企业资源规划(ERP)标准化操作手册

企业资源规划(ERP)标准化操作手册一、手册概述与应用价值本手册旨在规范企业资源规划(ERP)系统的日常操作流程，保证各部门在使用ERP系统处理业务数据时的一致性、准确性与高效性。通过标准化操作，可有效降低操作失误率，提升跨部门协作效率，为企业决策提供可靠的数据支撑。本手册适用于企业财务部、采购部、销售部、仓储部等相关部门的日常业务操作，涵盖订单管理、库存控制、财务核算等核心环节，操作人员需结合岗位职责参照执行。二、标准化操作流程详解（一）采购订单创建与审批流程适用场景：采购部根据物料需求计划或请购单，向供应商下达采购指令时使用。操作步骤：登录系统操作人打开ERP系统登录页面，输入工号（如：CG001）及密码，选择“采购管理”模块进入系统。选择业务类型在“采购订单”界面，“新建订单”，选择“标准采购订单”类型，填写订单编号（格式：CG+年月日+4位流水号，如CG20239001）。填写订单基础信息供应商信息：从供应商档案库中选择对应供应商（如：科技有限公司），或手动输入供应商编码（SUP2023001）。交货日期：根据生产需求或合同约定填写，保证与供应商确认的交货周期匹配。付款条款：选择“月结30天”或根据合同条款选择对应模板。添加物料明细“添加物料”，输入物料编码（MAT20231001）或扫描物料条码，系统自动带出物料名称、规格型号、单位（件）、标准单价等信息。填写采购数量，需与请购单（PR2023901）数量一致，如需变更需注明原因。系统自动计算金额（数量×单价），可手动输入折扣率（如：95折），调整后金额需重新确认。提交审批确认订单信息无误后，“提交”按钮，系统根据预设审批流程（如：采购员→采购经理→财务经理）自动流转。当前节点审批人（如：*经理）登录系统后，可查看订单详情并执行“同意”或“驳回”操作，驳回时需注明原因。订单打印与发送审批通过后，“打印”采购订单纸质版（加盖部门公章），扫描存档后通过系统或邮件发送至供应商联系人（如：*先生/女士）。（二）库存盘点操作流程适用场景：仓储部定期对库存物料进行实地清查，保证系统库存与实际库存一致时使用。操作步骤：制定盘点计划仓储主管登录系统，进入“库存管理→盘点管理”，选择“全盘”或“抽盘”模式，填写盘点周期（如：2023年10月1日-10月7日），盘点任务并分配给盘点人员（如：员工、员工）。打印盘点单系统根据盘点任务自动盘点单（含物料编码、名称、系统库存数量等信息），打印后交盘点人员用于现场记录。现场盘点盘点人员持盘点单至仓库，对指定物料逐一清点，将实际数量填写在盘点单“实盘数量”栏，如发觉差异需备注原因（如：破损、积压）。录入盘点结果盘点完成后，盘点人员登录系统，进入“盘点结果录入”界面，选择对应盘点任务，逐条录入实盘数量，系统自动计算盘盈（实盘>系统）或盘亏（实盘<系统）数量。审核与调整仓储主管审核盘点结果，确认差异原因合理后，提交财务部审核。审核通过后，由系统管理员在“库存调整”模块调账凭证，保证系统库存与实际库存一致。（三）销售出库单流程适用场景：销售部根据客户订单发货，仓储部执行出库操作时使用。操作步骤：关联销售订单仓储人员登录系统，进入“销售管理→出库管理”，“新建出库单”，选择关联的销售订单（如：SO2023901），系统自动带出客户信息（如：贸易公司）、物料编码及数量。确认出库信息核对出库单与销售订单的物料、数量、收货地址是否一致，如需分批发货，可在“批次管理”中填写本次出库数量（如：订单100件，本次出库30件）。拣货单“拣货单”，系统根据仓库库位（如：A-01-02）自动拣货路径，仓库人员按拣货单至指定库位提取物料。物料复核与出库仓库人员将拣选物料送至出库区，由复核人员（如：*主管）扫描物料条码与出库单信息进行二次核对，确认无误后“确认出库”，系统库存自动扣减。更新物流信息销售人员登录系统，在“出库单”界面录入物流单号（如：SF202390123），客户可通过系统查询物流状态。三、常用业务模板示例（一）采购订单模板字段名称示例内容备注订单编号CG20239001系统自动，不可修改供应商名称科技有限公司从供应商档案库选择供应商编码SUP2023001关联供应商主数据交货日期2023-10-15霔与供应商确认付款条款月结30天选择预设模板或手动填写物料编码MAT20231001关联物料主数据物料名称A型原材料系统自动带出规格型号50mm×100mm×0.5mm可选填单位件系统默认采购数量500与请购单一致单价（元）100.00含税价金额（元）50,000.00数量×单价，可手动调整折扣制单人*员工登录系统工号自动填充审批状态已审批流程结束后更新（二）库存盘点差异报告模板盘点单号P2023901盘点日期2023-10-07物料编码MAT20231002物料名称B型半成品系统库存数量200实盘数量185差异数量-15差异原因保管不当导致破损盘亏金额（元）3,000.00责任人*员工审核意见经核查，差异原因为客观原因，同意调账审核人*经理（三）销售出库单模板出库单号CK2023901销售订单号SO2023901客户名称贸易公司客户编码CUS2023005收货地址市区路123号联系人*女士物料编码MAT20231003物料名称C型成品出库数量50单位台批次号LOT2023901生产日期2023-09-20物流单号SF202390123制单人*员工出库状态已发货备注客户自提四、操作规范与风险提示（一）数据录入规范所有字段信息需完整准确，物料编码、供应商编码等关键信息需从系统档案库选择，禁止手动输入编码（无档案信息时需先完成主数据维护）。金额、数量等数值字段保留两位小数，禁止输入特殊字符（如：*、#）。日期格式统一为“YYYY-MM-DD”，如：2023-10-01。（二）权限管理要求操作人员需严格遵守“最小权限原则”，仅使用岗位功能模块，禁止越权操作（如：采购员不得修改已审批订单的金额）。定期修改个人密码，密码长度不少于8位，需包含字母、数字及特殊字符，每季度更换一次。（三）流程合规性所有业务操作需经过完整审批流程，禁止跳过审批环节直接提交（紧急订单需经部门负责人书面审批后，在系统中备注“紧急”并补录流程）。每日下班前需检查个人待办任务，保证审批流程及时处理，避免业务积压。（四）系统维护与异常处理遇到系统卡顿或数据异常时，立即停止操作并记录错误提示，联系系统管理员（如：*工程师）处理，禁止自行重启或修改系统配置。重要操作（如：库存调整、金额修改）前需打印操作界面截图存档，保证可追溯。（五）跨部门协作采购部需提前3个工作日将采购订