安全生产档案管理规范

安全生产档案管理规范一、总则

1.1目的与依据

为规范安全生产档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国档案法》《生产安全事故报告和调查处理条例》等法律法规，结合企业安全生产管理实际，制定本规范。本规范旨在通过系统化、标准化的档案管理，强化安全生产责任落实，提升风险防控能力，为事故预防、应急处置及责任追溯提供可靠依据。

1.2适用范围

本规范适用于各类生产经营单位，包括但不限于矿山、建筑施工、危险化学品、烟花爆竹、交通运输、冶金、机械制造等行业领域的安全生产档案管理。其他社会组织或单位的安全生产档案管理可参照执行。

1.3基本原则

安全生产档案管理遵循统一领导、分级负责，真实完整、规范管理，安全保密、便于利用，动态管理、持续改进的原则。统一领导要求单位主要负责人对本单位安全生产档案管理负总责；分级负责明确各部门、各岗位的管理职责；真实完整确保档案内容客观反映安全生产状况；规范管理涵盖档案收集、整理、归档、保管、利用等全流程；安全保密保障档案实体及信息的安全；便于利用满足日常管理及应急需求；动态管理要求档案随安全生产活动及时更新；持续改进通过定期评估优化管理效能。

1.4定义与术语

1.4.1安全生产档案：指生产经营单位在安全生产活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录，包括安全管理制度、安全培训记录、隐患排查治理记录、设备设施检测检验报告、应急救援预案及演练记录、事故调查处理材料等。

1.4.2管理职责：指单位主要负责人、安全生产管理部门、档案管理部门及相关岗位在安全生产档案管理工作中应承担的责任与义务，包括制度建设、资源保障、过程监督及责任追究等。

1.4.3归档范围：指在安全生产活动中形成的，应纳入档案管理体系的各类文件材料的具体类别及内容，涵盖安全管理、风险管控、教育培训、应急管理、事故处理等核心环节。

1.4.4保管期限：指安全生产档案在规定时间内保存的法律要求，分为永久、长期（30年以上）、短期（10年以下）三类，根据档案的价值及法律法规要求确定。

1.4.5电子档案：指通过计算机等设备形成、传输和存储的安全生产档案，包括电子文档、数据库、音视频文件等，其管理应符合电子文件归档与管理规范要求。

二、组织机构与职责

2.1组织架构设置

2.1.1领导机构

安全生产委员会作为档案管理的最高决策机构，由单位主要负责人担任主任，分管安全、生产、设备等相关部门负责人为成员。委员会每季度召开专题会议，审议档案管理制度、年度计划及重大事项，确保档案管理资源投入与战略方向一致。

2.1.2管理部门

安全生产管理部门牵头设立档案管理办公室，配备专职档案管理员2-5名（根据企业规模调整），负责统筹协调档案全流程管理。档案管理员需具备安全生产或档案管理专业背景，并通过年度考核认证。

2.1.3基层单元

各生产车间、班组设立兼职档案员，由班组长或安全员兼任。基层单元负责原始记录的即时整理与初步审核，确保档案源头数据准确完整，每周向档案管理办公室提交归档材料。

2.2职责分工

2.2.1主要负责人职责

单位主要负责人对档案管理负总责，审批档案管理制度与预算，保障档案管理所需人力、物力、财力资源。每半年组织档案管理专项检查，对重大问题督办整改，确保档案管理纳入企业安全生产考核体系。

2.2.2安全管理部门职责

制定档案管理实施细则，组织档案管理培训与考核，监督各部门执行档案收集、整理标准。建立档案管理台账，定期核对档案数量与完整性，对缺失档案启动追责程序。

2.2.3档案管理员职责

负责档案接收、分类、编目、保管、利用及销毁工作。每日检查档案存储环境温湿度，每月备份电子档案，每季度开展档案安全巡查。编制档案检索工具，确保30分钟内调取任意档案。

2.2.4业务部门职责

各生产、技术、设备部门按归档范围及时提交档案材料，对档案真实性负责。参与档案审核与利用，提出改进建议。部门负责人签字确认归档材料，确保无遗漏或篡改。

2.3协作机制

2.3.1沟通协调机制

建立月度档案工作例会制度，安全管理部门、档案管理员及各部门兼职档案员参会，通报归档进度，解决跨部门协作问题。设立档案管理联络群，实时传递归档要求与问题反馈。

2.3.2监督考核机制

将档案管理纳入部门年度安全绩效考核，权重不低于15%。档案管理办公室每月抽查各部门归档质量，对未按时提交、内容不全的部门扣减绩效分，连续三次不合格的部门负责人需述职。

2.3.3应急联动机制

制定档案突发事件应急预案，明确火灾、水浸、系统故障等场景的处置流程。档案管理员每年组织一次应急演练，确保在突发情况下优先抢救重要档案，并在24小时内恢复档案服务。

三、档案收集与整理规范

3.1收集范围与要求

3.1.1收集范围

安全生产档案的收集覆盖安全生产活动的全流程，包括但不限于以下类别：安全管理类文件如安全生产责任制、操作规程、应急预案；教育培训类文件如培训计划、考核记录、特种作业人员证书；设备设施类文件如检测报告、维护记录、设备台账；隐患治理类文件如排查清单、整改方案、验收记录；事故处理类文件如事故报告、调查笔录、整改措施；应急管理类文件如演练方案、评估报告、物资清单。各业务部门需在活动结束后3个工作日内提交相关材料，确保档案的及时性与连续性。

3.1.2收集要求

收集的档案材料需满足真实性、完整性、规范性要求。真实性要求材料内容与实际活动一致，禁止伪造或篡改；完整性要求包含时间、地点、人员、过程等关键要素，避免信息缺失；规范性要求采用统一格式，如A4纸张、宋体小四号字、页边距2.5厘米，电子文件需使用PDF或DOC格式，命名规则为“部门-日期-类别-序号”。档案管理员需对收集的材料进行初步审核，对不符合要求的材料退回原部门重新整理，确保入库档案质量达标。

3.2整理方法与分类

3.2.1整理方法

档案整理采用“三步法”流程：第一步排序，按时间顺序排列文件，同一类文件按活动发生时间先后排序；第二步组卷，将内容相关的文件组合成案卷，如一次隐患排查的记录、整改方案、验收报告需合并组卷；第三步装订，纸质档案采用左侧装订法，加装封面和目录，电子档案按案卷建立文件夹并加密存储。整理过程中需保持文件原貌，不得裁剪或涂改，对破损文件需进行修补或复制处理。

3.2.2分类标准

档案分类采用“年度-类别-子类”三级体系。一级分类按年度划分，如2023年度档案；二级分类按业务领域划分，如安全管理、教育培训、设备管理等；三级分类按具体事项划分，如安全管理下分责任制、操作规程、应急预案等子类。分类标识采用阿拉伯数字编码，如“2023-01-01”表示2023年度安全管理类中的责任制文件。分类需保持相对稳定，新增类别需经安全生产委员会审批后方可实施，确保分类体系的科学性与延续性。

3.3编目与审核

3.3.1编目规则

档案编目需编制案卷目录和卷内文件目录。案卷目录包含案卷号、题名、年度、类别、保管期限、存放位置等字段，按类别和年度顺序排列；卷内文件目录包含文件顺序号、题名、日期、页数、责任者等字段，按文件在案卷中的实际顺序排列。电子档案需建立数据库，字段与纸质档案目录一致，并支持关键词检索功能。编目工作需在档案整理完成后5个工作日内完成，确保目录与档案内容一一对应，便于后续查找。

3.3.2审核机制

档案审核实行“三级审核制”。一级审核由业务部门负责人负责，确认档案内容的真实性和完整性；二级审核由档案管理员负责，检查整理规范和分类准确性；三级审核由安全生产管理部门负责人负责，最终确认档案的合规性。审核过程中发现的问题需记录在案，并由原部门限期整改。审核合格的档案需加盖“审核通过”印章，电子档案需添加数字签名，确保档案的法律效力。审核记录需单独归档保存，以备追溯。

四、档案保管与安全规范

4.1保管环境要求

4.1.1库房选址

档案库房应选择地势较高、远离易燃易爆场所的区域，避免地下水和雨水渗透。库房门窗需具备防盗功能，采用金属材质并加装防盗锁具。库房周边不得堆放易燃物品，保持周边通道畅通，便于紧急疏散和消防车辆进入。库房内部应划分档案存放区、查阅区和设备区，避免不同功能区域相互干扰。

4.1.2环境控制

库房温度需常年保持在14-24摄氏度之间，湿度控制在45%-60%范围内。每日定时记录温湿度数据，发现异常立即启动除湿机或空调调节。库房内配备烟雾探测器和自动喷淋系统，定期检测设备运行状态。档案架需采用金属材质，距地面15厘米以上，距顶部50厘米以上，避免阳光直射和灰尘积累。

4.1.3防护设施

库房门窗安装防光窗帘，避免紫外线对档案的损害。地面铺设防静电地板，防止电子设备产生静电干扰。库房内设置气体灭火系统，使用惰性气体灭火剂，避免水渍损坏纸质档案。档案柜采用防火材料，耐火等级不低于2小时。库房入口处设置防尘缓冲区，减少外部灰尘进入。

4.2安全防护措施

4.2.1访问控制

建立档案查阅登记制度，查阅人员需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字批准后，由档案管理员全程陪同查阅。涉密档案需经分管领导审批，查阅过程全程监控录像。档案库房实行双人双锁管理，钥匙由档案管理员和安全部门负责人分别保管。非工作时间库房需关闭并启动入侵报警系统。

4.2.2技术防护

电子档案采用三级加密技术：数据库层加密存储、文件级加密访问、传输过程SSL加密。重要档案设置操作日志，记录所有访问、修改、删除行为，日志保存期限不少于5年。档案管理系统定期进行漏洞扫描和渗透测试，确保系统安全。纸质档案加盖"机密"印章，重要文件使用防伪纸和防伪油墨。

4.2.3定期检查

每月组织档案安全专项检查，重点检查库房环境、消防设施、安防设备运行状况。每季度对档案进行抽样检查，查看是否有霉变、虫蛀、字迹褪色等情况。每年委托专业机构进行档案库房安全评估，出具评估报告并整改隐患。检查结果需形成书面记录，存入安全管理档案。

4.3应急处置机制

4.3.1应急预案

制定《档案安全突发事件应急预案》，明确火灾、水浸、盗窃、系统故障等场景的处置流程。预案包含应急组织架构、物资储备清单、通讯联络表、疏散路线图等内容。重要档案需制作备份副本，存放在异地库房，确保原始档案损毁后可恢复。

4.3.2演练培训

每半年组织一次档案安全应急演练，模拟火灾扑救、档案转移、系统恢复等场景。演练后进行效果评估，修订完善预案。档案管理员每年参加不少于16学时的安全培训，学习消防器材使用、急救知识、应急处置流程等技能。新入职员工需接受档案安全培训并考核合格后方可上岗。

4.3.3灾后恢复

发生档案损毁事件后，立即启动应急响应，优先抢救重要档案。对水浸档案采用冷冻干燥技术处理，对火灾受损档案进行专业修复。电子档案系统故障时，启用备用服务器和离线备份，24小时内恢复服务。建立灾后评估机制，分析事故原因，完善防护措施，防止类似事件再次发生。

五、档案利用与开发

5.1利用机制

5.1.1查阅流程

档案查阅需提前提交书面申请，明确档案名称、用途及查阅期限。内部员工由部门负责人审批，外部人员需经分管领导批准。查阅时由档案管理员全程陪同，在指定区域进行，禁止携带拍照设备。查阅完毕后，管理员需核对档案完整性并记录查阅信息。涉密档案查阅需签署保密协议，限定查阅范围。

5.1.2借阅管理

原则上档案原件不予借出，特殊情况需经安全生产委员会批准。借阅期限不超过3个工作日，到期需归还或续借。借阅人需妥善保管档案，不得涂改、抽取、撤换。借阅期间档案发生损坏或丢失，借阅人需承担相应责任并照价赔偿。建立借阅台账，详细记录借阅人、时间、档案编号及归还状态。

5.1.3复制权限

档案复制需经档案管理员审核，非涉密档案可提供加盖公章的复印件。涉密档案复制需经分管领导批准，并由档案管理员监督操作。复制件需标注“复印件”字样及复制日期，与原件具有同等效力。电子档案复制需通过系统授权，记录复制操作日志。

5.2开发价值

5.2.1经验转化

定期分析典型事故案例档案，提炼事故原因、处置措施及改进建议，形成《事故案例汇编》。组织一线员工学习讨论，将档案中的经验转化为实际操作规范。每季度开展档案案例分享会，邀请当事人讲述事件经过，强化员工安全意识。

5.2.2风险预警

建立档案数据监测机制，定期梳理隐患排查、设备检测等档案数据，识别高频风险点。通过对比历史数据，发现风险趋势变化，提前制定防控措施。例如某企业通过分析三年设备故障档案，发现某型号设备在雨季故障率上升30%，提前更换了密封部件。

5.2.3决策支持

为管理层提供档案数据定制服务，如月度安全绩效报告、年度风险分析报告等。利用档案中的培训记录、考核数据，评估安全培训效果，优化培训计划。在安全设施改造、应急预案修订等决策前，调取相关历史档案，确保决策的科学性和延续性。

5.3监督评估

5.3.1利用反馈

每季度发放《档案利用满意度调查表》，收集用户对档案完整性、及时性、准确性的评价。建立档案利用问题反馈渠道，用户可通过线上平台或意见箱提出改进建议。对反馈集中的问题，如某类档案更新不及时，由档案管理办公室牵头整改。

5.3.2效能评估

每年开展档案管理效能评估，采用定量与定性相结合的方式。定量指标包括档案查阅响应时间、数据准确率、借阅归还及时率等；定性指标包括用户满意度、档案对安全管理的贡献度等。评估结果纳入部门绩效考核，连续两年排名末尾的部门需提交整改报告。

5.3.3持续改进

根据评估结果制定年度档案管理改进计划，重点优化薄弱环节。例如针对电子档案检索效率低的问题，升级档案管理系统，增加关键词智能检索功能。定期组织档案管理员交流行业最佳实践，引入新技术如区块链存证，提升档案管理现代化水平。

六、监督考核与责任追究

6.1监督机制

6.1.1日常监督

安全生产管理部门每月开展档案管理专项巡查，重点检查档案收集完整性、整理规范性、保管安全性。巡查采用随机抽查方式，覆盖各部门及基层单元，抽查比例不低于10%。发现问题时现场记录并下发整改通知书，明确整改时限和责任人。

6.1.2定期检查

每季度由安全生产委员会牵头组织跨部门联合检查，邀请档案管理专家参与。检查内容涵盖制度执行、档案质量、安全防护等全流程。检查结果形成书面报告，向主要负责人汇报，并在全公司通报。连续两次检查不合格的部门，需向安全生产委员会提交专项整改报告。

6.1.3专项审计

每两年委托第三方机构开展档案管理专项审计，重点评估档案的真实性、完整性和合规性。审计范围覆盖档案全生命周期，包括收集、整理、保管、利用、销毁等环节。审计报告需提出改进建议，并跟踪整改落实情况。

6.2考核评价

6.2.1考核指标

建立档案管理量化考核体系，设置四类核心指标：档案及时归档率（权重30%），要求各部门按时提交率达到95%以上；档案完整准确率（权重40%），抽查档案内容缺失或错误比例不超过3%；档案安全事件发生率（权重20%），年度无重大安全事件；档案利用满意度（权重10%），用户满意度调查得分不低于85分。

6.2.2考核方式

实行月度评分与年度总评相结合。每月由档案管理办公室根据巡查结果评分，评分结果与部门安全绩效挂钩。年度总评结合月度评分、季度检查、专项审计结果，形成年度考核等级。考核等级分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下）。

6.2.3结果应用

考核结果与部门年度评优、负责人晋升直接挂钩。优秀部门给予表彰奖励，并优先推荐为安全管理标杆单位。不合格部门取消年度评优资格，负责人需参加专题培训，连续两年不合格的予以岗位调整。档案管理员个人考核与职称评定、薪酬调整挂钩。

6.3责任追究

6.3.1追责情