费用报销申请单审核标准与流程模板

费用报销申请单审核标准与流程模板一、适用范围与使用场景二、费用报销审核全流程操作指南（一）报销人准备阶段操作主体：费用发生人（员工）具体步骤：确认费用合规性：核对所发生费用是否符合公司《费用管理制度》规定，如超标准费用（如商务舱机票、超标住宿）需提前提交《特殊费用申请单》获批后方可报销。整理原始凭证：收集费用发生时的合法原始凭证，包括但不限于增值税发票（需注明公司名称、税号、费用明细）、行程单、机票订单、酒店水单、消费清单等，保证凭证真实、完整、清晰，无涂改或破损。填写报销申请单：根据模板表格逐项填写信息，包括申请人基本信息、费用明细（分项列示费用项目、金额、发生日期）、报销事由（需简洁说明业务背景，如“项目客户洽谈差旅费”），并粘贴原始凭证（按发票金额从小到大排序，左上角对齐粘贴）。部门初审：将填写完整的报销单及附件提交至部门负责人处，说明费用发生情况，确认业务真实性及合理性。（二）部门负责人审核阶段操作主体：申请人所在部门负责人审核要点：真实性核查：确认费用是否确属部门业务需要，与申请人所述工作内容是否匹配（如差旅费需核对出差申请单、会议通知等支撑材料）。合理性把控：审核费用金额是否在预算范围内，是否存在超标准、超范围报销情况（如招待费需核对陪同人员、客户级别是否符合标准）。完整性检查：核对报销单填写是否完整（如申请人、部门、日期、金额等无漏填），原始凭证是否粘贴齐全、有序。操作结果：审核通过后在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若不通过，需注明退回原因（如“事由不清晰”“附件缺失”），并交由报销人修改后重新提交。（三）财务部门审核阶段操作主体：财务部指定审核人员审核要点：合规性审查：发票真伪：通过“全国增值税发票查验平台”核对发票代码、号码、金额、税额等信息是否真实有效，避免虚假发票。发票要素：检查发票抬头、税号、开票日期、项目名称等是否完整无误，与公司名称、业务内容一致（如“办公用品”发票需列明具体物品名称，不可为“一批货物”等模糊表述）。税务处理：确认费用是否可抵扣进项税，如属于可抵扣范围，需在发票上注明“认证抵扣”并留存抵扣联。金额准确性核对：计算报销单总金额与原始凭证汇总金额是否一致，分项费用（如交通费、餐补）是否符合公司标准（如市内交通费按30元/天标准凭票报销，超标部分需自理）。检查是否存在重复报销（如同一张发票多次使用）或拆分报销（如将大额费用拆分为多张小额发票以规避审批权限）的情况。附件完整性检查：除发票外，需根据费用类型核对额外附件，如差旅费需附出差申请单、往返行程单；招待费需附客户名单、招待事由说明；会议费需附会议通知、会议纪要等。操作结果：审核通过后在“财务审核意见”栏签字并注明日期；若发觉不合规情况，标注具体问题（如“发票税号错误”“超标准金额200元”），并退回报销人补充或修正。（四）领导审批阶段操作主体：根据公司审批权限划分，对应级别领导（如部门总监、分管副总、总经理）审批权限（示例）：报销金额≤5000元：部门总监审批；5000元＜报销金额≤20000元：分管副总审批；报销金额＞20000元：总经理审批。审批要点：重点审核大额、特殊费用（如固定资产采购、高额招待费）的业务必要性及预算匹配度。确认财务部门审核意见是否落实，是否存在未解决的合规性问题。操作结果：审批通过后在“领导审批”栏签字并注明日期；若不通过，注明退回理由（如“超出年度预算”“业务必要性不足”），终止报销流程。（五）出纳付款阶段操作主体：财务部出纳人员操作步骤：接收领导审批通过的报销单及附件，核对审批签字是否齐全、金额与审批结果是否一致。确认付款方式：员工可选择银行转账（需提供收款银行卡号及开户行信息）或现金报销（仅限金额≤2000元且无对公账户的情况）。办理付款：通过网银或现金系统支付报销款项，并在“出纳签字”栏注明付款日期及“已付”字样。返回报销单联：将“员工联”交还报销人作为收款凭证，“财务联”由财务部留存归档。（六）归档管理阶段操作主体：财务部档案管理员操作要求：每月结束后5个工作日内，将本月所有报销单（含原始凭证、审批记录）按部门、时间顺序整理成册，标注“年月费用报销档案”。电子档案同步：将报销单扫描存档至财务系统，保存期限不少于5年，便于后续查阅或审计。三、费用报销申请单模板（标准版）费用报销申请单基本信息报销单号（由财务部自动，如FYB202405001）申请人*（姓名）所属部门*（部门名称）报销日期年月*日报销期间年月日至年月日联系电话*（办公电话/手机号）费用明细序号费用发生日期费用项目费用类别（打√）金额（元）原始凭证张数备注（如出差地点、招待对象）1年月*日北京-上海机票差旅费1,200.001项目客户洽谈2年月*日上海酒店住宿差旅费800.001住宿3晚，含早餐3年月*日客户午餐费业务招待费350.001招待公司客户3人4年月*日打印复印费办公费56.502项目资料打印…费用合计（大写）人民币仟佰拾元角分审批意见部门负责人财务审核领导审批出纳签字/日期（签字）年月日（签字）年月日（签字）年月日（签字）年月日意见付款日期：年月*日备注说明|1.本报销单所附原始凭证共张，详见凭证清单；2.差旅费已按公司《差旅费管理办法》标准报销；3.特殊事项说明：（如无特殊事项可填“无”）|四、使用要点与常见问题提示（一）原始凭证管理要点发票时效性：发票需在费用发生之日起30日内开具，报销时需在发票有效期内（一般为开票日起360天），逾期未报销的需提交《逾期报销说明》并由部门负责人、财务总监双签审批。发票规范性：增值税发票需加盖发票专用章，电子发票需打印并注明“该发票已报销，重复无效”，避免重复使用。附件关联性：费用与附件需一一对应，如打车费发票需附行程单（显示起止点、时间），餐费发票需附用餐人员名单（5人以上需注明部门及职务）。（二）报销时限与金额规范报销时限：费用发生后原则上需在30日内提交报销，最迟不超过次月15日（遇节假日顺延），逾期未报的需从工资中扣除（特殊情况除外）。金额填写：报销单金额需与原始凭证一致，分项列示（如差旅费需分开“交通费”“住宿费”“餐补”），不可合并填写“其他费用”；大小写金额必须一致，大写数字需用“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整”，不得涂改。（三）特殊费用处理要求预借差旅费：出差前需提交《借款单》，注明出差地点、天数、预算金额，审批通过后由出纳付款；出差返回后7日内冲销借款，多退少补。备用金报销：部门备用金需每季度末结清，报销时需附备用金使用清单，注明“备用金冲销”字样。无法取得发票的情况：如小额费用（如出租车费、停车费）无法取得发票，需填写《无发票费用说明》，由部门负责人、财务总监审批，可凭其他有效凭证（如支付截图、收据）报销，金额不超过50元/次。（四）常见退回情形及解决方法凭证不齐全：如缺少发票、行程单等，需在3个工作日内补充完整后重新提交。金额超标：如住宿费超出标准，需填写《超标费用说明》，经部门负责人、分管副总审批后，可报销标准内金额，超标部分自理。事由不清晰：如报销单“费用事由”栏填写“办公费”，未注明具体用途，需补充说明（如“采购部门办公用A4纸50包”）。（五）违规责任说明提供虚假发票、伪造