某税务公司打印机质量管控细则

某税务公司打印机质量管控细则

一、总则1.目的：为确保某税务公司所使用打印机的质量，提高打印工作效率，保障税务业务的正常开展，减少因打印机质量问题导致的工作延误和成本增加，特制定本质量管控细则。2.适用范围：本细则适用于某税务公司内所有办公场所使用的打印机设备，包括但不限于激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等不同类型的打印机。3.管控原则：坚持预防为主、全过程管控的原则。从打印机的采购、验收、使用、维护到报废处理等各个环节，进行严格的质量把控，确保打印机始终处于良好的运行状态，为税务工作提供可靠支持。二、采购管控1.需求评估-各部门根据实际工作需求，定期对打印机的使用情况进行评估。结合业务量增长、人员变动等因素，确定是否需要新增打印机或对现有打印机进行升级替换。-向行政部门提交详细的打印机需求报告，包括所需打印机的类型、功能、预计使用量等信息。2.供应商选择-行政部门建立合格打印机供应商名录，对潜在供应商进行全面考察。考察内容包括供应商的信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。-通过市场调研、行业推荐、实地考察等方式，筛选出至少三家符合要求的供应商，并邀请其参与打印机采购项目的投标。3.采购合同-与选定的供应商签订详细的采购合同，明确打印机的型号、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。-在合同中约定质量保证期和违约责任，要求供应商提供产品质量合格证明文件，并承诺在质量问题出现时及时响应并解决。三、验收管控1.验收准备-打印机到货前，行政部门通知使用部门和技术人员共同参与验收工作。提前准备好验收所需的工具和场地，确保验收工作的顺利进行。-对照采购合同和技术规格要求，制定详细的验收清单，明确验收项目和标准。2.外观检查-对打印机的包装进行检查，确保包装完好无损。打开包装后，检查打印机外观是否有划痕、磕碰、掉漆等缺陷，各部件连接是否牢固。-检查打印机的标识、型号、规格等信息是否与采购合同一致。3.功能测试-按照打印机的操作手册，进行通电测试。检查打印机的开机、自检、预热等功能是否正常，显示屏是否显示正常信息。-进行打印测试，包括打印文本、图片、表格等不同类型的文件，检查打印质量，如文字是否清晰、图像是否完整、有无重影、模糊等问题。-测试打印机的各项附加功能，如复印、扫描、传真（如有）等功能是否正常，各项参数设置是否准确。4.验收报告-验收人员根据验收情况填写详细的验收报告，记录验收过程中发现的问题和测试结果。对验收合格的打印机，签字确认并办理入库手续。-对验收不合格的打印机，及时与供应商沟通，要求其按照合同约定进行更换、维修或整改，直至验收合格。四、使用管控1.使用培训-新打印机安装调试完成后，由技术人员对使用部门的员工进行操作培训。培训内容包括打印机的基本操作、日常维护、常见故障排除等方面。-提供详细的操作手册和培训资料，确保员工能够熟练掌握打印机的使用方法，避免因操作不当导致打印机损坏。2.使用规范-要求员工按照操作手册的规定正确使用打印机，严禁随意更改打印机的设置参数。在打印前，仔细检查打印内容，避免出现错误打印造成纸张浪费。-规定打印机的使用范围，严禁使用打印机打印与税务工作无关的内容。对于重要文件的打印，应进行备份，防止数据丢失。-合理安排打印任务，避免打印机长时间连续工作，影响其使用寿命。如遇打印机卡纸等突发情况，应按照正确的方法进行处理，不得强行拉扯纸张。3.使用登记-建立打印机使用登记制度，要求员工在每次使用打印机时进行登记。登记内容包括使用时间、使用人、打印内容、打印份数等信息。-通过使用登记，统计打印机的使用情况，以便合理安排维护计划和耗材采购，同时也便于追溯打印机的使用历史。五、维护管控1.日常维护-制定打印机日常维护计划，要求使用人员每日对打印机进行清洁。清洁内容包括打印机外部的灰尘擦拭、进纸口和出纸口的纸屑清理等。-定期检查打印机的耗材余量，如墨盒、硒鼓等，及时更换耗材，确保打印机正常工作。在更换耗材时，应按照正确的方法进行操作，避免损坏打印机。2.定期保养-每季度或每半年（根据打印机使用频率确定），由专业技术人员对打印机进行全面保养。保养内容包括内部部件的清洁、润滑、校准等。-对打印机的打印头、搓纸轮、输纸辊等关键部件进行检查和维护，及时发现并处理潜在的故障隐患，延长打印机的使用寿命。3.故障维修-当打印机出现故障时，使用人员应及时报告给技术人员。技术人员对故障进行初步判断，能够自行解决的，应尽快修复；对于复杂故障，及时联系打印机供应商的售后服务人员或专业维修机构进行维修。-建立故障维修记录，详细记录故障现象、维修过程、维修时间、维修人员等信息。通过对故障维修记录的分析，总结故障发生的规律，采取相应的预防措施。六、耗材管控1.耗材采购-行政部门根据打印机的使用情况和耗材消耗规律，制定合理的耗材采购计划。优先选择与打印机品牌相匹配的原装耗材，确保打印质量和打印机的正常运行。-对耗材供应商进行严格筛选，建立合格供应商名录。在采购过程中，通过招标、询价等方式，选择质量可靠、价格合理的耗材供应商。2.耗材验收-耗材到货后，按照采购合同和质量标准进行验收。检查耗材的包装是否完好、型号规格是否与打印机匹配、数量是否准确等。-对新采购的耗材进行试用，确保其质量符合要求。如发现耗材存在质量问题，及时与供应商沟通，要求其更换或退货。3.耗材库存管理-建立耗材库存管理制度，设置专门的耗材存放仓库，对耗材进行分类存放，标识清晰。定期对耗材库存进行盘点，确保库存数量准确。-根据打印机的使用情况和耗材消耗速度，设定合理的耗材安全库存。当库存低于安全库存时，及时进行补货，避免因耗材短缺影响工作。七、报废管控1.报废鉴定-定期对打印机进行评估，由技术人员根据打印机的使用年限、维修记录、性能状况等因素，判断打印机是否达到报废标准。-对于存在严重故障且维修成本过高、技术性能落后无法满足工作需求、使用年限过长且零部件老化严重等情况的打印机，可鉴定为报废设备。2.报废申请-使用部门填写打印机报废申请单，详细说明打印机的基本信息、报废原因等，并提交给行政部门。行政部门审核后，报上级领导审批。3.报废处理-经批准报废的打印机，由行政部门统一进行处理。可根据实际情况，选择将报废打印机进行拆解回收、捐赠给有需要的单位或委托专业的报废设备处理机构进行处理。-在报废处理过程中，确保打印机中的数据得到彻底清除，防止税务信息泄露。同时，做好报废处理记录，包括处理时间、处理方式、处理结果等信息。八、附则1.本细则自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和修订。2.各部门应严