公司内部流程审批标准化手册

公司内部流程审批标准化手册一、总则（一）编制目的为规范公司内部各类事项审批流程，明确各环节权责边界，提升审批效率与合规性，降低沟通成本及操作风险，特制定本手册。本手册作为公司内部审批活动的统一指引，适用于全体员工及各职能部门的日常运营管理场景。（二）适用范围本手册涵盖费用报销、合同签署、人事异动（含入职、调岗、离职）、物资采购、项目立项等核心业务的审批流程；其他专项审批流程可参照本手册原则执行，或由归口部门另行制定细则并报行政部备案。（三）基本原则1.权责清晰：明确各审批节点的决策主体与责任范围，避免越权或推诿；2.效率优先：简化非必要环节，对常规事项设定流转时效，紧急事项开通“绿色通道”；3.合规导向：审批依据需符合国家法律法规、公司制度及行业规范，留存完整审批痕迹；4.全程留痕：通过OA系统或书面审批单记录流程节点、意见及附件，确保可追溯。二、核心审批流程分类及操作规范（一）费用报销审批流程1.适用场景员工因公务产生的差旅、招待、办公采购、研发支出等费用的报销申请（单笔金额超[X]元需提前申请，具体阈值见《费用报销管理制度》）。2.申请发起要求申请人需在费用发生后[X]个工作日内发起申请（出差类可延长至返程后3个工作日）；填写《费用报销单》时，需注明事项背景、关联项目/部门、预算归属，并确保金额、事由与附件一致。3.材料清单（按场景分类）差旅类：机票/车票/住宿发票、行程单、出差申请单（事前审批）；招待类：发票、招待对象名单及事由说明（需部门负责人签字确认必要性）；采购类：发票、采购申请单（事前审批）、验收单（实物类）。4.审批节点及权责节点审批人核心职责时效要求--------------------------------------------------------------------------------------------------------------部门初审部门负责人审核事项真实性、预算匹配度，确认费用与业务关联1个工作日财务审核财务专员校验发票合规性（真伪、抬头、税率）、费用标准符合度（如差旅补贴限额）1个工作日财务复核财务经理审核整体逻辑（如跨部门分摊、预算余额），签署付款意见1个工作日终审（按需）总经理/分管副总单笔超[X]元或特殊事项（如招待费超季度预算），决策是否批准1个工作日5.常见问题处理发票不合规（如抬头错误、未盖章）：退回申请人重新获取，超时未补正则驳回申请；预算超支：需提交《预算调整申请》，经财务与分管领导审批后，方可继续报销流程。（二）合同审批流程1.适用场景公司对外签署的销售、采购、服务、劳动人事等类型合同（框架协议、单次金额超[X]元的合同需走此流程）。2.申请发起要求业务部门需完成合同草案拟定，经法务初审（重点条款合规性）后发起申请；填写《合同审批单》时，需说明合同背景、对方主体资质（如营业执照、信用报告）、风险评估要点。3.材料清单合同草案（电子版+纸质版，需业务部门负责人签字）；对方主体资质文件（复印件加盖公章）；若涉及预算，需附《预算分配单》或《项目立项书》。4.审批节点及权责节点审批人核心职责时效要求--------------------------------------------------------------------------------------------------------------业务部门部门负责人确认合同与业务目标匹配，承诺履约资源（如人力、预算）1个工作日法务审核法务专员审查条款合法性（如违约责任、知识产权、争议解决），提出修改意见2个工作日财务审核财务经理评估资金支付节奏、税务影响、应收账款风险（销售类合同）1个工作日终审总经理决策是否签署，重点关注战略风险、重大金额或特殊合作模式1个工作日5.常见问题处理法务与业务条款争议：由分管副总组织协商，达成一致后修订合同；对方资质存疑（如经营异常）：暂停审批，要求业务部门补充尽调报告或更换合作方。（三）人事异动审批流程（以员工调岗为例）1.适用场景员工因职业发展、组织架构调整、绩效优化等原因发生的岗位/部门变动。2.申请发起要求由员工本人或原部门负责人发起《调岗申请》，需说明调岗原因、目标岗位职责及胜任力匹配点；目标部门需出具《岗位接收确认书》，明确薪资调整（如有）、到岗时间。3.材料清单《调岗申请表》（本人签字+原部门负责人签字）；《岗位接收确认书》（目标部门负责人签字）；若涉及薪资变动，需附《薪资调整说明》（HR部门出具）。4.审批节点及权责节点审批人核心职责时效要求--------------------------------------------------------------------------------------------------------------原部门原部门负责人评估员工调岗对本部门业务的影响，确认工作交接方案1个工作日目标部门目标部门负责人确认岗位需求真实性，承诺入职后培养计划1个工作日HR审核HR专员核查劳动合同变更条款、社保公积金调整、竞业协议冲突（如有）1个工作日终审分管副总决策是否批准，平衡组织需求与员工发展1个工作日5.常见问题处理原部门拒绝放人：HR介入协调，优先通过内部沟通解决；若涉及核心岗位，需提交总经理办公会决策；薪资争议：HR联合财务、目标部门重新评估岗位价值，出具《薪资方案》报分管领导审批。三、审批工具与系统操作指南（一）OA系统操作步骤1.发起申请：登录OA系统→进入“流程中心”→选择对应流程模板（如“费用报销”“合同审批”）→填写表单信息→上传附件（需清晰命名，如“____差旅费发票”）；2.进度查询：在“我的流程”中查看当前节点、审批人及意见，可点击“催办”按钮发送提醒（仅可催办超时效的流程）；3.审批操作：审批人登录后，点击“待办事项”→查看表单及附件→填写意见（需明确“同意”“驳回”“需补充材料”，驳回需说明理由）→提交。（二）线下审批补充说明若因系统故障或特殊场景需线下审批，需使用公司统一制式的审批单（行政部领取），流程节点与线上一致；完成后由申请人或部门文员将纸质单交至行政部存档，同步在OA系统补录“线下已办”标记。四、特殊情况处理机制（一）紧急审批流程定义：因自然灾害、突发订单、重大客户投诉等需立即决策的事项；操作：申请人可先通过电话/微信向审批人说明情况，同步提交《紧急审批说明》（需注明“紧急”字样）；审批人可“先执行后补流程”，但需在24小时内完成系统补录，否则视为违规。（二）跨部门协作流程涉及多部门的复杂事项（如跨部门项目立项），需由牵头部门发起《协作审批单》，明确各部门分工及交付物；审批流程需经各协作部门负责人会签，最终由总经理终审。（三）流程变更与废止若业务场景变化需调整流程，由归口部门（如行政部、财务部）提交《流程修订申请》，经总经理办公会审议通过后，在OA系统发布更新版手册，旧版自动废止。五、监督与考核（一）监督机制审计部每季度抽查10%的审批流程，重点核查材料真实性、审批权责合规性、时效达标率；员工可通过OA系统“投诉建议”模块反馈审批中的违规行为（如故意刁难、超时效），由行政部联合纪委调查。（二）考核指标部门考核：审批按时办结率（目标≥95%）、材料差错率（目标≤5%）；个人考核：审批人超时效次数、驳回率（需附合理理由），与绩效奖金挂钩。（三）违规处理审批人故意拖延或违规审批：首次警告，二次扣减绩效，三次报纪委处理；申请人提供虚假材料