会议纪要撰写与执行跟进标准流程模板

会议纪要撰写与执行跟进标准流程模板一、适用范围与场景本模板适用于企业内部各类会议的纪要撰写及后续执行跟进管理，包括但不限于：常规工作例会（如周例会、月度总结会）项目推进会（如项目启动会、阶段评审会）跨部门协调会（如资源对接会、流程优化会）专项决策会（如预算审批会、方案评审会）问题解决会（如故障复盘会、客诉处理会）二、会议纪要撰写与执行跟进全流程操作指南（一）会前准备：奠定高效记录基础明确会议核心目标组织者需提前1-2个工作日向参会人员发送会议通知，明确：会议主题（如“Q3产品上线进度协调会”）核心目标（如“确认各模块开发里程碑，解决跨部门资源冲突”）议程（按优先级排序，如“进度汇报→问题讨论→决议事项→行动项确认”）预计时长（避免会议超时）需准备的资料（如项目计划表、风险清单）准备记录工具与模板框架记录人提前“会议纪要标准模板”（见第三章），熟悉框架结构，准备好记录工具（如电脑/纸笔、录音设备，需提前告知参会人员录音以备核对）。（二）会中记录：保证信息完整准确关键信息实时记录会议基本信息：会议名称、时间（精确到分钟，如“2023年10月8日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务，如“技术部-经理”）、缺席人员及原因（如“市场部-专员，因客户拜访请假”）。议程内容：按议程顺序记录讨论要点，重点标注：各方观点（如“产品部建议优先开发A功能，技术部提出需评估B功能兼容性”）；分歧点（如“关于测试资源分配，测试部认为需增加2人，开发部认为现有人员可支撑”）；共识（如“双方同意先由开发部提交B功能开发耗时评估，3日内反馈”）。决议事项与行动项重点标记决议事项：对会议达成的明确结论逐条记录，注明依据（如“决议：同意增加测试人员2名，依据《Q3项目风险应对预案》第3条”）。行动项：采用“动词+任务+目标”格式记录，必须包含责任人（具体到人，避免“相关负责人”）、完成时限（精确到日，如“10月15日前”）、交付成果（如“《模块开发耗时评估报告》”）。示例：任务描述责任人完成时限交付成果提交B功能开发耗时评估技术部-工程师*10月12日前《B功能开发耗时评估表》协调新增2名测试人员入职人力资源部-主管*10月14日前测试人员到岗确认表（三）会后整理：形成规范纪要文档结构化梳理与核对会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录，按以下框架整理纪要：会议基本信息（含参会人员、缺席人员）；会议议程回顾（简述各议程讨论要点，避免流水账）；核心讨论内容（提炼关键问题、观点、共识，可附会议资料索引）；决议事项（逐条列出，注明决议依据）；行动项清单（按优先级排序，包含任务描述、责任人、时限、交付成果）；其他事项（如“下次会议时间：10月16日14:00，地点：301会议室”）。整理完成后，发送给主持人及核心参会人员核对，保证无遗漏、表述准确（如“评估耗时”而非“尽快评估”），确认无误后定稿。分发与归档分发范围：所有参会人员、需知晓决议的相关部门（如财务部需知晓预算决议）、项目组全体成员、公司档案室。分发方式：通过企业内部通讯工具（如企业/钉钉）发送电子版，同步抄送部门负责人；涉密会议需加密发送，并标注“内部资料，禁止外传”。归档要求：电子版纪要按“年份-月份-会议名称”命名（如“2023-10-Q3产品上线进度协调会纪要”），存储至公司共享服务器；纸质版纪要（如需）经主持人签字后，交档案室永久保存。（四）执行跟进：保证决议落地闭环行动项跟踪表建立纪要定稿后1个工作日内，会议管理员*（或指定人员）将“行动项跟踪表”（见第三章）同步至项目管理工具（如飞书多维表格/钉钉项目）或共享文档，明确：任务ID（唯一编号，如“20231008-01”）；任务描述（与纪要一致）；责任人；计划完成时间；实际完成时间（完成后填写）；完成状态（待开始/进行中/已完成/延期）；延迟原因（仅延期时填写，如“需求变更导致开发量增加”）；备注（如“需产品部配合确认UI设计稿”）。进度监控与提醒责任人：每周五下班前更新任务状态，交付成果（如文档、截图），如有延迟需提前1天向会议管理员*说明原因及预计完成时间。会议管理员：每周一汇总上周行动项完成情况，对临近截止日期（提前3天）的任务通过企业/钉钉提醒责任人；对超期3天未完成的，上报主持人协调解决。复盘与优化月度复盘：每月末，会议管理员汇总当月所有会议行动项完成率（计算公式：已完成任务数/总任务数×100%）、未完成任务TOP3原因（如“资源不足”“需求不明确”），形成《会议执行复盘报告》，提交管理层审阅。经验沉淀：对高频问题（如“跨部门协作响应慢”）推动流程优化，例如：增加“跨部门协作接口人”角色、制定《需求变更管理规范》等，避免同类问题重复发生。三、模板表格（一）会议纪要标准模板会议基本信息会议名称Q3产品上线进度协调会会议时间2023年10月8日14:00-16:30会议地点公司301会议室主持人产品部-经理*记录人行政部-专员*参会人员产品部-经理、专员；技术部-经理、工程师、测试主管；市场部-经理缺席人员市场部-专员*（因客户拜访请假）会议议程回顾1.各模块开发进度汇报技术部工程师*汇报：前端开发完成80%，后端接口开发完成60%，测试用例编写完成50%。2.测试资源问题讨论测试主管*提出：现有测试人员3人，需覆盖功能测试、兼容性测试、功能测试，人力不足。3.跨部门协作决议市场部需在10月10日前提供推广素材需求，技术部同步预留素材接口开发资源。核心讨论内容问题1：测试资源不足-测试主管：当前测试进度滞后2天，需增加2名测试人员支援。-技术部经理：开发部可暂借1名开发人员协助功能测试，但需保证不影响开发进度。-市场部经理*：可协调1名实习生协助基础功能测试，需专人带教。共识：增加测试人员3名（开发部借调1人、实习生1人、人力资源部招聘1人），10月14日前到岗。决议事项1.同意增加测试人员3名，人力资源部负责招聘1人，10月14日前到岗；技术部借调1名开发人员，10月11日开始协助测试；市场部安排1名实习生，10月12日开始带教。行动项清单任务描述责任人提交B功能开发耗时评估技术部-工程师*协调新增测试人员入职人力资源部-主管*提供推广素材需求市场部-专员*其他事项下次会议时间：2023年10月16日14:00，地点：301会议室，主题：测试资源到岗情况及推广素材对接确认。（二）行动项跟踪表（执行跟进专用）任务ID任务描述责任人计划完成时间实际完成时间完成状态延迟原因备注20231008-01提交B功能开发耗时评估技术部-工程师*10月12日10月11日已完成-提前1天完成，评估耗时3天20231008-02协调新增测试人员入职人力资源部-主管*10月14日10月15日延期应聘者简历筛选延迟已联系猎头加急推荐，预计10月16日到岗20231008-03提供推广素材需求市场部-专员*10月10日10月10日已完成-包含5张海报、3个短视频脚本四、会议纪要撰写关键注意事项客观性原则：记录时避免主观评价，如“技术部经理的方案不切实际”，改为“技术部经理提出，当前资源下完成该方案需额外增加2名开发人员，周期延长1周”。重点突出：决议事项和行动项需单独列表或加粗标注，篇幅占比不低于60%，避免大量记录讨论细节而忽略结论。术语统一：专业术语首次出现时需标注解释（如“OKR（目标与关键成果法）”），避免非相关人员理解偏差。信息完整：行动项必须包含“责任人、时限、交付成果”三要素，避免模糊表述（如“尽快完成”“相关部门配合”）。五、执行跟进管理注意事项责任到人：每个行动项仅指定1名第一责任人，避免多头负责导致推诿；如需多人协作，需明确牵头人。定期提醒：会议管理员需