企业个人信息保护管理制度

企业个人信息保护管理制度一、总则（一）目的为了加强企业对个人信息的保护，规范个人信息的收集、使用、存储、共享、转让、公开披露等处理活动，保障个人信息主体的合法权益，维护企业的良好形象和声誉，根据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于企业内部所有涉及个人信息处理的部门、员工以及与企业合作的第三方（如供应商、合作伙伴等）在业务活动中对个人信息的处理行为。本制度所指的个人信息是指以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。（三）基本原则1.合法、正当、必要原则企业处理个人信息应当遵循合法、正当、必要的原则，不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息。收集个人信息应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息。2.知情同意原则企业在处理个人信息前，应当以显著、清晰易懂的方式向个人信息主体告知处理个人信息的目的、方式、种类、保存期限等事项，并取得个人信息主体的明确同意。法律、行政法规规定处理个人信息应当取得个人单独同意或者书面同意的，从其规定。3.安全保障原则企业应当采取必要的技术和管理措施，保障个人信息的安全，防止个人信息泄露、篡改、丢失。在发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失的情况时，应当立即采取补救措施，并及时通知个人信息主体和有关主管部门。4.公开透明原则企业应当公开个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围。个人信息处理规则应当通俗易懂、简洁明了，便于个人信息主体理解和查阅。二、个人信息处理的一般规定（一）个人信息收集1.收集前的告知各部门在收集个人信息前，应当制定详细的个人信息收集告知书，明确告知个人信息主体以下内容：（1）个人信息处理者的名称或者姓名和联系方式；（2）处理个人信息的目的、方式，处理的个人信息种类、保存期限；（3）个人信息主体依法享有的权利，如查阅、复制、更正、删除个人信息等权利；（4）个人信息主体撤回同意的方式和后果；（5）处理个人敏感信息的，还应当向个人信息主体告知处理敏感信息的必要性以及对个人权益的影响；（6）法律、行政法规规定应当告知的其他事项。告知书应当以显著、清晰易懂的方式呈现给个人信息主体，如在企业官网、APP首页等显著位置展示，或者在收集个人信息时当面告知。2.收集方式（1）直接收集：企业可以通过与个人信息主体签订合同、问卷调查、在线表单等方式直接收集个人信息。在收集过程中，应当确保个人信息主体自愿提供信息，并对收集的信息进行准确记录。（2）间接收集：企业在符合法律法规规定的情况下，可以从合法的第三方获取个人信息。在获取前，应当与第三方签订书面协议，明确双方的权利和义务，要求第三方提供的个人信息来源合法，并对个人信息的真实性、准确性负责。3.收集范围企业收集个人信息应当遵循最小必要原则，仅收集实现业务目的所必需的个人信息。各部门在制定个人信息收集计划时，应当进行充分的业务需求分析，明确所需收集的个人信息种类和范围，并报企业个人信息保护管理部门审核。（二）个人信息使用1.使用目的限制企业使用个人信息应当严格按照收集时所明示的目的进行，不得超出约定的目的使用个人信息。如因业务发展需要变更使用目的的，应当重新向个人信息主体告知并取得其同意。2.使用方式规范各部门在使用个人信息时，应当采取必要的技术措施，确保个人信息的安全。不得将个人信息用于未经授权的用途，不得泄露、篡改、出售或者非法向他人提供个人信息。（三）个人信息存储1.存储地点和方式企业应当将个人信息存储在安全可靠的服务器或者存储设备中，存储地点应当符合国家相关安全标准。对于敏感个人信息，应当采用加密等技术手段进行存储，确保信息的保密性和完整性。2.存储期限企业应当根据业务需要和法律法规的要求，合理确定个人信息的存储期限。存储期限届满后，应当及时删除个人信息。在确定存储期限时，应当考虑以下因素：（1）处理个人信息的目的；（2）个人信息主体的合理预期；（3）法律、行政法规规定的保存期限。（四）个人信息共享、转让和公开披露1.共享和转让企业因业务合作等原因需要向第三方共享、转让个人信息的，应当事先取得个人信息主体的单独同意，并与第三方签订书面协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务。协议应当包括以下内容：（1）共享、转让的个人信息种类、范围和用途；（2）第三方对个人信息的保护措施和责任；（3）个人信息的安全保障要求；（4）违约责任和争议解决方式。在共享、转让个人信息前，企业应当对第三方的个人信息保护能力进行评估，确保第三方具备相应的安全保障措施。2.公开披露企业原则上不得公开披露个人信息。如因法律法规规定、公共利益需要等原因确需公开披露的，应当事先取得个人信息主体的单独同意，并进行匿名化处理，确保无法识别个人信息主体。在公开披露个人信息时，应当明确披露的目的、方式和范围，并采取必要的安全措施，防止个人信息被不当利用。三、个人敏感信息处理的特别规定（一）敏感信息定义本制度所指的个人敏感信息是指一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。（二）处理要求1.严格的告知和同意企业处理个人敏感信息时，应当向个人信息主体告知处理敏感信息的必要性以及对个人权益的重大影响，并取得个人信息主体的单独书面同意。2.更高的安全保障措施对于个人敏感信息，企业应当采取更加严格的技术和管理措施进行保护。如采用多重加密技术、访问控制技术等，确保敏感信息的保密性、完整性和可用性。同时，应当对处理敏感信息的人员进行严格的背景审查和安全培训。3.最小化处理企业处理个人敏感信息应当遵循最小必要原则，仅处理实现业务目的所必需的敏感信息。如无必要，不得收集和处理个人敏感信息。四、个人信息主体的权利及实现方式（一）查阅、复制权个人信息主体有权查阅、复制其个人信息。个人信息主体可以通过以下方式向企业提出查阅、复制申请：1.在线申请：个人信息主体可以登录企业官网或者APP，在个人信息管理页面提交查阅、复制申请。2.书面申请：个人信息主体可以通过邮寄、传真等方式向企业个人信息保护管理部门提交书面申请。企业收到申请后，应当在十五个工作日内进行处理，并将处理结果反馈给个人信息主体。如个人信息主体申请查阅、复制的信息数量较大，企业可以与个人信息主体协商确定合理的处理时间。（二）更正、删除权1.更正权个人信息主体发现企业处理的其个人信息不准确或者不完整的，有权请求企业及时更正。个人信息主体可以通过上述申请查阅、复制的方式向企业提出更正申请。企业收到申请后，应当及时对个人信息进行核实和更正，并将更正结果反馈给个人信息主体。2.删除权有下列情形之一的，个人信息主体有权请求企业及时删除其个人信息：（1）处理目的已实现、无法实现或者为实现处理目的不再必要；（2）个人信息主体撤回同意；（3）个人信息主体注销账号；（4）个人信息处理者违反法律、行政法规或者双方的约定处理个人信息；（5）法律、行政法规规定的其他情形。个人信息主体可以通过上述申请查阅、复制的方式向企业提出删除申请。企业收到申请后，应当在十五个工作日内进行处理，并将处理结果反馈给个人信息主体。（三）撤回同意权个人信息主体有权撤回其对个人信息处理的同意。个人信息主体可以通过以下方式撤回同意：1.在线操作：个人信息主体可以登录企业官网或者APP，在个人信息管理页面撤回同意。2.书面通知：个人信息主体可以通过邮寄、传真等方式向企业个人信息保护管理部门提交书面撤回同意通知。企业收到撤回同意通知后，应当立即停止处理相关个人信息，并按照法律规定和企业内部规定进行后续处理，如删除相关个人信息等。（四）权利行使的保障企业应当建立健全个人信息主体权利行使的保障机制，为个人信息主体行使权利提供便利。各部门应当积极配合个人信息保护管理部门处理个人信息主体的权利请求，不得拒绝、拖延或者阻碍个人信息主体行使权利。五、个人信息保护的组织与管理（一）个人信息保护管理部门1.设立与职责企业设立个人信息保护管理部门，负责统筹协调企业的个人信息保护工作。其主要职责包括：（1）制定和完善和流程；（2）组织开展个人信息保护培训和宣传工作；（3）审核各部门的个人信息处理活动，确保符合法律法规和企业制度的要求；（4）处理个人信息主体的权利请求和投诉；（5）定期对企业的个人信息保护状况进行评估和检查，发现问题及时督促整改；（6）与有关主管部门保持沟通和联系，及时了解和掌握个人信息保护的法律法规和政策要求。2.人员配备个人信息保护管理部门应当配备具有专业知识和技能的人员，负责具体的个人信息保护工作。人员应当具备法律、信息技术等方面的知识，熟悉个人信息保护的相关法律法规和企业制度。（二）各部门职责1.业务部门业务部门是个人信息处理的直接责任部门，应当严格按照本制度的规定收集、使用、存储、共享、转让和公开披露个人信息。在开展业务活动前，应当进行个人信息保护风险评估，制定相应的风险应对措施。同时，应当积极配合个人信息保护管理部门的工作，及时处理个人信息主体的权利请求。2.信息技术部门信息技术部门负责为企业的个人信息保护提供技术支持和保障。应当采取必要的技术措施，如加密技术、访问控制技术、数据备份技术等，确保个人信息的安全。同时，应当定期对企业的信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全漏洞。3.法务部门法务部门负责对企业的个人信息处理活动进行法律审查，确保符合法律法规的要求。在与第三方签订涉及个人信息处理的协议时，应当对协议条款进行严格审核，明确双方的权利和义务。同时，应当为企业的个人信息保护工作提供法律咨询和支持。（三）员工培训与教育企业应当定期组织员工开展个人信息保护培训和教育活动，提高员工的个人信息保护意识和能力。培训内容应当包括法律法规、企业制度、个人信息处理流程、安全保密措施等方面的知识。培训方式可以采用线上培训、线下培训、案例分析等多种形式。六、个人信息安全事件应急处理（一）应急处理预案企业应当制定个人信息安全事件应急处理预案，明确应急处理的组织机构、职责分工、处理流程和应急响应措施。应急处理预案应当定期进行演练和评估，确保在发生个人信息安全事件时能够及时、有效地进行处理。（二）事件报告与处置1.事件报告一旦发生或者可能发生个人信息泄露、篡改、丢失等安全事件，相关部门应当立即向企业个人信息保护管理部门报告。报告内容应当包括事件的基本情况、可能影响的个人信息主体数量和范围、初步判断的事件原因等。2.应急处置个人信息保护管理部门收到报告后，应当立即启动应急处理预案，组织相关部门进行应急处置。应急处置措施包括：（1）采取技术措施，如阻断网络连接、加密数据等，防止个人信息进一步泄露、篡改、丢失；（2）对事件进行调查，查明事件原因和责任人；（3）及时通知可能受到影响的个人信息主体，告知事件的基本情况、可能造成的影响以及企业采取的补救措施；（4）向有关主管部门报告事件情况，配合主管部门的调查和处理工作。（三）事后整改事件处理完毕后，企业应当对事件进行总结和分析，找出存在的问题和不足，制定整改措施并加以落实。同时，应当对相关责任人进行责任追究，防止类似事件再次发生。七、监督与评估（一）内部监督企业应当建立内部监督机制，定期对各部门的个人信息处理活动进行监督检查。监督检查内容包括个人信息处理规则的执行情况、个人信息主体权利的保障情况、安全保障措施的落实情况等。对于发现的问题，应当及时要求相关部门进行整改。（二）外部评估企业可以委托专业的第三方机构对企业的个人信息保护状况进行评估。评估