查：行政部每季度组织一次档案管理检查，通报各部门归档及时率、完整率，结果纳入部门绩效考核。责任追究：对未按规定归档、导致文档丢失或泄露的，视情节轻重对责任人进行批评教育、绩效扣分，直至追究法律责任。七、管理规范与注意事项电子文档管理：电子文档需定期备份（每月1次），备份介质（如移动硬盘、云存储）需与原件分地存放，防止因设备故障或病毒导致数据丢失。文档移交交接：部门文档管理员离职或调动时，需办理档案交接手续，填写《档案交接清单》，由行政部负责人监交。保密要求：涉密文档不得通过普通邮箱、即时通讯工具传输，复制、摘抄需经审批并登记，严禁擅自将档案带离档案室。动态更新：企业组织架构、业务流程发生重大调整时，行政部需及时修订文档分类与编号规则，并组织各部门学习执行。八、附则本制度由企业行政部负责解释，自2024年X月X日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。九、常用管理表格模板表1：文档归档移交清单档号题名形成部门形成日期页数密级保管期限移交人接收人移交日期备注GL-GL-2024-0012024年度行政管理制度行政部2024-01-1525内部10年张*李*2024-01-18含电子版YW-YW-项目-2024-015项目合同市场部2024-03-108秘密30年王*李*2024-03-15正本1份，附件2份表2：文档借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期刘*技术部2024-05-202024-05-24档号题名密