行政工作手册

日常行政工作手册前言本手册旨在规范日常行政工作流程，提升行政事务处理效率，保证各项工作有序开展。手册内容涵盖会议组织、办公物资管理、文件资料归档、访客接待及差旅活动支持等核心行政场景，为行政人员提供标准化操作指引，助力保障公司日常运营顺畅。一、会议组织管理适用工作场景适用于公司内部部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部合作交流会等各类会议的组织与执行工作。标准化操作流程会前筹备明确会议信息：根据发起部门需求，确认会议主题、目的、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（主会人、主持人、记录人、列席人员）。发布会议通知：提前1-2个工作日通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含主题、时间、地点、议程（需明确各环节时长）、参会人员及准备材料（如PPT、数据报表）。准备会议物资：根据议程需求，准备投影仪、麦克风、白板、马克笔、笔记本、饮用水等物资；线上会议需提前测试软件稳定性，保证音视频设备正常。布置会议场地：提前30分钟到场，摆放座椅（按职位或部门分区）、调试设备、放置会议材料（如有），保证环境整洁、温度适宜。会中服务签到管理：参会人员入场时，引导其在《会议签到表》签字（或线上签到），实时统计到会情况，及时向主持人反馈迟到/缺席人员。会议记录：记录人需详细记录会议讨论要点、决议事项、责任人及完成时限，保证内容准确、条理清晰（可同步录音辅助，但需提前征得参会人员同意）。流程把控：主持人根据议程时间推进会议，提醒发言人员控制时长，避免偏离主题；如遇临时议题，需征得多数参会人员同意后再纳入讨论。会后整理纪要编写与分发：会议结束后2个工作日内，整理会议记录，形成《会议纪要》，经部门经理*审核无误后，发送至所有参会人员及相关领导，并同步抄送行政部存档。决议跟踪：对会议纪要中的决议事项，建立《会议决议跟踪表》，明确责任部门/人及完成节点，每周跟进进度，及时向部门经理*汇报。物资与场地复原：关闭投影仪、麦克风等设备，整理会议室物资（回收剩余材料、擦拭白板），恢复场地原状，保证无遗留物品。配套表单模板表1：会议通知模板会议主题例：Q3季度销售目标研讨会会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议地点总部大楼3楼第一会议室参会人员销售部全体成员、市场部经理*、财务部代表会议议程1.销售部经理*汇报Q2业绩（30分钟）2.各区域销售目标分解讨论（60分钟）3.财务部资源支持说明（20分钟）4.总结与部署（10分钟）准备材料各区域销售数据报表、Q3目标分解草案联系人及联系方式行政专员*（分机号8088）表2：会议签到表序号部门姓名职位签到时间备注（迟到/早退）1销售一部张*区域经理13:55无2销售二部李*主管14:02迟到7分钟………………表3：会议决议跟踪表决议事项责任部门/人完成时限当前进度跟进人备注修订Q3目标分解方案销售部经理*2023–初稿完成行政专员*待财务部审核制定促销资源申请表市场部经理*2023–起草中行政专员*需同步销售部意见执行要点提示会议通知需明确“重要事项”或“需提前准备”内容，避免临时变更时间或地点（如需变更，需提前4小时通知所有参会人）。会议记录需客观反映讨论内容，避免主观表述，决议事项需明确“做什么、谁来做、何时完成”。线上会议需提前发送参会和密码，重要会议可开启“等候室”功能，主持人控制入场权限。二、办公物资管理适用工作场景适用于公司日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件、劳保用品等）的采购、入库、领用、盘点及报废管理。标准化操作流程需求统计与采购月度需求提报：每月25日前，各部门通过《物资需求表》提交下月物资需求（需注明品名、规格、数量、用途），经部门经理*审批后汇总至行政部。采购审批：行政部根据库存情况核对需求，编制《采购计划》，注明预算、供应商信息（如长期合作供应商），提交行政经理*审批。物资采购：审批通过后，向供应商下达采购订单；紧急需求（如当日需用物资）可由部门经理*口头申请，行政部先采购后补办手续，保证不影响办公。入库验收：物资到货后，行政专员*与采购员共同核对数量、规格、质量，确认无误后在《物资入库登记表》登记（记录入库日期、供应商、保质期等信息），并贴好物资标签（品名、规格、入库日期）。领用与发放领用流程：员工填写《物资领用申请表》，注明领用部门、人员、物资名称、数量、用途，部门经理审批后至行政部领取；贵重物资（如笔记本电脑、投影仪）需经行政经理审批，并登记《贵重物资领用台账》（领用人签字、归还日期）。发放规范：按“按需领用、杜绝浪费”原则发放，对常用物资（如A4纸、签字笔）实行“定量领用”（每人每月限领X包/X支）；批量领用（如部门活动物资）需提前1天告知行政部备货。盘点与报废月度盘点：每月最后1个工作日，行政部对库存物资进行盘点，核对《物资入库登记表》与实际库存，编制《库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因（如登记错误、损耗），并报行政经理*处理。报废处理：对过期、损坏无法使用的物资，由行政部填写《物资报废申请表》，注明报废原因、数量、价值，经行政经理*审批后，联系专业机构回收（如电子设备），并同步更新库存台账。配套表单模板表4：物资需求表部门需求日期物资名称规格单位需求数量用途审批人（部门经理*）销售部2023–A4复印纸80g包10日常办公王*行政部2023–鼠标垫大号个20新员工入职李*表5：物资入库登记表入库日期物资名称规格供应商数量单价（元）总价（元）保质期经办人2023–签字笔0.5mm办公用品公司1001.51502025–张*………表6：物资领用申请表领用部门领用人物资名称规格单位领用数量用途审批人（部门经理*）领取日期领取人签字市场部赵*马克笔12色盒2活动物料制作钱*2023–赵*…………执行要点提示采购需优先选择“性价比高、质量稳定、售后完善”的供应商，建立《供应商评估表》（按季度评估交货及时率、产品质量）。物资存放需分类整理（如文具区、耗材区、劳保区），标注清晰，做到“先进先出”（尤其是有保质期的物资）。定期统计各部门物资领用情况，对异常领用（如单月领用量超过去年同期50%）进行核实，避免浪费或私用。三、文件资料归档管理适用工作场景适用于公司各类行政文件（如制度类、合同类、会议纪要、证照资质、对外函件等）的整理、分类、归档、借阅及销毁管理。标准化操作流程文件分类与编号分类标准：按文件性质分为“行政制度类”（如《考勤管理规定》）、“会议纪要类”（各类会议记录）、“合同协议类”（办公租赁、采购合同等）、“证照资质类”（营业执照、许可证等）、“对外函件类”（与客户、部门的往来函件）、“其他类”（无法归入上述类别的文件）。编号规则：采用“部门-年份-类别-序号”格式，如“XZ-2023-HY-001”（行政部-2023-会议纪要-001），编号标注于文件右上角。整理与归档日常收集：各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质版（需签字盖章完整）及电子版提交至行政部；行政专员*核对文件完整性（无缺页、无涂改），确认后分类存放。定期归档：每月末对当月文件进行二次整理，按编号顺序放入档案盒，标注“档案名称、编号、日期、密级”（如“内部公开”“机密”），并登记《文件归档台账》（包含文件名称、编号、归档日期、存放位置、经手人）。电子归档：电子文件同步存储至公司服务器指定文件夹（按分类建立子文件夹），定期备份（每周1次），重要文件需加密存储（如合同类）。借阅与使用借阅流程：员工因工作需要借阅文件，填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过3个工作日），经部门经理*审批后，至行政部办理借阅手续。借阅规范：密级文件需经行政经理审批，借阅时由行政专员陪同，现场查阅；借阅期间需妥善保管，不得涂改、复制、转借，归还时检查文件完整性，确认无误后登记归还。销毁与留存销毁鉴定：对超过保存期限的文件（如会议纪要保存3年、合同保存5年），由行政部编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、销毁原因、数量，经行政经理*及法务部（如有）审批后，方可销毁。销毁执行：销毁时需2人以上在场（行政专员*及监销人），采用“碎纸机销毁”或“焚烧”方式，保证信息无法复原，并在《文件销毁登记表》签字确认。配套表单模板表7：文件归档台账归档日期文件名称编号类别密级存放位置（档案盒编号）经手人2023–考勤管理规定XZ-2023-ZD-001行政制度类内部公开A01-01张*2023–Q3会议纪要XZ-2023-HY-005会议纪要类内部公开B02-03李*表8：文件借阅申请表借阅部门借阅人文件名称编号借阅用途借阅期限审批人（部门经理*）借阅日期归还日期经手人人事部孙*办公租赁合同XZ-2023-HT-002查看租金条款2023–周*2023–2023–张*…………表9：文件销毁清单销毁日期文件名称编号销毁原因数量（份）审批人（行政经理*）监销人经手人2023–2022年部门例会纪要XZ-2022-HY-015保存期限已满20王*李*张*执行要点提示文件归档需“一事一档”，同一事件的不同材料（如合同、附件、补充协议）需合并归档，不得拆分。电子文件命名需规范（避免使用“新建文档1”等模糊名称），定期检查备份文件的有效性，防止数据丢失。密级文件需单独存放，档案柜上锁，钥匙由行政专员*专人保管，借阅记录需永久留存。四、访客接待管理适用工作场景适用于外部访客（如客户、合作伙伴、部门人员、应聘者等）到访公司的接待引导、沟通协调及后续服务工作。标准化操作流程接待准备访客信息确认：接到访客预约后，与对接人（业务部门同事）确认访客姓名、单位、职务、到访时间、人数、事由、需求（如是否需要会议室、投影设备）及陪同人员信息。接待方案制定：根据访客身份及事由，确定接待级别（如普通接待、重要接待），安排接待人员（行政专员*、对接人）、接待路线（前台→会议室→办公区→电梯厅）、所需物资（如饮用水、企业宣传册、会议资料）。场地与环境准备：提前30分钟布置接待区域（如前台摆放访客登记牌、绿植），清理会议室（保证桌椅整洁、设备正常），根据访客人数调整座位（如客户方主坐面向门）。迎接与引导前台接待：访客到访时，前台人员主动起身问候“您好，请问找哪位？”，确认访客信息后，通知对接人及接待人员；如对接人暂时不便，引导访客至休息区，提供饮用水及企业宣传册。引导至目的地：由接待人员陪同访客前往会议室或办公区，途中简要介绍公司环境（如“这是我们研发部，目前正在推进项目”），途中注意避让行人，保持适当距离（1米左右）。接待服务会议服务：访客入座后，主动递上饮用水（水温60-70℃，避免过烫），确认会议设备（如投影仪、麦克风）是否正常；如需茶歇，提前准备点心（小份、独立包装），避免异味食品。沟通协调：如遇突发情况（如会议室被占用），及时协调备用会议室，并向访客致歉“非常，临时有会议调整，我们已安排至3楼会议室，请随我来”。送客礼仪：接待结束时，陪同人员送访客至电梯厅或公司门口，握手道别“感谢您的到访，期待下次合作”，待电梯门关闭或访客离开视线后返回。后续跟进信息记录：接待人员填写《访客接待记录表》，记录访客信息、到访事由、接待过程、反馈意见及陪同人员，同步抄送对接人及行政部存档。反馈处理：对访客提出的意见或需求（如“会议室空调温度较低”），及时协调解决，并在24小时内向对接人反馈处理结果。配套表单模板表10：访客预约信息表预约日期到访时间访客姓名单位名称职务人数事由对接部门对接人接待人员2023–10:00刘*科技有限公司总经理2合作洽谈市场部钱*张*…………表11：访客接待记录表接待日期接待时间访客姓名单位名称事由接待过程简述反馈意见陪同人员记录人2023–10:00-11:30刘*科技有限公司合作洽谈会议室洽谈，介绍项目方案对公司产品认可钱*张*………执行要点提示重要接待（如高管到访）需提前制定详细方案，对接人及接待人员需提前熟悉访客背景及洽谈重点，避免信息遗漏。访客登记时需核对证件号码信息（如涉密单位到访，需提前报备安保部），登记表信息仅限内部使用，不得对外泄露。接待过程中保持微笑服务，使用礼貌用语（如“请”“谢谢”“您”），避免随意承诺公司未明确的事项。五、差旅与活动支持管理适用工作场景适用于员工因公出差（如客户拜访、项目考察、参加会议）的行程安排、住宿预订、费用报销支持，以及公司内部小型活动（如团建、年会、培训）的策划与执行。标准化操作流程差旅支持出差申请审批：员工填写《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具、预算明细，经部门经理审批后提交行政部；跨省出差或单次费用超5000元需经总经理审批。行程与住宿安排：行政部根据审批后的行程，预订符合公司标准的交通（高铁二等座/经济舱）及住宿（协议酒店，标准为单间≤400元/晚），提前3个工作日将行程单（含车次/航班、酒店地址、联系人）发送至员工。差旅费用报销：出差结束后，员工提交《差旅费用报销单》及票据（发票需与行程一致，注明“差旅”），行政部核对票据真实性（如发票日期、金额、项目）及行程匹配度，确认无误后提交财务部审核。活动支持活动策划：根据需求部门（如人力资源部、市场部）的活动方案，行政部协助落实场地（如公司会议室、外部场地租赁）、物料（如横幅、背景板、礼品）、餐饮（如工作简餐、自助餐，需提前确认dietaryrestrictions）及人员分工（如签到组、后勤组、摄影组）。活动执行：活动当天，行政部提前2小时到场布置场地（调试设备、摆放物料、设置签到台），引导参与者签到；活动中实时关注流程进度，处理突发情况（如设备故障、人员迟到），保证活动有序进行。活动总结：活动结束后3个工作日内，协助需求部门收集反馈（如《活动满意度调查表》），整理活动照