企业内部体系审核管理细则

企业内部体系审核管理细则一、制定目的与适用范围为规范企业内部管理体系审核工作，验证质量、环境、职业健康安全等管理体系的符合性（是否符合标准/法规要求）、有效性（目标是否达成、流程是否落地）与适宜性（是否适配企业发展阶段），及时识别并改进体系运行中的薄弱环节，推动管理体系与企业战略目标深度融合，特制定本细则。本细则适用于企业各职能部门、生产单元及管理体系覆盖的所有业务流程，涵盖质量、环境、职业健康安全等多领域管理体系的内部审核活动。二、职责分工管理者代表：统筹内部审核全局，牵头制定年度审核计划，根据企业实际需求启动临时审核；任命审核组长并授权审核组独立开展工作；监督整改措施的落实情况，将审核结论作为管理评审的核心输入，推动体系系统性优化。审核组：由具备内部审核资质的人员组成，审核组长需策划审核流程、编制审核计划、组织现场审核；审核组成员需以“客观、公正、专业”为原则，收集审核证据，识别不符合项，编制审核报告，并跟踪整改效果直至问题闭环。被审核部门：需全力配合审核工作，提供真实的体系运行证据（如文件记录、现场操作视频、人员访谈等）；针对审核发现的问题，深入分析根本原因（可结合鱼骨图、5Why分析法），制定可落地的整改措施，按要求提交整改验证资料，确保问题彻底解决。三、审核策划（一）年度审核计划每年年初，管理者代表联合各体系负责人，结合企业年度经营目标、体系标准更新要求、过往审核的“高频问题点”及客户/法规的最新要求，制定《年度内部审核计划》。计划需兼顾全面覆盖与重点突破：既要确保每个体系要素、每个部门每年度至少接受一次审核，又要针对“客户投诉集中的流程”“事故频发的环节”等痛点，增加审核频次或深度。（二）临时审核触发条件当企业发生重大变革（如组织架构调整、核心业务流程重组）、出现重大质量/安全事故、客户投诉量骤增、外部监管政策变化或体系标准换版时，管理者代表可启动临时审核，明确审核范围（如“新产品研发流程合规性”“供应商管理体系有效性”），确保体系快速适配变化。四、审核实施流程（一）审核准备审核组长根据计划组建审核组（成员需与被审核部门无直接利益关联，避免“既当运动员又当裁判员”），结合体系文件（如质量手册、程序文件）、部门职责与业务流程，编制《审核检查表》。检查表需“靶向定位”：如审核生产部门时，需涵盖“设备维护记录完整性”“工艺参数执行一致性”“不合格品处置合规性”等要点；审核行政部门时，需关注“文件审批流程时效性”“培训计划执行率”等内容。审核前3个工作日，向被审核部门发放《审核通知》，明确审核时间、范围、方式及需配合的事项（如提前整理近3个月的记录、安排现场操作演示等）。（二）现场审核1.首次会议：审核组与被审核部门负责人沟通，介绍审核目的（“验证体系是否真落地、真有效”）、范围（“聚焦XX流程的全环节”）、流程（“先查文件，再看现场，最后访谈”）及纪律要求（“证据需真实，不得临时补记录”），确认审核计划的可行性。2.现场检查：审核组采用“三结合”方式收集证据：查阅记录（如抽查至少3个月的生产日报，验证工艺参数是否符合标准；调取近半年的培训记录，确认员工技能提升计划是否落地）；人员访谈（随机选取5名操作员，询问其对作业指导书的理解程度；访谈部门负责人，了解体系改进的难点与需求）；现场观察（查看生产车间的设备状态、环境标识、安全防护措施是否合规）。检查过程中，需对问题点进行“事实+条款+证据”的三维记录（如“XX工序未按作业指导书要求进行首件检验（违反ISO9001:20158.5.1条款），证据：2023年X月X日的生产记录无首件检验签字”）。3.末次会议：审核组向被审核部门反馈审核发现，区分“严重不符合”（如某流程普遍未执行文件要求，或问题可能导致严重后果）与“一般不符合”（如个别环节的偶然失误），说明判定依据，听取被审核部门的说明与疑问，形成初步审核结论（如“体系运行整体有效，但在XX环节存在系统性执行偏差，需重点整改”）。（三）审核报告编制审核组长汇总审核证据，编制《内部审核报告》，内容需“数据说话、问题聚焦、建议可行”：审核概况（时间、范围、人员）；体系运行总体评价（如“质量体系在生产环节的合规性达90%，但在供应商管理环节存在3项严重不符合”）；不符合项分布（按部门、体系要素分类，用图表直观呈现）；整改要求（含整改期限，严重不符合需在15个工作日内完成，一般不符合在7个工作日内完成）；改进建议（如“建议人力资源部优化新员工体系培训课程，增加实操考核环节”）。报告经管理者代表批准后，发放至相关部门。五、不符合项管理（一）不符合项判定审核组根据证据，将不符合项分为两类：严重不符合：体系存在系统性失效（如某一流程在多部门重复出现执行偏差）、或不符合项可能导致严重质量/安全后果（如未按要求进行特种设备年检）、或同类问题多次复发（如某类文件审批流程问题连续2次审核均出现）。一般不符合：个别环节未按要求执行，属于偶然或孤立事件（如某份记录的签字日期晚于实际操作日期），未造成严重后果。（二）整改要求被审核部门需在收到《不符合项报告》后5个工作日内，穿透式分析根本原因（如用5Why法追问：“为什么未执行首件检验？”→“因为班长忘记提醒”→“为什么班长会忘记？”→“因为首件检验的要求未纳入班组日常检查清单”），制定《整改计划》（含整改措施、责任人、完成时间），提交审核组确认。（三）整改验证整改期限到期前，被审核部门提交整改证据（如修订后的《班组检查清单》、培训记录、现场改进前后的对比照片等）；审核组对整改效果进行“双验证”：现场验证（如抽查整改后的首件检验记录，确认签字率达100%）；长效性验证（如跟踪3个月，确认同类问题未复发），确保问题彻底解决后，方可关闭不符合项。六、持续改进与跟踪1.管理者代表每季度汇总审核结果，绘制“问题热力图”（按部门、流程、体系要素统计不符合项数量），识别共性问题（如“文件执行不到位”在3个部门出现），组织相关部门制定系统性改进措施（如“开展‘文件执行力提升月’活动，优化文件审批流程，增加文件培训与考核”），纳入企业“持续改进计划”。2.内部审核结果作为管理评审的核心输入，结合外部审核、客户反馈、市场变化等信息，评估管理体系的“适宜性、充分性、有效性”，推动体系迭代优化（如当客户对交付周期要求提高时，优化生产计划管理体系）。七、记录管理1.需保存的审核记录包括：年度审核计划、审核通知、审核检查表、不符合项报告、整改计划及验证资料、内部审核报告等。2.记录保存期限不少于3年（或按行业法规要求延长），采用“电子+纸质”双备份：电子档案