合同签署审批流程可视化执行指南

合同签署审批流程可视化执行指南一、适用业务场景本指南适用于企业内部各类经济合同的签署审批管理，包括但不限于：采购类合同（原材料、设备、服务采购等）；销售类合同（产品销售、服务提供等）；合作类合同（项目合作、代理协议等）；劳动类合同（员工录用、服务协议等）；其他需通过规范化流程审批的法律文件。当合同涉及跨部门协作、金额超过一定标准或需承担法律/经济责任时，均需严格遵循本流程执行。二、操作步骤详解（一）流程发起：提交审批申请操作人：合同发起部门经办人（如采购专员、销售经理等）操作说明：准备合同材料：包括但不限于合同草案（需明确双方主体信息、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款）、附件（如技术参数、验收标准、对方资质证明等）。登录企业OA系统或项目管理平台，进入“合同审批”模块，填写《合同审批申请表》，合同草案及附件材料。填写合同基本信息：合同名称、编号、合同类型、对方单位全称、合同总金额、履行期限、主要风险点等。提交审批：选择审批路径（如“部门负责人→法务→财务→分管领导”），确认信息无误后提交。输出物：《合同审批申请表》（线上）、合同草案及附件（电子版/纸质版）。（二）部门初审：业务合规性审核操作人：发起部门负责人操作说明：接收审批任务后，重点审核合同内容与业务需求的匹配性：合同标的是否符合部门年度工作计划；数量、规格、价格是否与采购/销售订单一致；履行期限、交付标准是否满足业务要求；对方单位资质（如营业执照、相关行业许可证）是否齐全有效。审核通过：在OA系统中签署“同意”，流转至下一环节（法务审核）；审核不通过：注明驳回理由（如“价格超出预算”“技术参数不明确”），退回经办人修改后重新提交。审核时限：1个工作日内完成。关键点：部门负责人需对合同的业务真实性、合理性承担第一责任。（三）法务审核：法律风险把控操作人：法务专员/法务部门负责人操作说明：接收审批任务后，重点审核合同的法律合规性：合同主体是否具备完全民事行为能力（如企业是否存续、个人是否成年）；合同条款是否违反法律法规（如“霸王条款”、免责声明无效情形）；权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如仲裁/诉讼管辖地）；涉及特殊条款（如知识产权、保密义务、担保抵押）是否合规。审核通过：在OA系统中签署“同意”，流转至下一环节（财务审核，如涉及付款）；审核不通过：标注具体法律风险点（如“付款条件不明确”“违约责任过轻”），退回经办人或与部门负责人沟通修改后重新提交。审核时限：2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日，需提前通知发起人）。关键点：法务审核以“防范法律风险”为核心，不替代业务部门对商业条款的判断。（四）财务审核：资金与条款合规操作人：财务部门专员/财务负责人操作说明：接收审批任务后，重点审核合同的资金及财务条款：合同金额是否符合预算审批权限（如超预算需附预算调整审批单）；付款方式、进度、节点是否与企业财务制度一致（如“预付款比例≤30%”“质保金≥10%”）；涉及税费、发票开具（如“增值税专用发票”“税率”）条款是否明确；成本核算是否合理，是否存在资金支付风险（如对方账户信息与营业执照不一致）。审核通过：在OA系统中签署“同意”，流转至下一环节（领导审批）；审核不通过：注明财务风险（如“付款条件过于宽松”“缺少发票条款”），退回修改。审核时限：1个工作日内完成。关键点：财务部门需保证合同条款符合企业资金管理及税务合规要求。（五）领导审批：最终决策确认操作人：分管领导/总经理/决策委员会（根据合同金额及重要性确定）操作说明：接收审批任务后，从企业战略、资源投入、风险可控性等角度综合审批：合同是否符合公司年度经营目标；金额是否在授权审批范围内（如总经理审批权限为50万元以下，超50万元需提交决策委员会）；合作方是否为公司优先合作对象（如战略供应商、核心客户）。审批通过：在OA系统中签署“同意”，流转至签署环节；审批不通过：注明决策意见（如“暂缓合作”“需重新谈判条款”），退回发起部门。审批时限：1-3个工作日（根据领导层级及紧急程度调整）。关键点：领导审批为合同生效的最终环节，需对决策结果负责。（六）合同签署：用印与生效操作人：法务专员/行政专员（用印管理）、授权签署人操作说明：用印申请：法务/行政专员收到审批通过的《合同审批申请表》后，核对合同文本与审批版本是否一致，确认无误后填写《合同用印申请单》，附审批通过的合同文本。用印审核：行政负责人审核用印申请材料（合同文本、审批表、用印单），确认用印权限（如合同金额≥100万元需总经理双签）及用印份数（一般为正本2份、副本若干）。正式签署：企业法定代表人或授权委托人（需附《授权委托书》）在合同指定签署位置签字、盖章；对方单位需同时完成签署并加盖公章（若为自然人签字，需附证件号码复印件）。合同生效：双方签署完毕且盖章后，合同正式生效（如约定生效条件的，需满足条件后生效）。输出物：签署完成的有效合同文本（正本、副本）。（七）归档管理：资料留存与跟踪操作人：法务专员/档案管理员操作说明：合同归档：在合同签署后5个工作日内，将合同正本（原件）、审批材料（含OA审批记录、附件）、对方资质证明、签署页扫描件等整理归档，标注“合同编号-名称-签署日期”后存入档案柜或电子档案系统。履行跟踪：建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如付款节点、交付时间、验收情况），定期（每月）向业务部门及财务部门反馈履行状态，预警逾期风险。借阅管理：建立合同借阅登记制度，内部人员借阅需填写《借阅申请表》，经部门负责人及法务审批后，限期归还（借阅期限≤3个工作日）。关键点：合同档案需保存至合同履行完毕后至少5年（涉及法律纠纷的保存至纠纷解决完毕）。三、常用模板示例（一）合同审批申请表（模板）项目内容说明合同编号由系统自动（如“HT-2024–X”）或按规则编制（年份-部门-序号）合同名称需与合同文本标题一致，如“公司采购办公设备合同”合同类型□采购□销售□合作□劳动□其他（请注明）对方单位全称需与营业执照名称一致，如“科技有限公司”合同总金额（元）大小写需一致，如“人民币伍万元整（¥50,000.00）”履行期限起始日期：______年_月_日；截止日期：______年_月_日主要条款摘要标的：______；数量：______；价格：______；付款方式：______附件清单1.合同草案2.对方营业执照复印件3.技术参数附件（共3页）发起部门__________经办人*某某（姓名）联系方式内线：______提交日期______年_月_日（二）合同履行跟踪表（模板）合同编号合同名称对方单位履行阶段计划完成日期实际完成日期责任人备注（如异常情况）HT-2024-001办公设备采购科技公司付款预付款2024-03-152024-03-15*某某已支付HT-2024-002软件服务合同信息公司首次交付2024-04-012024-04-03*某某延期2天，已沟通四、关键注意事项材料完整性：发起审批时需保证合同草案、对方资质、相关审批单（如预算单）等材料齐全，避免因材料缺失导致审批延误。审核时效：各环节审核人需在规定时限内完成审批，特殊情况需提前在OA系统中说明原因并延长时限，最长不超过3个工作日。版本一致性：合同签署文本必须与最终审批通过的版本完全一致，严禁未经审批擅自修改条款或签署“阴阳合同”。用印规范：合同用印需严格履行审批手续，严禁在空白合同、无审批流程的合同文本上加盖公章，杜绝“人情章”“关系章”。保密要求：合