合同审查与签订流程表

合同审查与签订流程工具指南一、适用范围与业务背景本流程工具适用于企业日常经营中各类合同的审查与签订管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、保密协议等类型。无论是内部部门间的协作约定，还是与外部客户、供应商的合作约定，均可通过标准化流程保证合同内容的合法性、合规性及权责明确性，有效降低合作风险，保障企业合法权益。同时该流程可作为新员工入职培训材料，或现有团队优化合同管理工作的参考依据。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与合同起草责任主体：业务部门负责人（如销售经理、采购经理）或具体经办人（如业务员*）。操作内容：根据合作需求（如采购物资、提供服务、联合开发等），明确合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）、合作标的、数量/质量标准、价款/报酬、履行期限与方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。参考企业标准合同模板（如有），或根据实际情况起草合同文本，保证条款表述清晰、无歧义，避免使用模糊词汇（如“大概”“可能”）。输出成果：合同初稿（含电子版及纸质版签字扫描件）、合作需求说明（如立项审批单、会议纪要等背景材料）。完成时限：需求明确后3个工作日内完成初稿起草。（二）部门内部审核责任主体：业务部门负责人、相关职能部门（如技术部、财务部、人力资源部等，根据合同类型确定）。操作内容：业务部门负责人：审核合同内容是否符合业务目标、合作条款是否合理（如价格、交付周期是否在可控范围内）、双方权利义务是否对等。相关职能部门：技术部：审核技术标准、服务要求、验收流程等专业条款是否可行；财务部：审核价款支付方式、税费承担、发票开具、违约金财务影响等条款；人力资源部：涉及劳动、劳务合作的，审核用工性质、薪酬福利、保密义务等合规性。输出成果：部门审核意见表（需签字确认，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体修改建议）。完成时限：收到合同初稿后2个工作日内完成审核。（三）法务审查责任主体：企业法务部或外部法律顾问（*）。操作内容：审查合同主体资格（如对方是否为合法存续的企业、是否具备相应资质）；审查合同条款合法性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形）；审查权责对等性（如违约责任是否明确、是否显失公平）；审查争议解决方式（如约定诉讼管辖或仲裁是否明确、有效）；审查知识产权、保密条款等特殊约定是否完善。输出成果：法务审查意见书（需标注“通过”“修改后通过”或“不通过”，并逐条说明修改理由及法律依据）。完成时限：收到完整审核材料后3个工作日内完成审查（复杂合同可延长至5个工作日）。（四）管理层审批责任主体：企业分管领导、总经理或董事会（根据合同金额、重要性确定审批层级）。操作内容：审核合同整体风险与收益是否匹配（如大额合同需评估对企业经营的影响）；审批合同最终条款，确认是否同意签订；涉及重大决策（如对外投资、并购合作）的，需提交董事会或股东会审议。输出成果：管理层审批意见（签字确认，注明“批准”“有条件批准”或“不批准”）。完成时限：收到法务审查通过后的材料后2个工作日内完成审批。（五）合同签署与用印责任主体：法定代表人或授权代理人（*）、行政部（用印管理）。操作内容：确认合同文本最终版本（所有审核、审批环节已完成，无遗留问题）；双方授权代理人需携带授权委托书（如非法定代表人签署）、证件号码复印件等材料，在合同文本上签字或盖章；行政部根据审批权限，在合同指定位置加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需同时覆盖合同首页与末页，多页合同需逐页加盖小章或骑缝章）。输出成果：签署完成的正式合同文本（一式N份，根据合作方及存档需求确定份数）。完成时限：审批通过后1个工作日内完成签署与用印。（六）合同归档与执行跟踪责任主体：行政部（归档管理）、业务部门（执行跟踪）。操作内容：行政部：将签署完成的合同原件、审批材料、审核意见等整理归档，建立合同台账（记录合同编号、名称、签约方、签订日期、履行期限、金额等信息），保证电子档案与纸质档案一致；业务部门：按合同约定履行义务（如交付货物、提供服务），同时跟踪对方履约情况，及时记录履行过程中的问题（如延迟交付、质量瑕疵等），并反馈至法务及管理层。输出成果：合同档案（电子+纸质）、合同台账、履约跟踪记录表。完成时限：签署完成后3个工作日内完成归档；履约期间持续跟踪。三、合同审查与签订流程表模板流程步骤责任部门/岗位操作内容完成时限输出成果备注（关键节点）需求发起与起草业务部门经办人*明确合作需求，起草合同初稿，包含核心条款需求明确后3个工作日合同初稿、合作需求说明需提供对方主体资格基础材料部门内部审核业务部门负责人、相关职能部门审核业务合理性、技术可行性、财务影响等收到初稿后2个工作日部门审核意见表多部门会签需明确主责部门法务审查法务部/外部法律顾问*审查合法性、主体资格、权责对等、争议解决等收到材料后3-5个工作日法务审查意见书重大合同需同步附法律风险评估报告管理层审批分管领导/总经理/董事会审批合同风险与收益，确认签订权限收到法务意见后2个工作日管理层审批意见金额超万元需提交董事会审批合同签署与用印法定代表人/授权代理人*、行政部双方签字盖章，行政部用印管理审批通过后1个工作日签署完成的正式合同授权委托书需留存原件合同归档与执行跟踪行政部、业务部门整理归档，建立台账，跟踪履约情况签署后3个工作日内归档合同档案、台账、履约记录履约异常需及时上报法务及管理层四、关键风险点与操作提示主体资格审查风险：签约前需核实对方营业执照、资质证书（如行业许可证）、授权委托书（非法定代表人签署时）等文件的真实性，避免与无签约主体资格的单位或个人签订合同，可通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业是否存续、有无经营异常或严重违法记录。条款表述风险：避免使用“原则上”“尽量”等模糊表述，明确时间、金额、数量、质量标准等量化指标（如“交付时间为2024年X月X日前”“质量标准需符合GB/T1-2023”）；违约责任需具体化（如“逾期交付每按日0.05%支付违约金”），避免约定“承担相应责任”等不明确条款。审核流程完整性风险：严禁“先签后审”或跳过审核环节，保证所有相关部门（业务、技术、财务、法务）均完成审核并获得审批意见后再签署；涉及跨部门协作的合同，需明确主责部门，避免审核推诿。用印管理风险：合同用印需严格履行审批手续，仅可在签署完成的正式文本上加盖公章，严禁在空白合同、合同复印件或修改处（未经双方确认）用印；骑缝章需保证合同各页连接紧密，防止单页抽换。履约跟踪风险：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对对方违约行为（如延迟付款、质量不达标）及时固定证据